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ARCHIVÉ - Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport annuel de l'ASFC
2008-2009

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Table des matières

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Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

L'ASFC, qui fait partie du portefeuille de Sécurité publique Canada, est chargée de fournir des services frontaliers intégrés à l'appui des priorités liées à la sécurité nationale et de faciliter la libre circulation des personnes et des marchandises, y compris les aliments, les animaux et les végétaux, à la frontière.

Le 1er avril 2004, l'ASFC a créé sa section de l'AIPRP; elle l'a dotée de 6 employés, s'attendant à ce que le nombre annuel de demandes varie entre 250 et 350. Or, pendant l'exercice 2008–2009, l'ASFC a reçu 1 155 demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et 1 140 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le nombre de demandes a été plus élevé que lors des exercices précédents; malgré tout, l'Agence a su améliorer son respect des délais prévus par la loi, tout en s'acquittant de cette importante charge de travail.

Responsabilités de l'AIPRP

La Division de l'AIPRP et des politiques de divulgation de l'ASFC a remplacé la Section de l'AIPRP. La Division, qui fait partie du Secrétariat général, est chargée d'appliquer la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels et de fournir de l'orientation quant aux pouvoirs en matière de divulgation que prévoit la législation frontalière (p. ex. l'article 107 de la Loi sur les douanes). La Division est dirigée par le coordonnateur de l'AIPRP. Trois gestionnaires relèvent de ce dernier. Pendant l'exercice 2007–2008, la Division a subi une réorganisation; elle comprend maintenant deux unités de traitement des demandes et une unité chargée des politiques et de la formation. En date du 31 mars 2009, la Division comptait 47 employés, dont 4 consultants embauchés temporairement. Par voie de concours, la Division réduira sa dépendance envers les consultants.

Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

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Ordonnance de délégation de pouvoirs

Le directeur de la Division de l'AIPRP et des politiques de divulgation et tous les gestionnaires et les chefs d'équipe de l'AIPRP disposent des pouvoirs délégués voulus en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi pour l'ASFC est reproduite à l'annexe A.

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Rapport statistique

Pendant l'exercice 2008–2009, l'ASFC a reçu 1 140 nouvelles demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ce qui représente une augmentation de 23 % par rapport à l'exercice 2007–2008. Si l'on ajoute les 127 demandes reportées depuis l'exercice précédent, le total est de 1 267 demandes pour l'exercice 2008-2009. L'Agence a répondu à un total de 1 089 demandes liées à la Loi. Par conséquent, 178 demandes ont été reportées à l'exercice 2009-2010.

Pour 89,6 % des 1 089 demandes auxquelles elle a répondu, l'Agence a respecté les délais prévus par la loi.

Le rapport statistique de l'ASFC sur la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve à l'annexe B (PDF, 75 Ko).

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Résumé des changements

Dans le cadre d'un plan d'action pour améliorer le respect de la législation relative à l'AIPRP et la gestion de la fonction d'AIPRP, l'ASFC a retravaillé ses procédures et ses lignes directrices de façon à mieux respecter les délais liés au traitement des demandes. Pendant l'exercice 2009-2010, elle continuera de réviser ses procédures de gestion et ses politiques administratives, pour que celles–ci reflètent les politiques administratives du Conseil du Trésor, qui sont appelées à changer.

L'ASFC a créé une section intranet qui renferme ce qui suit :

  • les rôles et les responsabilités de la fonction d'AIPRP;
  • les politiques et les procédures en matière d'AIPRP;
  • les coordonnées des personnes-ressources de la Division de l'AIPRP et des politiques de divulgation ainsi que des agents de liaison de l'AIPRP;
  • des liens vers le Commissariat à l'information du Canada, vers le CPVP et vers les sites pertinents du SCT.

La Direction de la sécurité et des normes professionnelles a lancé une série d'initiatives visant à mieux sensibiliser les employés de l'ASFC à la sécurité. Par exemple, des messages concernant la Politique du gouvernement sur la sécurité sont affichés dans le site intranet et des activités sont organisées à l'appui de la Semaine de sensibilisation en matière de sécurité, comme des ratissages de sécurité. De plus, pour veiller à ce que tous les employés aient une connaissance de base des exigences relatives à la sécurité, la Direction, en partenariat avec la Direction générale de l'innovation, des sciences et de la technologie et la Direction générale des ressources humaines, a l'intention de créer une formation en direct sur la sensibilisation à la sécurité que tous les employés devront suivre en 2009. Ces initiatives appuieront l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, étant donné qu'elles garantissent la protection des renseignements personnels.

En outre, l'ASFC continue d'encourager les employés à assister aux séances d'information portant sur l'AIPRP.

Les allégations d'utilisation abusive ou de communication de renseignements protégés par la loi, ou d'accès à de tels renseignements, font l'objet d'un examen approfondi. La haute direction continue d'assurer une surveillance et un leadership adéquats.

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Changements importants

En juin 2006, le CPVP a publié ses constatations ayant trait à une vérification des pratiques de gestion des renseignements personnels de l'ASFC. Afin de donner suite aux recommandations découlant de cette vérification, l'ASFC est à établir un cadre de gestion de la protection des renseignements personnels. Ce cadre aura pour but de renforcer les pratiques de l'Agence en matière d'échange et de gestion des renseignements. Les composantes du cadre et la structure de gouvernance proposée ont été déterminées, et une analyse des lacunes est en cours. L'ASFC travaillera en collaboration avec le CPVP et le SCT au fil de la mise au point de ce cadre et des outils connexes.

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Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée (EPFVP)

Programme N–III (Système national intégré d'information interorganismes) et l'outil de recherche intégré – addenda B – EFVP de l'ASFC

Dirigé par Sécurité publique Canada et la Gendarmerie royale du Canada (GRC), le programme N-III promeut l'échange de renseignements et l'interopérabilité entre les organismes membres en fournissant la technologie essentielle au partage du renseignement aux corps policiers du Canada de même qu'aux organismes et ministères responsables de la sécurité publique. Le programme N-III est conçu de sorte à fournir un mécanisme visant à améliorer l'échange de renseignements entre les organismes d'exécution de la loi du Canada et la communauté de la sûreté et de la sécurité publique, puisqu'il s'agit d'un programme en lien avec la sécurité publique, la sécurité nationale, l'exécution de la loi, ainsi que la détection, la prévention et la répression du crime.

L'outil de recherche intégré a été développé par la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et relève de celle-ci. L'outil assure l'échange sécurisé de renseignements inhérents au respect de la loi entre les ministères et organismes responsables de la sûreté et de la sécurité publique. En ayant accès à cet outil, les agents responsables des enquêtes et du renseignement de l'ASFC seront en mesurer d'effectuer des recherches et d'extraire divers renseignements connexes à des personnes et à des moyens de transport, et ce, conformément au mandat prescrit par la loi à l'ASFC. De plus, l'accès à l'outil de recherche intégré appuiera les démarches de l'ASFC en matière d'enquête et de renseignement. Cette EFVP s'inscrit dans le cadre de l'EFVP globale qui a été présentée au CPVP par Sécurité publique Canada.

Veuillez consulter le sommaire de l'EFVP enligne pour de plus amples renseignements.

Permis de conduire Plus et cartes d'identité Plus – mise en œuvre intégrale (mise à jour de l'EFVP)

Des programmes de permis de conduire Plus (PC Plus) et de cartes d'identité Plus (CI Plus) ont été mis en œuvre dans certaines provinces canadiennes afin de fournir aux personnes un document de rechange qui soit acceptable en vertu de l'Initiative relative aux voyages dans l'hémisphère occidental des États–Unis. Les programmes provinciaux ont été élaborés en partenariat avec l'ASFC et Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) afin de permettre aux détenteur de présenter leur PC Plus ou leur CI Plus comme document unique dénotant leur identité et leur citoyenneté pour entrer aux États-Unis par voie terrestre ou maritime. Dans le cadre du programme de PC Plus/CI Plus, l'ASFC conservera les renseignements relatifs au PC Plus/CI Plus dans une base de données protégée au Canada. Lorsqu'un détenteur présentera son PC Plus ou sa CI Plus pour entrer aux États-Unis, le système des États-Unis demandera les renseignements du détenteur au système de l'ASFC, qui à son tour transmettra l'information aux États–Unis.

L'EFVP a initialement été présentée au CPVP en janvier 2008 et a été révisée au cours de l'exercice 2008-2009 pour tenir compte des recommandations formulées par le CPVP, spécialement celles inhérentes à l'échange et à la conservation des renseignements des PC Plus/CI Plus canadiens.

Un sommaire de l'EFVP sera affiché en ligne prochainement

Programme de transit sans visa – EPFVP

Le programme pilote de transit sans visa facilite le transit, par l'aéroport international de Vancouver, des citoyens des Philippines, de l'Indonésie, de la Thaïlande ou de Taïwan qui sont munis d'un visa valide des États-Unis et qui voyagent à bord d'un transporteur aérien approuvé, en provenance ou à destination des États–Unis. L'ASFC et CIC continuent de travailler avec les intervenants à la mise en œuvre du programme de transit sans visa.

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Activités de couplage/d'échange de données

L'ASFC n'a pas lancé de projets ou de programmes de couplage au cours de l'exercice 2008–2009. 

Les activités d'échange de données à l'ASFC respectent les autorisations législatives en vigueur et sont entreprises, au besoin, pour s'assurer que l'ASFC peut s'acquitter de son mandat. Par exemple, le Centre national d'évaluation du risque fournit aux fonctionnaires de l'ASFC compétents des renseignements sur certains voyageurs qui transitent par le Canada vers un autre pays pour permettre aux fonctionnaires d'évaluer tout risque qui pourrait être associé à ces déplacements.

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Formation

Pendant l'exercice 2008–2009, la Division de l'AIPRP et des politiques de divulgation a donné plus de 80 séances de formation et de sensibilisation, qui ont réuni plus de 1 000 employés de l'ASFC. L'unité de la politique et de la formation continue de développer et de mettre à jour le matériel didactique, et d'autres séances sont prévues pour l'exercice 2009–1010.

Pendant l'exercice 2008–2009, des formations internes et externes ont été offertes aux employés de l'AIPRP. Les séances à l'interne, disponibles pour tous les employés de l'AIPRP, portaient sur ce qui suit : les recommandations que renfermait la fiche de rendement et les réponses de l'ASFC; la façon appropriée d'utiliser les logiciels de rédaction et de gestion des dossiers; les répercussions de l'initiative de renouvellement des politiques du SCT et la sensibilisation aux activités de programme de l'ASFC. Certains des employés de l'AIPRP ont également participé au congrès annuel de l'Association canadienne d'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels ainsi qu'aux cours d'AIPRP donnés par l'École de la fonction publique du Canada et par le SCT. Les employés ont aussi été encadrés par des analystes principaux, par des chefs d'équipe et par des gestionnaires.

Conformément aux recommandations visant à améliorer la fonction de l'AIPRP à l'ASFC, tous les employés sont encouragés à suivre des cours sur l'AIPRP offerts par le SCT, par l'École de la fonction publique du Canada, etc., dans le cadre de leur plan d'apprentissage personnel.

La Division de l'AIPRP et des politiques de divulgation a organisé un second congrès annuel d'apprentissage sur l'AIPRP, à l'intention des agents de liaison en matière d'AIPRP de l'Agence. Les participants au congrès se sont dits satisfaits.

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Communications en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de l'exercice 2008-2009, il y a eu plus de 65 communications par l'ASFC à des organismes d'enquête en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi. Les communications ont souvent lieu dans les bureaux régionaux. De nouveaux protocoles sur le suivi des communications en vertu du paragraphe 8(2) sont en voie d'élaboration et devraient être mis en œuvre au cours de l'exercice 2009-2010. L'élaboration d'un cadre de gestion de la protection des renseignements personnels contribuera à améliorer le suivi des communications.

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Communications en vertu de l'alinéa 8(2)f) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de l'exercice 2008-2009, des communications en vertu de l'alinéa 8(2)f) de la Loi ont été faites par l'ASFC à d'autres ministères fédéraux et à des gouvernements provinciaux et étrangers. Les communications ont eu lieu aux termes de protocoles d'entente ou d'accords conclus avec les partenaires de l'ASFC.

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Communications en vertu de l'alinéa 8(2)g) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de l'exercice 2008-2009, plus d'une centaine de communications en vertu de l'alinéa 8(2)(g) de la Loi ont été faites par l'ASFC à des députés, en vue d'aider des personnes à résoudre des problèmes.

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Communications en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de l'exercice 2008-2009, il n'y a pas eu de communications par l'ASFC en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi.

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Plaintes

Les 31 plaintes reçues pendant l'exercice 2008-2009 portaient sur des retards (3), sur des généralités (6), sur le recours aux exceptions (20), sur l'utilisation et la communication (1) et sur divers problèmes (1). Ces plaintes s'ajoutaient aux 35 plaintes reportées depuis l'exercice 2007–2008.

En 2008–2009, le CPVP a réglé 31 plaintes. Parmi les plaintes réglées, 19 se sont avérées justifiées, 9 n'étaient pas justifiées et 3 ont été abandonnées ou annulées. À la fin de l'exercice 2008-2009, le CPVP a continué d'instruire activement les 35 plaintes liées à la gestion des demandes relatives à la protection des renseignements personnels.

Plaintes en 2008-2009
Total 66
Reportées de 2007-2008 35
Nouvelles plaintes
en 2008-2009
31

Plaintes réglées en 2008-2009
Total 31
Plaintes reportées à 2009-2010 35
Solutionnées – Justifiées 19
Abandonnées/annulées 3
Non justifiées 9

Motifs des plaintes en 2008-2009 Plaintes reçues
Total 31
Généralités 6
Retards 3
Prorogation de délai 0
Utilisation et communication 1
Exceptions 20
Divers problèmes 1
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Appels

Il n'y a pas eu d'appel aux tribunaux lié à la protection des renseignements personnels pendant l'exercice 2008–2009.



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