Identification et admissibilité des transporteurs commerciaux et des transitaires
Contrôle du fret et étiquettes avec code à barres

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Le code de transporteur est combiné à un numéro d'expédition unique (choisi par le transporteur) pour donner un numéro de contrôle du fret.

Le numéro de contrôle du fret est important, car il permet à l'ASFC d'identifier le transporteur et l'expédition au moment de la déclaration et de la présentation des documents de mainlevée.

Le numéro de contrôle du fret est présenté sous forme de code à barres. Par exemple, le code de transporteur « XXXX » et le numéro d'expédition unique « 12345 » créent un numéro de contrôle du fret qui ressemble à ce qui suit :

code à barres

Nota : Une fois qu'un transporteur routier a reçu son code de transporteur, il dispose de 30 jours pour obtenir des étiquettes sur lesquelles figure un code à barres. Après cette période, le transporteur se verra imposer une sanction administrative de 1 000 $ s'il n'utilise pas les étiquettes dotées d'un code à barres pour ses expéditions lorsqu'il arrive à la frontière canadienne.

Options d'impression du code à barres pour les transporteurs

L'ASFC maintient une liste d'imprimeurs dont les codes à barres pour les numéros de contrôle du fret sont approuvés par l'ASFC.

Option d'impression 1

Faites imprimer vos documents de contrôle du fret comprenant votre code de transporteur personnel et le numéro unique de l'expédition sous forme de code à barres. En imprimant ces formulaires au préalable, vous avez l'avantage d'inclure le nom, le logo et l'adresse de l'entreprise, ainsi que les autres renseignements pertinents dans le document. Cela permet d'éviter d'entrer les mêmes renseignements pour chaque expédition.

Option d'impression 2

Faites imprimer une série de cinq étiquettes autocollantes sur lesquelles figurent votre code de transporteur personnel et le numéro d'expédition unique sous forme de code à barres. Vous pourrez alors apposer les étiquettes sur le document de contrôle du fret vierge de cinq pages distribué par l'ASFC.

Exemple :

ensembles de cinq étiquettes

Veuillez prendre note que le numéro d'expédition varie pour chaque série d'étiquettes. Chaque expédition doit avoir son numéro unique et les numéros ne doivent pas se répéter pendant trois ans. Lorsque vous commandez des étiquettes, assurez-vous de disposer de suffisamment de numéros d'expédition uniques pour trois ans.

Sur un document de contrôle du fret vierge, soit le formulaire A8A(B), placez chacune des étiquettes d'une série de cinq étiquettes autocollantes (lesquelles portent le même numéro d'expédition) dans l'espace marqué « Code du transporteur — No de contrôle du fret » de la façon indiquée ci-dessous :

Sur un document de contrôle du fret vierge, soit le formulaire A8A(B), placez chacune des étiquettes d'une série de cinq étiquettes autocollantes (lesquelles portent le même numéro d'expédition) dans l'espace marqué « Code du transporteur — No de contrôle du fret »

Option 3 – Utilisation du Système d'examen avant l'arrivée (SEA)

À la différence du document de contrôle du fret de plusieurs pages, le SEA exige une seule étiquette par expédition. Afin que l'ASFC puisse identifier les expéditions qui participent au SEA, l'acronyme « SEA » doit figurer sur l'étiquette avec code à barres. Il peut être inscrit au-dessus du code à barres ou sous le numéro lisible sans appareil qui se trouve au-dessous du code à barres. Si cet acronyme est inclus dans le numéro de contrôle du fret, entre le code de transporteur et le numéro d'expédition, il doit également se trouver dans le code à barres. Le nom du transporteur ou le logo de l'entreprise peut aussi être imprimé sur l'étiquette.

3 formats d'étiquettes différentes

Les quatre premiers chiffres de l'étiquette en code à barres seront votre code de transporteur personnel suivi du mot SEA - s'il est inclus dans le numéro. Il sera suivi du numéro d'expédition unique. Un nouveau numéro doit être attribué pour chaque expédition. Les numéros d'expédition ne doivent pas se répéter pendant une période d'au moins trois ans.

Utilisation des expéditions SEA et non SEA (MDM)

Sans égard au choix de l'option, le numéro de l'expédition ne doit pas être répété pendant trois ans. Si vous utilisez les deux options de service, vous devez vous assurer que les numéros utilisés pour les expéditions SEA et les numéros utilisés pour les expéditions MDM (mainlevée contre documentation minimale) ne sont pas les mêmes. Le système informatique ne fait pas la distinction entre les options de service, ce qui fait en sorte qu'il refusera les numéros qui sont répétés.

Numéro SEA Numéro MDM Résultat
XXXX 00001 XXXX 00001 = numéro en double Rejeté
XXXXSEA00001 XXXX 00001 = aucun numéro en double OK
XXXX00001 XXXX 50001 = aucun numéro en double OK

L'étiquette munie d'un code à barres SEA peut être apposée sur la facture ou le connaissement de l'expédition. Il n'est pas nécessaire de fournir un numéro de contrôle du fret dans le cas du SEA, à moins que la demande SEA du transporteur n'ait pas été traitée (voir les « Demandes SEA non traitées ». Le transporteur envoie ensuite par télécopieur la facture ou le connaissement au courtier en douane approprié à la frontière canadienne. Le chauffeur doit avoir la facture et le connaissement sur lesquels figure le code à barres original lorsqu'il arrive à la frontière canadienne.

Si la facture ou le connaissement comporte plus d'une page, une seule étiquette avec code à barres doit être apposée sur la première page. Cependant, les pages doivent être numérotées comme suit : « page 1 de 4 », « page 2 de 4 », et ainsi de suite. À la frontière, l'agent de l'ASFC se servira d'un lecteur de codes à barres pour scanner l'étiquette SEA sur les factures et les connaissements. Si l'expédition est dédouanée, l'agent apposera la date sur les factures et les connaissements SEA (et non pas sur les copies additionnelles) et remettra les documents au chauffeur comme preuve de dédouanement. L'expédition pourra alors être livrée.

Demandes SEA non traitées

Il arrive qu'une demande SEA ne soit pas traitée au moment où le transporteur arrive à la frontière.

Dans de telles circonstances, l'expédition est libérée à la frontière grâce au service de Mainlevée contre documentation minimale (MDM) ou elle est acheminée sous douane. Afin d'éviter que la mainlevée des expéditions soit répétée, le numéro de contrôle du fret (NCF) soumis avec la demande SEA doit être réutilisé sur le document de contrôle du fret. Le NCF doit être inscrit à la main ou dactylographié sur un document de contrôle du fret vierge ou formulaire A8A(B). Le formulaire A8A(B) peut être commandé auprès de l'ASFC en composant le 1-800-959-2221.

En guise de solution de rechange, les transporteurs peuvent utiliser leurs propres documents de contrôle du fret et rayer le code à barres pour inscrire à la main ou à la machine le numéro de la demande non traitée dans le champ « No de contrôle du fret antérieur ». Dans les deux cas, il faut indiquer que la demande n'a pas été traitée dans le champ de description du document de contrôle du fret.

La facture ou le connaissement original comprenant l'étiquette de code à barres du SEA doit être remis au courtier en douane pour insertion dans la documentation MDM. Cela permettra aux agents de l'ASFC de faire la lecture du code à barres pour l'entrer dans le système plutôt que d'entrer les données au moyen du clavier.

Veuillez prendre note que les numéros de contrôle du fret inscrits à la main sur les formulaires A8A(B) seront seulement acceptés pour les demandes SEA qui n'auront pas été traitées. Les transporteurs qui omettent de se conformer aux exigences régissant les codes à barres seront assujettis à une sanction en vertu du Régime de sanctions administratives pécuniaires.

Les expéditions non traitées ne devraient pas être monnaie courante dans le cadre du SEA. Si tel est votre cas, veuillez communiquer avec votre courtier en douane afin de déterminer la nature du problème et le résoudre.

Lisibilité des codes à barres

L'ASFC maintient une liste d'imprimeurs dont les codes à barres pour les numéros de contrôle du fret sont approuvés par l'ASFC. Si vous décidez de recourir aux services d'un imprimeur ne figurant pas sur cette liste, les codes à barres originaux doivent être envoyés à l'adresse ci-dessous pour qu'ils puissent être testés.

Des échantillons de codes à barres et de numéros de contrôle du fret lisibles par l'utilisateur doivent faire l'objet de tests visant à garantir qu'ils répondent aux normes ministérielles en matière de lisibilité. Il incombe à toutes les entreprises, y compris les imprimeries, d'obtenir l'approbation initiale des codes à barres et de soumettre à nouveau les échantillons advenant un changement au processus d'impression ou dans le matériel utilisé. Les originaux de documents ou d'étiquettes avec code à barres doivent être soumis à l'ASFC pour approbation à :

Mise à l'essai des codes à barres
Unité des services techniques aux clients commerciaux
Division d'intégration des systèmes opérationnels de programme
Direction générale des programmes
Agence des services frontaliers du Canada
355, chemin North River, 6e étage, tour B
Ottawa (Ontario)  K1A 0L8

Documents de contrôle du fret

Pour commander des formulaires vierges, veuillez appeler l'ASFC au 1-800-959-2221 et demander un approvisionnement de documents de contrôle du fret vierges, formulaire A8A(B). Ces formulaires vierges sont gratuits et, généralement, on envoie un approvisionnement pour un an.

Assurez-vous que les numéros utilisés pour vos expéditions SEA et vos expéditions non SEA (appelées expéditions MDM ou mainlevée contre documentation minimale) ne sont pas les mêmes.

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