Agence des services frontaliers du Canada
Symbole du gouvernement du Canada

Liens de la barre de menu commune

ARCHIVÉ - Vérification de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile

Avertissement Cette page a été archivée.

Contenu archivé

L'information dont il est indiqué qu'elle est archivée est fournie à des fins de référence, de recherche ou de tenue de documents. Elle n'est pas assujettie aux normes Web du gouvernement du Canada et elle n'a pas été modifiée ou mise à jour depuis son archivage. Pour obtenir cette information dans un autre format, veuillez communiquer avec nous.

19 juin 2013

Ce document est disponible en format PDF (592 Ko) [aide sur les fichiers PDF]


Table des matières




1.0 Introduction

La Loi visant à protéger le système d'immigration du Canada (LPSIC) a reçu la sanction royale le 28 juin 2012. La LPSIC s'appuie sur les réformes adoptées en juin 2010 dans le cadre de la Loi sur des mesures de réforme équitables concernant les réfugiés (LMRER). Les changements apportés au système d'immigration et de protection des réfugiés en vertu de ces deux lois sont entrés en vigueur le 15 décembre 2012.

Ces deux lois entraînent des réformes importantes qui ont pour objectif de rendre des décisions rapidement, de prévenir les abus et de renvoyer le plus tôt possible les demandeurs de statut de réfugié déboutés. Ces réformes comportent également des mesures qui accéléreront le traitement des demandes d'asile de ressortissants provenant de pays d'origine désignés, et des individus dont les demandes sont jugées sans fondement. De plus, la loi réduit le nombre d'options disponibles pour les demandeurs déboutés qui souhaitent retarder leur renvoi du Canada. Ces mesures rationaliseront le processus afin d'accélérer la prise de décisions, de rehausser l'intégrité du système et d'assurer le renvoi en temps opportun.

Un certain nombre de ministères et organismes sont responsables des diverses composantes de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile. Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) est responsable de la coordination globale de la réforme du système d'octroi de l'asile entre les divers ministères et organismes.

L'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) est responsable de la composante exécution de la loi de la réforme du système d'octroi de l'asile – c'est-à-dire principalement les contrôles de sécurité, les audiences et le programme de renvoi. Les principales activités de l'ASFC appuieront les renvois en temps opportun des demandeurs d'asile déboutés, ce qui réduira l'arriéré de travail pour les cas de renvois et mettra de l'avant le projet pilote d'Aide au retour volontaire et à la réintégration (ARVR) afin de faciliter le retour des demandeurs d'asile déboutés présentant des risques faibles. L'ASFC est également chargée de renvoyer les demandeurs déboutés au cours de l'année suivant le refus de la demande d'asile de la Commission de l'immigration et du statut de réfugié (CISR). Cet objectif est soutenu par l'interdiction d'exercer, pendant un an, des recours pour la révision des revendications refusées, y compris l'évaluation des risques avant renvoi, les demandes d'asile fondées sur des motifs d'ordre humanitaire et les permis de résidents temporaires.

À l'ASFC, la vice-présidente de la Direction générale des programmes parraine l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile. La Direction des programmes d'exécution de la loi et de renseignement, qui était auparavant la Direction des programmes après le passage de la frontière, est responsable de l'élaboration et de la prestation du projet. Au sein de cette direction, le Bureau de gestion de la réforme du système d'octroi de l'asile (BGPRSOA) de la Division de la réforme du système d'octroi de l'asile, élabore et met en œuvre des programmes, des politiques et des procédures et offre une orientation fonctionnelle aux régions pour la mise en œuvre de la réforme du système d'octroi de l'asile. La Division du filtrage pour la sécurité nationale (DFSN), de la Direction générale des opérations, est responsable du contrôle de tous les demandeurs d'asile adultes en vertu de la réforme du système d'octroi de l'asile. La Division du soutien opérationnel des systèmes – exécution de la loi (SSEL), de la Direction générale des programmes, est responsable des améliorations apportées au système en raison de la réforme du système d'octroi de l'asile.

Les directions générales des Opérations et des Programmes ont récemment harmonisé le Renseignement, l'Exécution de la loi dans les bureaux intérieurs et les Enquêtes criminelles à l'Administration centrale (AC) et dans les régions. La nouvelle structure vise à faciliter l'amélioration de l'échange de l'information et à renforcer les relations de travail entre l'AC et les régions. Les bureaux intérieurs régionaux et les points d'entrée de l'ASFC dans les régions renvoient les demandeurs d'asile admissibles à la CISR, représentent le ministre aux audiences de la CISR et renvoient les demandeurs d'asile déboutés.

2.0 Importance de la vérification

La vérification intéresse la direction parce que la réforme du système d'octroi de l'asile fait partie intégrante de l'engagement du gouvernement du Canada à trouver des solutions aux difficultés et aux problèmes systémiques au sein du système d'octroi de l'asile. La réforme du système d'octroi de l'asile vise à améliorer l'intégrité et l'efficacité à long terme du système d'octroi de l'asile au Canada et à concentrer les ressources sur les demandeurs qui ont vraiment besoin de protection. L'ASFC s'occupe de l'exécution des changements requis par la réforme du système d'octroi de l'asile.

L'objectif de la vérification était d'évaluer la pertinence du plan de l'Agence et le progrès de la mise en œuvre pour respecter les engagements de l'ASFC en vertu de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile, avant la date d'entrée en vigueur du 15 décembre 2012.

3.0 Énoncé de conformité

La présente vérification respecte les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme le confirment les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité. Comme l'exige la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor, la stratégie et les méthodes de vérification adoptées sont conformes aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'Institut des vérificateurs internes et à la Norme relative à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

4.0 Opinion de l'équipe de vérification

La vérification a permis de constater que l'ASFC a un plan adéquat en place pour respecter ses engagements en vertu de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile, avant la date d'entrée en vigueur du 15 décembre 2012. L'ASFC a mis en œuvre les processus, les politiques, les procédures et les modifications réglementaires nécessaires pour appuyer ses réalisations en matière d'exécution de la loi. Elle a également procédé aux mises à jour importantes du système de gestion des cas; mais doit faire un effort supplémentaire pour le suivi des finances de l'Agence et combler les besoins en ressources humaines pour l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile. Il s'agit donc là d'un risque moyen-faible pour l'Agence.

5.0 Principales constatations

La direction a élaboré un plan adéquat qui présente en détail les activités de programme en appui à la réalisation des produits livrables de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile pour l'Agence, qui comprennent une évaluation du risque et un processus d'atténuation. La charte du projet de réforme du système d'octroi de l'asile de l'ASFC (la charte) définit l'étendue, les objectifs et les attentes de tous les intervenants de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile au niveau de la division. La charte indique que la vice-présidente de la Direction générale des programmes est le parrain du projet et assigne la responsabilité de l'élaboration et de la prestation du projet au directeur général de la Direction des programmes d'exécution de la loi et de renseignement. Le plan de gestion de projet (PGP) a été élaboré par le BGPRSOA et approuvé par le directeur de la Division de la réforme du système d'octroi de l'asile.

Les mesures de rendement étaient suffisantes pour permettre à la direction d'offrir de l'encadrement, de l'orientation et des conseils opérationnels et de prendre des décisions éclairées et d'appliquer des mesures de correction, le cas échéant. Le BGPRSOA a réussi à tenir la haute direction au courant du progrès de la mise en œuvre du projet, y compris des principaux risques. Cependant, la direction du programme n'était pas entièrement au courant des montants dont le report a été approuvé pour 2011-2012 et s'inquiète du manque de contrôle sur le traitement des surplus prévus pour 2012-2013. D'autres efforts sont également requis pour la pertinence des niveaux de dotation des agents d'exécution de la loi dans les bureaux intérieurs et des agents des audiences dans les régions.

6.0 Sommaire des recommandations

Les deux recommandations suivantes sont formulées à la suite de la vérification :

  • S'assurer que tous les secteurs de programmes sont responsables de la transmission de rapports au parrain du projet sur l'état du financement et le traitement des surplus pour l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile;
  • Examiner les besoins en dotation pour les agents d'exécution de la loi dans les bureaux intérieurs et les agents des audiences et mettre en œuvre un plan pour combler les lacunes.

7.0 Réponse de la direction

L'Agence est d'accord avec les recommandations de cette vérification. La Direction générale des programmes, avec le concours des directions générales des Opérations et du Contrôle, dirigera tous les secteurs de programme comme il se doit à consigner et à inscrire les dépenses liées à l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile. Les outils de gestion financière existants et la Table de gestion des programmes (TGP) de l'Exécution de la loi et du Renseignement seront utilisés pour assurer une reddition des comptes régulière des dépenses et relever les surplus budgétaires potentiels plus tôt au cours de l'exercice. Des mesures supplémentaires pour améliorer la reddition des comptes et l'établissement des rapports seront mises en œuvre. Ces mesures comprennent l'affectation d'agents des finances spécialisés pour les grands projets, la mise en œuvre d'un Rapport sur la situation financière des projets de l'Agence et la transmission de toutes les demandes de réaffectation et de report durant le délai prévu pour la Mise à jour annuelle du niveau de référence.

La Direction générale des programmes, avec le concours des directions générales des Ressources humaines et du Contrôle, mettra en œuvre des mesures qui permettront d'examiner les futurs besoins en matière de dotation pour les agents d'audiences et d'exécution de la loi dans les bureaux intérieurs relativement à la Réforme du système d'octroi de l'asile. Ces mesures comportent des discussions additionnelles sur les exigences en matière de dotation et un examen des pratiques exemplaires, la mise en œuvre de plans de dotation à jour pour les initiatives liées à la Réforme du système d'octroi de l'asile et la présentation de plans de dotation et d'une stratégie de recrutement à la TGP à des fins de validation et pour s'assurer que tout ajout à l'effectif est géré dans les limites du budget de la TGP. Ces améliorations aux contrôles financiers et aux mesures de contrôle de la dotation de l'ASFC seront mises en application d'ici avril 2014.

8.0 Constatations de l'équipe de vérification

8.1 Planification et établissement des priorités

Critère de vérification :

  • La direction a élaboré un plan adéquat qui présente en détail les activités de programme à l'appui de la réalisation des livrables de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile et qui comprend une évaluation des risques et un processus d'atténuation.

L'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile relève de la vice-présidente de la Direction générale des programmes. La Direction générale des programmes, en collaboration avec la Direction générale des opérations, doit assurer une gestion de projet efficace et le respect du Cadre de gestion et de gouvernance des projets de l'ASFC. Ce cadre est conforme à la Politique sur la gestion des projets du Conseil du Trésor et les deux normes qui l'appuient : la Norme relative à la capacité organisationnelle de gestion de projet et la Norme relative à la complexité et aux risques des projets.

Le Cadre de gestion et de gouvernance des projets de l'ASFC détermine de quelle façon les projets sont régis tout au long du cycle de vie de la gestion des projets. Le cadre attribue la responsabilité au Bureau de gestion de projet de l'organisation (BGPO) pour la prestation d'une expertise en gestion de projets à l'Agence et le respect des outils, des processus et des procédures de gestion de projets normalisés pour la gestion des projets. Le BGPO gère les tableaux de bord du BGPO pour produire des rapports sur les mesures clés des projets, comme la portée, le calendrier et les coûts, et procède à un examen et à une analyse critique.

La Division de la réforme du système d'octroi de l'asile est chargée de la surveillance des progrès de la mise en œuvre de tous les produits livrables de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile, du suivi des risques du projet, de la gestion de l'affectation des fonds et de la prestation de ces données à CIC. Le BGPRSOA a respecté le Cadre de gestion et de gouvernance des projets de l'ASFC pour l'élaboration de la charte et le PGP pour l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile. La charte donne un aperçu de haut niveau de l'approche globale pour l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile et constitue une entente officielle entre la Direction générale des programmes et la Direction générale des opérations pour la mise en œuvre des produits livrables de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile. Le PGP fournit des renseignements supplémentaires sur la gouvernance, les rôles et les responsabilités, la gestion de la portée et la procédure de gestion du projet. La charte et le PGP ont été examinés par rapport aux directives transmises par le BGPO, ce qui a permis de déterminer que les deux documents respectent les exigences énoncées dans le Cadre de gestion et de gouvernance des projets de l'ASFC.[ 1 ]

La structure de gouvernance de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile énonce clairement les rôles, les responsabilités et la reddition des comptes pour la prestation de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile et donne un aperçu du comité qui surveille le projet. La structure de gouvernance de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile est également soutenue par des groupes de travail pour les principaux domaines du projet. Enfin, elle présente un processus de transmission des problèmes, comme les risques, les demandes de changement ou les changements apportés aux délais, au comité approprié pour qu'ils soient réglés en temps opportun. Les principaux comités responsables de la supervision de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile sont le Comité directeur des vice-présidents sur les grands projets, le Comité de gestion de l'Agence et le Comité exécutif.

La Direction des communications a élaboré un plan de communications afin de fournir une approche de communication exhaustive et coordonnée pour assurer des communications précises et uniformes en temps opportun avec les publics clés. Divers outils de communication, par exemple la page Web intranet de l'Agence sur l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile et des bulletins opérationnels, ont été utilisés pour fournir de l'information et des mises à jour.

Le PGP comportait également un processus de gestion des risques et des enjeux pour la réforme du système d'octroi de l'asile pour énoncer une façon uniforme et logique de déceler proactivement et de gérer efficacement les risques et les problèmes, conformément à l'orientation du BGPO sur la gestion des risques du projet. Les risques ont été surveillés et signalés au moyen du Tableau de bord du BGPO, du Rapport d'étape bimensuel du vice‑président et le Rapport d'étape du programme de réforme du système d'octroi de l'asile de CIC.

Dans l'ensemble, la direction a élaboré des stratégies et des plans adéquats qui présentent en détail des activités de programme en appui à la réalisation des produits livrables de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile. Une approche de gestion du risque documentée a été mise en place et est utilisée pour gérer l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile.

8.2 Mesure du rendement, supervision et établissement de rapports

Critère de vérification :

  • Il existe un cadre de mesure du rendement (CMR) qui supervise la réalisation des objectifs de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile de l'ASFC pour faire en sorte que des pratiques d'établissement de rapports soient présentes dans toutes les étapes menant à la mise en œuvre. Les mesures sont suffisamment robustes pour permettre à la direction d'offrir de l'encadrement, de l'orientation et des conseils opérationnels.

Un CMR est un outil important pour le cycle de vie de la gestion d'un projet, car il fournit des données continues sur le rendement à la direction avec l'information requise pour s'assurer que le projet demeure sur la bonne voie. L'Agence utilise le Cadre de mesure du rendement de la Réforme du système d'octroi de l'asile pangouvernemental que CIC a élaboré pour définir les indicateurs de rendement et les résultats attendus pour l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile.

Le CMR comporte des indicateurs de rendement liés aux produits livrables de l'ASFC tels que le nombre et le pourcentage de demandeurs déboutés qui ont été renvoyés au cours de l'année suivant la décision défavorable de la CISR, le nombre de jours pour faire un contrôle de l'admissibilité, et l'efficacité du projet pilote de l'ARVR. L'ASFC a élaboré une appendice sur les mesures de succès à l'annexe sur le partage de l'information du protocole d'entente avec CIC à l'appui du CMR pour l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile. Grâce aux mesures de succès, CIC a accès à des renseignements supplémentaires sur l'immigration recueillis par l'ASFC, notamment les résultats des contrôles de sécurité, les indicateurs de pays d'origine désignés et les dates de renvoi.

Les produits livrables avant la mise en œuvre ont fait l'objet d'une surveillance et de rapports par le biais du tableau de bord du BGPO, du Rapport d'étape bimensuel du vice‑président, du Rapport d'étape du programme de réforme du système d'octroi de l'asile de CIC et du calendrier de projet détaillé. L'ASFC a également transmis cette information à CIC par le biais de rapports d'étape mensuels, qui indiquent les produits livrables de l'Agence et les principales réalisations pour la période de rapport courante ainsi que les jalons et les produits livrables pour la prochaine période. Le BGPRSOA produit également des rapports d'étape bimensuels sur l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile et des notes d'information à l'intention de la haute direction pour les mettre au courant des enjeux liés à l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile.

En vertu du nouveau système d'octroi de l'asile, l'ASFC est responsable de l'exécution de contrôles préliminaires de sécurité (CPS) pour tous les demandeurs d'asile adultes. Pour préparer la mise en œuvre des exigences liées aux CPS, la DFSN a procédé à un exercice de simulation, qui a permis de relever les gains d'efficacité potentiels dans le processus de contrôle, les risques à atténuer et les besoins en matière de dotation. Il a fourni de l'information sur le rendement opérationnel en ce qui a trait au processus de CPS. À la suite de l'exercice de simulation, la DFSN a élaboré des procédures normales d'exploitation (PNE) pour décrire clairement le processus de CPS, établir des normes de service et indiquer les rôles et les responsabilités des agents qui procède aux CPS des demandeurs d'asile.

Même si la DFSN n'a pas été suffisamment abordée dans la charte de projet, l'exercice de simulation a permis à la DFSN d'évaluer ses besoins opérationnels et de déterminer les étapes requises pour satisfaire aux exigences établies par l'ASFC en matière de contrôle. La DFSN a fait preuve d'une diligence raisonnable, compte tenu du délai alloué pour la mise en œuvre des processus et des procédures de CPS, et a établi des normes de service dans ses PNE.

Dans l'ensemble, la direction a élaboré un CMR adéquat avec des mesures suffisantes et des pratiques adéquates pour l'établissement de rapports pour appuyer la mise en œuvre de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile.

8.3 Gestion des ressources

Critères de vérification :

  • L'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile fait le suivi des finances, ce qui permet à la direction de prendre des décisions éclairées et d'appliquer des mesures de correction, le cas échéant.
  • La direction a déterminé et comblé les besoins en ressources humaines visant le recrutement, la formation et le financement à l'appui de la réalisation des livrables de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile.

8.3.1 Suivi financier

En vertu de la Politique sur la gestion des projets du Conseil du Trésor, les projets sont tenus d'optimiser les ressources et de faire preuve d'une saine gérance des fonds du projet. De plus, le Modèle de gestion fonctionnelle de l'Agence exige que les projets utilisent le rapport de rendement pour expliquer l'ampleur dans laquelle les buts et les objectifs visés ont été atteints et à quel coût. Cela permet à la direction de prendre des décisions éclairées sur les priorités, les activités et la répartition du budget.

Conformément aux processus de gestion de projets de l'ASFC, la gestion des coûts consiste à planifier, estimer, établir les budgets et contrôler les coûts, dans le but de veiller à la réalisation du projet en respectant le budget approuvé. Le BGPO est chargé d'examiner et de valider l'information liée à la gestion du projet transmise dans les rapports mensuels du tableau de bord, tandis que la Direction générale du contrôle est chargée d'examiner l'information financière.

La Direction générale du contrôle doit également fournir et compléter les données financières du projet et donner l'assurance de la qualité de ces données. La Direction générale du contrôle examine et surveille l'information sur les coûts et en discute avec les gestionnaires de projet pour s'assurer que les données financières sont conformes aux Systèmes administratifs d'entreprise (SAE) et au Système intégré de mesure et d'évaluation de l'observation (COMPASS).

Conformément au PGP, le BGPRSOA a élaboré la procédure d'établissement des coûts et de gestion des finances pour l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile. Ce processus officialise les relations financières entre le BGPRSOA et les entités auxquelles des fonds de projet ont été alloués et décrit la façon dont les dépenses connexes devraient être comptabilisées. L'objectif est de s'assurer que tous les fonds sont consacrés à des activités directement reliées à l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile. Cependant, une demande de changement officielle n'est requise que lorsqu'on prévoit que les coûts du projet dépasseront les montants prévus au budget.

Le budget global de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile pour l'exercice 2011‑2012 était de 42,4 M$ et chaque secteur de projet connaissait son propre budget. En 2011‑2012, un montant inutilisé de 12,8 M$ a été reporté à l'exercice 2012-2013 par le biais du compte de réserve de l'organisation pour l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile. Des fonds inutilisés sont également prévus pour 2012-2013, en raison du report de l'entrée en vigueur de la loi, ainsi que d'une réduction budgétaire et des mesures de dotation. La direction du programme ne connaissait pas bien tous les montants dont le report a été approuvé pour 2011‑2012 et s'inquiète du manque de contrôle sur le traitement des montants excédentaires prévus pour 2012‑2013. Alors que le report de fonds n'a pas eu d'effet néfaste sur la mise en œuvre de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile, le BGPRSOA n'en était pas bien informé.

Recommandation 1 : La vice-présidente de la Direction générale des programmes, en collaboration avec les directions générales des Opérations et du Contrôle, devrait s'assurer que tous les renseignements financiers liés à l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile soient bien communiqués à la direction de programme, y compris le traitement des surplus.

Réponse de la direction

La direction est d'accord avec cette recommandation. La Direction générale des programmes, en collaboration avec les directions générales des Opérations et du Contrôle, s'engage à s'assurer que tous les secteurs de programme soient responsables de se prononcer au parrain de projet relativement à l'état de financement lié à l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile et que les surplus budgétaires éventuels soient relevés le plus tôt possible dans le cycle de gestion financière. À cet égard, la direction se charge de diriger tous les secteurs de programme afin que ceux-ci consignent et surveillent correctement les dépenses liées à l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile. La Table de gestion des programmes de l'Exécution de la loi et du Renseignement sera utilisée pour assurer une reddition des comptes régulière des dépenses liées à l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile et permettra de relever les surplus budgétaires potentiels plus tôt au cours de l'exercice.

En outre, la Direction générale du contrôle travaillera avec tous les partenaires pertinents pour s'assurer que des améliorations sont apportées concernant les processus de planification, de budgétisation et des prévisions. La Direction générale mettra en œuvre un Rapport sur la situation financière des projets de l'Agence, lequel sera approuvé par les vice-présidents et présenté à la réunion du Comité exécutif. Ce rapport comprendra les réaffectations et les reports demandés et approuvés pour s'assurer que la haute direction est au courant des surplus liés aux projets. De plus, la Direction générale procédera à un examen approfondi de la planification, de la budgétisation et des prévisions et les modifications connexes seront apportées aux systèmes financiers de l'ASFC. Ces mesures seront mises en œuvre d'ici avril 2014.

8.3.2 Ressources humaines

La charte harmonise la planification des ressources humaines avec les exigences de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile pour respecter les engagements de l'Agence relativement à la gestion des ressources. Elle identifie l'élaboration de nouveaux manuels opérationnels ou la mise à jour des manuels existants et du matériel de formation en fonction du nouveau processus opérationnel découlant de la réforme du système d'octroi de l'asile, ainsi que le recrutement et la formation de personnel dans les secteurs opérationnels concernés.

La Stratégie de dotation de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile, que le BGPRSOA a élaboré en collaboration avec la Direction générale des ressources humaines, a abordé les exigences en matière de dotation et de maintien en poste. Cette stratégie indique les besoins immédiats en matière de dotation pour satisfaire aux exigences de la composante de Réduction de l'arriéré de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile, grâce à la création de postes temporaires d'agent d'exécution de la loi dans les bureaux intérieurs, qui a pris fin le 31 mars 2013. La production de rapports s'est faite par l'entremise du Rapport d'étape sur la dotation des Ressources humaines et des Mises à jour sur l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile sur la dotation et la formation.

La Stratégie d'apprentissage liée à l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile, élaborée par la Direction générale des ressources humaines en collaboration avec le BGPRSOA, a abordé la formation, les outils et les ressources. Cette stratégie fournit une description des besoins pour un nouveau produit de formation, les délais proposés, une proposition de calendrier des cours pour 2011-2012 ainsi que le coût et les ressources pour 2011-2012. Deux nouveaux produits de formation en ligne ont été élaborés, soit les cours de sensibilisation sur l'ARVR et sur l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile, et ont été lancés en juin et en novembre 2012 respectivement. De plus, plusieurs cours en salle de classe pour différents groupes d'employés, notamment pour les agents d'audience et les agents des services frontaliers, ont été mis à jour afin de refléter des changements nécessaires en raison de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile.

Le BGPRSOA a élaboré et tenu à jour une page intranet comportant des liens actifs avec de la formation, des manuels opérationnels et des bulletins, des coordonnées pour obtenir de l'aide et de la documentation sur l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile. Le BGPRSOA a également organisé une séance de formation nationale à l'intention des agents d'audience en septembre 2012. La rétroaction des régions sur cette séance a conduit à l'élaboration d'une page wiki pour les agents d'audience afin d'améliorer la communication parmi les agents d'audience.

Le maintien en poste des agents d'exécution de la loi dans les bureaux intérieurs et les agents d'audience suscite une préoccupation constante. Les départs d'agents d'audience régionaux peuvent réduire le nombre d'interventions réussites devant la Commission de l'immigration et du statut de réfugié. Le départ d'agents d'exécution de la loi dans les bureaux intérieurs embauchés dans le cadre de la Stratégie de réduction de l'arriéré peut aussi avoir une incidence sur la capacité de l'Agence de maintenir les volumes de renvois actuels.

Recommandation 2 : La vice-présidente de la Direction générale des programmes, en collaboration avec les directions générales des Ressources humaines et des Opérations, devrait examiner les futurs besoins en dotation pour les agents d'exécution de la loi dans les bureaux intérieurs et les agents d'audience pour l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile et mettre un plan en place pour remédier aux lacunes.

Réponse de la direction

La direction est d'accord avec cette recommandation. La Direction générale des programmes, en collaboration avec les directions générales des Ressources humaines et des Opérations, poursuivra les efforts pour examiner les besoins en matière de dotation pour les agents d'exécution de la loi dans les bureaux intérieurs et les agents d'audience et mettra un plan en place pour remédier aux lacunes touchant l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile.

La Direction générale des programmes, avec l'accord du Comité national d'exécution de la loi dans les bureaux intérieurs, examinera les processus actuels et les pratiques exemplaires afin de déterminer les besoins en matière de dotation et d'identifier les lacunes à l'avenir. La Direction générale élaborera ensuite un plan de dotation et une stratégie de recrutement pour l'approbation de la Table de gestion des programmes de l'Exécution de la loi et du Renseignement. Le plan de dotation et la stratégie de recrutement révisés seront mis en œuvre d'ici octobre 2013.

Dans l'ensemble, la direction a mis en œuvre un suivi financier adéquat; mais d'autres travaux sont requis pour s'assurer que les secteurs de projet présentent un rapport au parrain du projet sur le traitement des surplus. La direction du projet a également cerné les besoins en matière de recrutement et de formation; mais cela doit demeurer une priorité pour la mise en œuvre afin d'assurer la réalisation des produits livrables de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile.


Annexe A – Au sujet de la vérification

Objectif de la vérification

L'objectif de la vérification consiste à évaluer la pertinence du plan de l'Agence et les progrès de sa mise en œuvre afin de respecter les engagements de l'ASFC dans le cadre de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile, avant la date d'entrée en vigueur du 15 décembre 2012.

Étendue de la vérification

Dans le cadre de la vérification, on a examiné les outils, les politiques, les règlements et les procédures en place pour respecter les engagements de l'Agence en vertu de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile et les progrès réalisés selon le plan. La phase d'examen de la vérification a couvert la période d'octobre à décembre 2012.

Les activités dans le cadre de cette vérification sont les suivantes :

  • La détermination des modifications réglementaires et l'élaboration d'un plan pour qu'elles soient instaurées avant la date d'entrée en vigueur;
  • L'élaboration de nouveaux processus opérationnels en appui aux réalisations des livrables de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile conformément au plan;
  • L'élaboration de Procédures normales d'exploitation et/ou de manuels en appui aux nouveaux processus opérationnels;
  • Des communications et des services de sensibilisation coordonnés avec les intervenants internes et les autres ministères;
  • La mise en œuvre d'un processus efficace pour le recrutement de plus d'employés;
  • L'élaboration d'un cadre d'évaluation et de supervision du rendement pouvant rendre compte des progrès de la mise en œuvre ainsi que des répercussions de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile.

Les activités qui ne font pas partie de l'étendue de la présente vérification sont la Stratégie relative à la réduction de l'arriéré des renvois et le projet pilote de l'aide au retour volontaire et à la réintégration (ARVR). Le projet pilote de l'ARVR est en vigueur depuis le 29 juin 2012 et sera évalué par la Direction de la vérification interne et de l'évaluation des programmes en 2014‑2015.

Évaluation des risques

L'évaluation préliminaire du risque (EPR) a été élaborée en fonction d'une suite d'entrevues avec les gestionnaires des programmes de l'ASFC participant à l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile et d'un examen des documents. L'élaboration de l'EPR comprend un examen du Profil de risque de l'entreprise qui a déterminé que l'Exécution de la loi en matière d'immigration et la Migration irrégulière présentent des risques élevés.

L'EPR a déterminé les risques élevés suivants pour l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile :

  • Il y a un risque que les programmes de renvois et de contrôle préalable ne soient pas en mesure de traiter le volume accru de demandeurs à l'intérieur du délai réglementé d'un an pour effectuer le renvoi.
  • Il y a un risque que la direction ne puisse pas bien mesurer, surveiller et rendre compte des finances et des critères de rendement de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile pour la prise de décision en temps opportun et pour l'apport de mesures de correction.

Stratégie et méthodes

La vérification a été planifiée et menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada du Secrétariat du Conseil du Trésor. La vérification a recueilli des preuves au moyen d'entrevues et d'examens de documents, analysé et évalué la gouvernance ainsi que les cadres de rendement du projet en fonction des critères choisis.

La vérification a utilisé l'approche suivante dans la phase d'examen :

  • Analyser et évaluer la pertinence des contrôles de gestion en place dans les programmes de renvoi et de contrôle préalable afin de préparer la mise en œuvre des réalisations de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile.
  • Examiner et évaluer les évaluations des risques, les procédures d'atténuation du risque et l'établissement de rapports.
  • Examiner les besoins en matière de dotation et de formation en fonction des volumes de travail prévus.
  • Rencontrer en entrevue divers intervenants au sein des directions générales des Programmes et des Opérations à propos de leurs rôles et leurs responsabilités en relation avec les produits livrables de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile.
  • Recueillir, examiner et analyser des documents portant sur la mesure de rendement et le suivi financier pour évaluer les progrès en ce qui concerne les attentes en matière de rendement établies.

Critères de vérification

Les secteurs d'intérêt et les critères choisis figurent dans le tableau suivant. Les critères de vérification proviennent des Critères de vérification reliés au cadre de responsabilisation de gestion : Guide à l'intention des vérificateurs internes du Bureau du contrôleur général, de même que de la trousse du Modèle de gestion fonctionnel – Excellence en matière de gestion de l'ASFC.

Secteurs d'intérêt Critères de vérification
Planification et établissement de priorités
  • 1.1 La direction a élaboré un plan adéquat qui présente en détail les activités de programme à l'appui de la réalisation des livrables de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile, qui comprennent une évaluation des risques et un processus d'atténuation.
Mesures de rendement, supervision et établissement de rapports
  • 2.1 Il existe un cadre de mesure du rendement qui supervise la réalisation des objectifs de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile de l'ASFC pour faire en sorte que des pratiques d'établissement de rapports soient présentes dans toutes les étapes menant à la mise en œuvre. Les mesures sont suffisamment robustes pour permettre à la direction d'offrir de l'encadrement, de l'orientation et des conseils opérationnels.
Gestion des ressources
  • 3.1 L'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile fait le suivi des finances, ce qui permet à la direction de prendre des décisions éclairées et d'appliquer des mesures de correction, le cas échéant.
  • 3.2 La direction a déterminé et comblé les besoins en ressources humaines visant le recrutement, la formation et le financement à l'appui de la réalisation des livrables de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile.


Annexe B – Liste de sigles et d'abréviations

AC
Administration centrale de l'ASFC
ARVR
Aide au retour volontaire et à la réintégration
ASFC ou l'Agence
Agence des services frontaliers du Canada
BGPO
Bureau de gestion de projet de l'organisation
BGPRSOA
Bureau de gestion du projet de la réforme du système d'octroi de l'asile
Charte
Charte de projet de l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile de l'ASFC
CIC
Citoyenneté et Immigration Canada
CISR
Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada
CMR
Cadre de mesure du rendement
COMPASS
Système intégré de mesure et d'évaluation de l'observation
CPS
Contrôles préliminaires de sécurité
DFSN
Division du filtrage pour la sécurité nationale
EPR
Évaluation préliminaire du risque
GI
Gestion de l'information
LMRER
Loi sur des mesures de réforme équitables concernant les réfugiés
LPSIC
Loi visant à protéger le système d'immigration du Canada
PGP
Plan de gestion de projet
PNE
Procédures normales d'exploitation
Régions
Les régions de la Direction générale des opérations de l'Agence des services frontaliers du Canada
SAE
Systèmes administratifs d'entreprise
SSEL
Division du soutien opérationnel des systèmes – exécution de la loi
TGP
Table de gestion des programmes
TI
Technologie de l'information

Notes

  1. Conformément à l'obligation de rendre des comptes au Conseil du Trésor en ce qui a trait à la gestion de l'information (GI)/technologie de l'information (TI), la Division du SSEL, Direction générale des programmes, a élaboré une charte de projet distincte pour les améliorations apportées au système de TI pour l'Initiative de réforme du système d'octroi de l'asile. La charte a été élaborée en 2010-2011 pour les modifications découlant de la LMRER et n'a pas été mise à jour pour les modifications introduites par la LPSIC; mais toutes autres révisions des systèmes ont été traitées dans le cadre d'un processus de demande de changement interne mis en place par la Division du SSEL. [Retourne au texte]