Vérification des processus et des contrôles de la rémunération : Introduction

1. L'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC ou Agence) compte plus de 16 000 employés, dont des employés nommés pour une période indéterminée ou déterminée, ce qui représente 1,7 milliard de dollars en dépenses salariales annuelles. La rémunération fait référence à la rémunération en espèces et aux autres formes de rémunération et comprend les traitements, les salaires, les prestations de retraite, les congés payés et les indemnités. Afin de respecter les règlements, les politiques et les conventions collectives du gouvernement fédéral, les employés doivent être correctement rémunérés en temps opportun, sans quoi la confiance entre les employés et l'Agence pourrait s'effriter, le maintien d'un effectif qualifié pourrait être difficile et, ultimement, la capacité de l'Agence à réaliser son mandat pourrait être touchée.

2. Le processus RH à la paye de l'Agence comprend les renseignements, les systèmes et les employés chargés de traiter la paye et de rendre des comptes sur la paye. De nombreux intervenants participent au processus RH à la paye, dont des secteurs fonctionnels clés à la Direction générale des ressources humaines (DGRH) et à la Direction générale des finances et de la gestion organisationnelle (DGFGO) ainsi que les gestionnaires de centres de coûts et les employés de l'ensemble de l'Agence.

3. L'ASFC a établi un protocole d'entente avec l'Agence du revenu du Canada (ARC) pour les services de technologie de l'information (TI), lequel permet à l'Agence d'utiliser le Système administratif d'entreprise (SAE) de l'ARC, un système fondé sur SAP, pour gérer ses ressources humaines et ses activités financières, y compris la paye.

4. En 2016, le gouvernement du Canada a mis en place un nouveau logiciel de paye appelé « Phénix » pour centraliser les opérations de rémunération de tous les ministères et organismes. L'ASFC est appelée une « organisation de services Web » (aussi connue sous le nom « organisation non desservie par le Centre des services de paye »), ce qui signifie qu'elle utilise son propre système de RH (SAE) avec un lien vers Phénix et n'est pas un client du Centre des services de paye de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC). Les conseillers en rémunération de l'ASFC utilisent le SAE pour traiter les demandes d'intervention de paye. Les renseignements sur la paye sont ensuite entrés dans le système Phénix pour payer les employés.

5. Le passage à Phénix a eu d'importantes répercussions sur le processus RH à paye, les systèmes et les employés de l'Agence. Depuis sa mise en place, Phénix n'a pas fonctionné comme prévu, a entraîné un nombre élevé de paiements inexacts et a entraîné une hausse des interventions manuelles.^{Note de bas de page 1} Afin de s'assurer que les employés sont payés correctement et en temps opportun, l'Agence a pris des mesures afin de régler les problèmes liés à Phénix :^{Note de bas de page 2}

• investissement de plus de 5,8 millions de dollars dans des projets de modernisation de la paye pour résoudre les problèmes complexes ou actuels d'intégration entre le SAE et Phénix;
• établissement de fonctions de surveillance, appuyées par des tableaux de bord et des outils de suivi internes;
• mise en place d'un processus de paiements prioritaires pour les demandes de paiements d'urgence, dont un processus financier simplifié et des services de messagerie pour l'envoi des paiements d'urgence;
• adoption d'une approche par étapes pour traiter les demandes de rémunération;
• participation à des groupes de travail externes de la communauté des RH du gouvernement du Canada afin de soulever des préoccupations et de discuter des problèmes auxquels est confrontée l'ASFC.

6. Après plusieurs années de problèmes liés aux systèmes et aux limites de capacité, un arriéré de dossiers de rémunération de l'année en cours et de l'année précédente s'est accumulé. La DGRH a présenté un plan stratégique au Comité exécutif des ressources humaines en février 2020 pour traiter l'arriéré (stratégie relative aux arriérés de rémunération). L'Agence avait un arriéré de 2 578 dossiers en décembre 2020, dont 14 % sont liés à des cas de 2018 ou antérieurs.^{Note de bas de page 3} Même si l'arriéré se résorbe, le personnel de la rémunération doit tout de même effectuer un nombre élevé de mouvements de paye chaque mois.