Vérification de la budgétisation et des prévisions: Annexes

Annexe A : À propos de la vérification

Objectif et portée de la vérification

La présente vérification avait pour objectif d'évaluer la pertinence et l'efficacité des activités de budgétisation et de prévisions menées par les directions générales et les régions afin de prévenir les dépassements ou les sous-utilisations importants de crédits.

Elle a couvert la période allant d'avril 2019 à octobre 2021.

Celle-ci a examiné :

• les processus de B et P réalisées par les directions générales et les régions, par l'intermédiaire de leurs directions et de leurs BPR/BC, y compris le maintien du budget et les prévisions tout au long de l'année. Il s'agissait notamment :
  • de relever les fonds inutilisés ou les dépassements éventuels de budget en temps opportun et de prendre des mesures pour réaffecter les fonds et soumettre des demandes de report de fonds;
  • de superviser les estimations et les hypothèses budgétaires ainsi que les prévisions périodiques des directions générales ou des régions ainsi que de la DGFGO;
  • que les GCR soumettent des informations en temps utile aux fonctions habilitantes (ressources humaines, approvisionnement, TI, etc.) et reçoivent de leur part, en temps opportun, du soutien pour respecter les engagements budgétaires.
• la communication en temps opportun entre tous les intervenants clés, y compris les intervenants internes et/ou externes, tel que requis pour l'élaboration des budgets et des provisions;
• l'analyse des directions générales, des régions et/ou des projets présentant des fonds inutilisés et/ou des dépenses excédentaires pour les exercices 2019 à 2020, 2020 à 2021;
• l'examen des activités réalisées entre le 1^er avril et le 30 octobre 2021 afin de soutenir la transition vers le modèle de crédit annuel.

Compte tenu des travaux entrepris au cours des dernières années en matière de B et P, la portée excluait le travail suivant effectué par la DGFGO en tant que responsable fonctionnel de la B et P à l'agence :

• la mise au point d'outils et de modèles par la DPGR;
• les éléments du processus gérés par la DGFGO (la MJANR, le budget théorique, les lettres d'appel, la synthèse des rapports sur la situation financière des directions générales et des régions pour le comité, etc.);
• les processus de planification intégrée des activités au-delà de l'élaboration du budget initial.

En raison des contraintes imposées par la pandémie de COVID-19, aucun déplacement n'a été prévu pendant la vérification. Toutefois, diverses directions générales et régions ont été contactées pour des entrevues et/ou pour des documents.

Évaluation des risques

Une évaluation préliminaire des risques a été effectuée pour cerner les secteurs présentant les risques les plus élevés et pour établir, par ordre de priorité, les domaines sur lesquels porterait la vérification. Cette évaluation est fondée sur des entrevues avec les principaux intervenants, sur l'examen des documents pertinents ainsi que sur les revues des processus et des systèmes d'allocation des fonds et de prévisions budgétaires. Elle a permis de déterminer les principaux risques suivants liés à la B et P, et de les utiliser pour définir l'objectif, la portée et les critères de la vérification :

• les processus de B et P peuvent ne pas être mis en œuvre et exécutés en vue de gérer les ressources financières de manière efficace et efficiente;
• les gestionnaires de centres de responsabilité et de projets peuvent ne pas recevoir en temps opportun, le soutien des fonctions habilitantes pour respecter leurs engagements budgétaires (c.-à-d. les ressources humaines, l'approvisionnement, la TI);
• il se peut que la communication avec les intervenants internes ne se fassent pas rapidement et de façon transparente pour soutenir l'élaboration efficace des budgets et les activités de prévisions opportunes et précises;
• les budgets et prévisions des directions générales et des régions (y compris les financements de base et de projet) peuvent être élaborés sur la base d'hypothèses et d'estimations irréalistes, et sans vérification ou remise en question suffisante pour en établir le caractère raisonnable;
• les gestionnaires de centres de responsabilité peuvent ne pas avoir adopté les processus nécessaires pour s'adapter au modèle de crédit annuel ou ne pas faire preuve de souplesse dans l'élaboration de leurs budgets et de leurs prévisions pour réussir à atteindre les objectifs financiers de l'agence.

Approche et méthode

La phase d'examen de la présente vérification a été effectuée selon l'approche suivante :

• examen des documents relatifs aux processus de B et P;
• entrevues avec diverses personnes participant aux processus de B et P dans les directions générales et les régions;
• revues des systèmes et des sous-processus de B et P;
• procédures analytiques et analyse des données provenant des systèmes de B et P de l'agence;
• vérification d'un échantillon^{Note de bas de page 15} de budgets et de prévisions des régions et des directions générales, y compris les financements de base et de projet, afin de déterminer si les éléments clés des processus ont été respectés et de comprendre la cause fondamentale des écarts entre les budgets et les prévisions.

Critères de vérification

Les secteurs d'intérêt et les critères de vérification suivants ont été élaborés conformément aux principes de contrôle interne et efficace du Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). De plus, ils tiennent compte des éléments de la Politique de gestion financière du Conseil du Trésor.

Annexe B – Intervenants

Direction de la planification et de la gestion des ressources (DPGR)

La DPGR gère et dirige les processus de répartition et de prévisions budgétaires au sein de l'agence.

Gestionnaires de centre de coûts (GCC)

Les GCC sont responsables de définir les besoins en matière de financement et de ressources pour élaborer des budgets et orienter les activités de prévisions en cours d'exercice, ainsi que de consigner les dépenses à mesure qu'elles sont engagées par leurs centres de coûts (comprend les responsables de programmes, de projets et d'initiatives).

Conseillers en gestion financière (CGF)

Les CGF aident les GCC à assumerleurs responsabilités en matière de gestion financière et à en rendre compte, y compris en contribuant au budget et en tenant à jour les prévisions. Les CGF relèvent de la DGFGO.

Unité de planification et/ou de gestion des ressources des directions générales, ou unités financières régionales

Les unités particulières^{Note de bas de page 16} qui fournissent des conseils et un soutien financiers et stratégiques, et qui rendent compte aux responsables (VP et DGR^{Note de bas de page 17}).

Bureau de première responsabilité (BPR) ou responsable fonctionnel

La direction régionale ou le DGR à qui l'on a expressément confié la responsabilité et l'obligation de rendre compte de la gestion et de la production de résultats d'un projet ou d'une initiative. Il est également responsable de la répartition des fonds aux BC et du suivi des progrès accomplis relativement à l'atteinte de résultats.

Bureau consultatif (BC)

La direction régionale ou le DGR qui prend part à l'exécution ou à la production des résultats d'un projet ou d'une initiative, ou qui y est associé.

Services habilitants

Les fonctions de l'agence qui fournissent des services internes aux GCC, facilitant ainsi l'engagement des dépenses prévues (la dotation, l'approvisionnement, la TI, etc.).

Comité de gestion des finances et des investissements (CGFI)

Le comité de gouvernance de la haute direction responsable de la surveillance de la gestion financière de l'ASFC, y compris de l'examen trimestriel de la situation financière de l'agence, qui décrit en détail les progrès réalisés par rapport aux budgets et aux prévisions.

Annexe C – Vérifications et examens précédents

Les défis relevés dans le présent rapport ont été soulevés au fil des ans dans d'autres rapports et lors de discussions de la gouvernance de l'agence. Comme ces éléments demeurent des risques à l'origine des écarts budgétaires et prévisionnels, les mesures correctives antérieures n'étaient peut-être pas suffisantes pour régler les problèmes. Voici certains des vérifications et examens qui ont mis en lumière les défis :

Vérification des processus et des contrôles de la rémunération (2021)^{Note de bas de page 18}, Direction de la vérification et de l'évaluation des programmes

La vérification a révélé que les systèmes utilisés dans le cadre du processus des RH à la paye ne facilitent pas toujours la réalisation sans erreurs du processus de bout en bout. Toutefois, comme l'agence ne possède ni le SAE ni le système Phénix, elle ne peut que soulever les préoccupations aux propriétaires des systèmes, en relevant et en surveillant à l'interne les divergences avec les données des RH.

Évaluation de l'administration de la paye (2021)

Cette évaluation externe a permis de relever les défis suivants, qui ont une incidence sur l'exactitude des données reliées aux dépenses salariales dans le SAE et le système Phénix :

1. problèmes d'intégrité des données;
2. problèmes relatifs au système salariale;
3. absence d'un intervenant responsable de la surveillance du processus d'administration de la paye de bout en bout^{Note de bas de page 19}, ce qui nuit à l'intégration et à la coordination des processus visant à surmonter les défis.

Évaluation interne menée par la DGFGO du cadre de contrôle financier de B et P (2020)

L'évaluation comportait des observations relatives aux éléments suivants :

1. des allocations budgétaires effectuées en fonction des résultats de l'exercice précédent plutôt que selon des plans stratégiques de l'exercice en cours et des opérations prévues;
2. des modèles d'établissement de coûts insuffisamment détaillés et dont la compréhension et la surveillance sont limitées;
3. des prévisions salariales médiocres liées à des problèmes de systèmes.

Vérification interne de la gestion de projets, Direction de la vérification et de l'évaluation des programmes (2020)^{Note de bas de page 20}

La vérification a révélé que les problèmes suivants auraient eu une incidence sur les processus de B et P :

1. des retards dans la saisie des feuilles de temps et un codage incorrect du travail effectué;
2. des retards dans la déclaration des salaires;
3. une possible sous-estimation des coûts;
4. l'absence de prise en considération des interdépendances entre les projets;
5. une consultation limitée des CGF et des fournisseurs de services internes, ou une faible collaboration opportune avec ces derniers.

Examen du modèle de gestion fonctionnelle, Direction de la vérification et de l'évaluation des programmes (2020)

L'équipe de l'examen a recommandé une révision des rôles et des responsabilités des DGR, des VP des secteurs d'activité et des DG liés à la prise de décisions opérationnelles et financières ainsi qu'à la gestion du budget en cours d'exercice (c.-à-d. les processus et les pouvoirs d'affectation et de réaffectation).

Annexe D – Liste des acronymes

ASFC

Agence des services frontaliers du Canada

B et P

Budgétisation et prévisions

CGF

Conseiller en gestion financière

CGFI

Comité de gestion des finances et des investissements

DGFGO

Direction générale des finances et de la gestion organisationnelle

DGR

Directeur général régional

DGRH

Direction générale des ressources humaines

DPGR

Direction de la planification et de la gestion des ressources

F et E

Fonctionnement et entretien

GCC

Gestionnaire de centre de coûts

SAE

Système administratif d'entreprise

SCT

Secrétariat du Conseil du Trésor

TI

Technologie de l'information

VP

Vice-président