Agence des services frontaliers du Canada
Symbole du gouvernement du Canada

Liens de la barre de menu commune

ARCHIVÉ - Loi sur l'accès à l'information

Rapport annuel de l'ASFC
2009-2010

Avertissement Cette page a été archivée.

Contenu archivé

L'information dont il est indiqué qu'elle est archivée est fournie à des fins de référence, de recherche ou de tenue de documents. Elle n'est pas assujettie aux normes Web du gouvernement du Canada et elle n'a pas été modifiée ou mise à jour depuis son archivage. Pour obtenir cette information dans un autre format, veuillez communiquer avec nous.

Table des matières


Haut de la page

Rapport sur la Loi sur l'accès à l'information

Introduction

Le présent rapport donne un aperçu des activités menées par l'Agence des services frontaliers du Canada relativement à la gestion de la Loi sur l'accès à l'information entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010.

Pendant cette période, l'ASFC a continué d'observer les pratiques donnant de bons résultats qui avaient été mises en œuvre en 2008-2009, et dont le Commissariat à l'information du Canada a parlé en termes élogieux dans son rapport annuel présenté au Parlement. L'ASFC s'est vu accorder 4,5 étoiles des 5étoiles possibles et s'est classée dans le tiers supérieur des établissements évalués pour cette période de référence.

En 2009-2010, l'ASFC a adopté des procédures et des pratiques qui lui permettront de continuer à dispenser promptement des services aux Canadiens qui cherchent à exercer leur droit d'accéder à des renseignements aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et qui témoigneront du leadership dont elle a fait preuve dans la gestion d'un nombre de plus en plus grand et complexe de demandes de communication de renseignements personnels.

Haut de la page

Agence des services frontaliers du Canada

Relevant du portefeuille de Sécurité publique Canada, l'Agence des services frontaliers est chargée de dispenser des services frontaliers intégrés à l'appui des priorités liées à la sécurité nationale et de faciliter la libre circulation des personnes et des marchandises, y compris les aliments, les animaux et les végétaux, d'un côté à l'autre de la frontière.

Le 1er avril 2004, l'ASFC a mis sur pied la Section de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). À l'origine, cette section était dotée de six employés,la charge de travail annuelle approximative variant de 250 à 350 demandes. Pendant l'exercice 2007-2008, en raison de l'augmentation du nombre de demandes adressées à l'Agence, la Section de l'AIPRP a été agrandie puis remplacée par l'actuelle Division de l'AIPRP et de la politique sur la divulgation de l'ASFC, qui compte aujourd'hui 38 employés à temps plein. Pendant la dernière période de référence soit 2009-2010, l'ASFC a reçu 1 292 demandes aux termes de la Loi sur l'accès à l'information. Ces demandes ont été plus nombreuses qu'au cours des exercices précédents, mais l'Agence a néanmoins été en mesure - dans 95% des cas - de respecter les délais prescrits par la loi tout en assumant cette lourde et délicatecharge de travail.

Haut de la page

Loi sur l'accès à l'information

La Loi sur l'accès à l'information est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle confère aux citoyens canadiens, aux résidents permanents ou à toute personne ou société présente au Canada le droit d'accéder à l'information détenue par une institution gouvernementale. Cette institution doit assurer un équilibre afin de permettre la protection d'informations de nature délicate et de favoriser le fonctionnement efficace d'une organisation gouvernementale tout en assurant la transparence et la responsabilisation au sein du cadre gouvernemental.

Comme il est indiqué à l'article 72(1) de la Loi: «À la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale établit pour présentation au Parlement le rapport d'application de la présente Loi en ce qui concerne son institution».

Haut de la page

Commissaire à l'information du Canada

En avril 2010, le Commissariat à l'information du Canada a publié son bulletin de rendement pour la période 2008-2009. Dans ce bulletin, le Commissariat à l'information du Canada a fait observer que l'ASFC avait à de nombreux égards amélioré considérablement sa gestion des dossiers d'accès à l'information.

Dans le Bulletin de rendement 2007-2008, l'ASFC avait obtenu 2,5étoiles sur 5 (note« F»).Dans le bulletin de rendement 2008-2009, l'ASFC s'est méritée 4,5étoiles (note « B») se classant ainsi au troisième rang de l'ensemble des institutions évaluées. Le Commissaire à l'information du Canada a en outre recommandé que certaines pratiques de l'ASFC soient reprises par d'autres institutions fédérales.

Haut de la page

Structure de l'ASFC

Le coordonnateur de l'AIPRP pour l'ASFC est le directeur de la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels. La Division de l'AIPRP fait partie du Secrétariat de l'Agence, qui rend compte directement au président de l'ASFC. Conformément aux pratiques exemplaires mises en lumière par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, le coordonnateur de l'AIPRP de l'ASFC se situe dans la hiérarchie à deux échelons sous le président. Des pouvoirs lui ayant été entièrement délégués, il rend compte directement au Secrétariat de l'Agence, qui à son tour rend compte au président.

La Division de l'AIPRP comprend trois unités: deux Unités de gestion des cas et une Unité de la politique et de la formation. Les Unités de gestion des cas transmettent à toutes les directions générales et régions les demandes d'extraction de renseignements; de façon quotidienne, ellesdonnent des orientations opérationnelles et prêtent leur soutien aux employés de l'Agence. L'Unité de la politique et de la formation élabore quant à elle les politiques, outils et procédures visant à faciliter l'extraction de renseignements; elle dispense une formation en matière d'AIPRP à tous les employés de l'ASFC; saisit les fichiers de renseignements personnels dans Info Source et met à jour le Cadre de gestion de la protection de la vie privée de l'ASFC. Elle analyse et suit en outre l'évolution des besoins en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels au sein de l'ASFC. À la fin de la période de référence 2009-2010, 38équivalents temps plein étaient à l'emploi de la Division de l'AIPRP:

Les ETP au sein de la Division de l'AIPRP de l'ASFC
Bureau du directeur 2
Politique et formation (y compris administration) 11
Gestion des cas A 12
Gestion des cas B 13
TOTAL: 38

La Division de l'AIPRP de l'ASFC travaille en étroite collaboration avec les autres instances relevant du portefeuille de Sécurité publique, tels que la Gendarmerie royale du Canada et Service correctionnel afin de mettre en commun les pratiques exemplaires et d'élaborer des processus simplifiés pour l'extraction de renseignements détenus conjointement afin de respecter le délai de 30 jours prescrit par la loi.

Haut de la page

Études et formation

En 2009-2010, les ressources disponibles ont travaillé essentiellement à des initiatives éducatives qui favorisaient la mise en œuvre de modalités de traitement simplifiées à l'échelle de l'Agence. À cette fin, 572 employés provenant de secteurs où la demande était élevée ont participé à des séances de sensibilisation à l'AIPRP afin de comprendre parfaitement les procédures de l'ASFC et leurs responsabilités aux termes de la Loi. Comme ce programme a connu beaucoup de succès, la Division entend offrir un plus grand nombre de séances de sensibilisation en 2010-2011.

Au sein de la Division de l'AIPRP, les employés ont reçu une formation sur place sur la gestion des cas et le logiciel de rédaction et ils ont été encouragés à suivre des cours dispensés par le SCT et l'École de la fonction publique du Canada (ECFP) relativement à l'interprétation de la Loi. Les analystes principaux, les chefs d'équipe et les gestionnaires ont également assuré un mentorat permanent auprès des employés.

Haut de la page

Changements apportés à l'organisation, aux programmes et aux opérations de l'ASFC

Le 1er avril 2010, dans le cadre de son Programme de changement, l'ASFC a mis en œuvre une nouvelle structure organisationnelle dont l'objet est de prévoir une hiérarchie plus claire des responsabilités au sein de l'Agence. Ce nouveau modèle établit une distinction plus claire entre la gestion des programmes assumée par l'Administration centrale et la mise en œuvre des programmes assumée par les régions.

Dans la foulée du Programme de changement, une nouvelle Unité d'échange d'informations a été établie au sein de la Direction générale des programmes; elle est chargée d'élaborer des cadres, des politiques, des stratégies et des plans liés à l'échange d'informations alors que la Division de l'AIPRP se concentre sur l'application et l'interprétation de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Cette nouvelle structure organisationnelle établit une hiérarchie claire des responsabilités afférentes au programme, ce qui facilitera l'extraction des renseignements.

Les ETP au sein de l'Unité d'échange d'informations
Gestionnaire 1
Analystes 7
TOTAL: 8
Haut de la page

Politiques et lignes directrices nouvelles ou révisées en matière d'accès à l'information

En 2009-2010, la Division de l'AIPRP a négocié et obtenu un accès direct à certains systèmes de bases de données de l'ASFC afin d'accélérer l'extraction de renseignements fréquemment demandés. Elle peut ainsi assurer un délai d'exécution plus court dans l'extraction des renseignements et transmettre ainsi les documents demandés selon les délais prescrits par la loi.

La Division a pu également simplifier le processus de paiement relatif aux demandes d'accès à l'information. En plus des frais de cinq dollars (5 $) imposés pour les demandes traitées aux termes de la Loi, d'autres frais peuvent s'appliquer pour la recherche, la préparation et la reproduction comme il est indiqué dans le Règlement sur l'accès à l'information.

La politique de paiement a été modifiée et elle permet désormais aux demandeurs de régler la moitié du coût projeté de compilation des documents lorsqu'il a été déterminé que des frais s'appliqueront à la demande. Avant l'entrée en vigueur de cette politique, les demandeurs réglaient la totalité du coût dès le départ. Cette pratique s'est toutefois avérée inefficace puisque de nombreuses demandes faisant intervenir des frais ont vu par la suite leur ampleur réduite. La Division de l'AIPRP devait rembourser les sommes dues aux demandeurs, un processus long et compliqué. L'actuelle politique qui veut que l'on facture les demandeurs pour le solde exigible une fois que le traitement de la demande est terminé est efficient et rapide.

Haut de la page

Changements mis en œuvre par suite des préoccupations soulevées par d'autres parties

En 2009-2010, l'ASFC a soumis un chapitre révisé en profondeur sur Info Source afin de répondre aux préoccupations soulevées par le Secrétariat du Conseil du Trésor, comme il avait été mentionné dans le Cadre de responsabilisation de gestion 2008-2009. Les principales préoccupations étaient l'absence d'uniformité et le manque de clarté des catégories de renseignements ou de dossiers de l'ASFC et le caractère incomplet du répertoire de la banque de fichiers de renseignements personnels de l'Agence (dont il a été question de façon plus détaillée dans le Rapport annuel au Parlement de l'ASFC2009-2010 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels).

Afin de remédier à ces problèmes, l'ASFC a fait une révision pluriannuelle du chapitre sur Info Source. En 2009, la Division de l'AIPRP a supprimé toutes les catégories de dossiers de 2008 et, de concert avec les Directions générales de l'ASFC, a déterminé les programmes et activités qu'elles mènent actuellement et a travaillé avec les gestionnaires de l'ASFC afin de définir des catégories de dossiers uniformes et exacts. En 2009, on a déterminé que l'ASFC menait quatre-vingt-treize (93) programmes et activités. En 2010, on prévoit que le SCT définira des normes touchant les catégories de dossiers, lesquelles comporteront les services internes de l'ASFC. L'ASFC s'est en outre engagée à créer une salle de lecture en ligne qui facilitera l'accès du public aux manuels de l'ASFC et à d'autres documents souvent demandés.

Haut de la page

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Pour un exemplaire signé de l'Ordonnance de délégation de pouvoirs, voir l'Annexe A (PDF, 209 Ko).

Haut de la page

Rapport statistique

Pour le rapport statistique de l'ASFC sur la Loi sur l'accès à l'information, voir l'Annexe B (PDF, 68 Ko).

Haut de la page

Interprétation du rapport statistique

Haut de la page

Aperçu

En 2009-2010, l'ASFC a mis à jour ses procédures afin de continuer d'assurer un niveau de service élevé aux demandeurs tout en surmontant les problèmes liés à l'augmentation de la charge de travail. Ces pratiques ont connu du succès comme l'indique le tableau suivant:

Exercice Demandes reçues Demandes entièrement traitées % des demandes traitées à temps
2007-2008 1 030 1 197 66%
2008-2009 1 155 1 148 95%
2009-2010 1 292 1 256 95%

Dans l'ensemble, l'ASFC a reçu 1 292 demandes d'accès à l'information en 2009-2010, soit une augmentation de 12% par rapport à l'exercice précédent.

De plus, 163 demandes ont été reportées à l'exercice 2008-2009. Cent quatre-vingt-dix-huit demandes ont été reportées à la période actuelle 2010-2011.

L'ASFC a traité 1 256 demandes d'accès à l'information en 2009-2010, soit un peu moins que 97% du nombre total de demandes reçues. Parmi celles-ci, 95% ont été traitées selon les délais prescrits par la Loi.

Demandes entièrement traitées 2009-2010
30 jours ou moins 794
31 jours à 60 jours 233
61 jours à 120 jours 150
121 jours ou plus 80

Enfin, en raison de la nature des renseignements traités par la Division de l'AIPRP, quelque 25% des demandes d'accès à l'information reçues par l'ASFC en 2009-2010 ont nécessité des consultations avec d'autres ministères.

Haut de la page

Prorogations de délai

La Loi sur l'accès à l'information permet aux ministères de reporter le délai prescrit par la loi pour le traitement d'une demande si celle-ci ne peut être entièrement traitée selon le délai prévu de 30 jours. L'article 9 de la Loi autorise des prorogations si cela est nécessaire pour mener des consultations avec d'autres ministères, auprès de tierces parties ou si la recherche des renseignements demandés entraverait gravement le fonctionnement de l'institution. Au total, 442 prorogations ont été accordées à des demandes en 2009-2010, comme il est indiqué dans le tableau ci-dessous. Parmi celles-ci, 241 demandes ont nécessité une prorogation du délai de 30 jours qui, lorsqu'on l'ajoute au délai initial de 30 jours prescrit par la loi, donne un délai de 60 jours civils pour le traitement de la demande. De plus, 201 prorogations ont dépassé 30 jours. Lorsque l'ASFC accepte des prorogations au-delà de 30 jours, elle doit en aviser tant le Commissaire à l'information du Canada que le demandeur.

Motifs de prorogation du délai Prorogation de 30 jours ou moins Prorogation de 31 jours ou plus
Recherche 53 55
Consultation 184 130
Tierce partie 4 16
Total 241 201
Haut de la page

Sources des demandes

La majorité des demandes reçues en 2009-2010 provenait du grand public (998), d'entreprises (138), de médias (116), d'organisations (26) et d'établissements d'enseignement (14).

Source Nombre de demandes Pourcentage
Grand public 998 77%
Entreprises 138 11%
Médias 116 9%
Organisations 26 2%
Établissements d'enseignement 14 1%
Haut de la page

Plaintes et enquêtes

En 2009-2010, 49 plaintes liées à l'accès à l'information ont été déposées contre l'ASFC. Ce chiffre représente une légère diminution par rapport au nombre de plaintes reçues en 2008-2009.

Les plaintes reçues pendant l'exercice portaient sur des retards(1), sur des refus de communiquer les renseignements (11), sur le recours aux exemptions (6), sur des motifs divers (8) et des prorogations (23).

L'inventaire du Commissariat à l'information renfermait 54 dossiers de plainte actifs reportés depuis les exercices précédents.

En 2009-2010, le Commissariat à l'information a réglé 73 plaintes liées à l'accès à l'information qui avaient été déposées contre l'ASFC. Parmi les plaintes réglées, 24 se sont avérées justifiées, 31 ont été abandonnées ou retirées et 18 se sont avérées injustifiées. Au total 30 plaintes ont été reportées à l'exercice 2010-2011. Lorsque les plaintes sont justifiées, la question est examinée par les gestionnaires délégataires et les processus sont modifiés au besoin. Par exemple, on peut examiner les prorogations afin de déterminer si le délai prévu était suffisant, compte tenu de la complexité de la demande.

Plaintes traitées en 2009-2010
Reportées de l'exercice 2008-2009 54
Nouvelles plaintes déposées en 2009-2010 49
Inventaire total 103

Plaintes entièrement réglées en 2009-2010
Réglées – fondées 24
Abandonnées/retirées 31
Injustifiées 18
Total 73
Reportées à l'exercice 2010-2011 30

Motifs des plaintes déposées en 2009-2010 Plaintes reçues
Refus de communiquer des renseignements 11
Retard 1
Prorogation 23
Frais et droits 0
Application de l'exemption 6
Motifs divers 8
Total 49
Haut de la page

Appels

Aucun appel n'a été interjeté devant les tribunaux relativement à l'accès à l'information pendant l'exercice 2009-2010.

Haut de la page

Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoirs

Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoirs (PDF, 209 Ko)

Haut de la page

Annexe B – Rapports statistiques

Annexe B – Rapports statistiques (PDF, 68 Ko)

Haut de la page

Annexe C – Exigences en matière de rapports supplémentaires

Exigences en matière de rapports supplémentaires
Loi sur l'accès à l'information

En plus des exigences relatives à l'établissement de rapports dont on traite au formulaire TBS/SCT 350-62, « Rapport concernant la Loi sur l'accès à l'information », les institutions sont tenues de déclarer ce qui suit, en utilisant le présent formulaire :

Partie III – Exceptions invoquées

Article 13
Paragraphe 13e)
0

Article 14
Paragraphe 14a)
0
14b)
0

Partie IV – Exclusions citées

Paragraphe 69.1 (1)
45



Pour consulter la version PDF, vous devez avoir un lecteur PDF sur votre ordinateur. Si vous n'en avez pas déjà un, il existe de nombreux lecteurs PDF que vous pouvez télécharger gratuitement ou acheter dans Internet: