ARCHIVÉ - Groupe de travail sur les communications

Le 1^er octobre 2013

Au cours de la réunion, qui a eu lieu par webinaire, l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a confirmé qu'en raison des échéanciers liés au processus réglementaire, les exigences relatives au Manifeste électronique pour les transporteurs routiers et ferroviaires ne seront pas obligatoires à l'automne 2013 comme les intervenants en avaient été informés précédemment. L'ASFC maintient son engagement à informer les transporteurs au moins 45 jours avant la date à laquelle le Manifeste électronique deviendra obligatoire.

Le groupe de travail a discuté de la façon dont le report d'échéance sera communiqué aux transporteurs routiers, y compris les objectifs en matière de communication, le public cible et les messages clés. L'ASFC accélérera la mise à jour du contenu de son site Internet et elle procédera à des envois massifs aux transporteurs enregistrés afin d'informer ses clients du changement. Lorsque la date d'entrée en vigueur sera confirmée, l'ASFC aura recours à des produits et à des activités de communication de grande envergure pour la faire connaître.

Les membres ont discuté également de la possibilité d'accorder des avantages aux premiers adhérents et ils ont suggéré des avantages possibles. L'ASFC a convenu de communiquer ces suggestions à la direction afin qu'elle les prenne en considération et elle a encouragé les membres à lui faire parvenir leurs idées, le cas échéant.

Le 15 août 2013

Lors de cette réunion, qui a eu lieu par webinaire, l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a donné des nouvelles de la mise en œuvre du Manifeste électronique et a souligné que depuis juin 2013, 94 % des 500 principaux transporteurs par volume participent maintenant au Manifeste électronique, ce qui représente 72 % du volume total des marchandises. De plus, des secrets partagés du portail du Manifeste électronique ont été émis à 78 transitaires depuis la mise en place le 9 juin 2013 de la fonction de papier creux.

Le groupe de travail a examiné une ébauche de l'avis sur le Manifeste électronique, un produit de communication conçu pour informer les transporteurs routiers non conformes  des exigences du Manifeste électronique. Cette activité a été suivie d'un survol du plan d'action de renouvellement du site Web du gouvernement du Canada. Dans le cadre de ce plan d'action, les pages Web sur le Manifeste électronique sont passées en revue afin d'assurer l'optimisation de la convivialité, la réorganisation de l'information et une accessibilité accrue. Nous encourageons les membres à présenter des commentaires et des suggestions en vue d'améliorer le contenu Web sur le Manifeste électronique.

L'ASFC informe les membres du groupe de travail des activités de sensibilisation, y compris des téléconférences, des exposés et des webinaires sur la mise en œuvre destinés aux transporteurs routiers et aux transitaires. Il a également été noté que du soutien régional à la clientèle sur le Manifeste électronique offert 24 heures par jour, sept jours par semaine a été mis en place à 10 points d'entrée en juin 2013. De plus, en septembre 2013, dix séances d'information portes ouvertes sur le Manifeste électronique seront tenues à différents points d'entrée du mode routier de l'ensemble du Canada afin d'approcher les clients du secteur commercial.

Les membres se sont montrés favorables à ces nouvelles et ont encouragé l'ASFC à continuer de faire participer les transporteurs routiers et les transitaires afin qu'ils se conforment aux exigences du Manifeste électronique.

Le 13 février 2013

Au cours de cette réunion, qui a lieu par conférence WebEx, l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) confirme qu'en raison des délais liés au processus réglementaire, l'Agence prolongera la période d'observation avisée du Manifeste électronique par les transporteurs routiers jusqu'à l'automne 2013.

Le groupe de travail discute de la méthode à suivre pour communiquer des renseignements sur la prolongation aux transporteurs routiers, y compris les objectifs en matière de communication et les messages clés proposés. L'ASFC accélérera la mise à jour et la distribution des outils et de l'information afin de faire part des changements aux intervenants. Cela comprend la mise à jour des pages Web du Manifeste électronique - ASFC, ainsi que des publications sur le Manifeste électronique visant les transporteurs routiers, et l'offre aux membres de produits mis à jour aux fins de distribution.

L'ASFC fournit également aux membres des statistiques mises à jour sur le Manifeste électronique qui démontrent une augmentation stable de la participation au Manifeste électronique. Depuis le 11 février 2013, il y a 2 385 comptes d'entreprise actifs dans le portail du Manifeste électronique et 2 143 comptes d'entreprise en attente. De plus, 90 % des 500 principaux transporteurs par volume participent maintenant au Manifeste électronique, ce qui représente 72 % du total des volumes. Les membres répondent de façon positive à ces statistiques et indiquent que les transporteurs qui utilisent le Manifeste électronique sont généralement satisfaits et que la distribution continuelle des publications et la mise à jour de l'information en temps opportun encourageront la hausse continue de la participation des transporteurs.

Les 18 juillet, 18 septembre et 7 novembre 2012

Trois réunions du groupe de travail sur les communications du RPIME ont eu lieu par webinaire en juillet, en septembre et en novembre. Elles portaient principalement sur les activités de communication et de sensibilisation de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) à l'appui de la mise en œuvre du Manifeste électronique dans le mode routier.

Au cours de ces réunions, l'ASFC a fourni périodiquement des mises à jour sur les activités continues visant à aider les transporteurs routiers clients à se conformer au Manifeste électronique ainsi que sur les statistiques de participation des transporteurs routiers, y compris l'augmentation notable de la participation des transporteurs routiers qui a suivi la campagne de sensibilisation effectuée auprès des transporteurs dont les volumes de marchandises transportées sont élevés. L'ASFC remercie vivement les membres pour leurs efforts soutenus en matière de sensibilisation, notamment l'Alliance canadienne du camionnage ainsi que l'Association canadienne du camionnage d'entreprise pour leur collaboration en vue d'établir des téléconférences toutes les deux semaines afin que les transporteurs routiers reçoivent de la rétroaction et qu'ils échangent sur les pratiques exemplaires avec les premiers adhérents aux exigences du Manifeste électronique. Les membres du secteur commercial ont offert de la rétroaction importante sur les communications portant sur la période d'observation avisée pour le mode routier, ainsi que sur les documents et les médias taillés sur mesure pour les transporteurs routiers clients et leurs conducteurs.

L'ASFC a également présenté de l'information sur d'autres activités axées sur l'identification et la résolution de problèmes liés à la mise en œuvre en temps opportun, ainsi que sur la formation et le soutien offerts aux agents. Notamment, l'ASFC a établi le Cadre de transition du Manifeste électronique dans le secteur commercial afin de se concentrer sur l'alignement du Manifeste électronique à d'autres programmes du secteur commercial et sur la conformité à l'échelle nationale des processus et des opérations. La rétroaction reçue des membres du secteur commercial sur ces activités était positive et l'ASFC continue de prendre en considération les commentaires des membres lorsqu'elle met en œuvre des activités de soutien.

Avec les nouvelles exigences et fonctions du système du Manifeste électronique présentées en 2013, les prochaines réunions du groupe de travail seront axées sur les produits de communication et les activités à l'intention des groupes de clients visés.

Le 16 juin 2011

Le groupe de travail tient une réunion d'une demi-journée par conférence WebEx. L'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) fait une mise à jour sur la mise en œuvre du Manifeste électronique pour les transporteurs routiers, soulignant que plus de 140 transporteurs et 7 fournisseurs de logiciels ou de services sont actuellement en production avec des volumes de transmission de données supérieurs à ce qu'a prévu l'ASFC pour ce moment. Les membres du groupe de travail sont mises à jour des activités de sensibilisation de l'ASFC, y compris de la prestation de plus de 40 présentations et séances d'information dans tout le pays depuis le 1er avril 2011 destinées aux intervenants internes et externes. Les membres du secteur commercial appuient l'intention de l'ASFC d'offrir des présentations sur le Manifeste électronique en ligne, notamment la tenue de webinaires en direct et les plans concernant la promotion de l'accès au portail du Manifeste électronique.

L'ASFC présente aux membres une simulation visuelle des mises à jour prévues pour les pages Web du Manifeste électronique de l'ASFC. Les mises à jour permettent de mieux organiser le contenu qui prend de l'ampleur et d'offrir de l'information sur le portail du Manifeste électronique et l'accès à ce dernier. Dans l'ensemble, la rétroaction des membres est favorable et les modifications suggérées seront étudiées.

La réunion termine par une discussion en table ronde au sujet de l'avenir du groupe de travail. Tous les membres conviennent que le groupe continue de jouer un rôle important dans la mise en œuvre du Manifeste électronique et que la composition du groupe devrait être élargie afin d'inclure davantage de représentants de l'industrie.

Le 30 novembre 2010

L'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) fait le point sur les questions suivantes : les produits et activités de communication liés au Manifeste électronique, y compris les produits et les activités visant à sensibiliser les transporteurs des États-Unis; l'Initiative de guichet unique avec les autres ministères; la formation des employés de l'ASFC qui seront affectés au traitement des expéditions selon le Manifeste électronique.

L'ASFC, à l'aide d'une simulation du portail du Manifeste électronique, explique les étapes à suivre pour la création de comptes d'utilisateur et d'entreprise dans le portail, ainsi que pour l'entrée de données et pour la gestion de l'information relative à l'expédition. Les membres du secteur commercial fournissent une importante rétroaction concernant le langage utilisé dans le portail et dans la documentation connexe en cours d'élaboration. On donne également de la rétroaction sur la création d'une stratégie de communication progressive pour sensibiliser les transporteurs routiers au sujet de la date d'entrée en vigueur des exigences relatives au Manifeste électronique. L'ASFC veillera à ce que les équipes affectées au développement du portail du Manifeste électronique soient mises au courant des recommandations des membres du secteur commercial, notamment en ce qui touche l'utilisation d'un langage et d'une terminologie simples, et elle envisagera d'ajouter des essais de convivialité dans le calendrier de production. L'ASFC convient que les ressources du groupe pourraient être utilisées plus judicieusement par rapport aux suggestions qu'elles pourraient offrir sur le type de produit de communication qui serait le mieux adapté à leurs partenaires et pour solliciter la rétroaction du groupe de travail sur les produits de communication avant qu'ils soient terminés.

Le 8 juin 2010

L'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a fait le point sur les changements organisationnels récents, sur les activités relatives à la mise en œuvre du Manifeste électronique et sur les consultations relatives au Réseau de partenariats des intervenants pour le Manifeste électronique (RPIME).

En outre, l'ASFC a présenté un exposé sur l'état d'avancement des programmes des négociants dignes de confiance (p. ex. Partenaires en protection et le Programme d'autocotisation des douanes). Les membres du secteur commercial ont souligné l'importance pour l'ASFC d'accroître les efforts de sensibilisation auprès des autres ministères afin d'harmoniser les exigences et les processus liés à la frontière. L'ASFC examinera la possibilité d'inclure des renseignements sur les programmes des négociants dignes de confiance dans les messages généraux sur le Manifeste électronique.

Le groupe de travail a examiné et commenté la structure des consultations du RPIME et la nouvelle version proposée des produits de communications sur le Manifeste électronique. Les membres ont aussi fait des observations sur les activités de sensibilisation, l'élaboration d'une stratégie de marketing, la formation des employés et l'appui aux clients.

Le 5 novembre 2009

Le groupe de travail du RPIME sur les communications examine le mandat révisé et fait des suggestions sur la façon d'élargir la participation. Il s'intéresse également à la séance plénière à venir du RPIME et fournit une rétroaction sur la façon dont les réunions peuvent être des plus avantageuses pour les participants du secteur commercial.

L'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) donne un aperçu des efforts et des plans de communication et d'information, y compris la participation à des événements de l'industrie, l'élaboration de documents d'information et la gestion du site Web. En outre, les négociants sont encouragés à informer l'ASFC des conférences et des foires commerciales auxquelles, selon eux, des représentants du Manifeste électronique devraient assister. Les partenaires de la chaîne commerciale se disent satisfaits des activités proposées et ils mentionnent que des renseignements pratiques ciblés seraient des plus utiles pour les clients.

L'ASFC livre un compte rendu au sujet du Document sur les exigences à l'égard des clients du commerce électronique dans le mode routier, ainsi qu'un aperçu des stratégies relatives à la formation des employés du Manifeste électronique et au service à la clientèle externe. Les partenaires de la chaîne commerciale reconnaissent les progrès considérables réalisés et font part d'enjeux liés aux communications sur lesquels l'ASFC devrait se pencher au fur et à mesure que le Manifeste électronique progresse.

Le 12 novembre 2008

Le groupe de travail examine les produits de communication et d'information récemment diffusés, y compris le contenu du nouveau site Web et le premier numéro du bulletin sur le Manifeste électronique.

Une séance de remue-méninges pour discuter et faire part des activités de communications et d'information nouvelles et conjointes est tenue au cours de cette réunion. On cite un article paru dans le bulletin que l'ASFC et l'Association canadienne des importateurs et exportateurs ont rédigé récemment, et on invite les membres à saisir des occasions semblables.

Les membres proposent différentes approches visant à atteindre un plus grand nombre de personnes et à les sensibiliser au Manifeste électronique.

Le groupe envisage une réunion plénière du RPIME et fait des suggestions sur la planification de l'activité.

Le 8 juillet 2008

L'ASFC fait le point sur les activités et les produits d'information et de sensibilisation. Un compte rendu de la plus récente réunion du groupe de travail sur la conception du Réseau de partenariats des intervenants pour le Manifeste électronique (RPIME) est donné aux membres. Des commentaires sont formulés et examinés relativement à l'ébauche d'un plan sur les processus de communication du RPIME et à la mise à jour du mandat du groupe de travail sur les communications.

Le 28 mai 2008

Les membres examinent le mandat du groupe et discutent des communications avec le comité directeur et le groupe de travail sur la conception du RPIME relativement aux processus de consultation avec l'ensemble du milieu commercial. Les membres examinent les plus récentes versions du contenu Internet du Manifeste électronique et le dossier de présentation générique sur le Manifeste électronique, et discutent de la fréquence de publication (semestrielle) du bulletin électronique.

Le 23 janvier 2008

Les membres examinent le contenu et la mise en page Internet du Manifeste électronique, puis formulent des suggestions. On les encourage à fournir tout commentaire supplémentaire le plus rapidement possible. Les membres émettent aussi des suggestions concernant la planification de l'assemblée plénière, ainsi que des remarques d'ordre général sur la structure d'ensemble du RPIME et d'autres enjeux de communication.

Le 6 décembre 2007

Les membres examinent les messages internes et externes relatifs au Manifeste électronique, en vue d'un examen subséquent par l'ASFC, puis suggèrent la création de produits de communication pour les activités de diffusion externe des représentants de l'industrie.

Le 18 octobre 2007

Les membres examinent pour une deuxième fois le mandat du groupe. Ils demandent d'être informés des mises à jour du plan et de l'état du projet, et expriment leur intérêt à l'égard des assemblées plénières semestrielles du RPIME. Les membres examinent aussi les initiatives de communication possibles pour renseigner les intervenants sur le Manifeste électronique et le processus de consultation.

Le 15 août 2007

Les membres approuvent le mandat du groupe. Le plan de communication du projet du Manifeste électronique fait l'objet de longues discussions . Les membres demandent qu'on leur remette le schéma préliminaire des activités de communication et le modèle de régie du RPIME. Les membres effectuent aussi un remue-méninges au sujet du futur du groupe de travail (les résultats souhaités et les attentes) et s'accordent pour dire que des communications simples et claires avec les partenaires de la chaîne commerciale sont essentielles au succès du projet.