Vérification des processus et des contrôles de la rémunération : Principales constatations

16. Il y a des lacunes dans le cadre de contrôle interne du processus RH à la paye. Plus de la moitié des contrôles ne sont pas conçus et documentés ou ne fonctionnent pas efficacement. Ces lacunes augmentent le risque du traitement incorrect des mouvements de paye invalides ou inexacts. Les préoccupations soulevées en premier par le BVG en 2017-2018 n'ont toujours pas été réglées.

17. Les systèmes utilisés dans le processus RH à la paye ne facilitent pas toujours le processus de bout en bout sans erreur. Par contre, ces erreurs peuvent être atténuées par une augmentation de la formation et une réduction du traitement rétroactif des interventions de paye en retard. La Rémunération a lancé l'initiative « Être à temps, c'est payant » pour veiller à ce que les documents clés soient reçus en temps opportun, ce qui contribue à réduire les erreurs créées par le traitement tardif d'intervention de paye.

18. L'audit a relevé des cas où les utilisateurs ont reçu un rôle incompatible dans les systèmes de RH. Dans certains cas, même si ces utilisateurs nécessitaient un accès supérieur, une supervision et une surveillance additionnelles n'ont pas été mises en place afin de veiller à ce que l'accès soit utilisé de façon appropriée.

19. En l'absence d'une formation officielle conçue spécifiquement à l'intention des conseillers en rémunération des organisations de services Web, un outil de référence interne est en train d'être mis au point. Les conseillers en rémunération se fient à des directives comme les procédures normales d'exploitation, les manuels de référence et les politiques.

20. Les canaux de gouvernance interne officiels sont utilisés pour communiquer avec la direction au sujet des questions concernant les RH à la paye. Par contre, des mécanismes officiels pour faciliter la collaboration et la prise de décisions au niveau opérationnel n'ont pas été élaborés. Il s'agit là d'un enjeu parce qu'il est difficile pour les intervenants de collaborer malgré les interdépendances dans le processus des RH à la paye. Les priorités et les préoccupations auxquelles font face d'autres groupes et qui peuvent nuire au traitement, au paiement et à l'établissement de rapports opportuns de la paye sont peu comprises ou reconnues.