Rapport annuel au Parlement sur la Loi sur la protection des renseignements personnels : 2022 à 2023

De : Agence des services frontaliers du Canada

Chapitre 1 : Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Présentation

L’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) est heureuse de présenter au Parlement, conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la LPRP), son rapport annuel sur la gestion de cette loi. Le rapport décrit les activités qui témoignent de la conformité aux dispositions de la LPRP pour l’exercice commençant le 1er avril 2022 et se terminant le 31 mars 2023. Au cours de cette période, l’ASFC a poursuivi ses activités en s’appuyant sur les pratiques fructueuses mises en œuvre au cours des années précédentes.

La LPRP a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent^{Footnote 1}.

Comme l’indiquent les paragraphes 72(1) et 72(2) de la LPRP, « Chaque année, le responsable de chaque institution fédérale établit un rapport sur l’application de la présente loi, en ce qui concerne son institution, au cours de la période commençant le 1er avril de l’année précédente et se terminant le 31 mars de l’année en cours. […] Chaque rapport est déposé devant chaque chambre du Parlement dans les quinze premiers jours de séance de cette chambre suivant le 1er septembre de l’année de l’établissement du rapport^{Footnote 2}. »

Organisation

1. À propos de l’Agence des services frontaliers du Canada

Depuis décembre 2003, l’ASFC fait partie intégrante du portefeuille de Sécurité publique Canada (SP) qui a été créé dans le but de protéger les Canadiens et de maintenir une société sûre et pacifique. L’ASFC a la responsabilité de fournir des services frontaliers intégrés à l’appui des priorités liées à la sécurité nationale et à la sécurité publique et de faciliter la libre circulation des personnes et des marchandises, y compris les animaux et les végétaux, qui respectent toutes les exigences de la législation frontalière^{Footnote 3}.

Grâce à un effectif d’environ 14 000 fonctionnaires, dont plus de 6 500 agents en uniforme, l’ASFC offre des services dans quelque 1 200 points au pays et dans 39 endroits à l’étranger^{Footnote 4}.

2. Bureau d’Échange d’information, accès à l’information et chef de la protection des renseignements personnels

Le bureau de l’Échange d’information, accès à l’information et chef de la protection des renseignements personnels (ÉIAICPRP) comporte six unités : une section de l’administration, trois unités de gestion des cas et deux unités de gestion de la politique.

• La section de l’administration reçoit toutes les demandes et les consultations, assure le contrôle de la qualité de toute la correspondance sortante et soutient les unités de gestion des cas dans leurs activités quotidiennes.
• Les unités de gestion des cas transmettent aux directions générales et aux régions les demandes d’extraction de renseignements, traitent les demandes de renseignements en vertu de la LPRP, et fournissent quotidiennement de l’orientation et du soutien opérationnel aux employés de l’ASFC.
• L’Unité des politiques et de la gouvernance en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) élabore les politiques, les outils et les procédures nécessaires à la satisfaction des exigences de l’AIPRP au sein de l’ASFC et offre de la formation aux employés de l’ASFC.
• L’Unité des politiques sur l’échange d’information et les ententes de collaboration (UPEIEC) s’occupe de tout ce qui concerne les politiques qui encadrent l’échange d’information et les ententes de collaboration par écrit (ECE) nationales.

En moyenne, 85 équivalents temps plein, ainsi que trois employés à temps partiel, occasionnel et étudiant travaillaient au sein du bureau de l’ÉIAICPRP de l’ASFC au cours de l’exercice 2022 à 2023.

Le responsable de l’AIPRP pour l’ASFC est le directeur général et chef de la protection des renseignements personnels du bureau de l’ÉIAICPRP, qui relève directement de la vice-présidente (VP) de la Direction générale de la politique stratégique. Pour respecter les pratiques exemplaires établies par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), le responsable de l’AIPRP de l’ASFC est à deux niveaux du président et il bénéficie d’une pleine délégation de pouvoir.

L’élément essentiel pour maintenir le respect des délais imposés par la LPRP réside dans la capacité du bureau de l’ÉIAICPRP de l’ASFC d’obtenir des renseignements personnels des directions générales et des régions de manière efficace. Appuyé par un réseau d’agents de liaison de l’AIPRP intégrés dans 16 bureaux de première responsabilité dans les régions et les directions générales, le bureau de l’ÉIAICPRP est bien placé pour recevoir, coordonner et traiter les demandes de renseignements personnels en vertu de la LPRP.

Le bureau de l’ÉIAICPRP de l’ASFC travaille en étroite collaboration avec d’autres membres du portefeuille de SP, dont le Service canadien du renseignement de sécurité, le Service correctionnel du Canada, la Commission des libérations conditionnelles du Canada et la Gendarmerie royale du Canada, afin de mettre en commun les pratiques exemplaires et d’élaborer des processus simplifiés pour l’extraction de renseignements détenus conjointement afin de respecter le délai de 30 jours prescrit par la loi pour répondre aux demandes de renseignements personnels.

Activités et réalisations

1. Rendement

Durant l’exercice 2022 à 2023, l’ASFC a enregistré un nombre record de demandes de renseignements personnels. Ce volume s’explique en bonne partie par les personnes qui veulent obtenir une copie de la chronologie de leurs dates d’arrivée au Canada et de leur dossier d’immigration. En 2022 à 2023, 49,9 % des demandes de renseignements personnels reçues par l’ASFC provenaient de personnes voulant obtenir une copie de leur dossier d’immigration. Au cours de la même période, 47,1 % des demandes de renseignements personnels reçues par l’ASFC provenaient de personnes voulant obtenir leur rapport sur les antécédents de voyage (RAV). Les RAV et les dossiers d’immigration contiennent des informations utilisées pour répondre aux obligations dans le cadre de programmes administrés par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) et Emploi et Développement social Canada (EDSC).

En septembre 2012, IRCC, en collaboration avec l’ASFC, a mis en place un nouveau formulaire de demande fondé sur le consentement qui permet aux demandeurs de citoyenneté de consentir à ce qu’IRCC examine directement leurs antécédents de voyage. L’ASFC a attribué à IRCC 100 comptes (en mode « visualiser » seulement) afin qu’il puisse vérifier le RAV de clients au Canada. Depuis, IRCC a examiné environ 1,86 million de RAV, dont 121 346 au cours de l’exercice 2022 à 2023, qui auraient pu autrement faire l’objet d’une demande officielle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou de la Loi sur l’accès à l’information.

L’ASFC a également enregistré un nombre élevé de demandes de renseignements personnels reçues par le biais du service de Demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels en ligne. Grâce à ce service, l’ASFC a reçu 20 335 demandes, représentant 94,2 % de toutes les demandes de renseignements personnels reçues par l’ASFC. En novembre 2023, l’ASFC adoptera les services de demande en ligne/outil de gestion en ligne développés par le SCT, ce qui lui permettra d’interagir directement avec les demandeurs et de divulguer en toute sécurité les documents aux clients.

L’ASFC a continué également à répondre aux demandes de renseignements personnels par voie électronique, ce qui représente 96,2 % des réponses. En conséquence, ces demandes représentent 92 % de toutes les pages qui ont été communiquées totalement ou partiellement durant le présent exercice.

L’ASFC a également fourni une orientation stratégique au cas par cas aux secteurs de programmes de l’ASFC en ce qui concerne la communication de renseignements en vertu de l’article 8 de la LPRP, de l’article 107 de la Loi sur les douanes et sur les ententes de collaboration écrites. En tout, l’ASFC a reçu 3 733 demandes d’orientation lors de l’exercice 2022 à 2023, ce qui représente une hausse de 39,7 % par rapport à l’année précédente.

Enfin, aux termes de l’article 73.1 de la LPRP, l’ASFC n’a pas fourni de services relatifs aux attributions conférées à l’ASFC au titre de la LPRP à une autre institution fédérale placée sous l’autorité du ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile et n’a pas reçu de tels services d’une telle institution.

2. Sensibilisation et formation

Au cours de l’exercice 2022 à 2023, l’ASFC a continué à fournir un soutien et des conseils aux employés. Pour ce faire, le bureau a dû s’adapter à de nombreux changements et explorer d’autres façons de les fournir. L’ASFC a offert 10 séances virtuelles de formation à 319 employés. Les séances de formation sont conçues pour s’assurer que les participants comprennent bien leurs responsabilités en vertu de la LPRP et de la Loi sur l’accès à l’information, en mettant l’accent sur les demandes faites en vertu de ces lois et sur les principes de l’obligation de prêter assistance.

L’ASFC a conservé le Cours de base sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (COR502) de l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) sur la liste des formations obligatoires. Toutes les personnes employées par l’ASFC qui occupent un poste pour une période indéterminée ou déterminée à temps plein, à temps partiel ou sur une base saisonnière, ainsi que les étudiants et les employés occasionnels doivent réussir cette formation. Ils doivent également terminer cette formation dans les six mois suivant leur arrivée à l’ASFC.

De plus, l’ASFC a donné 13 séances de formation au sujet de l’article 107 de la Loi sur les douanes, ainsi que des séances d’information de base sur la communication d’information, la divulgation d’information liée au renseignement et propres aux secteurs d’activité à 273 employés. De plus, avant d’assister aux séances de formation en classe, il est recommandé aux employées de suivre la formation interactive en ligne, concernant l’échange d’information, qui a été conçue par l’ASFC.

Par ailleurs, l’ASFC continue de sensibiliser les employés à leurs obligations en vertu de la LPRP en tirant parti du bulletin quotidien de l’ASFC comme moyen de fournir des informations importantes aux employés. Les communiqués comprennent des dates importantes comme la Journée de la protection des données et d’autres activités à l’ASFC pour accroître la sensibilisation à l’AIPRP et promouvoir les outils et les ressources connexes. De plus, un message semestriel est envoyé aux employés pour promouvoir le protocole sur les atteintes à la vie privée de l’ASFC et l’importance de signaler les atteintes à la vie privée.

L’ASFC continue à participer activement aux réunions des coordonnateurs et des praticiens de l’AIPRP dirigées par le SCT, aux réunions du comité des SMA sur l’accès à l’information et la transparence (SMA AIT) et de la communauté de l’AIPRP. Ces réunions permettent aux employés du bureau de discuter des différents enjeux et défis qui ont été cernés par les professionnels de l’AIPRP, avec leurs homologues des autres organisations.

Enfin, au cours de l’été 2022, l’Agence des services frontaliers du Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada ont signé un protocole d’entente (PE) pour s’attaquer aux problèmes de capacité auxquels font face les praticiens de l’AIPRP dans diverses institutions du gouvernement du Canada. Ce protocole d’entente est établi avec des partenaires institutionnels pour solliciter des contributions pour l’exercice 2022 à 2023, afin d’établir un Bureau de développement de la communauté de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels qui vise à surmonter les difficultés liées au recrutement, au maintien en poste, à la formation centralisée et aux programmes de perfectionnement professionnel.

III. Politiques et lignes directrices nouvelles et modifiées concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de l’exercice 2022 à 2023, l’ASFC a continué de réviser des politiques existantes, d’élaborer de nouvelles politiques et de mettre en place de nouvelles procédures.

Conformément à l’Avis de mise en œuvre de la protection des renseignements personnels 2022-02 du SCT, l’ASFC a élaboré une politique de vérification de l’identité pour l’AIPRP. Cette politique fournit des directives sur l’exigence énoncée à la section 4.1.4 de la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction des renseignements personnels selon laquelle les institutions doivent établir des procédures pour valider l’identité d’un demandeur. Plus précisément, cette politique a officialisé et amélioré les pratiques de l’ASFC en réponse à l’ordonnance d’extension, qui comprend les ressortissants étrangers. L’ASFC a continué de s’assurer que les pièces d’identité sont vérifiées adéquatement, car il est impératif d’atténuer le risque d’atteinte à la vie privée tout en offrant des services gouvernementaux. L’ASFC établit un équilibre entre le droit d’accès et la prestation des programmes et la vérification de l’identité afin d’offrir un processus d’AIPRP sans effort aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et aux ressortissants étrangers.

L’ASFC a continué à prendre un certain nombre de mesures pour améliorer et promouvoir les outils d’AIPRP qui sont facilement accessibles aux employés de l’ASFC en utilisant Apollo (GCdocs). Ainsi, il veille à ce que le site intranet de l’ASFC soit à jour et accessible à tous les employés de l’ASFC. Cela permet au bureau de partager rapidement de l’information et des pratiques exemplaires et de faciliter la collaboration à l’échelle de l’ASFC.

L’ASFC a continué de recevoir des demandes de caviardage audio/vidéo liées à l’AIPRP. En réponse, le bureau de l’ÉIAICPRP de l’ASFC, en partenariat avec la Direction générale de l’information, des sciences et de la technologie, et dans le cadre d’un défi de Solutions innovatrices Canada, a participé à un projet permettant aux entreprises privées de présenter un concept appliqué pour le caviardage d’enregistrements vidéo. Le projet s’est terminé avec succès avec deux produits mis en marché, et l’ASFC explore actuellement l’achat d’une des solutions pour son propre usage.

Au cours du deuxième semestre de l’exercice 2022 à 2023, l’ASFC a commencé à utiliser un outil d’automatisation robotisée des processus (APR), devenu entièrement opérationnel, pour enregistrer les nouvelles demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels sans intervention humaine. L’ASFC travaille à élargir l’utilisation des outils d’APR pour exécuter d’autres processus courants afin de réaliser d’autres gains d’efficacité afin de mieux répondre à l’augmentation des volumes.

L’ASFC demeure un participant actif et un joueur clé du groupe de travail sur la modernisation de la LPRP, afin d’aider à établir la position de l’ASFC sur la modernisation de la LPRP. L’ASFC estime qu’une loi modernisée devrait faciliter le travail du gouvernement tout en continuant à respecter le droit à la vie privée des individus et la Charte canadienne des droits et libertés. L’ASFC continuera d’élaborer des options stratégiques et de travailler sur des conseils de transition, aux côtés du ministère de la Justice, dans la modernisation de la LPRP.

Au cours de l’exercice 2022 à 2023, l’ASFC a approuvé et publié deux politiques nationales d’échange de renseignements mises à jour :

• La Politique sur le décret à l’ASFC, ainsi qu’un certain nombre d’outils de travail, pour aider à la gestion quotidienne des activités liées au décret et à la Loi visant à éviter la complicité dans les cas de mauvais traitements infligés par des entités étrangères. Cette étape marque l’achèvement de la première phase de mise en œuvre du cadre de politique et de gouvernance mis à jour.
• La Politique sur l’échange de renseignements en vertu de la Loi sur la communication d’information ayant trait à la sécurité du Canada (LCISC) qui fournit une orientation fonctionnelle sur la communication de renseignements sur les programmes de l’ASFC à certains ministères fédéraux ayant un mandat de sécurité du Canada.

L’ASFC a également mis en œuvre la Politique et guide en matière de gestion et d’élaboration des ententes de collaboration par écrit mis à jour. La politique mise à jour fournit un guide étape par étape normalisé pour l’élaboration des ECE nationales, y compris un diagramme simplifié du processus d’ECE et des modèles d’ECE.

L’ASFC a continué à examiner officieusement les dossiers de l’ASFC pour les programmes internes dans l’intention de les divulguer de façon proactive comme si cela lui avait été demandé en vertu de la LPRP. Au cours de l’exercice 2022 à 2023, le bureau a reçu 150 demandes internes de cette nature.

L’ASFC surveille de près le temps nécessaire pour traiter les demandes de renseignements personnels. Des rapports mensuels, qui rendent compte des tendances et du rendement, sont remis aux directeurs adjoints, au directeur des unités de gestion de cas, et au directeur général et chef de la protection des renseignements personnels du bureau de l’ÉIAICPRP de l’ASFC. Finalement, des rapports mensuels qui présentent les données statistiques sur le rendement des bureaux de première responsabilité sont également remis à tous les agents de liaison de l’AIPRP.

4. Salle de lecture

L’ASFC, conformément à la LPRP, maintient une salle de lecture pour les demandeurs qui souhaitent consulter des documents en personne à l’ASFC. Ces demandeurs peuvent avoir accès à la salle de lecture en communiquant avec le bureau de l’ÉIAICPRP de l’ASFC au 343-291-7021, ou par courriel à : atip-aiprp@cbsa-asfc.gc.ca. La salle de lecture est située à l'adresse suivante :

Complexe de la Place Vanier
Tour A 14 étage
333 ch N River
Ottawa ON  K1A 0L8

5. Vérifications et enquêtes sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée de l’Agence des services frontaliers du Canada

En 2022 à 2023, le Bureau de l’ÉIAICPRP a fait l’objet d’un examen mené par la Vérification interne et évaluation des programmes de l’Agence. L’examen s’est concentré sur la gestion des ECE. L’examen a été achevé au cours de l’exercice 2022 à 2023 et les recommandations sont les suivantes :

De plus, une vérification de la Gestion de la sécurité des technologies de l’information (GSTI) – Phase III a été effectuée au cours de l’exercice 2022 à 2033 et la recommandation est la suivante :

6. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Au cours de l’exercice 2022 à 2023, l’ASFC n’a effectué aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). Même s’il n’a pas réalisé d’EFVP, l’ASFC a continué de travailler en étroite collaboration avec les secteurs de programme à de nombreuses initiatives qui sont en voie d’achèvement en 2024, notamment :

Gestion des cotisations et des recettes (GCRA) de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC)

Ce projet est une initiative pluriannuelle qui transformera la perception des droits et des taxes pour les marchandises importées au Canada. Par l’entremise de la GCRA, l’ASFC modernisera et simplifiera le processus d’importation des marchandises commerciales. Une fois pleinement mise en œuvre, la GCRA pourra :

• simplifier le processus global d’importation;
• fournir une interface moderne pour l’importation au Canada;
• donner aux importateurs un accès libre-service à leurs renseignements;
• réduire les coûts d’importation au Canada;
• améliorer la conformité aux règles commerciales.

Annexe sur l’EFVP de la borne d’inspection primaire d’ArriveCAN

En partenariat avec l’Agence de la santé publique du Canada (ASPC) et en réponse à la COVID-19, l’ASFC a lancé l’application ArriveCAN. ArriveCAN a permis aux voyageurs de fournir par voie électronique au gouvernement du Canada leurs coordonnées et les renseignements sur leur mise en quarantaine et le dépistage médical en vertu de la Loi sur la quarantaine. En s’appuyant sur le succès de la plateforme de kiosque d’inspection primaire et du service ArriveCAN, l’ASFC a mis à profit et amélioré les technologies existantes pour faciliter les déplacements et a fait d’ArriveCAN un guichet unique pour la présentation de renseignements préalables sur les voyages, éliminant la nécessité d’utiliser deux plateformes distinctes et tirant parti de l’intérêt accru des utilisateurs et de leur connaissance de la marque. Après avoir consulté le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP), l’ASFC rédigera une EFVP indépendante pour ArriveCAN après que l’ASPC aura renoncé à sa partie de l’application ArriveCAN.

Précontrôle

Le précontrôle est un programme de gestion des frontières conçu pour améliorer la sécurité frontalière, faciliter la circulation transfrontalière des voyageurs et des marchandises légitimes et permettre une utilisation plus efficace de l’infrastructure frontalière. Le précontrôle permet aux agents frontaliers du pays d’inspection de déterminer l’admissibilité des voyageurs et des marchandises avant leur entrée sur le territoire du pays d’inspection. Au Canada, le précontrôle aérien aux États-Unis est en place et fonctionne avec succès depuis les années 1950.

Protocoles d’entente (PE) avec le United States Bureau of Alcohol, Tobacco, Firearms and Explosives (ATF) et la Drug Enforcement Administration (DEA)

Le 23 février 2021, le premier ministre Justin Trudeau et le président des États-Unis Joseph R. Biden se sont rencontrés et ont dévoilé la Feuille de route pour un partenariat renouvelé États-Unis‒Canada, qui décrit en détail les engagements sur divers enjeux, y compris les mouvements transfrontaliers illégaux d’armes à feu, de drogues et d’espèces, le crime organisé, la fraude par marketing de masse et la traite de personnes. Cet engagement a mené à l’élaboration de protocoles d’entente entre l’ASFC et le Bureau of ATF et le DEA des États-Unis. Une EFVP a été rédigée pour décrire et évaluer les protocoles d’entente ainsi que les processus suivis pour répondre aux demandes de renseignements de l’ATF et du DEA.

Mise à jour de l’EFVP sur les solutions de rechange à la détention

Des fonds importants ont été alloués avant la pandémie pour créer le programme de Solutions de rechange à la détention (SRD), qui vise à moderniser la façon dont l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) interagit avec les immigrants et les réfugiés sous surveillance qui entrent au Canada. Le programme offre à l’ASFC plus d’options de surveillance, offrant de la souplesse aux agents et une expérience humaine aux personnes sous surveillance. Le programme de SRD comprenait initialement la Gestion des cas et surveillance dans la collectivité (GCSC), le Système de communication par reconnaissance vocale (SCRV) et les bracelets de cheville de surveillance électronique (SE). Toutefois, le SCRV était un programme pilote visant à évaluer les options technologiques et la viabilité opérationnelle. Il doit prendre fin en février 2024. Le nouveau système ReportIN remplace le SCRV, améliorant l’exactitude de la vérification par la reconnaissance faciale et introduisant la messagerie bidirectionnelle entre les agents de l’ASFC et les clients pour une communication instantanée.

Milieu de travail numérique

Le programme du milieu de travail numérique, harmonisé avec la stratégie numérique du gouvernement du Canada et la Politique sur les services et le numérique, est une initiative de l’ASFC visant à établir un effectif entièrement numérique. En commençant par la mise en œuvre des services M365, en particulier le clavardage Teams, en mai 2020, en réponse à la pandémie, le programme visait initialement à fournir des outils de communication et de collaboration comme MS Teams pour permettre aux employés de l’ASFC de travailler virtuellement. L’élaboration et la mise en œuvre du programme ont été accélérées en raison de la pandémie mondiale, de l’adoption des services infonuagiques de Microsoft et du Projet de communications et de collaboration numériques (PCCP) dirigé par Services partagés Canada (SPC). Le PCCP sert à valider la stratégie, l’approche et la fiabilité du réseau pour la migration générale du gouvernement du Canada vers un ensemble unifié et moderne de services de communications numériques et de collaboration.

Les sommaires complets des EFVP précédentes se trouvent sur le site Web de l’ASFC à Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.

Enfin, l’ASFC a continué de jouer un rôle essentiel en veillant à ce que toutes les répercussions sur la protection des renseignements personnels soient prises en compte au cours de l’élaboration des programmes et demeure déterminée à poursuivre sa collaboration avec le CPVP pour l’élaboration de nos EFVP.

Communications effectuées en application de l’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de l’exercice 2022 à 2023, 226 communications ont été effectuées par l’ASFC en application de l’alinéa 8(2)e) de la LPRP.

Communications effectuées en application de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de l’exercice 2022 à 2023, deux communications dans l’intérêt du public ont été effectuées par l’ASFC en application de l’alinéa 8(2)m) de la LPRP.

Communications en vertu du sous-alinéa 8(2)m)(i) – Communications dans l’intérêt public

La communication visait à informer le plus proche parent d’un décès survenu pendant qu’une personne était en détention dans un centre de détention. Le Commissariat à la protection de la vie privée a été avisé après la communication en raison de l’urgence de la notification. Les médias ont également été avisés, mais la communication comprenait des renseignements limités.

Communications en vertu du sous-alinéa 8(2)m)(ii) – Avantage pour l’individu

La communication visait à effectuer une vérification du bien-être en raison de menaces d’automutilation. Comme la menace soulevait des préoccupations pour la sécurité de la personne, l’ASFC a vérifié si la police locale pouvait fournir de l’aide. Le service de police a déclaré qu’il considérait la situation grave et qu’un agent serait dépêché pour effectuer une « vérification du bien-être ». Le Commissariat à la protection de la vie privée a été avisé après la communication en raison de l’urgence de la notification.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Pour consulter un exemplaire signé de l’ordonnance de délégation de pouvoir, voir l'annexe A.

Chapitre 2 : Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Pour consulter le rapport statistique de l’ASFC visant la Loi sur la protection des renseignements personnels (la LPRP), voir l'annexe B.

Interprétation du rapport statistique

1. Demandes reçues et traitées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’ASFC a reçu 21 577 demandes de renseignements personnels en 2022 à 2023, ce qui était une augmentation de 51,6 % par rapport à l’exercice précédent. De plus, l’ASFC a répondu à 18 773 de ces demandes, une proportion de 78,4 % du nombre total des demandes reçues et en suspens depuis la période de rapport précédente. Enfin, l’ASFC a traité 362 877 pages en vertu de la LPRP.

Au cours des cinq dernières années, l’ASFC a toujours été l’un des principaux ministères et organismes gouvernementaux pour ce qui est du nombre de demandes reçues en vertu de la LPRP. Bien que l’ASFC reçoive un nombre important de demandes chaque année, l’ASFC a toujours été l’une des institutions les plus performantes, répondant dans les délais prévus par la loi à plus de 90 % au cours d’une année qui a vu le plus grand nombre de demandes reçues.

Version texte

Demandes de renseignements personnels reçues/traitées

Exercice	Reçues	Traitées
2018 à 2019	13 447	13 873
2019 à 2020	14 102	13 866
2020 à 2021	11 997	12 126
2021 à 2022	14 230	13 086
2022 à 2023	21 577	18 773

2. Délai de traitement

Au cours de l'exercice 2021 à 2022, un total de 13 086 demandes ont été traitées. Le graphique ci-dessous présente les délais de réponse aux demandes que l'ASFC a traitées au cours de l'exercice.

Version texte

Délais de traitement des demandes que l'ASFC a traitées au cours de l'exercice (jours)

Délai de traitement (jours)	Nombres de demandes
121 ou plus	278
61 à 120	539
31 à 60	2 435
30 ou moins	15 521

Sur les 18 773 demandes traitées, l’ASFC a réussi à répondre à 95,5 % des demandes dans les délais prescrits par la loi, ce qui représente une augmentation par rapport au taux de 94,2 % atteint durant l’exercice précédent.

Le diagramme circulaire ci-dessous donne un aperçu des dispositions prises relativement aux demandes traitées.

Version texte

Disposition des demandes complétées

Communication totale	62,14 %
Communication partielle	29,66 %
Aucun document n'existe	2,15 %
Demande abandonnée	5,99 %
Autre	0,06 %

Sur toutes les demandes traitées, 10 590 des documents ont été communiqués en totalité et 6 983 ont été communiqués en partie. Voir l’annexe B pour obtenir tous les détails concernant la disposition des demandes traitées.

Des 5 184 demandes reportées à l’exercice 2023 à 2024, 424 étaient à temps, tandis que 4 760 accusaient du retard. Le graphique ci-dessous présente un aperçu des demandes reportées qui respectaient ou dépassaient les délais prescrits par la loi.

Version texte

Demandes en suspens reportées

Exercice fiscal	Demandes dans les délais prescrits	Demande au-delà des délais prescrits
2016 à 2017	0	0
2017 à 2018	0	3
2018 to 2019	0	11
2019 à 2020	0	67
2020 à 2021	34	290
2021 à 2022	618	1 357
2022 à 2023	420	4 157

Voir l’annexe C pour obtenir tous les détails concernant les demandes en suspens reportées au prochain exercice.

3. Prorogations

Au total, le délai a été prorogé dans 1 546 cas en 2022 à 2023. Ceci représente une diminution importante par rapport à l’exercice précédent. La mise en œuvre d’une solution de traitement plus robuste pour les demandes d’immigration a réduit le recours aux prorogations. Dans 99,9 % des cas, la prolongation était liée à la charge de travail et au fait que le respect du délai initial de 30 jours aurait interféré de façon déraisonnable avec les opérations de l’ASFC. Dans les autres cas (0,1 %), la prolongation du délai était liée au besoin de consulter des tiers ou d’autres institutions gouvernementales ou pour du temps additionnel dans les cas de traduction ou dans les cas de transfert sur support de substitution.

4. Demandes de consultations reçues d'autres institutions et organisations

En 2022 à 2023, l’ASFC a traité 57 demandes de consultation provenant d’autres institutions et organismes gouvernementaux. Ceci représente une diminution de 5 % par rapport à l’exercice précédent. Néanmoins, 1 224 pages ont été examinées afin de pouvoir répondre à ces demandes, ce qui représente une augmentation de 54,2 % par rapport à l’exercice précédent.

5. Délais de traitement des demandes de consultations sur les documents confidentiels du Cabinet

Bien que les documents confidentiels du Cabinet soient exclus de l’application de la LPRP (article 70), les politiques du SCT du Canada exigent que les ministères et organismes consultent le personnel de leurs services juridiques pour déterminer si les renseignements demandés devraient être exclus. S’il y a un doute ou si les dossiers contiennent des documents de travail, le conseiller juridique doit consulter le Bureau du conseiller juridique auprès du greffier du Conseil privé.

En 2022 à 2023, l’ASFC n’a pas consulté les Services juridiques de l’ASFC au sujet des exclusions des documents confidentiels du Cabinet, étant donné que les demandeurs excluent les documents confidentiels du Cabinet de leurs demandes.

6. Plaintes et enquêtes

Le paragraphe 29(1) de la LPRP décrit comment le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) reçoit les plaintes déposées relativement aux renseignements personnels détenus par une institution gouvernementale et fait enquête sur celles-ci. Parmi les plaintes sur lesquelles le CPVP peut décider d’enquêter, mentionnons : le refus de communication de renseignements personnels, l’allégation selon laquelle on a mal utilisé ou divulgué illicitement des renseignements personnels détenus par un organisme gouvernemental au sujet d’un particulier, ou le défaut de fournir au demandeur ses renseignements personnels dans la langue officielle de son choix.

Au cours de l’exercice 2022 à 2023, 69 plaintes relatives à la LPRP ont été portées contre l’ASFC, ce qui représente une augmentation de 64,3 % par rapport à l’exercice 2021 à 2022. Pour mettre en contexte, le nombre de plaintes reçues ne représente que 0,4 % des 18 773 demandes traitées pendant cette période. Les plaintes déposées pendant l’exercice en question ont porté sur les causes suivantes : délais (52); recours aux exceptions (4); dossiers manquants/incomplets (2); règlement rapide (1); utilisation ou communication inadéquate (8); et collecte (2).

Parmi les 42 plaintes traitées pendant l’exercice 2022 à 2023, 12 ont été jugées fondées, et une a été jugée non fondée. De plus, 27 plaintes ont été résolues; aucune a été abandonnée, et deux ont été réglées. Dans le cas des plaintes légitimes, la question est examinée par les directeurs adjoints délégataires et les processus sont modifiés s’il y a lieu.

À la fin de l’exercice 2022 à 2023, l’ASFC était visée par 87 plaintes actives en suspens depuis des périodes de rapport précédentes. Le graphique ci-dessous présente un aperçu des plaintes actives en suspens.

Version texte

Plaintes actives en suspens

Fiscal Year	Active complaints
2015 à 2016 ou plus tôt	1
2016 à 2017	0
2017 à 2018	4
2018 à 2019	8
2019 à 2020	2
2020 à 2021	4
2021 à 2022	11
2022 à 2023	57

7. Atteintes à la vie privée

Aucun cas d’atteinte substantielle à la vie privée n’a été signalé au cours de l’exercice 2022 à 2023.

8. COVID-19 : Impacts sur le bureau d'ÉIAICPRP de l'ASFC

Depuis le début de la pandémie, l’ASFC a joué un rôle essentiel dans la gestion de la frontière de manière sûre et efficace, contribuant ainsi à la santé et à la sécurité des Canadiens. Au cours de l’exercice 2022 à 2023, de nombreux employés de l’ASFC ont été réaffectés et ont été appelés à travailler 24 heures sur 24 pour fournir des services nécessaires et essentiels aux Canadiens et aux voyageurs. Malgré la mise en œuvre de ces nouvelles mesures, l’ASFC a pu maintenir la capacité de traiter les demandes reçues en vertu de la LPRP en temps opportun, en répondant aux demandes dans les délais prescrits par la loi dans plus de 9 cas sur 10.

Ce succès est également attribuable à la mise en œuvre de mesures provisoires pour le traitement des demandes de renseignements personnels et au fait que le bureau disposait déjà d’une capacité d’accès à distance qui permettait aux employés de continuer à travailler à domicile. En septembre 2022, le bureau de l’ÉIAICPRP de l’ASFC est retourné en partie travailler au bureau et les documents classifiés Secret furent de nouveau accessibles.

Au cours de cette période, l’ASFC a collaboré étroitement avec le SCT et les coordonnateurs de la communauté de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. L’ASFC a rempli, toutes les deux semaines, le questionnaire du SCT sur la capacité de traitement des demandes d’AIPRP durant la pandémie de COVID-19. Ce questionnaire est publié sur le site Web du gouvernement ouvert.

9. Conclusion

Les réalisations de l’ASFC illustrées dans le présent rapport reflètent l’engagement de l’Agence à garantir que tous les efforts raisonnables sont déployés pour remplir ses obligations prévues dans la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’ASFC a fait tous les efforts nécessaires afin de fournir aux Canadiens et aux Canadiennes les renseignements personnels qu’ils ont le droit d’obtenir, de manière opportune et utile, tout en protégeant les droits à la vie privée de tous les Canadiens et les Canadiennes.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoir

Annexe B : Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Agence des services frontaliers du Canada

Période d'établissement de rapport : 1 avril 2022 au 31 mars 2023

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 : Demandes informelles

Section 3 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

3.5 Complexité

3.6 Demandes fermées

3.7 Présomptions de refus

Section 4 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 : Prorogations

Section 7 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Section 8 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Section 9 : Avis de plaintes et d’enquêtes reçus

Section 10 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

Section 11 : Atteintes substantielles à la vie privée

Section 12 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Annexe C – Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes d’AIPRP

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers

Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes

Section 5 : Numéro d’assurance social (NAS)

Section 6 : Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels