Agence des services frontaliers du Canada
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ARCHIVÉ - Vérification de la gestion des heures supplémentaires

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Avril 2013


Table des matières




1.0 Introduction

L'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) opère 24 heures sur 24, sept jours sur sept pour assurer la sécurité du Canada en gérant le passage en toute sécurité des personnes et des marchandises à la frontière du pays. Cette exigence opérationnelle crée des demandes complexes de ressources et d'ordonnancement pour la gestion de la frontière canadienne. Les heures supplémentaires sont souvent requises pour répondre aux besoins opérationnels de l'Agence et pour respecter les normes de service.

La Directive sur les conditions d'emploi du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) définit les heures supplémentaires comme étant «les heures autorisées durant lesquelles une personne travaille en sus des heures de travail quotidiennes ou hebdomadaires et pour lesquelles elle pourrait avoir droit à une rémunération conformément aux dispositions de la convention collective pertinente et aux conditions d'emploi applicables.»

La gestion des heures supplémentaires à l'ASFC est régie par la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, la Loi sur la gestion des finances publiques et une série de politiques et de directives du SCT et de conventions collectives.

Les conditions et les taux applicables à la rémunération des heures supplémentaires, pour le travail effectué en sus des heures de travail normales d'un employé, à la demande de l'employeur, sont décrits en détail dans les diverses conventions collectives.

L'ASFC a un effectif d'environ 14 833 employés à temps plein (données de 2011-2012), faisant partie de 32 groupes professionnels et relevant de 16 conventions collectives connexes; par conséquent, la gestion des heures supplémentaires est une activité complexe et volumineuse. Une analyse a révélé que 11 466 employés (77%) avaient fait des heures supplémentaires sous une forme ou une autre en 2011-2012. La Division de la rémunération, Direction générale des ressources humaines (DGRH) supervise l'application et l'interprétation des conventions collectives et s'occupe des volets des ressources humaines (RH) du Système administratif d'entreprise (SAE), tandis que la Direction générale du contrôle s'occupe du volet financier.

Il appartient aux gestionnaires de centres de coûts au sein de l'Agence de voir à ce que l'utilisation des heures supplémentaires soit gardée à un minimum approprié et que les coûts qui en découlent soient justifiés. Toutefois, des heures supplémentaires peuvent être utilisées lorsque la direction détermine que le travail ou le service en question est essentiel au respect de la demande opérationnelle et lorsqu'elles sont la façon la plus appropriée et rentable d'atteindre les résultats. L'ASFC a dépensé 88,3 M$ en heures supplémentaires en 2011-2012, dont 8,3 M$ à l'Administration centrale (AC) et 80 $M dans les régions. Cela représente une augmentation de 7,9 M$ (9,8%) par rapport à la somme de 80,4 M$ dépensée en 2010-2011, dont 9,3 M$ avaient été engagés à l'AC et 71,1 M$ dans les régions. Les heures supplémentaires représentaient 8,1% des dépenses totales en salaires de l'Agence en 2011-2012 et 7,7% en 2010-2011. Les dépenses en heures supplémentaires comprenaient les heures payées en argent et celles accumulées en congés compensatoires.

Le tableau ci-dessous montre une comparaison, sur quatre ans[ 1 ], de l'utilisation des heures supplémentaires par l'Agence en heures, par trimestre.

Une comparaison, sur quatre ans, de l'utilisation des heures supplémentaires par l'Agence en heures, par trimestre

2.0 Importance de la vérification

Les heures supplémentaires sont souvent requises pour répondre aux besoins opérationnels et respecter les normes de service de l'Agence. Les dépenses en heures supplémentaires ont augmenté au cours des dernières années. La nécessité, sur le plan opérationnel, d'assurer en tout temps la sécurité de la frontière canadienne crée des exigences complexes de ressources et d'ordonnancement pour la direction de l'ASFC. Cette vérification intéresse la direction en raison du nombre élevé de transactions en heures supplémentaires, du niveau des dépenses en heures supplémentaires et du caractère décentralisé de la prise des décisions de la direction concernant les heures supplémentaires.

L'objectif de la vérification était de déterminer si les processus, les pratiques et les contrôles de gestion mis en place sont adéquats pour soutenir les activités reliées aux heures supplémentaires, y compris l'intégrité de l'information financière.

3.0 Énoncé de conformité

La vérification est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, appuyées par les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

4.0 Opinion du vérificateur

L'Agence a établi des pratiques, des procédures et des contrôles pour la gestion des heures supplémentaires. Bien que des contrôles des heures supplémentaires soient en place, il existe certaines lacunes dans leur conception et leur efficacité, notamment dans les documents pour appuyer les transactions en heures supplémentaires et prouver l'exécution de l'activité de contrôle. Sans de solides contrôles internes pour le processus des heures supplémentaires, l'Agence risque de ne pouvoir empêcher et déceler les anomalies.

5.0 Constatations clés

Le cadre de contrôle pour les activités d'autorisation préalable, d'approbation et de traitement des heures supplémentaires a été défini. La direction se sert des conventions collectives et des conditions d'emploi dans la fonction publique comme guide. Les directives précises sont utiles, mais elles sont désuètes et n'ont pas été mises à jour depuis la diffusion de la politique de l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) sur la gestion des heures supplémentaires. En outre, de nombreux gestionnaires ne sont pas au courant de ces directives. Par conséquent, certains se fondent plutôt sur leurs propres connaissances et expérience pour établir leurs processus, tandis que certains districts ont élaboré leur propre directive locale à l'appui de la gestion des heures supplémentaires.

L'Agence a établi des contrôles internes pour la gestion des heures supplémentaires, mais elle n'a pas défini clairement l'obligation de conserver une preuve de l'activité de contrôle pour l'autorisation préalable, conformément à l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), l'exactitude des transactions et la conformité avec les conventions collectives. En outre, la politique en vigueur sur la gestion de la conservation des documents à l'appui des transactions en heures supplémentaires fait état de courtes périodes de conservation et ne comprend pas la conservation de tous les documents requis. Pendant la vérification, la période de conservation des attestations en vertu de l'article 34 a été prolongée d'une année à cinq.

Sur l'ensemble, lorsqu'il y avait des documents suffisants au dossier, les transactions étaient généralement conformes. Toutefois, étant donné les limites du cadre de contrôle des heures supplémentaires et les exigences peu détaillées et incomplètes relatives à la conservation, il arrivait souvent qu'il manquait au dossier des documents à l'appui des transactions en heures supplémentaires pour la période visée par la vérification.

L'Agence surveille les dépenses en heures supplémentaires; toutefois, cette surveillance pourrait être renforcée. Les rapports produits dans le Système d'analyse et de projection mensuel consolidé (SAPMC) de l'Agence ne comprennent pas les heures supplémentaires rémunérées en congés compensatoires. Pour pallier cette lacune, certaines équipes de gestion ont élaboré des rapports additionnels afin de gérer le budget disponible pour les heures supplémentaires par comptabilité d'exercice. En outre, les rapports sur les heures supplémentaires et leur surveillance en 2012-2013 tendent à mettre l'accent sur une comparaison des dépenses réelles et des heures supplémentaires prévues. Une comparaison de l'utilisation des heures supplémentaires et des indicateurs opérationnels fournirait des renseignements sur l'efficacité des heures supplémentaires.

Les plans d'action de l'été (PAE) 2010 et 2011 comportaient des restrictions quant aux congés annuels et aux congés avec étalement du revenu (CER) dans 30 points d'entrée à volume élevé pendant la période de pointe estivale. Sur l'ensemble, la mise en œuvre des restrictions concernant les congés n'a pas été fructueuse car de nombreux agents des services frontaliers (ASF) ont dépassé les restrictions établies pour les congés.

6.0 Résumé des recommandations

Les quatre recommandations ci-dessous ont été formulées à la suite de la vérification :

  • revoir et intégrer les politiques et les lignes directrices régionales sur les heures supplémentaires de l'ADRC et des régions pour élaborer des lignes directrices de l'ASFC sur les heures supplémentaires pour les travailleurs de quarts et les employés réguliers de bureau;
  • mettre à jour l'autorisation pluri-institutionnelle de disposer des documents des RH et la rendre conforme au cadre de contrôle de la rémunération et aux lignes directrices sur les heures supplémentaires;
  • mettre à jour le cadre de contrôle de la rémunération et déterminer les documents requis pour satisfaire aux articles 32 et 34 de la LGFP;
  • élaborer des rapports normalisés sur les heures supplémentaires à l'intention des gestionnaires de centres de coûts pour surveiller les heures supplémentaires engagées.

7.0 Réponse de la direction

La Direction générale des ressources humaines est d'accord avec les résultats du rapport de la vérification sur la gestion des heures supplémentaires et accepte les recommandations.

La Direction générale a élaboré un plan d'action détaillé pour s'assurer que les révisions et les mises à jour applicables ainsi que la concordance appropriée des documents relevant de la DGRH auront lieu en réponse aux recommandations d'ici janvier 2014. Des mécanismes de surveillance seront mis en place pour s'assurer que toutes les étapes sont respectées et qu'il y ait une mise en œuvre intégrale.

La mise en œuvre des recommandations permettra à l'agence d'accroître l'uniformité de la gestion des heures supplémentaires à l'échelle nationale.

8.0 Constatations découlant de la vérification

8.1 Cadre de contrôle

Critères de vérification :

  • Le processus de planification pour les heures supplémentaires est en place et est géré avec efficacité en fonction des exigences opérationnelles.
  • Les activités d'autorisation préalable, d'approbation et de traitement des heures supplémentaires sont en place.

L'agence a élaboré un cadre de contrôle de la rémunération qui comprend la gestion et l'administration des heures supplémentaires. Ce cadre comporte trois activités de contrôle clés pour les heures supplémentaires :

  • l'autorisation préalable des heures supplémentaires par un gestionnaire;
  • l'approbation par le superviseur des feuilles de temps indiquant que l'employé a exécuté les heures de travail en conformité avec les conventions collectives et le Règlement sur les conditions d'emploi dans la fonction publique;
  • une vérification et une attestation par un gestionnaire, en vertu de l'article 34, selon lesquelles les heures supplémentaires signalées sont exactes et complètes et sont en conformité avec les conventions collectives et le Règlement sur les conditions d'emploi dans la fonction publique.

Planification et budgétisation

L'article 32 de la LGF Pexige que les ministères contrôlent et enregistrent les engagements financiers. Quant aux transactions en heures supplémentaires à l'ASFC, le cadre de contrôle de la rémunération n'exige pas l'application de l'article 32. Bien qu'un contrôle des engagements en vertu de l'article 32 puisse être difficile à réaliser au moment des transactions distinctes en heures supplémentaires, un engagement général au début de chaque période pourrait permettre à l'Agence de respecter cette exigence et de surveiller les coûts réels en comparaison aux engagements budgétisés. Pour l'autorisation préalable des transactions distinctes, il n'y a pas de documents et de pratiques normalisés que les gestionnaires devraient suivre lorsqu'ils exercent cette activité de contrôle.

L'Agence n'attribue pas un budget officiel en heures supplémentaires aux centres de coûts. Un budget salarial est plutôt établi et réparti entre toutes les directions générales par la Direction générale du contrôle. Le budget vise toutes les dépenses liées aux salaires, y compris les heures supplémentaires. Le budget est réparti entre les centres de coûts par les hauts fonctionnaires des directions générales en fonction des priorités, des objectifs et des attentes en matière de rendement. Tous les gestionnaires de centres de coûts sont responsables de respecter leurs budgets salariaux. La Direction générale du contrôle maintient une base de données qui suit le budget de l'Agence par direction générale, centre de coûts, fonds (salaires, dépenses de fonctionnement et immobilisations) et activité de programme.

Les processus de planification pour les heures supplémentaires varient énormément d'une direction générale, d'une région et d'un district à l'autre. La direction dans les régions a indiqué qu'elle :

  • gère les horaires, réaffecte des tâches et déplace des employés lorsque c'est possible afin d'éviter le recours aux heures supplémentaires;
  • offre des heures supplémentaires au plus bas coût possible, par exemple en offrant des heures supplémentaires à la fin du quart de travail ou en demandant à un employé de se présenter une heure plus tôt au lieu de téléphoner à un employé en congé pour qu'il travaille une heure supplémentaire, pour laquelle il devrait être rémunéré un minimum de trois heures selon certaines conventions collectives;
  • gère l'utilisation des congés compensatoires de manière à ne pas avoir recours à des heures supplémentaires additionnelles (coûts en espèces pour les heures supplémentaires).

Dans les points d'entrée, les heures supplémentaires sont plus fréquentes car ils sont ouverts jour et nuit, tous les jours de la semaine. La planification des heures supplémentaires repose sur les principes énoncés dans deux documents de l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) : les Lignes directrices sur l'efficience opérationnelle et la Politique nationale sur l'offre d'heures supplémentaires. Ces documents ont été élaborés pour l'ADRC dans les années 90. Bien que ces documents renferment de bonnes directives, ils n'ont pas été mis à jour par l'ASFC. En outre, certains districts ont élaboré leur propre directive locale à l'appui de la gestion des heures supplémentaires.

Dans les autres directions générales, les heures supplémentaires sont moins fréquentes et compliquées en raison de l'horaire fixe des employés. Les procédures de planification et l'orientation n'ont pas été officialisées au niveau de l'Agence. Les gestionnaires s'en remettent à leurs connaissances, à leur expérience et aux conventions collectives pour guider leurs actions.

Traitement et enregistrement

Les points d'entrée et les bureaux administratifs de l'Agence utilisent divers systèmes et processus pour maintenir des renseignements sur les horaires et sur les heures supplémentaires. Cela comprend des modèles sur papier, des tableurs Excel, le Système d'aménagement des horaires des agents des douanes (SAHAD)[ 2 ] et les Systèmes administratifs d'entreprise (SAE). De plus, l'exhaustivité des systèmes et la mesure dans laquelle des renseignements détaillés sur les heures supplémentaires à l'appui des transactions en heures supplémentaires sont établis et conservés dans les dossiers varient également d'un endroit et d'un centre de coûts à l'autre.

La direction a indiqué que les activités d'autorisation préalable, d'approbation et de traitement des heures supplémentaires ne sont pas documentées. Toutefois, elles sont communiquées oralement et sont généralement bien connues par les gestionnaires. Diverses pratiques ont évolué suivant les exigences et les besoins locaux, et le niveau d'examen par les gestionnaires de centres de coûts. La direction a mentionné des variations dans les activités suivantes :

  • les heures supplémentaires sont autorisées au préalable oralement ou par écrit par un gestionnaire;
  • sur une base hebdomadaire, chaque employé établit et présente ses heures de travail normales et supplémentaires sur une feuille de temps papier ou sur un tableur électronique au moyen du portail de libre-service des employés de l'Agence[ 3 ];
  • les feuilles de temps sont examinées par un superviseur;
  • une fois qu'un superviseur est satisfait que les renseignements sur la feuille de temps sont exacts, intégrales et conformes aux conventions collectives pertinentes ou au Règlement sur les conditions d'emploi dans la fonction publique, il approuve la feuille de temps;
  • les feuilles de temps électroniques sont automatiquement chargées dans les SAE, tandis que les feuilles de temps sur papier sont enregistrées manuellement;
  • un rapport en vertu de l'article 34 est produit, examiné par le gestionnaire du centre de coûts du point de vue de l'exactitude et de l'intégralité et attesté aux termes de l'article 34;
  • les heures supplémentaires sont ensuite traitées pour paiement ou créditées au solde de congés d'un employé en tant que congés compensatoires payés.

Piste de vérification

En vertu de la Directive du SCT sur la vérification des comptes, une piste de vérification suffisante est requise pour appuyer l'exactitude des heures supplémentaires travaillées avant que les transactions soient attestées en vertu de l'article 34 de la LGFP. Le cadre de l'Agence ne stipule pas ce qui constitue des documents suffisants devant être conservés dans les dossiers à l'appui des activités de contrôle.

La Loi sur la bibliothèque et les archives du Canada exige que l'Agence élabore une autorisation pluri-institutionnelle de disposer des documents (APDD) pour régir des périodes de conservation des documents qui appuient les processus administratifs, telles les heures supplémentaires. Il appartient à la DGRH de fixer des périodes de conservation pour la plupart des documents exigés à l'appui des transactions en heures supplémentaires. L'APDD des RH en vigueur pour la période de vérification faisait état d'une période de conservation d'un an et de deux ans pour les rapports en vertu de l'article 34 et les feuilles de temps respectivement. Pendant la vérification, la DGRH a diffusé un nouvel APDD qui prévoit une période de conservation de deux ans pour les feuilles de temps et de cinq ans pour les rapports et les horaires en vertu de l'article 34. La nouvelle APDD ne précise pas les périodes de conservation pour les documents requis comme piste de vérification afin de reproduire la séquence des événements des transactions en heures supplémentaires, par exemple l'autorisation préalable, et l'exactitude des heures supplémentaires et la conformité avec les conventions collectives.

Recommandation 1 :

Le vice-président de la Direction générale des ressources humaines, en collaboration avec le vice-président de la Direction générale des opérations devrait effectuer un examen exhaustif des politiques et des lignes directrices existantes de l'Agence des douanes et du revenu du Canada (Politique nationale sur l'offre d'heures supplémentaires et Lignes directrices sur l'efficience opérationnelle) et des politiques et lignes directrices régionales de l'Agence des services frontaliers du Canada, en vue de leur mise à jour et de leur intégration. Les lignes directrices et les politiques mises à jour devraient s'appliquer aux travailleurs de quarts et aux employés réguliers de bureau.

Réponse de la direction Échéance
La Direction générale des ressources humaines accepte la recommandation. La Direction générale examinera les politiques et les lignes directrices existantes de l'ASFC et mettra à jour la politique nationale sur l'offre d'heures supplémentaires de l'ADRC, ainsi que la composante concernant l'offre d'heures supplémentaires des lignes directrices en matière d'efficacité opérationnelle, afin d'accroître l'uniformité à l'échelle nationale. Décembre 2013

Recommandation 2 :

Le vice-président de la Direction générale des ressources humaines devrait mette à jour l'autorisation pluri-institutionnelle de disposer des documents et la rendre conforme au cadre de contrôle de la rémunération et aux autres lignes directrices sur les heures supplémentaires (assurant ainsi la conservation de documents à l'appui des transactions en heures supplémentaires).

Réponse de la direction Échéance
La Direction générale des ressources humaines accepte la recommandation en ce qui a trait à l'autorisation pluri-institutionnelle de disposer des documents. La Direction générale s'assurera que cette autorisation est conforme à la Politique nationale révisée d'offre d'heures supplémentaires et au Cadre de contrôle de la rémunération. Novembre 2013 (cinq mois après la mise à jour du cadre de contrôle de la rémunération)

8.2 Transactions en heures supplémentaires

Critères de vérification :

  • Les heures supplémentaires travaillées sont autorisées préalablement, enregistrées avec exactitude et approuvées.
  • Les délégations de pouvoirs sont appropriées pour autoriser au préalable et approuver les transactions en heures supplémentaires;
  • Les transactions en heures supplémentaires sont en conformités avec les conventions collectives et les conditions d'emploi applicables et les autres politiques et directives pertinentes du SCT.

Un échantillon de 245 transactions en heures supplémentaires a été prélevé dans les SAE et couvrait les sept régions et les employés de l'Administration centrale. Il y a eu des tests de vérification pour l'autorisation préalable, l'exactitude des heures travaillées, l'approbation des feuilles de temps et les rapports en vertu de l'article 34, l'attestation aux termes de l'article 34 et la conformité avec les conventions collectives. Sur l'ensemble, la disponibilité des renseignements était une lacune quant à la possibilité d'effectuer des tests de vérification. Bien qu'aucune région ne se soit distinguée dans les résultats des tests, les régions ont fait mieux que l'Administration centrale en général. Les documents régionaux étaient meilleurs en raison de la disponibilité de rapports sur les quarts de travail, de rapports SAHAD, de registres des heures supplémentaires, de calendriers de formation et de formulaires de demande d'indemnités de voyage approuvées. Les résultats de chaque test sont fournis ci-dessous.

Autorisation préalable

En ce qui a trait à l'autorisation préalable des heures supplémentaires, 146 dossiers sur 245 renfermaient une preuve de l'autorisation préalable des transactions. Cette preuve se composait de rapports SAHAD, de rapports sur les quarts de travail, de registres des heures supplémentaires, de calendriers de formation et de formulaires de demandes d'indemnités de voyage approuvées. Quant aux dossiers qui ne contenaient pas de documents à l'appui, certains gestionnaires ont indiqué qu'une autorisation préalable avait été donnée oralement. Une bonne pratique était suivie dans le secteur des opérations passagères à l'aéroport international Pearson. La direction avait mis en œuvre un registre de justifications des heures supplémentaires qui indiquait, pour chaque quart de travail en heures supplémentaires, le nom de l'employé, le quart de travail prévu, le nombre d'heures supplémentaires, le type d'heures supplémentaires, l'endroit prévu, la justification des heures supplémentaires, le surintendant ayant accordé l'autorisation préalable et le chef des opérations ayant accordé l'approbation.

Exactitude

Pour ce qui est des heures enregistrées sur les feuilles de temps, 116 dossiers sur 245 renfermaient des documents qui prouvaient que les heures supplémentaires travaillées étaient exactement celles autorisées préalablement. Les renseignements sur les feuilles de temps correspondaient aux rapports SAHAD ou à d'autres documents, ce qui permettait de s'assurer que les heures avaient été travaillées telles qu'elles avaient été autorisées au préalable.

Quant à l'enregistrement des heures supplémentaires dans les SAE, elles avaient été enregistrées avec exactitude dans 240 cas. Dans les cinq autres dossiers, les feuilles de temps n'étaient pas disponibles pour examen par les vérificateurs.

Approbations

Des contrôles clés sont en place à l'Agence pour s'assurer que les heures supplémentaires travaillées ont été approuvées. C'est une combinaison de ce qui suit :

  • l'approbation des feuilles de temps;
  • l'approbation du paiement par un gestionnaire de centre de coûts, conformément à l'article 34 de la LGFP.

Dans les points d'entrée, les feuilles de temps devaient contenir une preuve d'examen par un gestionnaire afin d'attester que ces heures ont été travaillées. Ce contrôle est important parce que le gestionnaire qui signe et approuve la feuille de temps à la fin de la semaine n'est pas toujours celui présent pendant le quart de travail de jour. À l'extérieur des points d'entrée, le gestionnaire qui autorise préalablement les heures supplémentaires est habituellement celui qui approuve les feuilles de temps à la fin de la semaine. Dans 146 transactions, il y avait une preuve d'examen des feuilles de temps.

Le gestionnaire de centre de coûts aux termes de l'article 34 autorise le paiement des heures supplémentaires en signant le rapport en vertu de l'article 34. On s'attend à ce que ce gestionnaire fasse une certaine vérification de l'exactitude et de la réalité au moyen des feuilles de temps connexes, des rapports SAHAD ou des rapports de quarts de travail avant d'approuver le paiement. Dans certains cas, le gestionnaire de la section 34 a fait un genre quelconque de vérification et de rapprochement tel que démontré par des preuves vérifiables. Toutefois, la piste de vérification n'était pas toujours maintenue avec uniformité. Interrogés, certains gestionnaires ont indiqué qu'ils font ce contrôle mais qu'ils n'avaient pas de documents à l'appui au dossier. L'examen, par le gestionnaire du centre de coûts, du rapport en vertu de l'article 34 est un contrôle important dans le processus car il confirme que les services ont été fournis. Dans 181 transactions, il y avait une preuve d'examen du rapport en vertu de l'article 34.

Si l'Agence n'approuve pas avec diligence raisonnable les feuilles de temps et les rapports en vertu de l'article 34, elle pourrait faire des paiements pour des services qui n'ont pas été fournis.

Attestation

L'attestation a été vérifiée en comparant la signature en vertu de l'article 34 sur les rapports d'heures supplémentaires et de services supplémentaires avec les cartes de signature-type correspondantes et en établissant que les signatures correspondent, que le titulaire est autorisé à approuver les transactions en heures supplémentaires au nom du centre de coûts, que la délégation de pouvoir était valide lorsque le pouvoir a été exercé et que la carte de signature type était signée par un authentificateur. Le rapport en vertu de l'article 34 était disponible dans le cas de 197 transactions sur 245 et avait été attesté dans 191 transactions. Dans deux transactions, l'attestation n'a pu être vérifiée parce qu'il manquait des renseignements sur le centre de coûts. Quant aux 52 autres transactions, nous n'avons pas reçu un rapport complet en vertu de l'article 34 pour vérifier l'attestation.

Conformité avec les conventions collectives

Les taux de rémunération des heures supplémentaires sont fixés pour chaque classification selon les conventions collectives. En outre, les conventions collectives des Services frontaliers (FB), du groupe des Services administratifs (AS) et du groupe des Commis aux écritures et aux règlements (CR) prévoient des taux différents pour le travail de jour/travail par poste et les aménagements d'horaires de postes variables/horaires comprimés. Les taux de rémunération des heures supplémentaires et les codes de rémunération des heures de travail de jour et par poste sont établis dans les SAE suivant la convention collective et les heures de travail des employés. Un examen des horaires et des relevés des heures de travail habituelles a été effectué dans le but de déterminer si les employés étaient rémunérés conformément à leur convention collective. La vérification a examiné 179 transactions à l'égard desquelles des renseignements suffisants avaient été reçus. Sur ce nombre, une avait été rémunérée à un taux supérieur.

Recommandation 3 :

Le vice-président de la Direction générale du contrôle, en collaboration avec le vice-président de la Direction générale des ressources humaines, devrait mettre à jour le cadre de contrôle de la rémunération et établir les documents requis pour satisfaire aux exigences des articles 32 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Réponse de la direction Échéance
Le vice-président de la Direction générale du contrôle examinera le cadre de contrôle de la rémunération de l'Agence en vue de s'assurer que les documents que nécessitent les dépenses en heures supplémentaires permettent de démontrer que les articles 32 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques sont respectés. Le cadre favorisera un contexte où il y a optimisation des ressources et sensibilisation aux besoins opérationnels. Janvier 2014

8.3 Rapports et surveillance

Critères de vérification :

  • Les gestionnaires ont accès à des renseignements complets, fiables et en temps opportun sur les heures supplémentaires pour la surveillance et la gestion des heures supplémentaires travaillées.
  • Des rapports sur les heures supplémentaires et des analyses des tendances sont périodiquement préparés pour examen et suivi par la direction.
  • Des processus de surveillance sont en place pour détecter et communiquer les problèmes, l'utilisation excessive, les questions et les risques de fraude et d'erreur, pour qu'ultérieurement des rapports soient fournis à la direction en temps opportun.
  • Les exigences relatives aux congés établies dans le Plan d'action de l'été 2010 et 2011 ont été mises en œuvre.

À l'heure actuelle, l'Agence exige que tous les gestionnaires de budget utilisent le Système d'analyse et de projection mensuel consolidé (SAPMC) comme principal système pour signaler comment sont dépensés leurs fonds attribués et aussi prévoir toute situation de déficit/surplus éventuel en temps opportun. Le SAPMC intègre les renseignements provenant des SAE, du Système de gestion des salaires ainsi que des prévisions du gestionnaire de centre de coûts pour chaque période. Même si le SAPMC affiche les dépenses en heures supplémentaires payées jusqu'à la période en cours, il n'inclut pas de renseignements sur les heures supplémentaires qui ont été accumulées comme congés compensatoires, ni sur leur valeur monétaire éventuelle. Par conséquent, il se peut que le SAPMC ne fasse pas avec exactitude un compte rendu des dépenses en heures supplémentaires réelles des centres de coûts et du passif éventuel.

En 2012-2013, au niveau des directions générales de l'Administration centrale, les rapports sur les heures supplémentaires ont été préparés sur une base mensuelle. Ces rapports servent à surveiller les dépenses en heures supplémentaires et à les comparer aux prévisions. En outre, dans le résumé du rendement de l'Agence, qui est produit trimestriellement, la direction a commencé à suivre les heures supplémentaires par région pour les employés FB.

La direction a indiqué qu'elle a besoin de rapports qui fournissent des renseignements plus détaillés afin d'expliquer comment les heures supplémentaires ont été utilisées en vue d'une meilleure gestion de ses budgets opérationnels. Pour ce faire, certains gestionnaires établissent d'autres rapports sur les heures supplémentaires et en effectuent des analyses additionnelles. Toutefois, le format, la fréquence (hebdomadaire, mensuelle et ponctuelle), la communication, les renseignements de base (SAE et SAHAD) ainsi que l'unité de mesure varient d'un endroit et d'une direction à l'autre. Les pratiques dans les régions comprennent ce qui suit :

  • Le district du Nord-Ouest du Nouveau-Brunswick fait une récapitulation des rapports sur les quarts de travail quotidiennement pour chaque point d'entrée. Les rapports sont ensuite récapitulés sur une base hebdomadaire et mensuelle au niveau du district; ils fournissent la valeur monétaire approximative des heures supplémentaires effectuées pendant le mois.
  • Le district du Nord-Ouest de l'Ontario dresse un rapport sur l'utilisation des heures supplémentaires qui indique les principales raisons de l'utilisation des heures supplémentaires dans un de ses emplacements. Le rapport passe aussi en revue les niveaux de dotation et fournit une analyse comparative des salaires et des heures supplémentaires en dollars selon le volume de la circulation dans ce point d'entrée et 12 points d'entrée similaires au Québec et en Ontario.
  • Le district de Niagara Falls prépare un document exhaustif pour chaque fin de semaine prolongée importante. Ce document comprend une analyse des tendances de la circulation, des temps d'attente à la frontière, des événements dans les villes et la région qui entraînent une circulation transfrontalière, des taux de change et des fluctuations du dollar américain qui influencent les achats outre-frontière, du prix de l'essence, du nombre historique de voitures et de voies d'inspection primaire ouvertes à chaque heure, et de la dotation historique pour faire une comparaison entre ce qui est prévu et ce qui a lieu réellement.

En 2011, la Direction générale des opérations a adopté une méthode de surveillance périodique des heures supplémentaires. Elle identifie les 10employés par région qui ont les plus hauts soldes en heures supplémentaires pour une période donnée. Les soldes sont ensuite envoyés au directeur de district de l'employé qui pourra alors relever tout écart, fournir la raison des heures supplémentaires et valider et attester le nombre d'heures. La direction a indiqué qu'elle valide les soldes en heures supplémentaires en examinant les documents opérationnels utilisés pour vérifier les feuilles de temps. La direction est ainsi au courant de l'ampleur des dépenses en heures supplémentaires et elle a l'occasion de valider les hypothèses opérationnelles.

Dans le cadre de la vérification, la direction a demandé un examen de l'efficacité du contrôle de la directive des congés selon le Plan d'action de l'été de 2010 et 2011. L'Agence a mis en œuvre le Plan d'action de l'été à l'appui de sa vision du service à la clientèle axée sur l'excellence. Il a été conçu pour s'assurer qu'un nombre suffisant d'agents des services frontaliers est disponible pour traiter les volumes élevés de circulation attendus dans 22 points d'entrée terrestre et huit points d'entrée dans le mode aérien pendant la période de pointe estivale, soit de la fin de semaine de la Fête de la Reine à celle de la Fête du travail. Pour gérer l'utilisation des heures supplémentaires additionnelles, les plans imposaient des restrictions quant à la quantité de congés annuels et de congés avec étalement du revenu (CER) que les agents des services frontaliers travaillant dans les points d'entrée pouvaient prendre. C'était un bon contrôle par la haute direction dont le but était de produire des résultats positifs et d'assurer le service à la clientèle.

L'efficacité du contrôle de crédits de congés par la direction a été examinée pour 30 points d'entrée. Durant l'examen, les congés annuels et les congés avec étalement du revenu autorisés des agents des services frontaliers travaillant dans les 30 points d'entrée ont été rapprochés aux restrictions de congés dans le Plan d'action de l'été. L'examen ne comprenait pas les congés non discrétionnaires comme les congés de maladie ou les congés pour obligations familiales.

Le Plan d'action de l'été de 2010 et 2011 précisait que les congés annuels des ASF devraient être limités à 75 heures. Quant aux agents des services frontaliers qui ont pris des congés annuels, 33% ont dépassé la limite de 75 heures dans une moyenne de 32 heures en 2010 et 35% ont dépassé la limite en 2011 dans une moyenne de 31 heures.

Le Plan d'action de l'été de 2010 précisait qu'aucun congé avec étalement du revenu ne serait accordé. Le Plan d'action de l'été de 2011 indiquait que les congés avec étalement du revenu seraient restreints mais ne donnait pas de détail sur ces restrictions. L'examen a révélé que, pendant la période de pointe, 80 ASF ont été en moyenne en congé avec étalement du revenu pendant 184 heures en 2010, et 68 ASF en 2011 accusaient une moyenne d'heures de 175 à ce chapitre.

Étant donné ces résultats, il a été conclu que la mise en œuvre de restrictions concernant les congés n'a pas porté fruit. Or, la direction dans différents secteurs de l'ASFC interprétait différemment la mise en œuvre de ces restrictions. Certains gestionnaires étaient d'avis que les restrictions étaient obligatoires tandis que d'autres croyaient que la direction jouissait d'une certaine souplesse à cette fin. Bien que cette analyse postérieure puisse aider à lancer des initiatives similaires à l'avenir, une approche plus efficace consisterait à faire une surveillance courante en temps réel et à échanger les résultats avec les gestionnaires des directions générales et des centres de coûts, de sorte que des mesures correctrices puissent être prises.

En règle générale, les heures supplémentaires font l'objet d'une surveillance et de rapports à l'échelle de l'Agence. Toutefois, elles sont surtout examinées isolément; les salaires et l'utilisation des heures supplémentaires ne sont pas généralement examinés en lien avec d'autres indices comme les congés et le volume de la circulation. En outre, les résultats ne sont pas comparables d'un district et d'une direction générale à l'autre. En termes de rapports financiers, le rapport standard sur les heures supplémentaires de l'ASFC produit par le SAPMC comprend les heures supplémentaires qui ont été payées; toutefois il ne comprend pas les heures supplémentaires qui ont été accumulées comme temps compensateur payé.

Pour conclure, alors qu'il y a en place certaines méthodes d'établissement de rapports et de surveillance pour les heures supplémentaires, la direction pourrait renforcer ces rapports et cette surveillance. Les rapports quantitatifs pourraient être normalisés et récapitulés à divers niveaux de gestion dans les centres de coûts, pour fournir des renseignements complets et en temps opportun aux fins de surveillance.

Recommandation 4 :

Le vice-président des Ressources humaines et le vice-président du Contrôle, en collaboration avec les autres directions générales, devraient élaborer des rapports standards sur les heures supplémentaires pour les gestionnaires de centre de coûts afin de surveiller les heures supplémentaires, y compris le passif éventuel en congés compensatoires.

Réponse de la direction Échéance
La Direction générale des ressources humaines accepte la recommandation en ce qui a trait à l'utilisation des heures supplémentaires (heures supplémentaires travaillées). La Direction générale veillera à ce que des rapports standards sur les heures supplémentaires soient mis à la disposition de toutes les directions générales par centre de coûts sur une base trimestrielle. 31 juillet 2013

Annexe A – Au sujet de la vérification

Objectifs et délimitation de la vérification

L'objectif de la vérification de la gestion des heures supplémentaires était de déterminer si les processus, les pratiques et les contrôles de gestion en place sont suffisants pour appuyer les activités liées aux heures supplémentaires, y compris l'intégrité de l'information financière.

La vérification a porté sur l'ensemble des processus globaux en place pour la planification et la gestion des activités liées aux heures supplémentaires. La vérification comprenait toutes les transactions en heures supplémentaires pour les employés travaillant à l'Administration centrale et dans les bureaux régionaux pendant la période du 1er avril 2010 au 31 mars 2011 et la période du 1er avril au 31 août 2011.

Le Comité de la vérification de l'Agence a approuvé la vérification de la gestion des heures supplémentaires dans le cadre du Plan de vérification axé sur les risques de 2011-2012 à 2013-2014.

Évaluation des risques

L'évaluation des risques, qui a été faite pendant l'étape de la planification, a dégagé les secteurs de risque clés suivants :

Cadre de contrôle :

Les risques suivants ont été relevés :

  • Les heures supplémentaires risquent de ne pas être gérées efficacement en fonction des exigences opérationnelles;
  • Les processus, pratiques et contrôles applicables aux heures supplémentaires risquent de ne pas être clairs et suivis uniformément dans l'Agence.

Transactions en heures supplémentaires :

Les risques suivants ont été relevés :

  • Les transactions en heures supplémentaires risquent de ne pas être autorisées au préalable, de ne pas être enregistrées avec exactitude et de ne pas être approuvées;
  • Les transactions en heures supplémentaires risquent de ne pas avoir eu lieu;
  • Les délégations de pouvoirs risquent de ne pas être appropriées pour autoriser au préalable et approuver les transactions en heures supplémentaires;
  • L'ASFC risque de ne pas respecter les conventions collectives, les conditions d'emploi et les politiques et directives pertinentes du SCT qui s'appliquent.

Rapports et surveillance

Les risques suivants ont été relevés :

  • Les gestionnaires risquent de ne pas avoir accès à des renseignements complets, fiables et en temps opportun sur les heures supplémentaires pour la surveillance et la gestion des heures supplémentaires travaillées;
  • Des rapports sur les heures supplémentaires et des analyses des tendances risquent de ne pas être effectués périodiquement aux fins d'examen et de suivi par la direction;
  • Des processus de surveillance risquent de ne pas être en place pour détecter et communiquer les problèmes, l'utilisation excessive, les questions et le risque de fraude et d'erreurs, et faire rapport ultérieurement à la direction d'une manière claire et en temps opportun.

Approche et méthodologie

La vérification a utilisé l'approche suivante dans l'étape de l'examen :

  • Un échantillon aléatoire de 245 transactions a été choisi au moyen de tests de vérification pertinents portant sur l'exactitude, l'autorisation préalable et l'approbation dans la période d'avril 2010 à août 2011;
  • Un examen analytique des données a été effectué pour la période d'avril 2010 à août 2011 et il a permis de relever les tendances par région et secteur;
  • Nous avons mené des entrevues auprès des gestionnaires et nous avons obtenu et examiné les rapports analytiques disponibles à des fins de surveillance, afin de déterminer quelles mesures correctrices sont prises face aux problèmes relevés;
  • Des visites de sept régions et de neuf districts ont été effectuées.

L'échantillon aléatoire a été sélectionné d'un extrait de base de donnés en utilisant un logiciel de vérificateur pour extraire et analyser des bases de données. La méthodologie ci-dessous a été suivie :

Une base de données de 53 1329 transactions en heures supplémentaires a été obtenue pour la période de vérification, dont 47 138 (8,9%) ont eu lieu à l'Administration centrale et 484 191 (91,1%) dans les régions. Un échantillon statistique au hasard de 245 transactions a été calculé en utilisant un niveau de confiance de 95%, une marge d'erreur de 5% et un taux d'écart prévu de 20%.

Sur les 245 transactions en heures supplémentaires, 19 (7,8%) ont été réparties entre les directions générales à l'Administration centrale. Les autres 226 transactions (92,2%) ont été réparties entre les régions.

Étant donné les problèmes de conservation des documents relevés pendant les tests de vérification, des documents suffisants n'étaient pas disponibles pour vérifier les 245 transactions en heures supplémentaires. Donc, les résultats de la vérification ne peuvent être extrapolés sur la population des transactions en heures supplémentaires.

Critères de vérification

Les critères de vérification sont tirés du document du Bureau du contrôleur général intitulé Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l'intention des vérificateurs internes, les assertions provenant du Manuel de l'Institut canadien des comptables agréés (ICCA) et le modèle des critères de contrôle de l'ICCA, ainsi que les critères énumérés dans le Plan d'action de l'été de l'Agence.

Champ d'enquête Critères de vérification
Cadre de contrôle

1.1 Le processus de planification pour les heures supplémentaires est en place et géré efficacement en fonction des exigences opérationnelles;

1.2 Les activités d'autorisation préalable, d'approbation et de traitement des heures supplémentaires sont en place.

Transactions en heures supplémentaires

2.1 Les heures supplémentaires travaillées sont autorisées préalablement, enregistrées avec exactitude et approuvées;

2.2 Les délégations de pouvoirs sont appropriées pour autoriser au préalable et approuver les transactions en heures supplémentaires;

2.3 Les transactions en heures supplémentaires sont en conformités avec les conventions collectives et les conditions applicables d'emploi et autres politiques et directives pertinentes du SCT.

Rapports et surveillance

3.1 Les gestionnaires ont accès à des renseignements complets, fiables et en temps opportun sur les heures supplémentaires pour la surveillance et la gestion des heures supplémentaires travaillées;

3.2 Des rapports sur les heures supplémentaires et des analyses des tendances sont périodiquement préparés pour examen et suivi par la direction;

3.3 Des processus de surveillance sont en place pour détecter et communiquer les problèmes, l'utilisation excessive, les questions et les risques de fraude et d'erreur, pour qu'ultérieurement des rapports soient fournis à la direction en temps opportun;

3.4 Les exigences relatives aux congés établies dans le Plan d'action de l'été 2010 et 2011 ont été mises en œuvre.


Annexe B – Liste des acronymes et abréviations

AC
Administration centrale
ADRC
Agence des douanes et du revenu du Canada
APDD
Autorisation pluri-institutionnelle de disposition de documents
ASF
Agent des services frontaliers
ASFC
Agence des services frontaliers du Canada
CER
Congé avec étalement du revenu
DGRH
Direction générale des ressources humaines
LGFP
Loi sur la gestion des finances publiques
PAE
Plan d'action estival
RH
Ressources humaines
SAE
Systèmes administratifs d'entreprise
SAHAD
Système d'aménagement des horaires des agents des douanes
SAPMC
Système d'analyse et de projection mensuel consolidé
SCT
Secrétariat du Conseil du Trésor

Notes

  1. Note : Les données sur les heures supplémentaires pour 2012-2013 sont celles de la période allant au 1er avril au 31 décembre 2012[Retourne au texte]
  2. Le SAHAD est un système en temps réel qui fournit aux surintendants des renseignements sur les quarts de travail prévus, les congés enregistrés et la disponibilité et l'admissibilité pour les heures supplémentaires de chaque employé. Il est à noter que le SAHAD n'est pas utilisé dans tous les points d'entrée. [Retourne au texte]
  3. Le système d'entrée des feuilles de temps électroniques de l'Agence qui est en interface avec les SAE[Retourne au texte]