Vérification des processus et des contrôles de la rémunération : Annexe D
Contrôles internes des RH à la paye
Nous avons évalué et mis à l'essai les contrôles internes des RH à la paye suivants. Les résultats des essais sont indiqués ainsi :
- Le contrôle est efficace
- Le contrôle est inefficace
- La conception du contrôle est déficiente ou sa documentation est inadéquate
Activité : Ajout d'employées à la paye
Contrôle
- Les demandes de dotation sont examinées et approuvées (agents des services frontaliers)
- Les demandes de dotation sont examinées et approuvées (employés autres que les agents des services frontaliers)
- Les conseillers en rémunération valident la première paye du nouvel employé
- Un examen par les pairs des interventions de paye a lieu (formulaire de rémunération et liste de vérification remplis par les conseillers en rémunération) (deux contrôles)
- Les personnes à qui a été délégué le pouvoir de signature en matière de dotation et de finances signent les demandes d'intervention en Ressources humaines, formulaire 325-10 et la lettre d'offre (tous les employés) (deux contrôles)
- Les personnes à qui a été délégué le pouvoir de signature en matière de dotation et de finances ont reçu une formation appropriée
Activité : Modifications à la paye
Contrôle
- Approbation des modifications à la paye par les personnes à qui a été délégué le pouvoir de signature en matière de dotation et de finances (congé de maternité, congé sans solde, modification de la durée d'emploi, etc.) au moyen d'une demande d'intervention en Ressources humaines, formulaire 325-10 et/ou d'une lettre d'offre signée (deux contrôles)
- Examen et approbation par la Dotation des documents officiels pour les modifications à la paye
Activité : Approbation du temps
Contrôle
- Le chef approuve les feuilles de temps des agents des services frontaliers (heures supplémentaires, primes de quart et autres indemnités)
- Le chef valide les entrées de la feuille de temps dans le portail Libre-service des employés (LSE) en les comparant aux registres de présence et s'assure que les codes indiqués sont exacts et appropriés
Activité : Consignation des dépenses salariales
Contrôle
- Les responsables de la comptabilité intégrée préparent une analyse des dépenses salariales qui comparent les données d'une année à l'autre
- Les responsables de la comptabilité intégrée préparent les ajustements aux dépenses salariales de l'année précédente
- Les responsables régionaux des finances (ou le conseiller en gestion financière) examinent les comptes créditeurs et/ou débiteurs en fin d'exercice liés à la paye avant de les présenter aux responsables de la comptabilité intégrée
- Les responsables de la comptabilité intégrée reçoivent les comptes créditeurs et/ou débiteurs en fin d'exercice liés à la paye par courriel envoyé par les différents groupes pour saisie dans les SAE
Activité : Surveillance de la paye
Contrôle
- Les responsables de la comptabilité ministérielle examinent le dossier I050 de Phénix pour déceler les trop payés, les payes manquantes, etc. pendant la période de paye bimensuelle
- Le CNTF examine et approuve les mouvements de paye dans Phénix supérieurs à 15 000 $
- Les responsables de la comptabilité intégrée procèdent au rapprochement du module FI des SAE et du GL de SPAC
- Les responsables de la comptabilité intégrée procèdent au rapprochement des dépenses salariales entre les modules HR et FI des SAE
- Trimestriellement, les responsables de la comptabilité intégrée procèdent à une analyse des écarts quant aux codes d'identification de dossier personnel en procédant au rapprochement du dossier I050 de Phénix et des SAE afin de déterminer les paiements rétroactifs, les payes manquantes, les trop payés, etc. pour consignation dans le registre de paye
Activité : Enlever des employés rayés de la paye
Contrôle
- Le gestionnaire de centre de coût examine et approuve le formulaire de départ et la lettre de démission (deux contrôles)
- Les conseillers en rémunération valident la dernière paye de l'employé (deux contrôles)
- Les conseillers en rémunération traitent et examinent le paiement unique versé à l'employé à son départ, y compris le paiement des vacances (deux contrôles)
- Les conseillers en rémunération calculent l'indemnité de départ pour les employés congédiés
Activité : SAE – Accès en TI de la paye
Contrôle
- Il n'y a qu'un seul profil de l'utilisateur pour chaque utilisateur des SAE
- La structure des rôles d'utilisateurs dans les SAE assure une séparation des tâches
- Le contrôle de l'accès aux lignes est configuré de façon à ne permettre d'accéder aux données des employés que par organisation
- Seules les personnes autorisées ont accès aux interventions de paye « employés portés à l'effectif », « approbation du temps » et « traitement de la paye » et les rôles de chacun sont séparés adéquatement
- Seule l'équipe de la comptabilité intégrée peut saisir manuellement des données sur les comptes créditeurs/débiteurs dans le registre (comptes créditeurs en fin d'exercice/comptes débiteurs en fin d'exercice)
- La nature et la portée des privilèges d'accès des utilisateurs sont approuvées par les superviseurs de ces derniers
- La direction examine régulièrement la liste d'utilisateurs
Activité : SAE – Contrôles automatisés en TI
Contrôle
- Transfert automatique de données entre les modules HR et FI des SAE. Vérification de la réussite du transfert
- Traitement par lots automatisé pour la mise à jour du statut d'un employé à « rayé de l'effectif » dans les SAE
- Transmission par lots automatisée des feuilles de temps des SAE approuvées en vertu de l'article 34
- Les heures supplémentaires ne peuvent pas être saisies à l'avance dans le LSE
- Téléchargement automatique quotidien des dossiers I049 de Phénix dans les SAE
- Calcul automatisé hebdomadaire du salaire en fonction des données saisies dans la feuille de temps LSE et le calendrier des enregistrements sur la paye
- Le LSE des SAE ne permet pas aux employés d'approuver leur propre feuille de temps
- Le LSE achemine les feuilles de temps conformément à la structure organisationnelle indiquée dans les SAE
- Les feuilles de temps soumises dans le LSE sont automatiquement acheminées au superviseur adéquat
- Les feuilles de temps refusées sont automatiquement renvoyées à l'employé afin que les problèmes décelés par le superviseur soient réglés
- Approbation des rapports sur les heures de travail dans le LSE (article 34)
- Les feuilles de temps pour lesquelles l'approbation en vertu de l'article 34 n'est pas accordée sont automatiquement acheminées au niveau hiérarchique supérieur ayant le pouvoir d'approbation en vertu de l'article 34, conformément à la structure organisationnelle indiquée dans les SAE
Activité : Phénix – accès en TI de la paye
Contrôle
- Il existe un seul profil par utilisateur dans Phénix
- La structure des rôles d'utilisateurs dans Phénix assure une séparation des tâches
- Seules les personnes autorisées peuvent traiter les interventions de paye dans Phénix
- La nature et la portée des privilèges d'accès des utilisateurs sont approuvées par les superviseurs de ces derniers
- La liste d'accès des utilisateurs de Phénix est examinée trimestriellement
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