Vérification de la budgétisation et des prévisions: Opinion de la vérification, principales constatations et recommandations

Opinion de la vérification

17. L'agence a mis en place un processus des budgétisation et de prévisions (B et P) comprenant des rôles et des responsabilités définis ainsi qu'une surveillance par la direction. Toutefois, l'agence peut encore être exposée à un risque que des fonds ne soient pas utilisés dans le cadre du modèle de crédit annuel compte tenu des causes fondamentales relatifs à la délégation budgétaire, à l'établissement des coûts, aux problèmes de systèmes et de codage ainsi qu'au soutien des services habilitants. Bien que la surveillance accrue des prévisions—qui a été mise en œuvre pour soutenir la transition vers le crédit annuel—puisse aider à gérer les écarts, s'attaquer à leurs causes profondes permettra à l'agence de mieux se positionner pour gérer ses risques financiers et atteindre ses objectifs.

Principales constatations

18. Les rôles et responsabilités sont définis dans les divers courriels et diverses lettres d'appels diffusés dans le cadre du processus de B et P tout au long de l'exercice. Ils sont compris et exécutés.

19. Les processus de B et P établis sont clairement définis dans le cadre de contrôle interne connexe. Au moyen des échantillons examinés, nous avons confirmé que les processus actuels et ceux qui sont nouvellement établis^{Note de bas de page 11} sont suivis de manière uniforme.

20. Au sein des directions générales et des régions, la délégation budgétaire n'est pas effectuée avec suffisamment de détails, ce qui rend difficile l'élaboration de prévisions raisonnables. En ce qui a trait aux centres de coûts que nous avons examinés, les intervenants clés ont exprimé de l'incertitude quant au montant du financement, au moment où il sera alloué et à la manière dont il sera utilisé.

21. Les modèles d'établissement des coûts ne sont pas remplis avec suffisamment de détails pour faciliter une affectation budgétaire efficace. Certains intervenants pertinents ne sont pas consultés ou désignés de manière proactive au cours de la phase de planification afin de contribuer aux propositions initiales d'établissement des coûts.

22. Les problèmes liés au codage et aux systèmes ont une incidence sur la qualité des données sur lesquelles repose l'établissement du budget et des prévisions, ce qui accroît le risque d'écarts.

23. Il y a un manque de communication et de consultation cohérentes entre les services habilitants et les gestionnaires de centre de coûts (GCC) en ce qui concerne les attentes et la capacité d'engagement des dépenses prévues. Toutefois, les récents changements apportés au processus et au système pourraient donner lieu à des améliorations futures.

Résumé des recommandations

24. Les budgets devraient être délégués au niveau des divisions de manière claire et opportune afin que les GCC puissent connaître clairement le montant, l'échéancier et l'objectif des fonds qu'ils peuvent s'attendre à recevoir.

25. Les exigences relatives au codage des dépenses, y compris le temps des employés, doivent être clairement communiquées et faire l'objet d'une surveillance trimestrielle. De plus, les erreurs doivent être corrigées rapidement afin que les données qui en découlent puissent mieux orienter les prévisions en cours d'exercice et les affectations budgétaires futures.

26. Les questions liées au système de paye devraient être priorisées et traitées afin d'améliorer la fiabilité et la disponibilité en temps opportun de renseignements financiers précis reliés aux dépenses salariales à l'appui des activités de prévisions.