Sommaire exécutif
Évaluation globale des facteurs relatifs à la vie privée de la Gestion des cotisations et des recettes de l'ASFC (GCRA)
L'ASFC a lancé sa solution de Gestion des cotisations et des recettes (GCRA) pour pouvoir faire le suivi des droits et taxes à payer à l'importation des marchandises commerciales, surveiller les paiements et faciliter les remboursements si un montant est payé en trop par les importateurs. La solution comprend des connexions avec plusieurs applications et bases de données existantes de l'ASFC et est intégrée avec le grand livre des recettes (GLR). La solution de GCRA nécessite des connexions avec l'ARC et avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).
Les renseignements contenus dans la solution de GCRA sont principalement de nature commerciale : coordonnées de l'entreprise, numéros d'entreprise et codes de transporteur. La solution de GCRA contient des renseignements sur les importateurs, les transporteurs, les propriétaires de boutiques hors taxes, les propriétaires d'entrepôts et les courtiers en douane. Dans certains cas, les importateurs ou les transporteurs peuvent être de petites entreprises à propriétaire unique et, dans ces cas, l'identité, les numéros d'entreprise (NE) émis par l'Agence du revenu du Canada (ARC) et même les numéros de transporteur peuvent être considérés comme des renseignements personnels.
La première phase de la solution de GCRA, la solution de Grand livre des comptes clients (GLCC), a été mise en œuvre en . À l'automne 2020, le projet de solution de GCRA lancera la première version de la phase 2, dans le cadre de laquelle la technologie de la solution de GLCC sera mise à niveau, et cette solution sera transférée sur la plateforme SAP S/4HANA. Aucun nouveau renseignement personnel ni aucune nouvelle fonctionnalité ne seront créés et les connexions actuelles avec de multiples applications et bases de données de l'ASFC et d'autres ministères resteront en place. L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) créée pour la solution de GLCC a été mise à jour pour la solution de GCRA.
L'autorité juridique générale découle de la Loi sur l'Agence des services frontaliers du Canada, de la Loi sur les douanes, du Tarif des douanes, de la Loi sur l'accise, de la Loi sur la taxe d'accise, et de la Loi sur les mesures spéciales d'importation. L'autorité juridique précise découle de l'article 17(1) de la Loi sur les douanes.
Les renseignements seront stockés dans la solution logicielle de GCRA. En outre, les renseignements pourraient être sauvegardés dans le Système des douanes pour le secteur commercial, le Système de traitement des déclarations des voyageurs, le Système de mise en lots, de comptabilisation et de rapports du K32 et le Régime de sanctions administratives pécuniaires.
Les coordonnées de base seront mises à profit par l'ASFC pour communiquer des messages, des bulletins de panne et des renseignements urgents aux clients.
Conclusions
Des risques administratifs limités ont été relevés pendant le processus d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée :
- Tandis que l'autorisation d'élimination de documents et les normes connexes de conservation et d'élimination ont été établies, la solution de GLCC n'est actuellement pas conçue pour cibler les documents admissibles à l'élimination. L'équipe de projet du GLCC de l'ASFC a l'intention de concevoir cette fonction avant la fin de la période de conservation (de six ans complets).
- Il est possible de renforcer le protocole d'entente entre l'ARC et l'ASFC en précisant les exigences de conservation et d'élimination, en consignant les points d'accès internes de l'ASFC, ainsi qu'en précisant par écrit quelle organisation devrait être responsable du traitement des demandes d'accès à l'information en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
- Étant donné que les renseignements relatifs au NE et au compte de programme sont recueillis indirectement par l'ARC et fournis à l'ASFC, l'ASFC n'est pas tenue d'aviser les particuliers au moment de la collecte. Il a toutefois été noté que ni le fichier de renseignements personnels de l'ARC (ARC PPU 223) ni le formulaire de demande de numéro d'entreprise ne font référence à la divulgation de ces renseignements à l'ASFC. Bien que cela ne représente pas un risque pour l'ASFC, l'ARC a été avisée de cette omission.
Droit d'accès
Pour tout renseignement reçu par l'intermédiaire du formulaire de rétroaction en ligne, qu'il s'agisse d'un compliment, d'un commentaire ou d'une plainte, l'utilisateur est informé du but du programme ainsi que des pratiques connexes en matière de collecte, d'utilisation, de communication et de conservation.
Les renseignements personnels liés à la solution de GLCC seront conservés pendant six exercices financiers complets avant d'être détruits. Puisque l'information provient de l'ARC, l'ASFC encourage les personnes à déposer des demandes d'accès à l'information et de correction de dossier directement auprès de l'ARC, en citant le numéro d'enregistrement d'entreprise (ARC PPU 223) ou les décisions et interprétations relatives à l'accise et à la TPS/TVH (ARC PPU 092). Cette activité est décrite plus en détail dans le chapitre sur l'ASFC d'Info Source, sous le fichier de renseignements personnels ASFC PPU 1501.
Vous pouvez faire une demande officielle d'accès à vos renseignements personnels ou d'accès à tout dossier relatif à la solution de GCRA ou créé par celle-ci en communiquant avec la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.
Responsabilisation
Si vous avez des inquiétudes concernant la collecte, l'utilisation, la communication ou la conservation de vos renseignements personnels, vous pouvez formuler une plainte auprès de la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'ASFC. La plainte devrait être déposée par écrit et indiquer votre nom, vos coordonnées et une brève description de vos préoccupations. Les coordonnées de la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels figurent sur le site Web.
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