Rapport annuel au Parlement sur la Loi sur l’accès à l’information
Agence des services frontaliers du Canada 2017-2018

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Chapitre un : Rapport sur la Loi sur l’accès à l’information

Présentation

L’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) est heureuse de présenter au Parlement, conformément à l’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information, son rapport annuel sur la gestion de cette loi. Le rapport décrit les activités qui témoignent de la conformité aux dispositions de la Loi sur l’accès à l’information pour l’exercice commençant le 1^er avril 2017 et se terminant le 31 mars 2018. Au cours de cette période, l’ASFC a poursuivi ses activités dans la foulée des pratiques fructueuses mises en œuvre au cours des années précédentes.

La présente loi a pour objet d’élargir l’accès aux documents de l’administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication, les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.^{Note de bas de page 1}

Comme l’indiquent les paragraphes 72(1) et 72(2) de la Loi sur l’accès à l’information, « À la fin de chaque exercice, chacun des responsables d’une institution fédérale établit pour présentation au Parlement le rapport d’application de la présente loi en ce qui concerne son institution… Dans les trois mois suivant la fin de chaque exercice, les rapports visés au paragraphe (1) sont déposés devant chaque chambre du Parlement ou, si elle ne siège pas, dans les quinze premiers jours de séance ultérieurs. »^{Note de bas de page 2}

Organisation

I. À propos de l’Agence des services frontaliers du Canada

Depuis 2003, l’ASFC fait partie du portefeuille de Sécurité publique Canada (SP), lequel a été créé pour assurer la coordination de tous les ministères et organismes fédéraux qui ont pour mission de veiller à la sécurité nationale et à la protection des Canadiens et des Canadiennes.^{Note de bas de page 3} Pour sa part, l’ASFC est responsable de fournir des services frontaliers intégrés à l’appui des priorités liées à la sécurité nationale et à la sécurité publique et de faciliter la libre circulation des personnes et des marchandises, y compris les animaux et les végétaux, qui respectent toutes les exigences de la législation frontalière.

L’ASFC s’acquitte de ses responsabilités avec un effectif d’environ 14 000 fonctionnaires, dont plus de 7 000 agents en uniforme qui fournissent des services dans quelque 1 100 points de service au Canada et dans 36 emplacements à l’étranger.

II. Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) comporte six unités : une section de l’administration, trois unités de gestion des cas et deux unités de gestion de la politique. La section de l’administration reçoit toutes les demandes et s’occupe des consultations, elle garantit le contrôle de la qualité de toute la correspondance sortante et elle appuie les unités de gestion des cas dans leurs activités quotidiennes. Les unités de gestion des cas transmettent aux directions générales et régions les demandes d’extraction de renseignements, traitent les demandes de renseignements en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, et fournissent quotidiennement de l’orientation et du soutien opérationnel aux employés de l’ASFC. L’Unité des politiques et de la gouvernance en matière d’AIPRP élabore les politiques, les outils et les procédures nécessaires à la satisfaction des exigences de l’AIPRP au sein de l’ASFC et dispense de la formation aux employés de l’Agence. L’unité des politiques sur l’échange d’information et les ententes de collaboration s’occupe de tout ce qui concerne les politiques qui encadrent l’échange d’information et les ententes de collaboration nationales. En moyenne, 60 équivalents temps plein, ainsi que sept employés à temps partiel et occasionnel travaillaient au sein de la Division de l’AIPRP au cours de l’exercice 2017–2018.

Le coordonnateur de l’AIPRP pour l’ASFC est le directeur de la Division de l’AIPRP. La Division de l’AIPRP fait partie de la Direction du secrétariat général de l’ASFC, qui relève du vice-président (VP) de la Direction générale des services intégrés. Pour respecter les meilleures pratiques établies par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT)^{Note de bas de page 4}, le titulaire du poste de coordonnateur de l’AIPRP de l’ASFC est à trois niveaux du président, il bénéficie d’une pleine délégation de pouvoir et son supérieur hiérarchique direct est le directeur général du Secrétariat général de l’ASFC, qui, à son tour, rend des comptes au VP de la Direction générale des services intégrés.

L’élément essentiel pour maintenir le respect des délais imposés par la Loi sur l’accès à l’information réside dans la capacité de la Division de l’AIPRP d’obtenir des documents des directions générales et des régions en temps opportun et de façon fiable. Appuyée par un réseau de 17 agents de liaison au sein de l’ASFC, la Division de l’AIPRP est bien placée pour recevoir, coordonner et traiter les demandes de renseignements conformément à la Loi sur l’accès à l’information.

La Division de l’AIPRP travaille en étroite collaboration avec d’autres membres du portefeuille de SP, dont le Service canadien du renseignement de sécurité, le Service correctionnel du Canada, la Commission des libérations conditionnelles du Canada et la Gendarmerie royale du Canada, afin de mettre en commun les pratiques exemplaires et d’élaborer des processus simplifiés pour l’extraction de renseignements détenus conjointement afin de respecter le délai de 30 jours prescrit par la loi pour répondre aux demandes d’accès à l’information.

Activités et réalisations

I. Rendement

Durant l’exercice 2017–2018, l’ASFC a enregistré un nombre record de demandes d’accès à l’information. Ce volume record s’explique en bonne partie par les personnes qui veulent obtenir une copie de la chronologie de leurs dates d’arrivée au Canada. En 2017-2018, 49 % des demandes d’accès à l’information reçues par l’ASFC provenaient de personnes voulant obtenir leur rapport sur les antécédents de voyage dont ils se servaient pour soutenir leur conformité aux obligations de résidence dans le cadre de programmes administrés par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) et Emploi et Développement social Canada (EDSC).

L’ASFC a également enregistré un nombre élevé de demandes d’accès à l’information reçues par le biais du service « Demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels en ligne ». Grâce à ce service, l’ASFC a reçu 5 791 demandes, ce qui représente 77,6 % de toutes les demandes d’accès à l’information reçues par l’ASFC.

L’ASFC a continué également à offrir les réponses aux demandes d’accès à l’information par voie électronique. Bien que seulement 31,2 % des réponses aient été transmises par voie électronique, il reste que ces demandes représentent 99.6 % de toutes les pages qui ont été communiquées totalement ou partiellement.

II. Sensibilisation et formation

Durant l’exercice 2017–2018, la Division de l’AIPRP a continué à donner des séances de formation bilingues visant à appuyer la mise en œuvre de procédures de traitement rationalisées et à accroître la sensibilisation aux obligations en matière d’AIPRP. Ces séances sont conçues pour faire en sorte que les participants comprennent bien leurs responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, tout en mettant l’accent sur les demandes présentées en vertu de cette loi et sur les principes relatifs à l’obligation de prêter assistance. Quinze séances ont eu lieu, et en tout, 204 employés de la région de la capitale nationale (RCN) et des régions y ont assisté.

Les employés de l’ASFC ont tiré également avantage du cours en ligne sans frais intitulé « Gestion de l’information à l’ASFC et la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels ». Ce cours en ligne d’une heure a été conçu pour fournir aux employés les principes de base pour gérer efficacement l’information dans le cadre de leurs tâches quotidiennes. Après avoir terminé le cours, les employés seront en mesure de mieux identifier les différents types de renseignements, de comprendre comment les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont traitées et de connaître leurs responsabilités durant le processus. Un total de 689 participants ont suivi le cours en ligne durant l’exercice 2017-2018.

De plus, la Division de l’AIPRP a offert 11 séances de formation en classe au sujet de l’article 107 de la Loi sur les douanes, ainsi que des séances d’information de base sur la communication d’information et la divulgation d’information liée au renseignement sur l’intelligence et propre aux secteurs d’activité à 238 employés dans la RCN et en région. De plus, avant d’assister aux séances de formation en classe, il est avisé aux employées de suivre la formation interactive en ligne, concernant le partage d’information, qui a été développé par la Division de l’AIPRP.

Par ailleurs, la Division de l’AIPRP a élaboré un plan de communication afin de sensibiliser les employés de l’ASFC à leurs obligations quant à la Loi sur l’accès à l’information. Le plan appuie des dates importantes comme la Semaine du droit à l’information et d’autres activités à l’ASFC pour accroître la sensibilisation à l’AIPRP et promouvoir les outils et les ressources connexes.

Finalement, la Division de l’AIPRP continue à participer activement aux réunions des coordonnateurs et praticiens de l’AIPRP dirigées par le SCT. Ces réunions permettent aux employés de l’AIPRP de l’ASFC de discuter des différents enjeux et défis qui ont été identifiés par les professionnels de l’AIPRP, avec leurs homologues des autres organisations.

III. Politiques et lignes directrices nouvelles ou modifiées concernant la Loi sur l’accès à l’information

Durant l’exercice 2017–2018, l’ASFC a continué à réviser des politiques existantes et d’en élaborer des nouvelles.

La Division de l'AIPRP a pris un certain nombre de mesures pour améliorer et promouvoir les outils d'AIPRP qui sont facilement accessibles aux employés de l'ASFC en utilisant Apollo (GCDocs). Ainsi, nous sommes en mesure de veiller à ce que le site intranet de l'AIPRP soit à jour et accessible à tous les employés de l'ASFC. Cela permet à la Division de l'AIPRP de partager rapidement de l'information et des pratiques exemplaires et de faciliter la collaboration à l'échelle de l'Agence.

Au cours de la période visée, l’Unité des politiques et de la gouvernance en matière d’AIPRP a élaboré un manuel de l'AIPRP. Ce guide est conçu pour aider les employés de l'AIPRP dans leur travail quotidien. Il comprend du matériel de référence et fournit des directives claires sur les politiques et les procédures de l'ASFC qui peuvent être facilement référencées. Le premier numéro du Manuel portait sur la Section de l’administrative de la Division de l'AIPRP. Le deuxième numéro, actuellement en cours, portera sur le travail quotidien des unités de gestion des cas. Le manuel demeurera un document évolutif sujet aux mises à jour et aux révisions.

Comme l’exige la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, et dans le cadre d’une transition vers le gouvernement ouvert, chaque mois, l’ASFC affiche sur la page Web autorisée du gouvernement du Canada le sommaire des demandes d’accès à l’information auxquelles elle a répondu. Ces demandes ne doivent pas renfermer de renseignements personnels ni de renseignements qui seraient exemptés ou exclus en vertu de la Loi, ou qui pourraient révéler l’identité d’un demandeur. Puisque la plupart des demandes que reçoit l’ASFC s’appliquent à des clients, l’ASFC a seulement affiché 385 demandes sur la page Web, ce qui représente 5,3 % des demandes auxquelles l’Agence a répondu. L’ASFC a reçu 985 demandes non officielles pour des demandes affichées sur la page Web durant l’exercice 2017-2018, par rapport à 1,451 l’année précédente. Ce montant représente une baisse de 32 %.

La Division de l’AIPRP a continué à réviser officieusement les renseignements des dossiers de l’ASFC pour les programmes internes, comme si cela lui avait été demandé en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La Division de l’AIPRP a reçu 18 demandes internes de cette nature au cours de l’exercice 2017-2018.

La Division de l’AIPRP surveille de près le temps nécessaire pour traiter les demandes d’accès à l’information. Des rapports mensuels, qui rendent compte des tendances et du rendement, sont remis aux gestionnaires des unités de gestion de cas, au directeur de la Division de l’AIPRP et au directeur général du Secrétariat général. Des rapports mensuels qui présentent les données statistiques sur le rendement des bureaux de première responsabilité sont également distribués à tous les agents de liaison de l’AIPRP. Finalement, des rapports trimestriels sur les tendances présentant le rendement global de l’Agence sont examinés et discutés lors des rencontres du Comité exécutif de l’Agence^{Note de bas de page 5} et sont compris dans le sommaire du rendement de l'Agence.

IV. Salle de lecture

L’ASFC, conformément à la Loi sur l’accès à l’information, maintient une salle de lecture pour les demandeurs qui souhaitent consulter du matériel en personne à l’ASFC. Les demandeurs intéressés peuvent avoir accès à la salle de lecture en communiquant avec le directeur de l’AIPRP de l’ASFC au 343-291-7021, ou par courriel à :ATIP-AIPRP@cbsa-asfc.gc.ca. La salle de lecture est située à l'adresse suivante :

Complexe de la Place Vanier, Tour A, 14^e étage
333, chemin North River
Ottawa (Ontario) K1A 0L8

V. Vérifications et enquêtes sur les pratiques relatives à l’accès à l’information de l’Agence des services frontaliers du Canada

Aucun enjeu important n’a été soulevé suite à des enquêtes en matière d’accès à l’information, et aucune vérification des pratiques de l’ASFC en matière d’accès à l’information n’a été effectuée pendant l’exercice 2017-2018.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Pour un exemplaire signé de l’ordonnance de délégation des pouvoirs, voir l’annexe A.

Chapitre deux: Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Pour le rapport statistique de l’ASFC visant la Loi sur l’accès à l’information, voir l’annexe B.

Interprétation du rapport statistique

I. Demandes reçues et traitées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

L’ASFC a reçu 7 466 demandes d’accès à l’information en 2017-2018, ce qui était une augmentation de 19.2 % par rapport à l’exercice précédent. De plus, l’ASFC a répondu à 7 219 de ces demandes, une proportion de 81 % du nombre total des demandes reçues et en suspens depuis la période de rapport précédente.

Au cours des cinq dernières années, l'ASFC a toujours figuré au sommet des institutions du gouvernement en termes de charge de travail. Malgré que l’ASFC reçoive un nombre important de demandes chaque année, l'Agence a été en mesure de maintenir et d'améliorer son rendement au cours d'une année qui a connu le plus grand nombre de demandes reçues.

II. Demandes en suspens des exercices précédents

À l’exception de la période de rapport 2014-2015, l’ASFC a systématiquement reçu, à chaque exercice, plus de demandes qu’elle a su en traiter. Il en a résulté un arriéré de demandes en suspens. Cet arriéré a été considérablement réduit au cours de la dernière année, passant de 748 dossiers en retard à la fin de l’exercice 2016-2017 à 475 dossiers au cours de la période visée.

Des 1 726 demandes reportées à l’exercice 2018-2019, 1 251 ont été traitées dans les délais tandis que 475 accusaient du retard.

III. Délai de traitement

Sur toutes les demandes traitées, l’ASFC a réussi à répondre à 86,8 % des demandes dans les délais prescrits par la loi, ce qui représente une augmentation par rapport au taux de 80,1 % atteint durant l’exercice précédent.

Au total, le délai a été prorogé dans 1 928 cas en 2017-2018, soit une augmentation de 91,1 % par rapport à l’exercice précédent. Cela reflète le volume accru de demandes reçues, ce qui a rendu plus difficile pour l’Agence le traitement des dossiers dans le délai de 30 jours prévus par la loi.

IV. Plaintes et enquêtes

Le paragraphe 30(1) de la Loi sur l’accès à l’information décrit comment le CI reçoit les plaintes déposées par des personnes relativement à l’information détenue par une institution gouvernementale et fait enquête sur celles-ci. Parmi les plaintes sur lesquelles le Commissariat à l’information du Canada (CI) peut décider d’enquêter, mentionnons : le refus de divulguer des documents, des renseignements manquants ou le défaut de fournir accès à l’information dans la langue officielle de son choix.

Pour 2017-2018, 113 plaintes relatives à l’accès à l’information ont été portées contre l’ASFC, ce qui représente une diminution de 9.6 % par rapport à l’exercice 2016–2017. Le nombre de plaintes déposées ne représente que 1,6 % des 7,219 demandes traitées pendant cette période. Les plaintes reçues pendant l’exercice en question ont porté sur les causes suivantes : retard (28); application des dispositions relatives aux exceptions ou aux exclusions (28); refus de communiquer des documents ou des renseignements manquants (28); prorogation (21); collection (4); autres motifs (3); et utilisation et communication (1).

Parmi les 77 plaintes traitées dans l’exercice 2017-2018, 24 ont été jugées fondées; 23 ont été réglées; 17 ont été abandonnées, 10 ont été jugées non fondées, deux n’étaient pas légitimes, et une a été réglée avec le consentement des parties. Dans le cas des plaintes légitimes, l’affaire est revue par des gestionnaires délégataires et les processus sont modifiés s’il y a lieu.

Deux rapports de conclusions se sont distingués au cours de l’exercice 2017-2018. Dans la première plainte, le demandeur cherchait des informations relatives à l'application du programme des droits de propriété intellectuelle. La majorité des documents applicable à la demande était des formulaires complétés de demande d’aide BSF738. Ces formulaires avaient été retenus en vertu du paragraphe 24 (1) de la Loi sur l'accès à l'information. Le CI a convenu que les renseignements étaient en fait des renseignements douaniers au sens de l'article 107 de la Loi sur les douanes et que le refus de communiquer les documents était valide. Le CI a recommandé que l'ASFC considère appliquée des prélèvements. L'ASFC a clarifié sa position à l'égard de l'article 25 de la Loi sur l'accès à l'information selon laquelle aucun prélèvement ne rendrait les documents communicables, et le prélèvement des renseignements sur le formulaire supprimerait la valeur du document et ne fournirait aucune information utile au demandeur. De plus, le formulaire et les renseignements à l'appui sont accessibles au public sur le site Web de l'ASFC.

De plus, et tel qu'il a été signalé au CI, le demandeur a confirmé que le fait de recevoir de l'information avec des prélèvements dans ce cas ne servirait à rien. Malgré cette information, le CI a jugé que la plainte était fondée.

La deuxième plainte portait sur la plus grande diffusion de données de l’histoire de l’Agence. Dans ce cas, le demandeur cherchait un ensemble de données extrêmement volumineux comportant des passages frontaliers sur une période de dix ans. L'ASFC communiquait régulièrement avec le demandeur, ce qui nécessitait un investissement important pour répondre à cette demande unique et complexe. La demande comportait la production de l'équivalent d'environ 14,8 millions de pages sans prélèvement. Le volume de documents seulement, qui ont été extraits d'un système opérationnel essentiel de l'ASFC, représentait un important défi en matière de technologie de l'information pour produire l'information demandée, et il a fallu près de neuf mois pour la compléter à compter de la date qu’elle a été reçue.

Même si la demande était en présomption de refus, l'ASFC est d'avis que l'Agence a fait tout ce qui était en son pouvoir pour répondre à la demande en temps opportun, particulièrement dans le contexte du traitement de milliers d'autres demandes au cours de la même période. Le rapport de conclusion du CI indiquait que l'ASFC avait manqué à son devoir d'aider le demandeur et avait laissé entendre que son intervention était ce qui avait entraîné le règlement de la plainte.

La position adoptée dans ces deux rapports de conclusions soulève des préoccupations dans le processus de règlement des plaintes. L'ASFC est impatiente de collaborer plus étroitement avec le CI afin que les pratiques d'accès à l'information soient améliorées au profit des Canadiens tout en respectant les dispositions de la loi en matière de divulgation appropriée.

V. Conclusion

Les réalisations de l’ASFC illustrées dans le présent rapport reflètent l’engagement de l’Agence à garantir que tous les efforts raisonnables sont déployés pour remplir ses obligations prévues dans la Loi sur l’accès à l’information. L’ASFC fait tous les efforts nécessaires afin de fournir aux Canadiens et aux Canadiennes l’information qu’ils ont le droit d’obtenir de manière opportune et utile, en équilibrant le droit d’accès avec la nécessité de protéger l’intégrité des services frontaliers qui appuient la sécurité nationale et les priorités en matière de sécurité publique.

Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoirs

Arrêté ministériel
Loi sur l'accès à l'information & Loi sur la protection des renseignements personnels

Conformément à l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et à l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, je délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'à toute personne autorisée à exercer les pouvoirs et fonctions de ce poste, les attributions dont le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile est, en qualité de responsable de l'Agence des services frontaliers du Canada, investi par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste.

Le présent arrêté remplace les anciens instruments de délégations des pouvoirs et entre en vigueur le jour même où une signature y est apposée.

Fait à Ottawa dans la province de l'Ontario, ce 15 jour du mois de février, 2017.

L'honorable Ralph Goodale, C.P., député
Ministre de la Sécurité publique et Protection civile

Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Nom de l’institution : Agence des services frontaliers du Canada

Période d'établissement de rapport : 2017-04-01 au 2018-03-31

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

*A.I. : Affaires internationales, Déf. : Défense du Canada, A.S. : Activités subversives

2.5 Complexité

2.6 Présomptions de refus

Partie 3 – Prorogations

Partie 4 – Frais

Partie 5 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Partie 6 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Partie 7 – Plaintes et enquêtes

Partie 8 – Recours judiciaire

Partie 9 – Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

Date de modification :

2018-08-24