Vérification des contrôles ciblés : Préparation opérationnelle de la GCRA : Annexes

Objectifs et portée de la vérification

La présente vérification a pour objectif d'évaluer l'état des activités de préparation opérationnelle pour soutenir les opérations visées par le lancement de la version 2 de la GCRA en mai 2022 (c.-à-d. la mise en œuvre complète de la solution de base de la GCRA).

Le Comité de vérification de l'agence a approuvé la présente vérification dans le cadre du Plan de vérification axé sur les risques de 2021.

La vérification portait sur la période du 1er avril au 30 septembre 2021, y compris les activités achevées et prévues pour le lancement de la version 2 de la GCRA en mai 2022. La vérification a abordé les points suivants :

• les pratiques de gestion des risques dans l'ensemble de l'agence afin de gérer les risques de la version 2 de la GCRA dans toute l'agence;
• l'état d'avancement des éléments désignés essentiels à l'état de préparation interne et externe à l'appui de la date de lancement de la version 2 (plans de préparation opérationnelle compris);
• les processus informatiques liés à la sécurité de la version 2 de la GCRA.

La vérification n'abordait pas les points suivants :

• l'examen approfondi des activités de préparation opérationnelle liées aux versions 0 (janvier 2021) et 1 (mai 2021) :
  • ces activités de lancement tenaient lieu de toile de fond historique pour les activités de lancement de la version 2, mais la vérification n'a pas examiné les forces ou les faiblesses de ces phases de la GCRA;
  • en outre, le rendement de l'entrepreneur et le budget de la GCRA n'ont pas fait l'objet d'un examen.
• l'évaluation des activités et des opérations à mettre en œuvre ou à envisager dans le cadre d'une phase ultérieure au lancement de la version 2 ou d'un « état stable » :
  • ces processus exigent des éléments tels que la gestion des fournisseurs après le lancement de la version 2 et les équipes de projet créées précisément pour l'état stable de la GCRA.
• l'examen des questions et des défis précis qui ont contribué à la création de la solution du fournisseur.

En raison des contraintes liées à la pandémie de COVID-19, il n'y a eu aucun déplacement au cours de la présente vérification. Cependant, nous avons inclus toutes les régions et nous avons communiqué avec certaines d'entre elles pour organiser des entretiens, mener des enquêtes ou demander des documents.

Évaluation des risques

Nous avons procédé à une évaluation préliminaire des risques lors de la phase de planification afin de cerner les secteurs susceptibles de présenter des risques ainsi que de déterminer les priorités de la vérification. Pour concevoir l'évaluation des risques, nous avons organisé des entretiens avec des intervenants qui participent à la GCRA, examiné les documents pertinents et procédé à une analyse préliminaire des rapports accessibles. À la suite de cette évaluation, nous avons décelé les principaux risques suivants liés à l'état de préparation opérationnelle de la GCRA et les avons utilisés pour établir l'objectif, la portée et les critères de la vérification :

• les structures de gouvernance en place risquent de ne pas reconnaître les principaux risques que pose la GCRA pour permettre la prise de décisions opportunes fondées sur les risques;
• les mesures législatives et réglementaires nécessaires pour donner à l'agence le pouvoir de faire respecter les nouvelles exigences que la GCRA va imposer aux PCC risquent de ne pas encore être en place à la date de lancement prévue (mai 2022);
• l'agence risque de ne pas arriver à surveiller ni à consigner si on fait le suivi des problèmes d'intégration et de sécurité du système, compromettant ainsi son pouvoir à lancer et à exploiter le système;
• l'agence risque de ne pas avoir terminé ses principales activités internes de préparation opérationnelle, notamment la formation, les évaluations de l'incidence opérationnelle ou les capacités en matière de service aux clients;
• les efforts de dialogue et de communication de l'agence avec les intervenants externes risquent d'être insuffisants pour s'assurer que ces derniers seront prêts à utiliser la GCRA le moment venu (formation, enregistrement à la GCRA et principales exigences des systèmes informatiques).

Approche et méthodes

La vérification a été menée conformément à la Directive sur l'audit interne et aux normes professionnelles de vérification interne de l'Institut des vérificateurs internes.

L'étape d'examen de la présente vérification a été réalisée selon la stratégie suivante :

1. des entretiens avec les intervenants clés, y compris le personnel de la Direction de la GCRA et les secteurs de programme les plus touchés, notamment :
   • la Direction des programmes commerciaux et antidumping (DPCA);
   • la Direction des programmes commerciaux (DPC);
   • le contrôleur de l'agence (DGFGO).
2. l'examen de la documentation portant notamment sur :
   • l'état de préparation opérationnelle interne et externe;
   • les documents relatifs à la gouvernance, tels que les mandats, les comptes rendus de décision et les procès-verbaux des réunions des comités de travail;
   • les tableaux de bord sur les risques, les rapports d'étape, les présentations liés à la GCRA;
   • l'intégration des systèmes ainsi que les processus d'évaluation de sécurité et d'agrément.
3. l'évaluation des processus et des procédures en place, ainsi que la validation des principales mesures de contrôle en place.

Critères de vérification

Les secteurs d'intérêt et critères de vérification suivants ont été élaborés pour évaluer les secteurs de risque.