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ARCHIVÉ - Vérification des comptes clients

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Rapport de vérification interne
Juillet 2011

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Table des matières

Sommaire

Contexte

En 2009-2010, l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a perçu plus de 21 milliards de dollars en recettes fiscales, avec des taxes à recevoir (c.-à-d., les comptes clients) de plus de 1 milliard de dollars au 31 mars 2010. La Direction générale du contrôle s'occupe de plusieurs des activités concernant les comptes clients. Cependant, les points d'entrée sont responsables d'autres activités importantes visant les comptes clients, comme la préparation des documents liés aux factures et aux reçus de caisse et le transfert de cette information au bureau des recouvrements de l'Agence du revenu du Canada (ARC), où elle est enregistrée dans le système comptable sous comptes débiteurs.

Il existe un protocole d'entente (PE) entre l'ASFC et l'ARC, selon lequel l'ARC doit inscrire l'information concernant les comptes clients dans le Système temporaire des comptes débiteurs (STCD), s'occuper de la perception auprès des importateurs canadiens et recommander les radiations des créances irrécouvrables au Comité de la radiation des créances de l'ASFC.

Le système du grand livre des comptes clients de l'Agence est actuellement le Système temporaire des comptes débiteurs (STCD), qui comprend cinq unités indépendantes situées partout au Canada. Le Système n'est pas intégré et opère principalement à l'aide d'une approche manuelle. Le caractère non intégré du STCD et le fait qu'il utilise principalement une approche manuelle laissent place à de sérieuses préoccupations concernant le cadre de contrôle. Un nouveau système des comptes débiteurs automatisé, le Grand livre des comptes clients (GLCC), est en cours d'élaboration et devrait remplacer le STCD en avril 2013. L'objectif du projet du GLCC est de renforcer le cadre de production des rapports et de contrôle financier de l'ASFC sur les comptes clients, en plus d'améliorer le service offert aux entreprises canadiennes.

Le Comité de vérification a approuvé la vérification des comptes clients dans le cadre du Plan de vérification triennal axé sur les risques de 2009-2010 à 2011-2012.

Importance de la vérification

L'Agence perçoit des milliards de dollars en recettes fiscales chaque année. En 2009-2010, près de 320 millions de dollars de droits et de taxes ont été envoyés au fournisseur de services de l'ASFC, l'ARC, pour traitement. Les processus et les systèmes actuellement en place exigent beaucoup d'activités manuelles qui ne sont pas intégrées. Ce qui signifie qu'il y a d'importants problèmes pour le cadre de contrôle de l'ASFC. L'Agence reconnaît le besoin de renforcer le cadre de production des rapports et de contrôle financier déjà en place, puisqu'il est relié aux comptes clients, et elle élabore actuellement un GLCC pour répondre aux préoccupations. Par conséquent, la présente vérification est importante puisqu'elle permet d'établir avec certitude jusqu'à quel point le nouveau projet du GLCC répondra aux lacunes du processus de comptes clients. Elle permettra également d'identifier les risques pour la période intérimaire durant laquelle l'ASFC sera plus vulnérable.

Objectifs et étendue de la vérification

La vérification comporte deux objectifs :

  1. Évaluer les processus et contrôles actuels à l'Agence concernant les comptes clients, y compris :
    1. La préparation et le traitement des reçus de caisse et des factures;
    2. Les contrôles liés à la sécurité des données du STCD;
    3. Les procédures pour surveiller les soldes des comptes clients et la radiation des créances irrécouvrables;
    4. Les processus pour calculer les intérêts provenant des comptes en souffrance.
  2. Évaluer jusqu'à quel point le nouveau système du GLCC traitera les importantes lacunes existant dans le système des comptes débiteurs actuel.

L'étendue de la vérification n'a pas inclus un examen du processus de cotisation utilisé pour déterminer le montant des droits et des taxes dus à l'Agence. Le BVG a examiné ce processus dans le cadre du Rapport de la vérificatrice générale du Canada, en automne 2010.

Opinion de la vérification

En ce qui concerne les processus et les contrôles actuels concernant les comptes clients, la vérification a permis de constater un bon nombre de problèmes à caractère non financier concernant la préparation et le traitement des reçus de caisse et des factures, lesquels sont considérés comme représentant un risque faible, mais ils créent tout de même des insuffisances et ont une incidence négative sur le service offert aux entreprises canadiennes. Selon la vérification, les contrôles liés à la sécurité des données du STCD ainsi que les procédures concernant la radiation des créances irrécouvrables sont adéquats, mais elle a fait quelques recommandations concernant les activités de surveillance des comptes clients et le calcul des intérêts provenant des comptes en souffrance.

En outre, la vérification permet de conclure que les lacunes remarquées dans le processus des comptes clients devraient être traitées dans le nouveau GLCC.

Constatations clés

On a remarqué certaines lacunes au niveau des points d'entrée. La plus importante consiste en des inexactitudes de nature non financière lors de la préparation des documents liés aux factures et aux reçus de caisse aux points d'entrée. Nous avons également remarqué des lacunes concernant l'intégralité et la rapidité de diffusion des informations liées aux comptes clients que les points d'entrée envoient à l'ARC. Ces lacunes ont alourdi la charge de travail du personnel de l'ARC qui doit faire le suivi et corriger les erreurs, ce qui occasionne des retards dans la perception des sommes dues. Bien que, selon les résultats de la vérification, ces erreurs n'aient pas engendré une perte de recettes, elles ont une incidence négative sur le service offert aux importateurs canadiens.

Les procédés de vérification ont démontré qu'il existait des mesures de protection adéquates contre un accès non autorisé au STCD.

Nous sommes d'avis que l'Agence révise adéquatement la liste des radiations des créances recommandées par l'ARC. En ce qui concerne le suivi des comptes clients, l'Agence a récemment mis en œuvre des procédures de surveillance. Cependant, une plus grande rigueur s'impose. Le nouveau projet du GLCC devrait également fournir des informations complètes à la direction, afin de permettre un suivi plus actif des comptes clients.

Les rôles et les responsabilités des nombreuses parties participant au calcul et à la perception des intérêts, ainsi que la politique et les procédures pour déterminer à quel moment les intérêts commencent à s'accumuler pour les comptes en souffrance ne sont pas clairs. Par conséquent, les politiques et les procédures ne sont pas appliquées de façon cohérente aux points d'entrée, ce qui représente un risque pour l'Agence, qui pourrait prélever un intérêt excessif ou trop faible auprès des importateurs. Ce problème a également une incidence négative sur le service offert par l'Agence aux importateurs canadiens.

Avec l'entrée en vigueur du nouveau système de GLCC, en 2013, on s'attend à ce que ce dernier puisse remédier aux lacunes du STCD révélées lors de la vérification, dont celles susmentionnées.

Recommandations

La vérification formule les recommandations suivantes :

  1. améliorer l'exactitude et la rapidité de diffusion des documents liés aux factures et aux reçus de caisse envoyés à l'ARC;
  2. faire preuve d'une plus grande rigueur pour les processus de surveillance des comptes clients;
  3. clarifier et mettre en œuvre la politique liée au calcul des intérêts des comptes en souffrance afin de s'assurer qu'elle est bien élaborée au sein du GLCC.

Énoncé d'assurance

La mission de vérification a été conçue et s'est déroulée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

Réponse de la direction

Les observations, les commentaires et les recommandations inclus dans le rapport de vérification sont raisonnables et justes. Avant la mise en œuvre du GLCC, le Plan d'action de la direction proposé portera principalement sur des solutions temporaires pour régler les problèmes et les risques identifiés dans le rapport de vérification. En outre, un suivi actif du projet du GLCC permettra de s'assurer que les lacunes et les faiblesses sont traitées. Les recommandations et le Plan d'action de la direction proposé sont expliqués plus en détail dans le rapport de vérification.

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Introduction

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1.1 Contexte

L'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) est devenue une entité indépendante en décembre 2003. Son mandat inclut, entre autres, l'imposition et la perception des droits et des taxes sur les marchandises importées au Canada. En 2009-2010, l'Agence a perçu plus de 21 milliards de dollars en recettes fiscales, avec des taxes à recevoir (c.-à-d., les comptes clients) de plus de 1 milliard de dollars au 31 mars 2010.

Le Système temporaire des comptes débiteurs (STCD) actuel de l'ASFC n'est pas intégré (c.-à-d., le système possède cinq unités indépendantes situées partout au Canada) et utilise principalement une approche manuelle. Par exemple, d'importantes parties du processus de facturation, de perception au comptant et de rapprochement des grands livres de l'ASFC sont effectuées manuellement.

La nature non intégrée du STCD et le fait qu'il comporte de nombreux processus manuels représentent d'importants problèmes pour le cadre de contrôle. Un nouveau système automatisé de comptes clients, le GLCC, est en cours d'élaboration et devrait remplacer le STCD en avril 2013. Le projet du GLCC devrait régler les problèmes actuels des comptes clients et du traitement des recettes et améliorer les contrôles internes en intégrant et en normalisant les fonctions des programmes (c.-à-d., tous les formulaires pour les reçus et les factures seront offerts par voie électronique), en conservant les informations selon les comptes des clients et en contrôlant les informations visant les comptes débiteurs. L'objectif du projet du GLCC est de fournir à l'ASFC un système comptable entièrement intégré axé sur les clients.

Une fois opérationnel, le GLCC améliorera le service offert aux importateurs canadiens, par exemple, en offrant des remises de paiement par voie électronique et un meilleur processus pour tenir et gérer les comptes débiteurs actuels, selon le client. En outre, il renforcera les contrôles financiers et le cadre de rapport de l'ASFC.

Bien que l'ASFC soit le propriétaire du système existant STCD, c'est l'ARC qui l'exploite. Selon un protocole d'entente entre l'ASFC et l'ARC, cette dernière doit inscrire les informations concernant les comptes débiteurs dans le STCD, prendre des mesures de perception auprès des importateurs canadiens et recommander les radiations des créances au Comité de la radiation des créances de l'ASFC.

L'ASFC est tenue de préparer les documents concernant les factures et les reçus de caisse aux points d'entrée et d'envoyer ces derniers au bureau des recouvrements de l'ARC afin qu'ils soient inscrits au STCD. Cependant, c'est la Division de la comptabilisation des recettes et des rapports (DCRR) de l'ASFC qui s'occupe de corroborer le solde des comptes clients et de déterminer les écritures de régularisation appropriées. En raison de la nature non intégrée des cinq unités du STCD, le système ne recueille pas et n'inclut pas les données provenant des autres unités, ce qui mène à un traitement manuel par la DCRR.

Le Comité de vérification a approuvé la vérification des comptes clients dans le cadre du Plan de vérification triennal axé sur les risques de 2009-2010 à 2011-2012.

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1.2 Évaluation des risques

Les importants risques suivants ont été identifiés au cours de la phase de planification de la vérification :

Préparation et traitement des reçus de caisse et des factures

  • La préparation des documents relatifs aux reçus de caisse et aux factures aux points d'entrée est principalement effectuée de façon manuelle, ce qui pourrait engendrer des erreurs. La préparation de ces documents est également une première étape clé du processus des comptes clients. En outre, tous les documents préparés peuvent ne pas être transférés en temps opportun du point d'entrée vers l'ARC, ou peuvent ne pas être transférés du tout. Ces faiblesses pourraient occasionner une perte de recettes, un mauvais service à la clientèle pour les importateurs canadiens et des insuffisances dans les processus de perception.

Administration

  • Si des contrôles et des mesures de protection efficaces concernant l'accès au STCD et à ses données ne sont pas en place, les dossiers et les données du système pourraient être compromis ou perdus.
  • L'absence de contrôles et de procédures efficaces liés à la gestion des comptes clients et aux radiations des créances irrécouvrables pourrait occasionner une perte de recettes (c.-à-d., comptes clients radiés qui pourraient encore faire l'objet d'une perception) ou une information erronée dans les rapports financiers (c.-à-d., surévaluation de la valeur des comptes clients).
  • L'absence de contrôles et de procédures efficaces pour calculer et percevoir les intérêts des comptes en souffrance pourrait occasionner une perte de recettes et donner l'impression d'un mauvais service à la clientèle.

Système temporaire des comptes débiteurs (STCD)

  • Le risque le plus important est que la direction pourrait ne pas avoir identifié tous les problèmes cruciaux et toutes les lacunes importantes du système actuel des comptes clients, ce qui signifie que le nouveau GLCC ne les traiterait pas et ne donnerait donc pas les résultats escomptés.

Le nouveau système du GLCC, en cours d'élaboration, devrait traiter les risques susmentionnés, lesquels ont été déterminés lors de la phase de planification de la vérification. Cependant, l'Agence demeure vulnérable devant ces risques durant la période intérimaire.

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1.3 Objectif et étendue de la vérification

La vérification comptait deux objectifs :

  1. Évaluer les processus et contrôles actuels concernant les comptes clients à l'Agence, dont :
    1. La préparation et le traitement des reçus de caisse et des factures;
    2. Les contrôles liés à la protection des données du STCD;
    3. Les procédures pour surveiller le solde des comptes clients et la radiation des créances irrécouvrables;
    4. Les processus utilisés pour calculer les intérêts des comptes en souffrance.
  2. Déterminer jusqu'à quel point le nouveau système du GLCC traitera les importantes lacunes existant dans le système actuel des comptes clients.

L'étendue de la vérification a inclus tous les principaux aspects liés aux processus et aux contrôles internes des comptes clients dont l'ASFC est responsable. Elle inclut un examen de tous les soldes importants des comptes clients, des rapprochements, du classement par échéance et de la gestion des comptes clients, des processus de radiation des créances et de la préparation et du traitement des documents concernant les factures et les reçus de caisse transmis à l'ARC. La vérification n'incluait pas un examen du processus de cotisation déterminant le montant de droits et de taxes dus à l'Agence. Le BVG a examiné ce processus dans le cadre du Rapport de la vérificatrice générale du Canada de l'automne 2010. En outre, l'étendue de la vérification n'a pas permis d'examiner les montants financiers des reçus de caisse et des factures puisque cet examen a été mené dans le cadre de la vérification du processus de paiement des relevés de compte K84, approuvée en juillet 2010.

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1.4 Stratégie et méthodes

La vérification a employé la stratégie suivante pour recueillir des preuves :

  • Interroger les cadres de la Direction générale du contrôle, plus particulièrement la Division de la comptabilisation des recettes et des rapports (DCRR).
  • Passer en revue les documents pertinents, y compris le cadre de contrôle financier de l'ASFC, les politiques et les procédures du SCT/de l'ASFC liées aux comptes clients, l'étude de faisabilité du Projet de la gestion des cotisations et des recettes de l'ASFC (GCRA), le plan et la charte de projet du Grand livre des comptes clients (GLCC) et les protocoles d'entente entre l'ARC et l'ASFC.
  • Examiner un échantillon aléatoire de reçus de caisse et de factures préparés par les points d'entrée à l'intention de l'ARC afin de vérifier l'exactitude des documents préparés et d'établir le niveau d'observation des procédures (c.-à-d., si les reçus de caisse et les factures sont envoyés à l'ARC en temps opportun).
  • Passer en revue la précision et l'intégralité des rapprochements entre le STCD et le grand livre des recettes rempli par la DCRR, dont les procédures de calcul de la provision pour créances douteuses.
  • Examiner un échantillon aléatoire des radiations des créances effectuées par le Comité de la radiation des créances de l'ASFC pour assurer l'observation des règlements applicables.

Bien que cette vérification porte sur l'ASFC, nous avons également interrogé la direction de l'ARC responsable du processus de perception et observé la réception et le traitement des reçus de caisse et des factures lors de la visite à un bureau des recouvrements de l'ARC. L'objectif de ces activités était de comprendre les conséquences d'un processus de l'ASFC utilisant principalement une approche manuelle pour le transfert d'informations (c.-à-d., reçus de caisse et factures) à l'ARC et la façon dont celles-ci ont une incidence sur la pertinence de l'information contenue dans les systèmes des comptes clients de l'ASFC, le service offert aux clients, et comment les lacunes de l'ASFC affectent l'ARC. Le soutien et la collaboration offerts par l'ARC sont grandement appréciés. L'achèvement de la présente vérification a été appuyé par les Services de vérification Canada.

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1.5 Critères de vérification

L'annexe A indique les secteurs d'intérêt et les critères de la vérification.

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1.6 Énoncé d'assurance

La mission de vérification a été conçue et s'est déroulée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

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2.0 Opinion de la vérification

En ce qui concerne les processus et contrôles actuels concernant les comptes clients, la vérification a permis de constater de nombreux problèmes de nature non financière lors de la préparation et du traitement des reçus de caisse et des factures. Ces problèmes sont considérés comme représentant un risque faible, mais créent des lacunes et ont une incidence négative sur le service offert aux entreprises canadiennes. La vérification a révélé que les mécanismes de contrôle liés à la protection des données du STCD et les procédures pour la radiation des créances irrécouvrables étaient adéquats et a fait des recommandations liées à la surveillance des comptes clients et au calcul des intérêts des comptes en souffrance.

En outre, la vérification a conclu que les lacunes remarquées dans le processus des comptes clients devraient être éliminées avec le nouveau système du GLCC.

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3.0 Constatations, Recommandations et plans d'action

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3.1 Système temporaire des comptes débiteurs (STCD)

Le GLCC est élaboré dans le but de traiter les insuffisances du STCD. On s'attendait à ce que la direction de l'ASFC identifie toutes les lacunes du STCD et s'assure que le GLCC les élimine. Selon la vérification, l'Agence a répondu à ce critère.

Le STCD utilise principalement une approche manuelle et est un système non intégré. Tel que susmentionné, le système du GLCC remplacera le STCD en avril 2013. Le GLCC devrait éliminer les lacunes existantes dans le traitement et l'enregistrement des recettes et des comptes clients, en plus d'améliorer les contrôles internes. Le succès de ce nouveau système dépendra en grande partie de la réussite de l'Agence à identifier tous les importants problèmes et les lacunes du système actuel des comptes clients. L'identification de ces problèmes est essentielle pour s'assurer que le GLCC répond aux exigences opérationnelles de l'ASFC et qu'il engendre les résultats escomptés en ce qui concerne le renforcement de la fonction de gestion des comptes clients.

La vérification a permis l'examen du STCD pour déterminer les importantes lacunes et faiblesses et les comparer à celles établies par le plan et la charte de projet du GLCC. Certaines des faiblesses repérées dans le système actuel sont :

  • un processus de paiement qui est hautement manuel pour l'Agence et le client;
  • les reçus de caisse et les factures sont créés manuellement tout comme la saisie des données dans le système;
  • les données regroupées axées sur les clients ne sont pas disponibles aux fins de prise de décisions;
  • les communications sont insuffisantes entre les points d'entrée et l'ARC;
  • le calcul des intérêts n'est pas complètement automatisé;
  • les rapprochements entre les montants des différents systèmes prennent beaucoup de temps à préparer.

La vérification a permis de confirmer que le nouveau système devrait régler les lacunes et les faiblesses qu'il a déterminées concernant les mécanismes de contrôle.

L'annexe B fournit une liste plus détaillée des faiblesses du processus du STCD et des solutions qu'apportera le projet sur le GLCC.

En outre, le rapport de septembre 2006 du Bureau du vérificateur général («Observations de la vérificatrice générale sur les états financiers du gouvernement du Canada») indique que, pour l'ASFC, «il reste des écarts inexpliqués entre les montants des débiteurs inscrits au grand livre et ceux des différents rapports produits par les systèmes des programmes fiscaux à l'appui de ces montants». Le BVG en a conclu que le résumé des états financiers de l'ASFC inclus aux Comptes publics du Canada n'avait pas «d'anomalie significative». Cependant, la lettre de recommandations à l'intention de l'Agence a réitéré les préoccupations concernant les nombreuses modifications requises aux fins des rapports financiers, lesquelles sont effectuées manuellement, en raison des systèmes inadéquats de l'Agence. La direction connaît ces problèmes et a indiqué que le GLCC les éliminerait. Nous remarquons, cependant, que les «écarts inexpliqués» mentionnés par la vérificatrice générale auront une incidence sur l'exactitude de l'information financière ajoutée au nouveau GLCC, lorsque ce dernier sera opérationnel. Au moment de la vérification, la direction n'avait pas encore décidé quel serait le plan d'action pour traiter ces écarts inexpliqués.

Il est important de remarquer que la vérification n'a examiné que le plan et la charte du projet du GLCC. Une vérification du GLCC sera requise une fois que ce dernier sera mis en œuvre afin de s'assurer que le système a obtenu les résultats escomptés, y compris l'élimination des lacunes mentionnées dans la présente vérification concernant les mécanismes de contrôle.

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3.2 Préparation et traitement des reçus de caisse et des factures

Selon le processus actuel pour les comptes clients, les points d'entrée doivent préparer et traiter toutes les factures et les reçus de caisse avec précision et les envoyer rapidement à l'ARC. Selon la vérification, l'Agence a répondu partiellement à ce critère.

Des étapes importantes dans la perception et la comptabilité des comptes clients sont effectuées aux points d'entrée. Ces derniers doivent préparer et traiter avec précision tous les documents concernant les factures et les reçus de caisse afin de les envoyer rapidement à l'ARC qui pourra ensuite inscrire les montants exacts dans le STCD à titre de comptes débiteurs. La vérification n'a pas permis d'examiner les montants des factures et des reçus de caisse. L'examen a été mené dans le cadre de la vérification du processus de paiement des relevés de compte K84, approuvée en juillet 2010.

La présente vérification a examiné la préparation des factures et des reçus de caisse afin d'évaluer l'exactitude des informations non financières y étant inscrites – comme les dates, les dénominations sociales et les numéros d'entreprise. Elle incluait également des tests pour déterminer si les factures et les reçus de caisse préparés par les points d'entrée avaient été transférés à l'ARC dans les délais prescrits. La vérification a permis de remarquer plusieurs erreurs avec les informations non financières inscrites sur les reçus de caisse et les factures. Notamment, 54 % des reçus de caisse examinés ne portaient pas de numéro d'entreprise, ce qui permet à l'ARC d'identifier l'importateur dans le STCD. On a également remarqué que 30 % des documents concernant les reçus de caisse indiquaient la mauvaise date ou le mauvais nom d'entreprise. Par exemple, sur un reçu de caisse préparé et envoyé à l'ARC se trouvaient les paiements de six différents importateurs, ce qui a mené à un traitement inefficace où l'ARC a eu à communiquer avec le point d'entrée pour établir de quels importateurs provenaient les paiements, afin que ces derniers puissent être appliqués aux bons comptes dans le STCD.

En ce qui concerne les factures, la vérification a pu constater que l'ARC avait accusé réception des factures auprès des points d'entrée. Cependant, 10 % des factures affichaient des erreurs de nature non financière, comme de mauvais noms d'entreprise. En outre, seulement 30 % des factures avaient été envoyées à l'ARC dans les délais prescrits de six jours, ce qui a eu une incidence sur les intérêts imposés aux comptes en souffrance.

Ces problèmes, lesquels sont de nature non financière, représentent un risque faible et la vérification a permis de reconnaître que le système du GLCC devrait les éliminer. Cependant, jusqu'à ce que le GLCC soit mis en œuvre, les nombreux problèmes relevés nécessiteront l'attention de la direction afin d'améliorer le traitement, réduire les insuffisances et atténuer l'incidence négative pour le service offert aux importateurs canadiens.

Recommandation 1 :

Jusqu'à ce que le GLCC soit mis en œuvre, le vice-président de la Direction générale du contrôle, en collaboration avec le vice-président de la Direction générale des opérations, doit améliorer la précision et la rapidité de diffusion des documents concernant les reçus de caisse et les factures envoyés à l'ARC aux fins de perception.

Plan d'action de la direction Date d'achèvement

Les responsables de la Direction générale du contrôle reconnaissent que la préparation des documents concernant les factures et les reçus de caisse, ainsi que leur transfert en temps opportun à l'ARC, représentent des étapes clés du début du traitement des comptes clients. Afin de remédier aux problèmes soulignés et d'atténuer les risques associés à ces étapes, les responsables de la Direction générale du contrôle prendront les mesures suivantes :

 

1. Ils informeront le personnel financier régional au sujet de la présente vérification et de ses résultats lors des téléconférences mensuelles sur la gestion des recettes. De plus, les responsables de la Direction générale du contrôle, en collaboration avec ceux de la Direction générale des opérations, rédigeront et distribueront un avis à tous les points d'entrée rappelant l'importance de la précision des informations non financières (c.-à-d., le numéro d'entreprise, la dénomination sociale, le nom sous lequel l'entreprise fait affaire, l'adresse, etc.) inscrites sur les formulaires K21 et K23 envoyés à l'ARC. L'avis permettra de demander aux employés qu'ils fassent preuve de diligence et vérifient les informations non financières avant de transmettre  les documents à l'ARC aux fins de perception. 

juin 2011

2. Les responsables de la Direction générale du contrôle incluront les procédures révisées pour la préparation et le traitement des documents concernant les factures et les reçus de caisse à titre d'élément de révision dans la liste de contrôle de l'examen de la gestion de la trésorerie (EGT).

octobre 2011

3. Les responsables de la Direction générale du contrôle examineront et éclairciront la politique et les procédures concernant la préparation et le traitement manuels des documents concernant les factures et les reçus de caisse envoyés à l'ARC par le personnel des points d'entrée et des bureaux de l'ASFC.

octobre 2011

4.  La formation en cours d'emploi pour les employés des points d'entrée présente des défis logistiques. Par conséquent, une stratégie pour la formation sera établie en fonction du risque et de l'importance relative. La trousse de formation sera finalisée d'ici décembre 2011 et la formation connexe sera offerte d'ici quelques mois aux employés des points d'entrée à risque élevé et à caractère significatif. 

mai 2012

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3.3 Administration

Contrôles liés à la sécurité

Selon le présent critère, les mécanismes de contrôle doivent être en mesure d'empêcher l'accès non autorisé aux données du STCD et de protéger les données contre les menaces internes ou externes. Selon la vérification, l'Agence a répondu à ce critère.

L'accès aux données était bien contrôlé et la sécurité physique était appropriée. Les rôles et les responsabilités concernant la sécurité étaient clairement définis et communiqués aux utilisateurs et les données du STCD étaient constamment sauvegardées.

Surveillance des soldes des comptes clients et de la radiation des créances irrécouvrables

Ce critère porte sur le processus de l'Agence pour surveiller les comptes clients et les procédures concernant la radiation des créances et évalue si l'Agence observe le Règlement sur la radiation des créances. Selon le vérificateur, l'Agence a répondu partiellement à ce critère.

L'Agence est tenue de respecter le Règlement sur la radiation des créances du gouvernement du Canada lorsqu'elle s'occupe de la radiation des créances irrécouvrables. Le Tableau 1 fournit le nombre d'activités de radiation des créances pour les exercices de 2007 à 2010.

Tableau 1

Exercice Nombre de radiations des créances Montant des radiations des créances
2007 446 108 872 000 $
2008 315 42 393 000 $
2009 390 14 823 000 $
2010 696 39 830 000 $

Source: Données sur les radiations de créances approuvées par la DCRR, Direction générale du contrôle

Lorsque l'ASFC procède à la radiation de créances irrécouvrables, elle le fait à la recommandation de l'ARC. Selon la vérification, l'Agence a bien considéré ces recommandations, en vertu du Règlement, et a autorisé la radiation des créances de façon appropriée.

Nous avons passé en revue le classement par échéance des soldes des comptes clients de la fin d'exercice de l'ASFC dans le STCD, pour les exercices de 2007 à 2010. Les Tableaux 2 et 3 ci-dessous indiquent la tendance remarquée. Le Tableau 2 inclut tous les comptes clients, y compris les montants faisant l'objet d'une enquête[ 1 ] pour lesquels les activités de perception ont été suspendues jusqu'à la résolution du cas. Le Tableau 3 exclut ces montants. Les deux tableaux présentent une tendance à la hausse en ce qui concerne les soldes des comptes créditeurs de fin d'exercice. Cette tendance est mieux illustrée dans la colonne «total» du Tableau 3, qui démontre que les soldes des comptes clients de fin d'exercice, à l'exclusion des montants faisant l'objet d'une enquête, ont augmenté de près de 70 % de 2007 à 2010 (de 56 M$ en 2007 à 96 M$ en 2010).

Le Tableau 4 présente le lien entre les soldes des comptes clients de fin d'exercice (Tableaux 2 et 3) et les recettes fiscales de l'Agence. Pour les quatre exercices de 2007 à 2010, les recettes fiscales annuelles ont diminué chaque année, passant de 26 milliards de dollars en 2007 à 21 milliards de dollars en 2010, une diminution d'environ 20 %.

La direction a indiqué avoir récemment mis en œuvre des procédures pour surveiller les comptes clients et qu'actuellement, l'Agence analyse plusieurs différences importantes et en fait le suivi auprès de l'ARC. Cependant, la direction n'a établi aucun point de référence pour déterminer quel niveau de solde des comptes clients est acceptable. Autre fait important, le système actuel ne facilite pas les activités de surveillance, puisqu'il ne fournit pas à l'ASFC des informations détaillées axées sur les clients. Le nouveau GLCC réglera cette faiblesse en permettant des pratiques de surveillance plus actives et plus efficaces (c.-à.-d., des analyses, des tendances, des indices et des références).

Compte tenu de l'importante augmentation des soldes des comptes débiteurs du STCD de fin d'exercice pendant les exercices où les recettes fiscales ont diminué, l'Agence aurait intérêt à faire preuve d'une plus grande rigueur quant à ses pratiques de surveillance des comptes clients. Cela lui permettrait de s'assurer que l'établissement de la valeur des soldes des comptes clients est fait de façon appropriée. Un autre avantage qu'apportera une meilleure surveillance est l'identification et l'élimination potentielles de comptes irrécouvrables supplémentaires, ce qui améliorera probablement l'intégrité des soldes des comptes débiteurs transférés dans le nouveau système du GLCC.

Tableau 2

Source: Résumé national sur les comptes débiteurs du STCD fourni par la DCRR, Direction générale du contrôle

  0 - 30 31 - 90 91 - 180 181 - 365 Plus de 365 Total
  Nombre de jours en suspens Nombre de jours en suspens Nombre de jours en suspens Nombre de jours en suspens Nombre de jours en suspens  
2007 10 001 934 $ 4 213 066 $ 4 725 635 $ 6 393 399 $ 149 551 971 $ 174 886 004 $
2008 8 813 510 $ 5 277 716 $ 10 094 535 $ 4 427 371 $ 155 697 462 $ 184 310 595 $
2009 23 095 599 $ 36 817 126 $ 3 299 670 $ 9 530 458 $ 157 651 791 $ 230 394 644 $
2010 9 253 192 $ 16 219 847 $ 3 531 424 $ 16 207 342 $ 167 308 542 $ 212 520 347 $

Tableau 3

Source: Résumé national sur les comptes débiteurs du STCD fourni par la DCRR, Direction générale du contrôle

  0 - 30 31 - 90 91 - 180 181 - 365 Plus de 365 Total
  Nombre de jours en suspens Nombre de jours en suspens Nombre de jours en suspens Nombre de jours en suspens Nombre de jours en suspens  
2007 9 992 351 $ 4 167 364 $ 3 559 467 $ 5 707 926 $  32 748 775 $ 56 175 882 $
2008 8 813 510 $  5 275 370 $  5 126 366 $ 4 334 639 $ 38 428 433 $ 61 978 318 $
2009 23 078 859 $ 4 885 565 $ 3 153 107 $ 8 241 084 $ 43 902 237 $ 83 260 852 $
2010 9 245 773 $  15 989 837 $  3 479 708 $ 15 668 540 $ 51 939 459 $ 96 323 316 $

Tableau 4

Source: Résumé national sur les comptes débiteurs du STCD fourni par la DCRR, Direction générale du contrôle et Rapports financiers annuels de l'ASFC

  Montant total des comptes
débiteurs incluant les enquêtes
Montant total des comptes
débiteurs excluant les enquêtes
Recettes fiscales
2007 174 886 004 $ 56 175 882 $ 25 970 072 000 $
2008 184 310 595 $ 61 978 318 $ 24 724 683 000 $
2009 230 394 644 $ 83 260 852 $ 22 622 415 000 $
2010 212 520 347 $ 96 323 316 $ 21 013 480 000 $

Recommandation 2 :

Le vice-président de la Direction générale du contrôle doit mettre en œuvre des pratiques de surveillance et d'établissement de rapports plus rigoureuses visant les comptes clients, lesquelles incorporeront des points de référence et des analyses des ratios.

Plan d'action de la direction Date d'achèvement
1. Les responsables de la Direction générale du contrôle entameront sans délai un processus de contrôle de niveau de base pour les comptes clients. juillet 2011
2. Les responsables de la Direction générale du contrôle élaboreront une proposition en vue d'un processus de contrôle de niveau accru pour les comptes clients et présenteront les options de sa mise en application aux membres du Comité permanent du contrôle (CPC). octobre 2011
3. Les membres du CPC seront informés des points de référence et des analyses des ratios chaque trimestre. septembre 2011

Calcul des intérêts des comptes en souffrance

L'Agence est tenue de calculer et de percevoir les intérêts des comptes en souffrance conformément à la politique de l'ASFC. Selon la vérification, l'Agence a répondu partiellement à ce critère.

La vérification a permis de remarquer que, bien que les intérêts aient été imposés aux comptes en souffrance, il existe un manque de cohérence entre les points d'entrée en ce qui concerne l'application de la politique et des procédures pour imposer des intérêts aux comptes en souffrance.

La vérification a révélé des lacunes spécifiques dans les lignes directrices de la politique liées à l'application des intérêts, ainsi que dans les rôles et les responsabilités liées au calcul et à la perception dans les points d'entrée. Par exemple, on ne sait pas clairement si les intérêts des comptes en souffrance devraient commencer à s'accumuler dès le premier jour après la date d'échéance d'un paiement jusqu'à ce que le montant soit payé, ou s'ils devraient commencer à s'accumuler à partir de la date où l'ARC reçoit une facture des points d'entrée jusqu'à ce que le montant soit payé.

Selon les observations de l'équipe de vérification, bien qu'il ne soit pas chiffré, ce manque de cohérence suggère que l'Agence pourrait avoir mal calculé les intérêts, en prélevant un intérêt excessif ou trop faible auprès des importateurs. Ce manque de cohérence entraîne également le risque d'une perte de recettes et d'une impression, de la part des importateurs, que les services à la clientèle varient d'un point d'entrée à l'autre.

Le nouveau système du GLCC automatisera le processus utilisé pour calculer les intérêts des comptes en souffrance. Cependant, si la politique relative à ce projet est vague, les programmateurs risquent de ne pas avoir l'information nécessaire pour comprendre les exigences propres au système du GLCC. De plus, les rôles et les responsabilités liés à la perception des intérêts des comptes en souffrance ne seront pas clairs.

Recommandation 3 :

Le vice-président de la Direction générale du contrôle doit clarifier et mettre en œuvre la politique liée au calcul des intérêts des comptes en souffrance et s'assurer que celle-ci est bien établie au sein du GLCC.

Plan d'action de la direction Date d'achèvement
1. Les responsables de la Direction générale du contrôle et de la Direction générale des programmes effectueront une mise à jour de la politique liée au calcul des intérêts. La politique révisée sera élaborée et diffusée à toutes les régions d'ici le 31 octobre 2011. Dans l'intervalle, les responsables de la Direction générale des programmes donneront des conseils sur l'application de la politique actuelle dans les bureaux régionaux.

31 octobre 2011

2. Les problèmes entourant le calcul des intérêts seront réglés par suite de l'automatisation, découlant de la mise en œuvre du GLCC en avril 2013. avril 2013
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Annexe A : Critères de vérification

Voici les critères de vérification utilisés pour la mission de vérification :

Secteur d'intérêt Critère de vérification Conforme/partiellement conforme/Non conforme
Système temporaire des comptes débiteurs (STCD) 1.1 Le nouveau système du GLCC doit éliminer les importantes lacunes identifiées dans le système actuel des comptes clients.  Conforme
Préparation et traitement des reçus de caisse et des factures 2.1 Les formulaires K23 (Factures) et K21 (Reçus de caisse) doivent être précis et envoyés à l'ARC en temps opportun. Partiellement conforme
Administration 3.1 La direction de l'ASFC doit avoir des contrôles efficaces en place pour empêcher tout accès non autorisé au STCD et pour protéger les données du système contre les menaces internes et externes. Conforme
3.2 La direction de l'ASFC doit effectuer une surveillance des soldes des comptes clients et les procédures de radiation des créances doivent être conformes au Règlement sur la radiation des créances. Partiellement conforme
3.3 La direction de l'ASFC doit s'assurer que les intérêts des comptes en souffrance sont calculés en vertu de la politique de l'ASFC. Partiellement conforme

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Annexe B : Faiblesses liées au processus du STCD et solutions du GLCC

Système temporaire des comptes débiteurs (STCD) Grand livre des comptes clients (GLCC)
Faiblesses relatives au processus

1. Processus de paiement hautement manuel

Description : Les titulaires des comptes-garanties ne peuvent effectuer leurs paiements en ligne (par voie électronique).

1. Processus de paiement par voie électronique

Description :  Les titulaires des comptes-garanties pourront effectuer leurs paiements en ligne (par voie électronique).

De plus, le GLCC produira des reçus de caisse (K21).

2. Conception du Système des douanes pour le secteur commercial (SDSC)

Description : À l'origine, le SDSC a été conçu à titre de système d'évaluation et non de système comptable. Le SDSC est un système de mise en lots qui ne fait pas le suivi des comptes clients selon le titulaire du compte-garantie et ne garde pas les informations au-delà d'un mois.

2. Conception du Grand livre des comptes clients (GLCC)

Description : Le GLCC est un grand livre connexe comprenant une liste détaillée des comptes de chaque client du secteur commercial, laquelle indique le montant dû et le montant payé par chaque client au gouvernement du Canada. Chaque transaction qui a produit un compte client est inscrite sous le nom du client et le solde du compte est établi. Le GLCC rassemblera les données de différents systèmes (SDSC, BARKS et RSAP).

3. STCD non intégré

Description : Le STCD est un système non intégré qui ne produit pas de données réelles et qui ne peut être mis à jour partout au pays en utilisant les informations provenant de différents endroits. Les informations nationales ne sont disponibles à aucun de ces endroits.

3. Système national intégré du GLCC

Description : Le GLCC sera mis en œuvre dans environ 155 sites du secteur commercial qui ont accès au réseau local de l'ASFC. Le solde des clients pourra donc être mis à jour dans le GLCC et être consulté par tous les utilisateurs.

4. Mauvaise communication entre les points d'entrée

Description : Les formulaires K21 doivent être envoyés par télécopieur au site principal où le courtier/l'importateur effectue habituellement ses paiements si le paiement pour le formulaire K23 est effectué à un autre point d'entrée. Pourtant, dans certains cas, le formulaire K21 n'est pas envoyé par télécopieur ou ne se rend pas à destination.

4. Meilleure communication entre les points d'entrée

Description : Le GLCC fournira une interface utilisateur à laquelle aura accès tout le personnel de l'ASFC pour accepter les paiements aux points d'entrée et dans les services des opérations financières à l'AC. Les soldes des clients seront mis à jour dans le GLCC et pourront être consultés par tous les utilisateurs.

5. Préparation et inscription manuelles des factures (K23) et des reçus de caisse (K21)

Description : Un processus manuel d'inscription est en place aux points d'entrée pour les formulaires K23 et K21. Ceux-ci sont préparés manuellement par le personnel du point d'entrée et le processus manque de cohérence entre les points d'entrée. En outre, le système actuel ne fait pas le suivi des changements apportés aux factures (p. ex. : heure de la révision, personne ayant effectué la révision, etc.).

5. Préparation et inscription partiellement automatisées des factures (K23) et des reçus de caisse (K21)

Description : Les caissiers de l'ASFC recevront le paiement d'un client du secteur commercial et inscriront l'information du paiement dans le GLCC. Ce dernier préparera un reçu de caisse K21 muni d'un identificateur unique pour les paiements reçus à des points d'entrée prédéterminés du secteur commercial. Pour ce qui est des paiements partiels, une facture K23 automatisée sera préparée.

6. Données d'entrée inscrites manuellement dans le STCD

Description : L'information recueillie aux points d'entrée est inscrite manuellement dans le STCD, ce qui pourrait engendrer des erreurs d'entrée de données.

6. Données d'entrée automatisées dans le GLCC

Description : Le GLCC remplacera entièrement le STCD par un système pouvant être intégré aux fonctions des comptes clients et du grand livre des recettes. Le GLCC rassemblera les données de différents systèmes (SDSC, BARKS et RSAP), ce qui réduira le risque des erreurs d'entrée de données et permettra d'empêcher l'inscription de montants erronés ou inexacts.

7. Les formulaires K21 et K23 manquent de cohérence et sont non séquentiels.

Description : Les formulaires individuels et les méthodes d'enchaînement manquent de cohérence dans les points d'entrée.

7. Les formulaires sont cohérents et séquentiels.

Description : Les caissiers de l'ASFC recevront le paiement d'un client du secteur commercial et inscriront l'information du paiement dans le GLCC. Ce dernier préparera un reçu de caisse K21 muni d'un identificateur unique pour les paiements reçus à des points d'entrée prédéterminés du secteur commercial. Chaque formulaire K23 recevra également un identificateur unique.

8. Beaucoup de paperasserie

Description : Le processus est grandement manuel, ce qui génère beaucoup de paperasserie. Cette faiblesse donne lieu à des problèmes de sécurité et d'accès, des dossiers manuels difficiles à retrouver ou à récupérer et l'impression et l'entreposage des nombreux dossiers manuels sont couteux

8. Moins de paperasserie

Description : Le GLCC préparera automatiquement les factures et pourra produire un état de compte global. Les données seront gardées en ligne et seront accessibles pour une période allant jusqu'à 7 ans. Le niveau de sécurité des données demeurera « Protégé B ». La possibilité de créer un compte global réduira le volume de paperasserie engendré par les états de compte quotidiens et mensuels (K84) à chaque point d'entrée. 

9. Consignation des intérêts

Description : Les points d'entrée ne savent pas comment imposer les intérêts sur les comptes en souffrance et font preuve d'un manque de cohérence lors de l'imposition de l'intérêt à compter du moment où la dette est due, jusqu'à ce que la facture K23 soit envoyée pour perception (p. ex., un point d'entrée calcule six jours d'intérêts et envoie le formulaire K23 correspondant pour perception, alors qu'un autre ne le fait pas).

9. Consignation des intérêts

Description : Le GLCC calculera les intérêts dus pour les soldes en suspens. Il calculera également le débit (arriérés) et le crédit (remboursement).

Faiblesses concernant les rapports

10. Information appuyant les exigences relatives aux rapports

Description : Le STCD ne fournit pas de cadre de production de rapports efficace à la direction. La direction n'a pas accès en temps opportun à des informations précises et fiables pour la prise de décisions.

10. Information appuyant les exigences relatives aux rapports

Description : La mise en œuvre du GLCC offrira à l'ASFC un processus modernisé de gestion des recettes et de production des rapports, lequel sera conforme aux pratiques classiques de comptabilité, y compris un système de comptabilisation axé sur la clientèle, offrant une meilleure viabilité pour la vérification des états financiers et répondant ainsi aux problèmes soulevés par le BVG.

Insuffisances

11. Processus de rapprochement

Description : Le personnel de l'Agence prend beaucoup de temps à effectuer les rapprochements entre les systèmes à la fin de chaque mois.

11. Processus de rapprochement

Description : Les registres de caisse T6 (recettes fiscales) et T11 (recettes non fiscales) seront automatisés. Le rapport actuel sur les dépôts quotidiens, lequel est divisé selon le code d'article (code des recettes), sera automatisé. Sur une base mensuelle, le montant total des sommes à payer pour toutes les transactions sera consolidé (crédits et débits) et un avis de cotisation final sera envoyé au client du secteur commercial.

Puisque l'application SAP comprend des contrôles inhérents permettant de s'assurer que toute nouvelle comptabilisation ajoutée au compte d'un client (grand livre auxiliaire des comptes débiteurs) est automatiquement mise à jour avec les informations principales du compte débiteur dans le grand livre des recettes, l'ASFC pourra avoir une harmonisation parfaite entre les deux modules.

12. Mauvaise inscription du numéro d'entreprise (NE) ou de la dénomination sociale de l'entreprise

Description : L'ARC fait le suivi des titulaires des comptes-garanties grâce au numéro d'entreprise (NE), alors que l'ASFC utilise d'autres identificateurs.

12. Bonne inscription du NE ou de la dénomination sociale de l'entreprise

Description : Le GLCC aura un identificateur de clients du SAP qui liera les identificateurs de l'ASFC déjà en place : numéro d'entreprise (NE), code du transporteur, numéro du compte-garantie et numéro de l'exploitant d'entrepôt. Les données principales et de base du client seront ajoutées au SAP en utilisant les informations du client contenues dans le SDSC.


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Annexe C : Liste des sigles

Sigle Description
ARC Agence du revenu du Canada
ASFC Agence des services frontaliers du Canada
BVG Bureau du vérificateur général
DCRR Division de la comptabilisation des recettes et des rapports
GCRA Gestion des cotisations et des recettes de l'ASFC
GLCC Grand livre des comptes clients
K9 et K29 Ce sont des Avis de confiscation compensatoire servant à réclamer un paiement en vertu de l'article 124 de la Loi sur les douanes, en ce qui concerne les infractions à la Loi lorsque des marchandises ou des moyens de transport sont introuvables, ou pour lesquels la saisie est problématique.
K21 Reçus de caisse Le formulaire K21 est un reçu général pour comptabiliser les autres recettes perçues aux points d'entrée, comme les paiements forfaitaires pour un compte.
K23 Facture Les agents des services frontaliers partout au Canada utilisent le formulaire K23 pour réclamer tous les frais ou les autres montants dus à l'Agence du revenu du Canada. Ces factures sont inscrites manuellement dans le Système temporaire des comptes débiteurs (STCD) pour un suivi des mesures de perception. Ce formulaire inclut les K84 non payés.
K84 Relevé de compte quotidien/mensuel Le formulaire K84 est le relevé de compte de l'importateur ou du courtier émis par l'ASFC aux clients qui effectuent des paiements périodiques afin de leur faire part de leurs informations financières et de leur passif financier. Les K84 sont émis sur une base quotidienne et mensuelle.
PE Protocole d'entente
RSAP Régime de sanctions administratives pécuniaires
SCT Secrétariat du Conseil du Trésor
SDSC Système des douanes pour le secteur commercial
STCD Système temporaire des comptes débiteurs



Notes

  1. Les montants faisant l'objet d'enquête comprennent les formulaires K9 et K29. Ce sont des Avis de confiscation compensatoire servant à réclamer un paiement en vertu de l'article 124 de la Loi sur les douanes, en ce qui concerne les infractions à la Loi lorsque des marchandises ou des moyens de transport sont introuvables, ou pour lesquels la saisie est problématique. [Retourne au texte]