Résumé des réponses obtenues aux consultations publiques
sur la modernisation au Centre de dépôt

L’ASFC se proposait de fixer la norme de service à deux jours ouvrables, sous réserve du délai supplémentaire pour les livraisons par messagerie à l’extérieur d’Ottawa. Les répondants ont bien accueilli cette proposition, notant au passage que déjà l’ASFC dépassait rarement ce délai. Voir ci dessous les quelques bémols.

Question de savoir si deux jours ouvrables suffisent vraiment

Il existe des scénarios où la norme de deux jours ouvrables n’est pas considérée comme suffisante; à savoir, surtout les exposés de dernière minute, qu’il faut obtenir au plus vite pour avoir le temps de les réfuter avant la clôture du dossier. L’urgence est d’autant plus réelle pour les avocats qui représentent des clients étrangers, car leur travail de réfutation implique déjà en soi des délais. Pour y remédier, un répondant recommande de réduire l’échéance à 24 heures, avec notification de l’avocat pour les exposés de dernière minute.

Autre inquiétude exprimée, les avocats établis ailleurs que la région d’Ottawa ne peuvent récupérer les documents directement au Centre : le système actuel implique donc un délai supplémentaire qui les pénalise.

Inscription plus rapide des documents sur la liste des pièces justificatives

Problème plus large que soulèvent la plupart des répondants : les documents déposés au Centre ne sont pas inscrits assez vite sur la liste des pièces justificatives, et un tel retard d’accessibilité peut être lourd de conséquences quand le temps presse. Les répondants croient qu’il s’agirait de clarifier quels exposés sont confidentiels.

L’une des solutions recommandées serait de fixer à deux jours ouvrables la norme de service pour inscrire les pièces justificatives sur la liste. Une fois cette norme annoncée publiquement, il incomberait aux parties de s’assurer que les documents qu’elles soumettent aient été dûment filtrés et ne contiennent plus d’éléments confidentiels. Quant aux pièces non divulgables, il est recommandé que l’ASFC les inscrive quand même sur la liste dans les deux jours ouvrables, avec une note comme quoi elles ne sont pas encore disponibles. Et quand une pièce poserait problème, ses versions confidentielles iraient quand même dans les deux jours ouvrables aux avocats ayant pris des engagements. La partie ayant déposé la pièce disposerait quant à elle du même délai pour en présenter une version publique – faute de quoi, l’ASFC ordonnerait à l’avocat de supprimer toutes les pièces confidentielles et non confidentielles.

L’un des répondants soulève aussi des divergences apparentes. Le site Web de l’ASFC dit de prévoir 48 heures pour le traitement des demandes, tandis que la proposition sur la table parle plutôt de deux jours ouvrables. De même, le calendrier d’enquête donné en exemple fixe à midi la clôture du dossier comme les échéances pour la présentation des mémoires et des contre-exposés, tandis que les mémoires seraient distribués dans leur version confidentielle « le lendemain de leur date d’échéance »; par souci d’uniformité, le répondant recommande plutôt de dire 48 et 24 heures respectivement.

Pour accélérer le traitement des demandes et rendre les pièces plus accessibles, le répondant suggère ce qui suit :

• Mettre les demandes de renseignements (DDR) sur le site Web le jour même où les enquêtes sont ouvertes, éliminant du même coup la nécessité d’adresser des requêtes au Centre par courriel.
• Mettre les pièces non confidentielles sur le site Web, pour réduire le nombre de demandes.
• Fournir une chambre de données confidentielles en PI sécurisé protégée par mot de passe, pour éliminer les délais tout en donnant aux avocats une plus grande autonomie dans leurs dépôts et consultations de renseignements.
• Limiter les délais pour les avocats installés dans d’autres régions que celle d’Ottawa, en envoyant à leur bureau local de l’ASFC les documents qu’ils demandent.

Conclusion

Pour la plupart des répondants, une norme de deux jours ouvrables ne serait rien de plus que le statu quo. Une véritable amélioration à leurs yeux serait que l’ASFC inscrive plus vite les documents sur la liste des pièces justificatives après les avoir reçus.

L’ASFC se propose de donner aux avocats l’option de recevoir leurs pièces justificatives sur DVD ou clés USB, à condition de lui remettre celles-ci à la fin de l’enquête. Les opinions sont partagées, les uns préférant l’un ou l’autre support tandis que les autres y sont indifférents. Une légère majorité préfère les clés USB, pour les raisons suivantes :

• Les clés USB peuvent contenir davantage.
• Les clés USB sont plus faciles à protéger.
• L’obligation de rapporter les clés donnerait une assurance véritable que l’information est en sécurité, mais il n’en reste pas moins qu’elles attrapent facilement des virus.
• Les DVD sont déjà en train de disparaître : les derniers ordinateurs portables ne peuvent pas les lire.

Cela n’empêche pas qu’un répondant préfère les DVD, disant qu’il est plus facile d’y récupérer l’information et que le fardeau administratif serait moins lourd puisqu’on n’aurait pas à les retourner.

Conclusion

Un choix de supports semble être la solution qui satisferait le plus grand nombre. Nous notons une légère préférence pour les clés USB, mais non pas d’objection sérieuse à l’un ou l’autre support.

Actuellement, les avocats doivent demander les pièces qu’ils veulent obtenir. La divulgation proactive consisterait à ce que l’ASFC distribue les pièces trois fois dans l’enquête, à des dates connues d’avance dont la première serait deux jours après la clôture du dossier.

On peut dire en général que la divulgation proactive selon la formule proposée n’avait pas beaucoup de partisans, les commentaires ci-dessous étant communs à la plupart des répondants.

De la divulgation proactive

• Selon le régime actuel, les documents sont disponibles sur demande, et les parties peuvent les commenter soit dans leurs mémoires soit au fur et à mesure. Avec une divulgation en trois fois seulement, les avocats ne pourraient pas répondre au fur et à mesure aux exposés des importateurs et exportateurs, et l’ASFC n’aurait qu’une capacité limitée d’y donner suite par des DDR supplémentaires.
• Le calendrier de divulgation que l’ASFC propose pourrait gêner la participation de l’industrie aux instances (p. ex. le dépôt des mémoires); les arguments devant forcément attendre après la clôture du dossier, les parties ne pourraient pas ajouter des renseignements au dossier pour les étoffer. De plus, ce calendrier ne donnerait pas aux parties le temps de bien défendre leurs intérêts, ce qui exige d’étudier les pièces, d’analyser les données, de faire des recherches juridiques, de formuler des avis juridiques, et enfin de rédiger un mémoire à temps pour respecter l’échéance.

Recommandations des répondants

La divulgation proactive devrait se faire plus souvent, et laisser la possibilité de demander certaines pièces avant les dates fixées. Voir ci-dessous ce qui est proposé.

Autres calendriers de divulgation que proposent les répondants

Les répondants proposent divers calendriers de rechange pour la divulgation proactive.

• Que l’ASFC fasse une divulgation proactive à quatre moments de l’enquête :
  1. après avoir reçu les réponses des exportateurs aux DDR,
  2. à la clôture du dossier,
  3. après avoir reçu les mémoires,
  4. après avoir reçu les contre-exposés.


• Que l’ASFC fasse une divulgation proactive à dix moments de l’enquête :
  1. cinq jours ouvrables après l’ouverture de l’enquête,
  2. cinq jours ouvrables après l’échéance pour les réponses des importateurs aux DDR,
  3. cinq jours ouvrables après l’échéance pour les réponses des exportateurs aux DDR,
  4. dix jours ouvrables avant la décision provisoire de l’ASFC,
  5. deux jours après la décision provisoire de l’ASFC (l’avocat recevant copie de la lettre de décision adressée à l’exportateur),
  6. sept jours ouvrables avant le début de la période de vérification,
  7. trois jours avant la clôture du dossier,
  8. un jour après la clôture du dossier,
  9. un jour ouvrable après l’échéance pour les mémoires,
  10. un jour ouvrable après l’échéance pour les contre-exposés.
  11. one business day after the due date of the reply arguments.


• Divulgation continue : que le Centre, dès qu’il les aurait inscrites sur la liste, envoie les nouvelles pièces aux avocats ayant accepté de payer pour les frais supplémentaires ainsi occasionnés.

Conclusion

Les répondants redoutent très fort que le calendrier de divulgation proactive, tel que proposé par l’ASFC, impose un fardeau administratif insupportable qui empêcherait les avocats de bien défendre les intérêts de leurs clients; pour réduire le risque d’iniquité procédurale, il faudrait avancer les premières divulgations plus tôt dans l’enquête, et à titre complémentaire, permettre aux parties de demander des pièces précises avant les dates fixées.

L’ASFC a invité des commentaires sur ce à quoi les avocats doivent s’engager quand ils demandent une divulgation. Surtout, elle a demandé s’il y avait lieu de mettre les engagements de non-divulgation à jour, car les avancées technologiques modifient les manières de consulter et d’utiliser l’information.

Elle a reçu tout un éventail de réponses, les uns se disant satisfaits du régime actuel, les autres souhaitant un changement. Leurs recommandations en ce sens comprennent la possibilité de télécharger les documents dans un dépôt partagé, puisqu’il n’est pas rare que plusieurs avocats d’un même cabinet doivent les consulter en même temps; or les engagements standard actuels excluent tout téléchargement sur un ordinateur. Les répondants recommandent à l’ASFC de faire un peu comme le Tribunal canadien du commerce extérieur, qui depuis peu autorise les avocats à faire des téléchargements contre les engagements suivants :

• Que les fichiers, les ordinateurs, et tous supports électroniques accueillant les pièces confidentielles soient physiquement et numériquement protégés en tout temps.
• Que les fichiers soient protégés par un mur de sécurité supplémentaire, pour que seuls puissent y accéder les avocats signataires de l’engagement.
• Qu’à la fin de l’affaire tous les fichiers soient supprimés des bases de données, ordinateurs et autres supports électroniques.
• Que les renseignements demeurent assujettis à l’engagement de l’avocat tout le reste du temps.

La liste ci-dessous donne une idée combien les recommandations sont variées. Les quatre premières ont été formulées par plusieurs répondants, les autres chacune par un seul.

• L’échange de données informatisé (EDI) comme solution de prédilection pour le transfert d’absolument tout : documents confidentiels, décisions, engagements, etc.
• Que pour le dépôt et la consultation des documents l’ASFC passe à l’infonuagique, une technologie plus sécuritaire qui réduirait les délais d’accès et dont les FTP, plus simples, accepteraient des fichiers au-delà de 10 Mo – un seuil que les réponses aux DDR peuvent dépasser largement.
• Que, quand de nouvelles pièces ont été affichées en réponse à la demande d’une partie, elles soient incluses dans la réponse.
• Rehausser les standards, pour que les sommaires non confidentiels soient compréhensibles malgré le caviardage.
• Outre la divulgation régulière des pièces confidentielles, que les résumés non confidentiels soient versés sur un portail en ligne.
• Que l’ASFC tienne un registre des avocats à qui elle aurait déjà fait des divulgations : après son contrôle initial, un avocat pourrait donc recevoir d’autres divulgations automatiquement plutôt que d’avoir à renouveler son engagement dans chaque nouvelle affaire. Cela dit, chaque avocat serait tenu de signaler les changements aux renseignements vérifiés tels que son adresse ou son statut professionnel.
• Que le Centre avertisse les parties et leurs avocats par courriel dans les 24 heures chaque fois que de nouvelles pièces s’ajoutent au dossier, et que le site Web de l’ASFC soit mis à jour quotidiennement à mesure que la liste des pièces s’allonge.
• Que le Centre adopte une convention qui rendrait les fichiers plus faciles à récupérer en uniformisant leurs noms. Par exemple :

  [nom abrégé de l’enquête]_[nom de la partie]_[type d’exposé]_[PRO/NC]_[pièce/annexe/p.j.] [no]_[description].xxx

• Que les formulaires normalisés (lettre d’autorisation, divulgation des engagements, etc.) soient disponibles sur le site Web pour qu’on n’ait plus à en demander la dernière version au Centre.
• Adopter des formulaires standard intitulés respectivement p. ex. « demande d’autorisation pour reproduire des documents confidentiels » et « certificat de destruction » [des documents à la fin d’une enquête] afin que pour ces deux opérations les avocats n’aient plus à écrire chaque fois une lettre comme l’exige la procédure actuelle.

Beaucoup des propositions vont dans le sens d’une information plus accessible et d’une meilleure utilisation des nouvelles technologies. Deux portaient autre chose que les pratiques du Centre; elles ont été acheminées à qui de droit.

L’ASFC est très contente de la rétroaction obtenue. Elle va l’étudier encore, pour trouver comment moderniser les pratiques de divulgation du Centre