Comment utiliser les scellés de fret
De : l'Agence des services frontaliers du Canada
Apprenez à utiliser les scellés mécaniques haute sécurité sur les conteneurs et les remorques servant au transport des marchandises importées, exportées ou en transit.
Un fret scellé de la bonne façon permet à l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) et à d'autres organisations douanières de savoir quelles marchandises sont importées au Canada ou exportées du Canada.
Consultez votre profil de sécurité du programme Partenaires en protection (PEP) en parallèle des présentes règles. De cette façon, vous saurez quoi faire pour votre secteur d'activité, votre expédition ou votre moyen de transport.
Chaîne d'approvisionnement et responsabilités des partenaires d'affaires
Le déplacement du fret entre son point d'origine et sa destination finale requiert généralement la participation de plus d'un intervenant. Ainsi, chaque intervenant qui se trouve en possession d'un conteneur ou d'une remorque doit en assurer la sécurité, que le fret soit en attente ou en transit.
Nous reconnaissons que dans de nombreuses circonstances, les participants au programme PEP n'ont pas la responsabilité ou le contrôle direct du fret avant d'en prendre possession. Pour cette raison, nous appliquons des mesures de sécurité cohérentes en regard du niveau de risque évalué.
Dans cette optique, à titre de participant au programme PEP, vous devez contribuer à fixer les normes en travaillant avec vos partenaires d'affaires pour vous assurer que des mesures de sécurité pertinentes sont en place. Ces mesures comprennent l'utilisation appropriée de scellés tout au long de la chaîne d'approvisionnement.
L'utilisation des scellés ne se limite donc pas aux participants du programme PEP, mais s'étend à toute entreprise qui participe à la chaîne d'approvisionnement internationale d'un participant au programme, notamment:
- les fournisseurs nationaux et étrangers;
- les fabricants;
- les installations de manutention et d'entreposage du fret;
- les moyens de transport;
- les entrepôts.
Afin de garantir le respect des procédures du programme, vous avez l'obligation de clairement définir, de consigner par écrit et de mettre en œuvre les procédures applicables en matière de scellement décrites ci-dessous. Vous devez aussi veiller à ce que ces procédures soient respectées par vos partenaires d'affaires lors de la manutention de fret sous votre responsabilité.
Exigences relatives aux scellés
Les scellés utilisés par les participants au programme PEP doivent respecter ou dépasser la norme ISO/PAS 17712 actuelle. Ils doivent être fabriqués de métaux résistants en vue d'empêcher toute introduction dans votre fret.
Voici les différentes qualités de scellés :
- l'utilisation d'un verrou;
- ils ne peuvent être enlevés qu'à l'aide d'un coupe-câble;
- ils peuvent être composés d'une pièce unique ou de deux pièces;
- ils sont généralement identifiés par un « H » (signifiant « haute sécurité ») marqué directement sur le scellé.
Les scellés haute sécurité sont ceux offrant un maximum de protection et fonctionnent généralement à l'aide d'un verrou ou d'un câble. En voici quelques exemples :
- Scellé haute sécurité avec verrou : Scellé constitué d'une barre de métal, filetée ou non, souple ou rigide, ayant une tête moulée et fixé au moyen d'un mécanisme de verrouillage distinct.
- Scellé haute sécurité avec câble : Scellé constitué d'un câble et d'un mécanisme de verrouillage. Sur un scellé à pièce unique, le mécanisme de verrouillage ou de saisie est attaché en permanence à l'une des extrémités du câble. Un scellé en deux pièces a un mécanisme de verrouillage distinct qui se glisse sur l'extrémité du câble ou du câble préfabriqué.
- Cadenas haute sécurité : Mécanisme de verrouillage réutilisable qui peut seulement être ouvert au moyen d'une combinaison ou d'une clé. Veuillez noter que les cadenas haute sécurité peuvent seulement être utilisés pour les ramassages multiples au Canada (chargement incomplet), c'est-à-dire lorsque de la marchandise est ajoutée en route à un chargement existant. Les cadenas haute sécurité ne peuvent être utilisés pour les expéditions devant traverser la frontière. Une fois que le chargement d'un conteneur ou d'une remorque est terminé, un scellé haute sécurité doit être mis en place avant de traverser la frontière.
Afin de vous aider à confirmer que vous et vos partenaires utilisez des scellés conformes aux normes du programme PEP, sachez que tous les scellés haute sécurité comportent les mêmes caractéristiques de base. En plus de porter clairement le logo de son fabricant, le scellé doit aussi :
- être assez robuste pour résister aux intempéries, aux produits chimiques et aux altérations indétectables;
- être facile à appliquer et à utiliser;
- porter une marque unique et permanente.
Pour plus d'information à propos des normes décrites ou d'autres normes, veuillez consulter le site Web de l'ISO ou communiquer avec votre fournisseur de scellés.
Authentification des scellés
En tant que participant au programme PEP vous êtes tenu :
- de vous procurer des scellés auprès de fabricants légitimes;
- d'obtenir le rapport d'essai du fabricant produit par un laboratoire d'essai indépendant;
- de conserver ce document pour consultation future.
L'ASFC ne cautionne pas un fabricant de scellés ou un produit en particulier. Recherchez une organisation comme l'International Seal Manufacturers Association (ISMA) qui peut vous aider à trouver des fabricants offrant des scellés haute sécurité ISO/PAS 17712.
Mise en place et contrôle des scellés
Tous les participants au programme PEP qui installent ou enlèvent des scellés doivent avoir des procédures écrites qui précisent la façon dont les scellés qui se trouvent en leur possession doivent être contrôlés, distribués, mis en place, suivis, enlevés et détruits.
Contrôle
Les participants au programme PEP doivent sécuriser l'utilisation des scellés et tenir un registre des numéros des scellés distribués et utilisés.
Pour veiller à ce que les mesures appropriées soient respectées, vous devez suivre les instructions suivantes :
- avoir des procédures écrites expliquant la manière dont les scellés sont installés sur un conteneur chargé et vérifiés;
- contrôler rigoureusement l'accès aux scellés :
- en limitant le nombre d'employés désignés qui y ont accès;
- en entreposant les scellés dans un endroit sécuritaire (p. ex. une armoire verrouillée ou un coffre-fort) jusqu'à leur utilisation.
- tenir un registre relatif à l'utilisation des scellés en vue d'une vérification ou d'une enquête;
- lorsque c'est possible, les scellés utilisés ou brisés doivent être conservés ou éliminés de manière sécuritaire afin de prévenir un mauvais usage ou la reproduction.
Si vous n'êtes pas certains de la manière d'éliminer adéquatement les scellés utilisés, renseignez-vous lors de votre prochaine validation sur place ou communiquez avec nous à l'adresse suivante : pip-pep@cbsa-asfc.gc.ca.
Installation des scellés pour prévenir les altérations
En tant que participant au programme PEP, vous devez vous assurer qu'un scellé haute sécurité est installé de manière appropriée sur le conteneur ou le moyen de transport qui est en votre possession afin de prévenir et de détecter tout accès non autorisé ou les signes d'altération.
Les scellés doivent être installés seulement par les personnes qui y sont autorisées. Voici des manières acceptables de prévenir l'altération :
- installer le scellé à des endroits qui empêchent la came de verrouillage de la porte extérieure de pivoter;
- prendre des mesures équivalentes permettant de révéler les tentatives d'altération comme l'installation de scellés haute sécurité avec câble en travers des barres de verrouillage de la porte;
- appliquer un élément comme un verrou de porte de remorque en plus du scellé haute sécurité requis;
- utiliser la technologie GPS et la radio-identification pour suivre les remorques et les conteneurs.
Inspection et suivi
Chaque fois que les remorques et les conteneurs chargés de marchandises sont pris en charge par un nouvel intervenant, celui-ci doit inspecter les scellés.
Lors de l'inspection des scellés, il est nécessaire :
- d'effectuer une vérification visuelle et physique visant à relever les signes d'altération;
- de comparer le numéro d'identification du scellé avec les documents relatifs au fret;
- de consigner l'inspection dans les documents appropriés.
Assurez-vous d'avoir en place des procédures écrites qui décrivent ce qui suit :
- la façon dont les changements ou remplacements de scellés sont consignés;
- la façon dont les irrégularités sont consignées et signalées.
Irrégularités
L'intervenant qui reçoit le conteneur ou la remorque (ou l'intervenant qui se trouve en sa possession) doit signaler l'irrégularité :
- si le scellé est manquant;
- s'il semble avoir été altéré;
- si son numéro d'identification est différent de celui apparaissant dans la documentation relative au fret.
Si l'intervenant qui reçoit le conteneur ou la remorque constate l'une de ces irrégularités, il doit la noter dans les documents concernant le fret.
Signalement des irrégularités
Si vous constatez des irrégularités ou des activités illégales présumées, voici ce que vous pouvez faire :
- signaler immédiatement l'incident à un agent des services frontaliers de l'ASFC au point d'entrée au Canada;
- signaler l'incident à une autre autorité chargée de l'application de la loi compétente;
- les participants au programme PEP peuvent communiquer avec leur représentant régional;
- utiliser la ligne de surveillance frontalière sans frais de l'ASFC :
- téléphone : 1-888-502-9060.
- les participants au programme PEP doivent aviser les autorités étrangères compétentes des incidents qui se produisent à l'extérieur du Canada.
Remplacement des scellés
Si un scellé est enlevé avant son arrivée à la frontière par les autorités policières ou des fonctionnaires gouvernementaux, il appartient au transporteur de remplacer le scellé et de consigner les détails nécessaires, y compris le numéro du scellé, sur tous les documents relatifs au fret pertinents.
Si un agent des services frontaliers de l'ASFC installe un scellé haute sécurité après examen, le transporteur n'a pas à apposer un nouveau scellé sur le chargement. À l'heure actuelle, les nouveaux scellés apposés sont des scellés haute sécurité avec verrou.
Le transporteur peut installer son propre scellé haute sécurité après l'examen de l'ASFC si le scellé de l'ASFC ne convient pas (en raison de la conception de la remorque ou du conteneur). Les scellés de remplacement fournis par le transporteur doivent respecter toutes les procédures de suivi et de contrôle.
Sécurisation du fret ne pouvant être scellé
En tant que participant au programme PEP, vous devez vous assurer qu'un scellé haute sécurité est installé sur tous leurs conteneurs qui passent la frontière en direction du Canada.
Cependant, certains types de chargements ou de moyens de transport commerciaux peuvent ne pas se prêter à l'utilisation de scellés ou de cadenas haute sécurité. En voici quelques exemples :
- les remorques-citernes;
- les chargements en vrac ou non couverts;
- les remorques à bascule;
- les tracteurs;
- les remorques découvertes;
- les remorques à plate-forme surbaissée;
- les remorques à plateau;
- les remorques à bétail;
- d'autres types de remorques ouvertes ou de chargements surdimensionnés pour lesquels un scellé ne permet pas de détecter s'il y a eu accès.
Dans de tels cas, vous devez utiliser d'autres méthodes efficaces pour garantir l'intégrité du fret durant le transit. Envisagez d'utiliser une bande indicatrice d'effraction ou de procéder à des inspections plus approfondies ou plus fréquentes.
Rôles et responsabilités des participants au programme PEP
Point d'origine
Le maintien de l'intégrité du fret commence au point d'origine, lequel se définit comme le premier endroit où les marchandises sont chargées dans le conteneur d'expédition. Si des marchandises doivent être chargées à plus d'un endroit, l'intégrité du chargement doit être maintenue durant tout le processus et lors de tous les arrêts.
L'expéditeur ou l'exportateur au point d'origine a les responsabilités suivantes. Il doit :
- s'assurer que la remorque ou le conteneur est chargé et scellé de façon sécuritaire (jusqu'à ce que le transporteur prenne le relais);
- fournir une description exacte et complète du fret;
- veiller à ce que le numéro du scellé soit inscrit sur le manifeste :
- ce qui permet de vérifier la légitimité des scellés.
Transporteur routier
Le transporteur routier assume les responsabilités suivantes. Il doit :
- vérifier tous les documents lors du ramassage du fret, y compris les manifestes et les connaissements;
- sceller une remorque ou un conteneur qui n'a pas été scellé dont il a pris en possession;
- consigner le numéro de scellement dans les documents relatifs au fret;
- dans le cas où un scellé serait brisé ou aurait été retiré, aviser immédiatement son répartiteur;
- un scellé de remplacement doit être installé sur le chargement et le nouveau numéro de scellé consigné par écrit.
Les participants au programme PEP doivent également comparer le numéro du scellé mis en place avec celui qui a été inscrit sur la remorque ou le conteneur. Ce processus d'inspection doit être documenté.
Transporteur ferroviaire
Le transporteur ferroviaire a les responsabilités suivantes. Il doit :
- vérifier les documents associés au fret lorsqu'il ramasse un chargement, par exemple, le manifeste ou le connaissement;
- instaurer des procédures pour se protéger contre le chargement de marchandises de contrebande lorsque les trains sont en transit à la frontière du Canada, même lors d'arrêts imprévus;
- conserver un inventaire et tenir un registre du mouvement de chaque wagon;
- utiliser la technologie de surveillance des wagons propre au système du réseau ferroviaire nord-américain.
Lorsque la conception du wagon le permet, il faut installer un scellé haute sécurité sur tous les wagons chargés et les conteneurs maritimes intermodaux qui se déplacent par voie ferroviaire à destination du Canada. Les transporteurs ferroviaires qui traversent la frontière vers le Canada doivent également s'assurer que les participants au programme PEP respectent les exigences en matière de scellés et veiller à ce que toute anomalie relative à un scellé soit signalée.
Transporteur maritime
Les transporteurs maritimes ou leurs mandataires doivent inspecter les scellés et consigner leur état sur le manifeste ou le connaissement avant le chargement du conteneur sur leur bateau. Si le transporteur prend possession d'un conteneur qui n'a pas été scellé, il lui incombe alors de sceller le conteneur et de consigner le numéro du scellé sur les documents prévus à cet effet.
Transporteur aérien
Lorsque le transporteur aérien n'a pas entièrement le contrôle sur la manutention et le chargement du fret, il doit collaborer avec ses partenaires d'affaires pour veiller à ce que des mesures de sécurité appropriées soient mises en place. Le transporteur aérien est légalement responsable de la supervision de toutes les marchandises chargées à bord de son aéronef.
Importateur ou exploitant d'entrepôt
Le premier intervenant qui ouvre un conteneur, par exemple le destinataire ou un dégroupeur, a les responsabilités suivantes. Il doit :
- inspecter le scellé avant de l'enlever;
- noter toute irrégularité entre le scellé et ce qui a été consigné dans les documents relatifs au fret;
- signaler toute activité illégale présumée à l'ASFC ou à une autorité compétente comme la police ou l'autorité portuaire locale.
Chargement incomplet, conteneur incomplet, ramassage et livraison
Tous les conteneurs et toutes les remorques qui passent la frontière en direction du Canada doivent être protégés au moyen d'un scellé haute sécurité.
Vous pouvez envisager d'autres options au lieu d'un scellé lorsque des arrêts multiples doivent être faits pour ramasser ou livrer le fret local. Les solutions de rechange comprennent des cadenas haute sécurité ou des dispositifs de verrouillage similaires. En tant que participant au programme PEP, vous devez établir et faire respecter des normes strictes concernant le contrôle sécuritaire des clés ou des combinaisons permettant d'ouvrir les cadenas.
Si l'on utilise une installation où plusieurs chargements provenant de diverses entreprises sont regroupés, les numéros des scellés peuvent être inscrits sur la feuille d'introduction des chargements regroupés plutôt que sur les différents connaissements. Les numéros des scellés doivent être consignés dans les documents présentés au premier point d'arrivée.
Défaut de respecter les exigences du programme PEP concernant les scellés
Lorsque vos politiques et pratiques concernant les scellés semblent insuffisantes, vous pouvez devoir vous soumettre à un plan d'action du programme PEP visant à corriger la situation. Si vous ne parvenez pas à satisfaire les exigences et à faire en sorte qu'elles soient par la suite respectées, votre demande peut être rejetée ou votre participation au programme annulée.
Entreprises qui présentent une demande de participation au programme
Lorsque vous présentez une demande au titre du programme PEP, vous devez décrire vos politiques et procédures concernant les scellés dans votre profil de sécurité. Nous vérifierons ensuite si elles sont conformes aux exigences minimales du programme en matière de sécurité. Afin de s'assurer que les entreprises qui présentent une demande satisfont toutes les exigences, les agents du programme PEP demanderont à voir les documents suivants lors du processus de validation sur place :
- un certificat de conformité attestant que les scellés respectent ou dépassent la norme ISO/PAS 17712;
- la preuve que l'entreprise a des politiques, des procédures et des protocoles concernant les scellés;
- les procédures écrites de l'entreprise pour le contrôle adéquat des scellés;
- la façon dont les employés sont informés des politiques et des procédures de scellement;
- la preuve que la direction ou le personnel de sécurité de l'entreprise fait enquête sur les irrégularités liées aux scellés;
- la preuve que l'entreprise prend des mesures lorsqu'une irrégularité est découverte concernant un scellé;
- l'endroit où les scellés sont conservés;
- la méthode utilisée pour se départir des scellés qui ont servi.
Participants au programme
Lorsque nous apprenons qu'un participant au programme PEP n'assume pas ses responsabilités en ce qui concerne le scellement des chargements, nous faisons enquête afin de déterminer la cause et la portée de l'incident. Nous prendrons aussi en considération les mesures prises par le participant pour atténuer la situation.
En fonction de l'évaluation et de l'historique de l'entreprise, nous déterminerons la meilleure manière de procéder. Par exemple, nous pourrions présenter un plan d'action décrivant les étapes nécessaires afin de corriger les lacunes. Si les mesures recommandées ne sont pas respectées, le statut de participant au programme PEP peut être suspendu jusqu'à ce que l'entreprise respecte les exigences relatives aux scellés, ou encore annulé.
Renseignements supplémentaires
Vous avez des questions sur les lignes directrices en matière de scellement? Communiquez avec nous à l'adresse pip-pep@cbsa-asfc.gc.ca ou posez vos questions à l'agent du programme PEP pendant la visite des lieux.
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