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Rapport annuel au Parlement sur la Loi sur l'accès à l'information : 2020 à 2021

De : Agence des services frontaliers du Canada

Chapitre 1 : Rapport sur la Loi sur l'accès à l'information

Présentation

L'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) est heureuse de présenter au Parlement, conformément à l'article 94 de la Loi sur l'accès à l'information et à l'article 20 de Loi sur les frais de service, son rapport annuel sur la gestion de ces lois. Le rapport décrit les activités qui témoignent de la conformité aux dispositions de la Loi sur l'accès à l'information pour l'exercice commençant le 1 avril 2020 et se terminant le 31 mars 2021. Au cours de cette période, l'ASFC a poursuivi ses activités dans la foulée des pratiques fructueuses mises en œuvre au cours des années précédentes.

La Loi sur l'accès à l'information a pour objet d'élargir l'accès aux documents de l'administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication, les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.^{Footnote 1}

Comme l'indiquent les paragraphes 94(1) et 94(2) de la Loi sur l'accès à l'information, « Chaque année, le responsable de chaque institution fédérale établit un rapport sur l'application de la présente loi, en ce qui concerne son institution, au cours de la période commençant le 1 avril de l'année précédente et se terminant le 31 mars de l'année en cours… Chaque rapport est déposé devant chaque chambre du Parlement dans les quinze premiers jours de séance de cette chambre suivant le 1 septembre de l'année de l'établissement du rapport. »^{Footnote 2}

Organisation

I.  À propos de l'Agence des services frontaliers du Canada

L'ASFC fait partie intégrante, depuis 2003, du portefeuille de la Sécurité publique (SP) qui a été créé dans le but de protéger les Canadiens et de maintenir une société sûre et pacifique. L'Agence a la responsabilité de fournir des services frontaliers intégrés à l'appui des priorités liées à la sécurité nationale et à la sécurité publique et de faciliter la libre circulation des personnes et des marchandises, y compris les animaux et les végétaux, qui respectent toutes les exigences de la législation frontalière.^{Footnote 3}

Avec un effectif d'environ 14 000 fonctionnaires, dont plus de 6 500 agents en uniforme, l'ASFC offre des services dans quelque 1 200 points au pays et dans 39 endroits à l'étranger.^{Footnote 4}

II.  Bureau d'Échange d'information, accès à l'information et chef de la protection des renseignements personnels

Le bureau d'Échange d'information, accès à l'information et chef de la protection des renseignements personnels (ÉIAICPRP) comporte six unités : une section de l'administration, trois unités de gestion des cas et deux unités de gestion de la politique. La section de l'administration reçoit toutes les demandes et s'occupe des consultations, elle garantit le contrôle de la qualité de toute la correspondance sortante et elle appuie les unités de gestion des cas dans leurs activités quotidiennes. Les unités de gestion des cas transmettent aux directions générales et régions les demandes d'extraction de renseignements, traitent les demandes de renseignements en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, et fournissent quotidiennement de l'orientation et du soutien opérationnel aux employés de l'ASFC. L'Unité des politiques et de la gouvernance en matière d'Accès à l'information et Protection des renseignements personnels (AIPRP) élabore les politiques, les outils et les procédures nécessaires à la satisfaction des exigences de l'AIPRP au sein de l'ASFC et dispense de la formation aux employés de l'Agence. L'unité des politiques sur l'échange d'information et les ententes de collaboration s'occupe de tout ce qui concerne les politiques qui encadrent l'échange d'information et les ententes de collaboration nationales. En moyenne, 80 équivalents temps plein, ainsi que trois employés à temps partiel, occasionnel et étudiant travaillaient au sein du bureau d'ÉIAICPRP de l'ASFC au cours de l'exercice 2020 à 2021.

Le coordonnateur de l'AIPRP pour l'ASFC est le directeur exécutif du bureau d'ÉIAICPRP. Le bureau d'ÉIAICPRP fait partie du bureau du dirigeant principal des données de l'ASFC, qui relève du vice-président (VP) de la Direction générale de la politique stratégique. Pour respecter les meilleures pratiques établies par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT)^{Footnote 5}, le titulaire du poste de coordonnateur de l'AIPRP de l'ASFC est à trois niveaux du président, il bénéficie d'une pleine délégation de pouvoir et son supérieur hiérarchique direct est le Dirigeant principal des données de l'ASFC, qui, à son tour, rend des comptes au VP de la Direction générale de la politique stratégiques.

L'élément essentiel pour maintenir le respect des délais imposés par la Loi sur l'accès à l'information réside dans la capacité du bureau d'ÉIAICPRP de l'ASFC d'obtenir des documents des directions générales et des régions en temps opportun et de façon fiable. Appuyée par un réseau de 21 agents de liaison au sein de l'ASFC, le bureau d'ÉIAICPRP est bien placée pour recevoir, coordonner et traiter les demandes de renseignements conformément à la Loi sur l'accès à l'information.

Le bureau d'ÉIAICPRP de l'ASFC travaille en étroite collaboration avec d'autres membres du portefeuille de SP, dont le Service canadien du renseignement de sécurité, le Service correctionnel du Canada, la Commission des libérations conditionnelles du Canada et la Gendarmerie royale du Canada, afin de mettre en commun les pratiques exemplaires et d'élaborer des processus simplifiés pour l'extraction de renseignements détenus conjointement afin de respecter le délai de 30 jours prescrit par la loi pour répondre aux demandes d'accès à l'information.

Activités et réalisations

I.  Rendement

Durant l'exercice 2020 à 2021, l'ASFC a enregistré un nombre élevé de demandes d'accès à l'information. Ce volume s'explique en bonne partie par les personnes qui veulent obtenir une copie de la chronologie de leurs dates d'arrivée au Canada. En 2020 à 2021, 42 % des demandes d'accès à l'information reçues par l'ASFC provenaient de personnes voulant obtenir leur rapport sur les antécédents de voyage (RAV) dont ils se servaient pour soutenir leur conformité aux obligations de résidence dans le cadre de programmes administrés par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) et Emploi et Développement social Canada (EDSC).

En septembre 2012, IRCC, en collaboration avec l'ASFC, a présenté un nouveau formulaire de demande fondé sur le consentement qui permet aux demandeurs de citoyenneté de consentir à ce qu'IRCC examine directement leurs antécédents de voyage. L'ASFC a attribué à IRCC 100 comptes (en mode « visualiser » seulement) afin qu'il puisse vérifier le RAV de clients au Canada. Depuis, IRCC a examiné environ 1,63 million de RAV, dont 79 011 au cours de l'exercice 2020 à 2021, qui auraient pu autrement faire l'objet d'une demande officielle en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

L'ASFC a également enregistré un nombre élevé de demandes d'accès à l'information reçues par le biais du service de Demande d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels en ligne. Grâce à ce service, l'ASFC a reçu 6 872 demandes, ce qui représente 90,8 % de toutes les demandes d'accès à l'information reçues par l'ASFC.

L'ASFC a également continué à offrir les réponses aux demandes d'accès à l'information par voie électronique. Bien que 83 % des réponses aient été transmises par voie électronique, il reste que ces demandes représentent 96,3 % de toutes les pages qui ont été communiquées totalement ou partiellement durant le présent exercice.

Enfin, conformément à l'article 96 de la Loi sur l'accès à l'information, le bureau d'ÉIAICPRP de l'ASFC n'a pas fourni de services relatifs aux attributions conférées à l'ASFC au titre de la présente loi à une autre institution fédérale placée sous l'autorité du ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile et n'a pas reçu de tels services d'une telle institution.

II.  Sensibilisation et formation

Au cours de l'exercice 2020 à 2021, malgré le télétravail et un accès minimal, le bureau d'ÉIAICPRP de l'ASFC a continué à fournir un soutien et des conseils aux employés. Pour ce faire, le bureau a dû s'adapter à de nombreux changements et explorer des mesures alternatives afin de délivrer. N'étant pas en mesure d'offrir des séances de formation en personne, le bureau d'ÉIAICPRP de l'ASFC a partagé son matériel de formation avec 24 employés et a également offert trois sessions virtuelles de formation à 85 employés. Les séances de formation sont conçues pour s'assurer que les participants comprennent bien leurs responsabilités en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, en mettant l'accent sur les demandes faites en vertu des Lois et sur les principes de l'obligation de prêter assistance.

Il est à noter que l'ASFC a ajouté le Cours de base sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (I015) de l'École de la fonction publique du Canada (EFPC) à la liste de formation obligatoire. Cette formation doit être complétée avec succès par toutes les personnes employées par l'ASFC qui occupent un poste pour une période indéterminée ou déterminée à temps plein, à temps partiel, ou sur une base saisonnière, ainsi que les étudiants et les employés occasionnels. Le cours doit également être complété dans les six mois suivant leur entrée à l'ASFC. Au 31 mars 2021, 9 699 employés avaient terminé le cours avec succès. Ce nouveau cours ajouté a remplacé le cours sur la Gestion de l'information à l'ASFC et la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels (F5017-P) qui est maintenant archivé.

De plus, le bureau d'ÉIAICPRP de l'ASFC a offert deux séances de formation au sujet de l'article 107 de la Loi sur les douanes, ainsi que des séances d'information de base sur la communication d'information et la divulgation d'information liée au renseignement sur l'intelligence et propre aux secteurs d'activité à 14 employés. De plus, avant d'assister aux séances de formation en classe, il est avisé aux employées de suivre la formation interactive en ligne, concernant le partage d'information, qui a été développé par le bureau d'ÉIAICPRP de l'ASFC.

Par ailleurs, le bureau d'ÉIAICPRP de l'ASFC continue de sensibiliser les employés à leurs obligations en vertu de la Loi sur l'accès à l'information en tirant parti du bulletin quotidien de l'Agence comme moyen de fournir des informations importantes aux employés. Les communiqués comprennent des dates importantes comme la Semaine du droit à l'information et d'autres activités à l'ASFC pour accroître la sensibilisation à l'AIPRP et promouvoir les outils et les ressources connexes.

Finalement, le bureau d'ÉIAICPRP de l'ASFC continue à participer activement aux réunions des coordonnateurs et praticiens de l'AIPRP dirigées par le SCT. Ces réunions permettent aux employés du bureau de discuter des différents enjeux et défis qui ont été identifiés par les professionnels de l'AIPRP, avec leurs homologues des autres organisations.

III.  Politiques et lignes directrices nouvelles et modifiées concernant la Loi sur l'accès à l'information

Durant l'exercice 2020 à 2021, le bureau d'ÉIAICPRP de l'ASFC a continué à réviser des politiques existantes, d'en élaborer des nouvelles, et d'introduire de nouvelles lignes directrices.

Le bureau a continué à prendre un certain nombre de mesures pour améliorer et promouvoir les outils d'AIPRP qui sont facilement accessibles aux employés de l'ASFC en utilisant Apollo (GCDocs). Ainsi, nous sommes en mesure de veiller à ce que le site intranet du bureau d'ÉIAICPRP de l'ASFC soit à jour et accessible à tous les employés de l'ASFC. Cela permet au bureau de partager rapidement de l'information et des pratiques exemplaires et de faciliter la collaboration à l'échelle de l'Agence.

Comme l'exige la Directive concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information, et dans le cadre d'une transition vers le gouvernement ouvert, chaque mois, l'ASFC affiche sur la page Web autorisée du gouvernement du Canada le sommaire des demandes d'accès à l'information auxquelles elle a répondu. Ces demandes ne doivent pas renfermer de renseignements personnels ni de renseignements qui seraient exemptés ou exclus en vertu de la Loi, ou qui pourraient révéler l'identité d'un demandeur. Puisque la plupart des demandes que reçoit l'ASFC s'appliquent à des clients, l'ASFC a seulement affiché 435 demandes sur la page Web, ce qui représente 6 % des demandes auxquelles l'Agence a répondu. L'ASFC a reçu 783 demandes informelles pour des demandes affichées sur la page Web durant l'exercice 2020 à 2021, par rapport à 638 l'année précédente. Ce montant représente une augmentation de 23 %.

Depuis le 21 juin 2019, l'ASFC respecte les nouvelles exigences juridiques de publier de façon proactive une grande variété de renseignements. Afin de répondre à ces changements, l'ASFC publie maintenant de manière proactive les titres des notes d'information reçues par les ministres et les administrateurs généraux, l'ensemble des documents préparés pour les nouveaux ministres et les administrateurs généraux, l'ensemble des documents préparés pour les comparutions des ministres et des administrateurs généraux devant les comités parlementaires, les rapports déposés au Parlement et les notes pour les périodes de questions. Conformément aux politiques préexistantes, et maintenant inclus dans les nouvelles exigences législatives, l'ASFC a continuée de publier les dépenses de voyage et d'accueil de certains fonctionnaires, les contrats de plus de 10 000 $ et les renseignements concernant la reclassification des postes dotés au sein de l'Agence.

L'ASFC a continué de constater une augmentation du nombre de demandes reçues afin d'expurger des dossiers audio/vidéo liées à l'AIPRP. En réponse à cette croissance, le bureau d'ÉIAICPRP de l'ASFC, en partenariat avec la Direction générale de la transformation et la Direction générale de l'information, des sciences et de la technologie, et dans le cadre d'une initiative de défi d'Innovation Solution Canada, participe présentement à un projet permettant aux entreprises privées d'introduire un concept appliqué afin d'expurger des dossiers audio/vidéo. Cette solution permettra de traiter automatiquement les dossiers audio/vidéo. Cette année, la phase 1 de l'initiative a été entreprise et achevée. Une fois disponible, ce logiciel sera présenté comme la solution de traitement des dossiers audio/vidéo pour l'ensemble du gouvernement du Canada.

Comme mentionné ci-dessus, les volume élevés de demandes reçues par l'ASFC sont en grande partie attribuables aux personnes qui veulent obtenir une copie de leur RAVs respectifs dont ils se servaient pour soutenir leur conformité aux obligations de résidence dans le cadre de programmes administrés par IRCC et EDSC. Afin de résoudre ce problème, le bureau d'ÉIAICPRP de l'ASFC travaille activement à la mise en place d'un portail qui permettra aux voyageurs d'obtenir leur propre RAV de leur arrivées et départs du Canada.

La pandémie de COVID-19 a également poussé l'ASFC à rechercher de nouvelles façons d'offrir les documents aux demandeurs. Ainsi, le bureau d'ÉIAICPRP de l'ASFC a commencé à envoyer les documents, en toute sécurité, par courriel aux clients lorsque le consentement de ceux-ci a été donné. Le bureau adoptera bientôt les services de demande en ligne / outil de gestion en ligne développé par le SCT, ce qui nous permettra d'interagir directement avec les demandeurs et de divulguer en toute sécurité les documents aux clients.

Le bureau d'ÉIAICPRP de l'ASFC envisage également d'introduire un nouvel outil automatisé pour enregistré, sans intervention humaine, les nouvelles demandes faites en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignement personnels. À l'heure actuelle, le bureau exige que les employés saisissent manuellement les renseignements soumis par les clients dans notre base de données. Cet outil automatisé accédera aux mêmes renseignements et effectuera les mêmes tâches que les employés actuels qui enregistrent ces nouvelles demandes.

Le bureau d'ÉIAICPRP de l'ASFC a continué à réviser officieusement les renseignements des dossiers de l'ASFC pour les programmes internes, comme si cela lui avait été demandé en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Le bureau a reçu 38 demandes internes de cette nature au cours de l'exercice 2020 à 2021.

L'ASFC surveille de près le temps nécessaire pour traiter les demandes d'accès à l'information. Des rapports mensuels, qui rendent compte des tendances et du rendement, sont remis aux directeurs adjoints des unités de gestion de cas, et au directeur exécutif du bureau d'ÉIAICPRP de l'ASFC. Des rapports mensuels qui présentent les données statistiques sur le rendement des bureaux de première responsabilité sont également distribués à tous les agents de liaison de l'AIPRP. Finalement, des rapports hebdomadaires répertoriant les plus récentes demandes de consultation reçues d'autres ministères et organismes gouvernementaux, les demandes d'information reçues, l'information qui sera bientôt communiqués, et les demandes traitées dont le dossier a récemment été clos, sont examinés et discutés lors des rencontres du Comité exécutif de l'Agence^{Footnote 6}. Ces rapports sont produits et transmis aux directions générales afin de leur faciliter l'accès aux demandes d'information et de les aider à mieux détecter et gérer d'éventuels problèmes avant que l'information demandée ne soit communiquée.

IV.  Salle de lecture

L'ASFC, conformément à la Loi sur l'accès à l'information, maintient une salle de lecture pour les demandeurs qui souhaitent consulter du matériel en personne à l'ASFC. Les demandeurs intéressés peuvent avoir accès à la salle de lecture en communiquant avec le bureau d'ÉIAICPRP de l'ASFC au 343-291-7021, ou par courriel à : atip-aiprp@cbsa-asfc.gc.ca. La salle de lecture est située à l'adresse suivante :

Complexe de la Place Vanier
Tour A 14 étage
333 ch N River
Ottawa ON  K1A 0L8

V.  Vérifications et enquêtes sur les pratiques relatives à l'accès à l'information de l'Agence des services frontaliers du Canada

Aucun enjeu important n'a été soulevé suite à des enquêtes en matière d'accès à l'information, et aucune vérification des pratiques de l'ASFC en matière d'accès à l'information n'a été effectuée pendant l'exercice 2020 à 2021.

Ordonnance de délégation de pouvoir

Pour consulter un exemplaire signé de l'ordonnance de délégation de pouvoir, voir l'annexe A.

Chapitre 2 : Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Pour consulter le rapport statistique de l'ASFC visant la Loi sur l'accès à l'information, voir l'annexe B.

Interprétation du rapport statistique

I.  Demandes reçues et traitées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

L'ASFC a reçu 7 568 demandes d'accès à l'information en 2020 à 2021, ce qui était une diminution de 8 % par rapport à l'exercice précédent. De plus, l'ASFC a répondu à 7 261 de ces demandes, une proportion de 78,9 % du nombre total des demandes reçues et en suspens depuis la période de rapport précédente. Des 1 939 demandes reportées à l'exercice 2021-2022, 1 193 étaient en temps, tandis que 746 accusaient du retard. Enfin, l'ASFC a traité 964 633 pages en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

Au cours des cinq dernières années, l'ASFC a toujours figuré au sommet des institutions du gouvernement en termes de charge de travail. Malgré que l'ASFC reçoive un nombre important de demandes chaque année, l'Agence a été en mesure de maintenir son rendement.

Description de l'image

Demandes d'accès à l'information reçues/traitées

Exercice	Reçues	Traitées
2016 à 2017	6 265	6 392
2017 à 2018	7 466	7 219
2018 à 2019	7 673	8 037
2019 à 2020	8 223	7 953
2020 à 2021	7 568	7 261

II.  Délai de traitement

Au cours de l'exercice 2020 à 2021, un total de 7 261 demandes ont été traitées. Le graphique ci-dessous présente les délais de traitement des demandes que l'ASFC a traitées au cours de l'exercice.

Délais de traitement des demandes que l'ASFC a traitées au cours de l'exercice (jours)

Délai de traitement (jours)	Nombre de demandes
121 ou plus	556
61 à 120	641
31 à 60	957
30 ou moins	5 107

Sur les 7 261 demandes traitées, l'ASFC a réussi avec succès à répondre à 89,8 % des demandes dans les délais prescrits par la loi, ce qui représente une diminution par rapport au taux de 95,1 % atteint durant l'exercice précédent.

De plus, le diagramme ci-dessous donne un aperçu de la disposition des demandes complétées.

Description de l'image

Disposition des demandes complétées

Communication totale	40,71 %
Communication partielle	44,24 %
Aucun document n'existe	4,37 %
Demande abandonnée	9,92 %
Autre	0,76 %

De toutes les demandes traitées, 2 956 demandes ont été entièrement communiquées, et 3 212 ont été partiellement communiqués. Voir l'annexe B pour tous les détails concernant la disposition des demandes traitées.

III.  Prorogations

Au total, le délai a été prorogé dans 1 636 cas en 2020 à 2021. Ceci représente une diminution de 6,4 % par rapport à l'exercice précédent. Dans 94,4 % des cas, la prolongation était liée à la charge de travail et au fait que le respect du délai initial de 30 jours aurait interféré de façon déraisonnable avec les opérations de l'ASFC. Dans les autres cas (5,6 %), la prolongation du délai était liée au besoin de consulter des tiers ou d'autres institutions gouvernementales ou pour aviser des tiers.

IV.  Demandes de consultations reçues d'autres institutions et organisations

En 2020 à 2021, l'ASFC a traité 227 demandes de consultation provenant d'autres institutions gouvernementales et organismes. Ceci représente une diminution de 49,6 % par rapport à l'exercice précédent. Au total, 8 572 pages ont été examinées pour répondre à ces demandes, ce qui représente une diminution de 24,8 % par rapport à l'exercice précédent.

V.  Délais de traitement des demandes de consultations sur les documents confidentiels du Cabinet

Bien que les documents confidentiels du Cabinet soient exclus de l'application de la Loi sur l'accès à l'information (article 69), les politiques du SCT exigent que les agences et les ministères consultent le personnel de leurs services juridiques pour déterminer si les renseignements demandés devraient être exclus. S'il y a un doute ou si les dossiers contiennent des documents de travail, le conseiller juridique doit consulter le Bureau du conseiller juridique auprès du greffier du Bureau du Conseil privé (BCP).

En 2020 à 2021, l'ASFC n'a pas consulté le personnel des Services juridiques de l'ASFC au sujet de l'exclusion de renseignements confidentiels du Cabinet, car les demandeurs excluent les renseignements confidentiels de leurs demandes.

VI.  Plaintes et enquêtes

Le paragraphe 30(1) de la Loi sur l'accès à l'information décrit comment le Commissariat à l'information du Canada (CI) reçoit les plaintes déposées par des personnes relativement à l'information détenue par une institution gouvernementale et fait enquête sur celles-ci. Parmi les plaintes sur lesquelles le CI peut décider d'enquêter, mentionnons : le refus de divulguer des documents, des renseignements manquants ou le défaut de fournir accès à l'information dans la langue officielle de son choix.

Pour 2020 à 2021, 134 plaintes relatives à l'accès à l'information ont été portées contre l'ASFC, ce qui représente une diminution de 15,7 % par rapport à l'exercice 2019 à 2020. Le nombre de plaintes déposées ne représente que 1,8 % des 7 261 demandes traitées pendant cette période. Les plaintes reçues pendant l'exercice en question ont porté sur les causes suivantes : retard (71); application des dispositions relatives aux exceptions ou aux exclusions (47); prorogation (13); et autres motifs (3).

Parmi les 103 plaintes traitées dans l'exercice 2020 à 2021, 36 ont été jugées fondées, et 12 ont été jugées non fondées. De plus, 34 plaintes ont été réglées; 17 ont été abandonnées, et quatre ont été réglées. Dans le cas des plaintes légitimes, l'affaire est revue par les directeurs adjoints délégataires et les processus sont modifiés s'il y a lieu.

VII.  Frais

La Loi sur les frais de service exige qu'une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l'institution. En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément à l'article 20 de la Loi sur les frais de service.

• Autorité habilitante: Loi sur l'accès à l'information.
• Montant du frais: 5 $, le seul frais facturé pour une demande d'accès à l'information.
• Total des revenus: Le total des recettes du frais pour cet exercice est 37 840 $.
• Frais dispensés: Le montant total remboursé pour cet exercice est 1 135 $. Conformément à la Directive provisoire concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information publiée le 5 mai 2016, et aux modifications à la Loi sur l'accès à l'information qui sont entrées en vigueur le 21 juin 2019, l'ASFC dispense de tous les frais prévus par la Loi et le Règlement, à l'exception des frais de présentation de 5 $ prévus à l'alinéa 7(1)a) du Règlement.
• Coût de fonctionnement du programme: Le coût total pour le fonctionnement du programme sur La Loi sur l'Accès à l'information pour cet exercice est 2 252 594 $.

VIII.  COVID-19 : Impacts sur le bureau d'Échange d'information, accès à l'information et chef de la protection des renseignements personnels de l'ASFC

Depuis le début de la pandémie, l'ASFC a joué un rôle essentiel dans la gestion de la frontière de manière sûre et efficace, contribuant ainsi à la santé et à la sécurité des Canadiens. Au cours de l'exercice 2020 à 2021, de nombreux employés de l'ASFC ont été réaffectés, et ont été appelés à travailler 24 heures sur 24 pour fournir des services nécessaires et essentiels aux Canadiens et aux voyageurs. Malgré la mise en œuvre de ces nouvelles mesures, l'ASFC a pu maintenir la capacité de traiter les demandes reçu en vertu de la Loi sur l'accès à l'information en temps opportun, en répondant aux demandes dans les délais prescrits par la loi dans plus de 8 cas sur 10.

Ce succès est également attribuable à la mise en place de mesures provisoires pour le traitement des demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Étant donné que les documents papier n'étaient pas accessibles, le bureau d'Échange d'information, accès à l'information et chef de la protection des renseignements personnels (ÉIAICPRP) de l'ASFC a contacté chaque demandeur pour les demandes nouvelles et en suspens afin de leur proposer de limiter leur demande aux documents non secret et électroniques, documents qui étaient toujours accessibles à distance. Cette nouvelle mesure a été vraiment bien accueillie par les demandeurs, et a permis au bureau d'ÉIAICPRP de l'ASFC de traiter 100 % des documents électroniques non secrets.

Il convient de noter qu'une demande faite en vertu de la Loi sur l'accès à l'information traitées par la Direction générales des voyageurs consistait en l'examen d'environ 20 000 courriels afin de déterminer si ceux-ci relevaient ou non de la portée de la demande. Grâce à son travail acharné et à son dévouement, la Direction générale a réussi à identifier 9 374 dossiers qui relevaient de la portée de la demande. Au total, il a fallu plus de 2 400 heures à la Direction générale pour compléter cette demande d'accès à l'information, tout en gérant une pandémie.

En tant qu'organisme qui exige que les informations soient stockées à l'échelle nationale et internationale, l'utilisation des systèmes de classement électronique a été cruciale, surtout durant le dernier exercice financier. La capacité de la fonction d'accès à distance et la transition à un environnement entièrement sans papier qui nous avait permis de créer un programme de télétravail avant le début de la pandémie de COVID-19, a permis à la transition vers le travail à domicile à temps plein de se dérouler sans problème.

Au cours de cette période, le bureau d'ÉIAICPRP de l'ASFC a collaboré étroitement avec le SCT et les coordonnateurs dans le domaine de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée. Le bureau d'ÉIAICPRP de l'ASFC a rempli, à toute les deux semaines, le questionnaire du SCT sur la capacité de traitement des demandes d'AIPRP durant la pandémie de la COVID-19. Ce questionnaire est publié sur le site web du gouvernement ouvert.

Pendant la pandémie de COVID-19, l'ASFC a mis en place les Procédures temporaires exceptionnelles pour les documents confidentiels du Cabinet afin de permette l'accès à certains documents confidentiels du Cabinet, classés jusqu'à « secret », sur le réseau de l'Agence. Cette exception ne s'applique qu'aux documents du Cabinet suivants définis dans la Politique sur la sécurité des documents confidentiels du Cabinet du BCP (mémoires au Cabinet, présentations, présentation au Conseil du Trésor, ébauches et documents d'information, ainsi que l'élaboration de politiques qui pourrait conduire à un examen ministériel et / ou du cabinet).

Finalement, conformément à la Loi sur l'accès à l'information, l'Agence a continué de respecter les obligations légales de publier de manière proactive un large éventail d'informations, telles que le rapport sur les titres des notes d'information et le rapport sur le sommaire des demandes d'accès à l'information auxquelles elle a répondu.

IX.  Conclusion

Les réalisations de l'ASFC illustrées dans le présent rapport reflètent l'engagement de l'Agence à garantir que tous les efforts raisonnables sont déployés pour remplir ses obligations prévues dans la Loi sur l'accès à l'information. L'ASFC fait tous les efforts nécessaires afin de fournir aux Canadiens et aux Canadiennes l'information qu'ils ont le droit d'obtenir de manière opportune et utile, en équilibrant le droit d'accès avec la nécessité de protéger l'intégrité des services frontaliers qui appuient la sécurité nationale et les priorités en matière de sécurité publique.

Annexe A: Ordonnance de délégation de pouvoir

Arrêté ministériel
Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels

Conformément à l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information^{Footnote 1} et à l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels^{Footnote 2}, je délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'à toute personne autorisée à exercer les pouvoirs et fonctions de ce poste, les attributions dont le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile est, en qualité de responsable de l'Agence des services frontaliers du Canada, investi par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste.

Le présent arrêté remplace les anciens instruments de délégations des pouvoirs et entre en vigueur le jour même où une signature y est apposée.

Fait à Ottawa dans la province de l'Ontario, ce 27 jour du mois de janvier 2020.

L'honorable Bill Blair, C.P., C.O.M., député
Ministre de la Sécurité publique et Protection civile

Arrêté ministériel
Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Positions	Loi sur l'accès à l'information et Règlements	Loi sur la protection des renseignements personnels et Règlements
Président(e)	Autorité absolue	Autorité absolue
Premièr(ère) vice-président(e)	Autorité absolue	Autorité absolue
Vice-président(e), Direction générale de la politique stratégique	Autorité absolue	Autorité absolue
Directeur(trice) général(e), Bureau du dirigeant principal des données	Autorité absolue	Autorité absolue
Directeur(trice) exécutif(ve), Échange d'information, accès à l'information et chef de la protection des renseignements personnels (ÉIAICPRP)	Autorité absolue	Autorité absolue
Directeur(trice) adjoint(e), ÉIAICPRP	Autorité absolue	Autorité absolue (sauf 8(2)m)
Chef d'équipe, ÉIAICPRP	Autorité absolue	Autorité absolue (sauf 8(2)m)

Annexe B : Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Nom de l'institution : Agence des services frontaliers du Canada

Période d'établissement de rapport :

Période d'établissement de rapport : 1 avril 2020 au 31 mars 2021

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes

Reçues pendant la période d'établissement de rapport	7 568
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente	1 632
Total	9 200
Fermées pendant la période d'établissement de rapport	7 261
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport	1 939

1.2 Source des demandes

Source	Nombre de demandes
Médias	115
Secteur universitaire	157
Secteur commercial (secteur privé)	3 739
Organisation	224
Public	2 735
Refus de s'identifier	598
Total	7 568

1.3 Demandes informelles

Délai de traitement (jours)
1 à 15	16 à 30	31 à 60	61 à 120	121 à 180	181 à 365	Plus de 365	Total
628	114	2	39	0	0	0	783

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Section 2 : Motifs pour ne pas donner suite a une demande

	Nombre de demandes
En suspens depuis la période d’établissement de rapports précédente	0
Envoyées pendant la période d’établissement de rapports	0
Total	0
Approuvées par la commissaire à l’information pendant la période d’établissement de rapports	0
Refusées par la commissaire à l’information au cours de la période d’établissement de rapports	0
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapports	0

Section 3 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

3.1 Disposition et délai de traitement (jours)

Disposition	1 à 15	16 à 30	31 à 60	61 à 120	121 à 180	181 à 365	Plus de 365	Total
Communication totale	1 521	1 244	106	47	18	8	12	2 956
Communication partielle	366	1 174	760	531	144	95	142	3 212
Exception totale	0	9	2	8	1	2	3	25
Exclusion totale	4	1	1	0	0	0	0	6
Aucun document n’existe	97	122	53	23	11	3	8	317
Demande transférée	16	0	0	0	0	0	0	16
Demande abandonnée	470	79	34	30	4	8	95	720
Ni confirmée ni infirmée	1	3	1	2	1	1	0	9
Refus d'agir avec l'approbation du commissaire à l'information	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	2 475	2 632	957	641	179	117	260	7 261

3.2 Exceptions

Article	Nombre de demandes
13(1)(a)	2 096
13(1)(b)	14
13(1)(c)	22
13(1)(d)	42
13(1)(e)	0
14	0
14(a)	4
14(b)	1
15(1)	0
15(1): A.I. 1	78
15(1): Déf. 2	49
15(1): A.S. 3	1 102
16(1)(a)(i)	12
16(1)(a)(ii)	2
16(1)(a)(iii)	1
16(1)(b)	36
16(1)(c)	2 716
16(1)(d)	1
16(2)	103
16(2)(a)	2
16(2)(b)	7
16(2)(c)	1 536
16(3)	0
16.1(1)(a)	0
16.1(1)(b)	0
16.1(1)(c)	0
16.1(1)(d)	0
16.2(1)	0
16.3	0
16.31	0
16.4(1)(a)	0
16.4(1)(b)	0
16.5	10
16.6	0
17	884
18(a)	3
18(b)	4
18(c)	0
18(d)	1
18.1(1)(a)	5
18.1(1)(b)	0
18.1(1)(c)	0
18.1(1)(d)	0
19(1)	2 375
20(1)(a)	5
20(1)(b)	17
20(1)(b.1)	1
20(1)(c)	13
20(1)(d)	18
20.1	0
20.2	0
20.4	0
21(1)(a)	76
21(1)(b)	74
21(1)(c)	13
21(1)(d)	18
22	9
22.1(1)	0
23	71
23.1	0
24(1)	16
26	13
1. Affaires internationales 2. Défense du Canada 3. Activités subversives

3.3 Exclusions

Article	Nombre de demandes
68(a)	13
68(b)	0
68(c)	0
68.1	0
68.2(a)	0
68.2(b)	0
69(1)	0
69(1)(a)	6
69(1)(b)	0
69(1)(c)	1
69(1)(d)	1
69(1)(e)	3
69(1)(f)	3
69(1)(g) re (a)	0
69(1)(g) re (b)	0
69(1)(g) re (c)	0
69(1)(g) re (d)	0
69(1)(g) re (e)	0
69(1)(g) re (f)	0
69.1(1)	0

3.4 Support des documents communiqués

Papier	Électronique	Autres
138	6 030	0

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

Nombre de pages traitées	Nombre de pages communiquées	Nombre de demandes
964 633	726 152	6 928

3.5.3 Autres complexités

Disposition	Consultation requise	Estimation des frais	Avis juridique	Autres	Total
Communication totale	9	0	0	0	9
Communication partielle	157	1	0	0	158
Exception totale	2	0	0	0	2
Exclusion totale	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	86	0	0	0	86
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0
Refus d’agir avec l’approbation du commissaire à l’information	0	0	0	0	0
Total	254	1	0	0	255

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi	6 519
Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la loi	89,8 %

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

Nombre de demandes fermées au delà des délais prévus par la loi	Motif principal
	Entrave au fonctionnement/ Charge de travail	Consultation externe	Consultation interne	Autre
742	224	13	14	491

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

Nombre de jours de retard au-delà des délais prévus par la loi	Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où aucune prolongation n’a été prise	Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où une prolongation a été prise	Total
1 à 15	0	0	0
16 à 30	0	0	0
31 à 60	153	1	154
61 à 120	54	86	140
121 à 180	17	65	82
181 à 365	10	96	106
Plus de 365	28	232	260
Total	262	480	742

3.8 Demandes de traduction

Demandes de traduction	Acceptées	Refusées	Total
De l’anglais au français	0	0	0
Du français à l’anglais	0	0	0
Total	0	0	0

Section 4 : Prorogations

4.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Disposition des demandes où le délai a été prorogé	9(1)a) Entrave au fonctionnement	9(1)(b) Consultation		9(1)(c) Avis à un tiers
		Article 69	Autres
Communication totale	96	0	2	0
Communication partielle	1 229	5	55	5
Exception totale	18	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0
Aucun document n’existe	63	0	1	0
Demande abandonnée	138	2	20	2
Refus d’agir avec l’approbation du commissaire à l’information	0	0	0	0
Total	1 544	7	78	7

4.2 Durée des prorogations

Jours	9(1)(a) Entrave au fonctionnement	9(1)(b) Consultation		9(1)(c) Avis à un tiers
		Article 69	Autres
30 ou moins	472	1	10	2
31 à 60	511	2	26	1
61 à 120	462	4	38	3
121 à 180	97	0	4	0
181 à 365	2	0	0	1
Plus de 365	0	0	0	0
Total	1 544	7	78	7

Section 5 : Frais

Type de frais	Frais perçus		Frais dispensés ou remboursés
	Nombre de demandes	Montant	Nombre de demandes	Montant
Présentation	7 568	37 840 $	227	1 135 $
Autres frais	0	0 $	0	0 $
Total	7 568	37 840 $	227	1 135 $

Section 6 : Demandes de consultations reçues d’autres institutions et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et Organisations

Consultations	Autres institutions du gouvernement du Canada	Nombre de pages à traiter	Autres organisations	Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période	241	11 185	4	22
En suspens à la fin de la période	47	32 766	2	102
Total	288	43 951	6	124
Fermées pendant la période	223	8 489	4	83
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport	65	35 462	2	41

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandation	Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
	1 à 15	16 à 30	31 à 60	61 à 120	121 à 180	181 à 365	Plus de 365	Total
Communiquer en entier	37	25	26	11	5	4	3	111
Communiquer en partie	14	25	28	17	4	10	2	100
Exempter en entier	4	2	0	0	0	0	0	6
Exclure en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Consulter une autre institution	0	0	0	0	0	0	0	0
Autre	4	1	0	0	0	0	1	6
Total	59	53	54	28	9	14	6	223

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Recommandation	Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
	1 à 15	16 à 30	31 à 60	61 à 120	121 à 180	181 à 365	Plus de 365	Total
Communiquer en entier	0	0	2	1	0	0	0	3
Communiquer en partie	0	1	0	0	0	0	0	1
Exempter en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclure en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Consulter une autre institution	0	0	0	0	0	0	0	0
Autre	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	0	1	2	1	0	0	0	4

Section 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Section 8 : Plaintes et enquêtes

Article 32 Avis d’enquête	Article 30(5) Cessation de l’enquête	Article 35 Présenter des observations	Article 37 Compte rendus de conclusion reçus	Article 37 Compte rendus de conclusion contenant des recommandations émis par la Commissaire de l’information	Article 37 Compte rendus de conclusion contenant des ordonnances émis par la Commissaire de l’information
134	0	0	103	0	0

Section 9 : Recours judiciaire

9.1 Recours judiciaires sur les plaintes reçues avant le 21 juin 2019 et au-delà

Article 41 (avant 21 juin 2019)	Article 42	Article 44
2	0	0

9.2 Recours judiciaires sur les plaintes reçues après le 21 juin 2019

Article 41 (après 21 juin 2019)
Plaignant (1)	Institution (2)	Tier (3)	Commissiaire à la protection de la vie privée (4)	Total
3	0	0	0	3

Section 10 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

10.1 Coûts

Dépenses		Montant
Salaires		2 064 065 $
Heures supplémentaires		53 805 $
Biens et services :		134 724 $
Contrats de services professionnels	0 $
Autres	134 724 $
Total		2 252 594 $

10.2 Ressources humaines

Ressources	Années-personnes consacrées aux activités liées à l’accès à l’information
Employés à temps plein	26,84
Employés à temps partiel et occasionnels	1,13
Employés régionaux	0,00
Experts-conseils et personnel d’agence	0,00
Étudiants	0,00
Total	27,97

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes d’AIPRP

Nombre de semaines pendant lesquelles l’ASFC a pu recevoir des demandes d’AIPRP par les différents canaux

	Nombre de semaines
En mesure de recevoir des demandes par la poste	52
En mesure de recevoir des demandes par courriel	52
En mesure de recevoir des demandes en moyen d’un service de demande numérique	52

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers

2.1 Nombre de semaines pendant lesquelles l’ASFC a pu traiter des documents papier dans différents niveaux de classification

	Ne peut pas traiter	Peut traiter en partie	Peut traiter en totalité	Total
Documents papiers non classifiés	52	0	0	52
Documents papiers Protégé B	52	0	0	52
Documents Papiers Secret et Très secret	52	0	0	52

2.2 Nombre de semaines pendant lesquelles l’ASFC a pu traiter des documents électroniques dans différents niveaux de classification

	Ne peut pas traiter	Peut traiter en partie	Peut traiter en totalité	Total
Documents électroniques non classifiés	0	0	52	52
Documents électroniques Protégé B	0	0	52	52
Documents électroniques Secret et Très secret	52	0	0	52