Rapport annuel au Parlement sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Agence des services frontaliers du Canada 2019 à 2020

Table des matières

• Chapitre 1 : Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Présentation
  • Organisation
    • I. À propos de l’Agence des services frontaliers du Canada
    • II. Bureau d’Échange d’information, accès à l’information et chef de la protection des renseignements personnels
  • Activités et réalisations
    • I. Rendement
    • II. Sensibilisation et formation
    • III. Politiques et lignes directrices nouvelles et modifiées concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels
    • IV. Salle de lecture
    • V. Vérifications et enquêtes sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée de l’Agence des services frontaliers du Canada
    • VI. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
  • Communications effectuées en application de l’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Communications effectuées en application de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Ordonnance de délégation de pouvoir
• Chapitre 2 : Rapport statistique
  • Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Interprétation du rapport statistique
    • I. Demandes reçues et traitées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
    • II. Délai de traitement
    • III. Prorogations
    • IV. Demandes de consultations reçues d’autres institutions et organisations
    • V. Délais de traitement des demandes de consultations sur les documents confidentiels du Cabinet
    • VI. Plaintes et enquêtes
    • VII. Atteintes à la vie privée
    • VIII. COVID-19 : Impacts sur le bureau d’Échange d’information, accès à l’information et chef de la protection des renseignements personnels de l'ASFC
    • IX. Conclusion
• Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoir
• Annexe B : Rapport statistique
• Annexe C : Rapport statistique supplémentaire—Demandes affectées par les mesures liées à la COVID-19

Chapitre 1 : Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Présentation

L’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) est heureuse de présenter au Parlement, conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, son rapport annuel sur la gestion de cette loi. Le rapport décrit les activités qui témoignent de la conformité aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l’exercice commençant le 1 avril 2019 et se terminant le 31 mars 2020. Au cours de cette période, l'ASFC a poursuivi ses activités dans la foulée des pratiques fructueuses mises en œuvre au cours des années précédentes.

La présente loi a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent.^{Note de bas de page 1}.

Comme l’indiquent les paragraphes 72(1) et 72(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, « Chaque année, le responsable de chaque institution fédérale établit un rapport sur l’application de la présente loi, en ce qui concerne son institution, au cours de la période commençant le 1 avril de l’année précédente et se terminant le 31 mars de l’année en cours.… Chaque rapport est déposé devant chaque chambre du Parlement dans les quinze premiers jours de séance de cette chambre suivant le 1 septembre de l’année de l’établissement du rapport. » ^{Note de bas de page 2} »

Organisation

I. À propos de l’Agence des services frontaliers du Canada

L’ASFC fait partie intégrante, depuis 2003, du portefeuille de la Sécurité publique (SP) qui a été créé dans le but de protéger les Canadiens et de maintenir une société sûre et pacifique. L’Agence a la responsabilité de fournir des services frontaliers intégrés à l’appui des priorités liées à la sécurité nationale et à la sécurité publique et de faciliter la libre circulation des personnes et des marchandises, y compris les animaux et les végétaux, qui respectent toutes les exigences de la législation frontalière.^{Note de bas de page 3}.

Avec un effectif d’environ 14 000 fonctionnaires, dont plus de 6 500 agents en uniforme, l'ASFC offre des services dans quelque 1 200 points au pays et dans 39 endroits à l’étranger.^{Note de bas de page 4}

II. Bureau d’Échange d’information, accès à l’information et chef de la protection des renseignements personnels

Le bureau d’Échange d’information, accès à l’information et chef de la protection des renseignements personnels (ÉIAICPRP) comporte 6 unités : une section de l’administration, 3 unités de gestion des cas et 2 unités de gestion de la politique. La section de l’administration reçoit toutes les demandes et s’occupe des consultations, elle garantit le contrôle de la qualité de toute la correspondance sortante et elle appuie les unités de gestion des cas dans leurs activités quotidiennes. Les unités de gestion des cas transmettent aux directions générales et régions les demandes d’extraction de renseignements, traitent les demandes de renseignements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et fournissent quotidiennement de l’orientation et du soutien opérationnel aux employés de l'ASFC. L’Unité des politiques et de la gouvernance en matière d’Accès à l’information et Protection des renseignements personnels (AIPRP) élabore les politiques, les outils et les procédures nécessaires à la satisfaction des exigences de l'AIPRP au sein de l'ASFC et dispense de la formation aux employés de l’Agence. L’unité des politiques sur l’échange d’information et les ententes de collaboration s’occupe de tout ce qui concerne les politiques qui encadrent l’échange d’information et les ententes de collaboration nationales. En moyenne, 81 équivalents temps plein, ainsi que 7 employés à temps partiel, occasionnel et étudiant travaillaient au sein du bureau d’ÉIAICPRP au cours de l’exercice 2019 à 2020.

Le coordonnateur de l’AIPRP pour l'ASFC est le directeur exécutif du bureau d’ÉIAICPRP. Le bureau d’ÉIAICPRP fait partie du bureau du dirigeant principal des données de l'ASFC, qui relève de la vice-présidente (VP) de la Direction générale de la politique stratégique. Pour respecter les meilleures pratiques établies par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT)^{Note de bas de page 5}, le titulaire du poste de coordonnateur de l'AIPRP de l'ASFC est à 3 niveaux du président, il bénéficie d’une pleine délégation de pouvoir et son supérieur hiérarchique direct est le Dirigeant principal des données de l'ASFC, qui, à son tour, rend des comptes au VP de la Direction générale de la politique stratégiques.

L’élément essentiel pour maintenir le respect des délais imposés par la Loi sur la protection des renseignements personnels réside dans la capacité du bureau d’ÉIAICPRP d’obtenir des renseignements personnels des directions générales et des régions en temps opportun et de façon fiable. Appuyée par un réseau de 19 agents de liaison au sein de l'ASFC, le bureau d’ÉIAICPRP est bien placée pour recevoir, coordonner et traiter les demandes de renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le bureau d’ÉIAICPRP travaille en étroite collaboration avec d’autres membres du portefeuille de SP, dont le Service canadien du renseignement de sécurité, le Service correctionnel du Canada, la Commission des libérations conditionnelles du Canada et la Gendarmerie royale du Canada, afin de mettre en commun les meilleures pratiques et d’élaborer des processus simplifiés pour l’extraction de renseignements détenus conjointement afin de respecter le délai de 30 jours prescrit par la loi pour répondre aux demandes de renseignements personnels.

Activités et réalisations

I. Rendement

Durant l’exercice 2019 à 2020, l'ASFC a enregistré un nombre record de demandes de renseignements personnels. Ce volume record s’explique en bonne partie par les personnes qui veulent obtenir une copie de la chronologie de leurs dates d’arrivée au Canada. Entre 2019 et 2020, 81,8 % des demandes de renseignements personnels reçues par l'ASFC provenaient de personnes voulant obtenir leur rapport sur les antécédents de voyage (RAV), dont ils se servaient pour soutenir leur conformité aux obligations de résidence dans le cadre de programmes administrés par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) et Emploi et Développement social Canada (EDSC).

En septembre 2012, IRCC, en collaboration avec l'ASFC, a présenté un nouveau formulaire de demande fondé sur le consentement qui permet aux demandeurs de citoyenneté de consentir à ce qu’IRCC examine directement leurs antécédents de voyage. L’ASFC a attribué à IRCC 100 comptes (en mode « visualiser » seulement) afin qu’il puisse vérifier le RAV de clients au Canada. Depuis, IRCC a examiné environ 1,55 million de RAV, dont 295 352 au cours de l’exercice 2019 à 2020, qui auraient pu autrement faire l’objet d’une demande officielle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou de la Loi sur l’accès à l’information.

L’ASFC a également enregistré un nombre élevé de demandes de renseignements personnels reçues par le biais du service de Demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels en ligne. Grâce à ce service, l'ASFC a reçu 11 876 demandes, ce qui représente 84,2 % de toutes les demandes de renseignements personnels reçues par l'ASFC.

L’ASFC a continué également à offrir les réponses aux demandes de renseignements personnels par voie électronique. Bien que seulement 11,6 % des réponses aient été transmises par voie électronique, il reste que ces demandes représentent 84,2 % de toutes les pages qui ont été communiquées totalement ou partiellement durant le présent exercice.

Le bureau d’ÉIAICPRP a également fourni une orientation stratégique au cas par cas aux secteurs de programmes de l'ASFC en ce qui concerne la divulgation de renseignements en vertu de l’article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de l’article 107 de la Loi sur les douanes. En tout, le bureau d’ÉIAICPRP a reçu 1 817 demandes d’orientation lors de l’exercice 2019 à 2020, ce qui représente une hausse de 2,2 % par rapport à l’année précédente.

Le bureau d’ÉIAICPRP de l'ASFC est l'une des divisions les plus grandes et des plus occupées de tout le gouvernement. Nos employés sont des professionnels dévoués qui travaillent quotidiennement avec de grandes charges de travail et dans un environnement en évolution rapide. C'est pourquoi nous nous engageons à offrir un environnement sain et bien géré, le bien-être du personnel étant un aspect extrêmement important pour le bureau d’ÉIAICPRP de l'ASFC.

En tant qu'organisme disposant d'informations stockées dans tout le pays et à l'échelle internationale, l'utilisation des systèmes de classement électronique est devenue de plus en plus importante. Dans cet esprit, le bureau est passée à un environnement entièrement sans papier. L'ajout de la fonction d'accès à distance au nouvel environnement sans papier nous a permis de continuer un programme de télétravail qui permet à nos employés de travailler à domicile. Les résultats ont été remarquables avec la meilleure performance de l’histoire de l'ASFC dans les délais de traitement des demandes prescrits par la loi malgré des volumes record de demandes reçues.

Enfin, conformément à l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le bureau d’ÉIAICPRP de l'ASFC n'a pas fourni de services relatifs aux attributions conférées à l'ASFC au titre de la présente loi à une autre institution fédérale placée sous l’autorité du ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile et n'a pas reçu de tels services d’une telle institution.

II. Sensibilisation et formation

Durant l’exercice 2019 à 2020, le bureau d’ÉIAICPRP a continué à donner des séances de formation bilingues visant à appuyer la mise en œuvre de procédures de traitement rationalisées et à accroître la sensibilisation aux obligations en matière d’AIPRP. Ces séances sont conçues pour faire en sorte que les participants comprennent bien leurs responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, tout en mettant l’accent sur les demandes présentées en vertu de cette loi et sur les principes relatifs à l’obligation de prêter assistance. Seize séances ont eu lieu, et en tout, 235 employés de la région de la capitale nationale (RCN) et des régions y ont assisté.

Les employés de l'ASFC ont tiré également avantage du cours en ligne sans frais intitulé « Gestion de l’information à l'ASFC et la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels ». Ce cours en ligne d’une heure a été conçu pour fournir aux employés les principes de base pour gérer efficacement l’information dans le cadre de leurs tâches quotidiennes. Après avoir terminé le cours, les employés étaient en mesure de mieux identifier les différents types de renseignements, de comprendre comment les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont traitées et de connaître leurs responsabilités durant le processus. Un total de 685 participants ont suivi le cours en ligne durant l’exercice 2019 à 2020.

De plus, le bureau d’ÉIAICPRP a offert 12 séances de formation en classe au sujet de l’article 107 de la Loi sur les douanes, ainsi que des séances d’information de base sur la communication d’information et la divulgation d’information liée au renseignement sur l’intelligence et propre aux secteurs d’activité à 183 employés dans la RCN et en région. De plus, avant d’assister aux séances de formation en classe, il est avisé aux employées de suivre la formation interactive en ligne, concernant le partage d’information, qui a été développé par le bureau d’ÉIAICPRP.

Par ailleurs, le bureau d’ÉIAICPRP a élaboré un plan de communication afin de sensibiliser les employés de l'ASFC à leurs obligations quant à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le plan appuie des dates importantes comme la Journée de la protection des données et d’autres activités à l'ASFC pour accroître la sensibilisation à l'AIPRP et promouvoir les outils et les ressources connexes.

Finalement, le bureau d’ÉIAICPRP continue à participer activement aux réunions des coordonnateurs et praticiens de l'AIPRP dirigées par le SCT. Ces réunions permettent aux employés du bureau d’ÉIAICPRP de l'ASFC de discuter des différents enjeux et défis qui ont été identifiés par les professionnels de l'AIPRP avec leurs homologues des autres organisations.

III. Politiques et lignes directrices nouvelles et modifiées concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Durant l’exercice 2019 à 2020, l'ASFC a continué à réviser des politiques existantes et à en élaborer de nouvelles.

Le bureau d’ÉIAICPRP a continué à prendre un certain nombre de mesures pour améliorer et promouvoir les outils d'AIPRP qui sont facilement accessibles aux employés de l'ASFC en utilisant Apollo (GCDocs). Ainsi, nous sommes en mesure de veiller à ce que le site intranet du bureau d’ÉIAICPRP soit à jour et accessible à tous les employés de l'ASFC. Cela permet au bureau d’ÉIAICPRP de partager rapidement de l'information et des pratiques exemplaires et de faciliter la collaboration à l'échelle de l'Agence.

L'ASFC a continué de constater une augmentation du nombre de demandes reçues afin d’expurger des dossiers audio/vidéo liées à l'AIPRP. En réponse à cette croissance, le bureau d’ÉIAICPRP a continué de prendre des mesures pour répondre à ces demandes en temps opportun en installant des stations supplémentaires, et de nouveaux logiciels, qui facilitent notre capacité d’expurger des dossiers audio/vidéo au sein du bureau d’ÉIAICPRP.

Il convient également de noter que dans le cadre d'une initiative de défi de Solutions innovatrices Canada, le bureau d’ÉIAICPRP, en partenariat avec la Direction générale de la transformation et la Direction générale de l'information, des sciences et de la technologie, participe présentement à un projet permettant aux entreprises privées d'introduire un concept appliqué afin d’expurger des dossiers audio/vidéo, une solution qui permettra de traiter automatiquement les dossiers audio/vidéo. Cette année, le bureau d’ÉIAICPRP a fourni une assistance pour l’examen et l'évaluation de ce nouveau logiciel. Une fois disponible, ce logiciel sera présenté comme la solution de traitement des dossiers audio/vidéo pour l'ensemble du gouvernement du Canada.

Cette année, l'ASFC est demeurée un participant actif et un joueur clé du groupe de travail sur la modernisation de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ce qui a aidé à établir la position de l'ASFC sur la modernisation de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'ASFC estime qu'une loi modernisée devrait faciliter le travail du gouvernement tout en continuant à respecter le droit à la vie privée des individus et la Charte canadienne des droits et libertés. L'ASFC continuera d'élaborer des options stratégiques, et de travailler sur des conseils de transition, aux côtés du ministère de la Justice, dans la modernisation de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le deuxième rapport annuel au ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile sur l’application de l’instruction ministérielle à l’intention de l'ASFC : Éviter la complicité dans les cas de mauvais traitements par des entités étrangères a été remis au président de l'ASFC, puis présenté au ministre en mars 2020.

Le bureau d’ÉIAICPRP a continué à réviser officieusement des renseignements des dossiers de l'ASFC pour les programmes internes, comme si cela lui avait été demandé en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le bureau d’ÉIAICPRP a reçu 160 demandes internes de cette nature au cours de l’exercice 2019 à 2020.

Le bureau d’ÉIAICPRP surveille de près le temps nécessaire pour traiter les demandes de renseignements personnels. Des rapports mensuels, qui rendent compte des tendances et du rendement, sont remis aux directeurs adjoints des unités de gestion de cas, au directeur exécutif du bureau d’ÉIAICPRP, et au Dirigeant principal des données. Des rapports mensuels qui présentent les données statistiques sur le rendement des bureaux de première responsabilité sont également distribués à tous les agents de liaison de l'AIPRP. Finalement, des rapports trimestriels sur les tendances présentant le rendement global de l’Agence sont examinés et discutés lors des rencontres du Comité exécutif de l’Agence^{Note de bas de page 6} et sont compris dans le sommaire du rendement de l’Agence.

IV. Salle de lecture

L’ASFC, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, maintient une salle de lecture pour les demandeurs qui souhaitent consulter du matériel en personne à l’ASFC. Les demandeurs intéressés peuvent avoir accès à la salle de lecture en communiquant avec le bureau d’ÉIAICPRP de l’ASFC au 343-291-7021, ou par courriel à : atip-aiprp@cbsa-asfc.gc.ca. La salle de lecture est située à l’adresse suivante :

Complexe de la Place Vanier
Tour A 14e étage
333 ch North River
Ottawa ON  K1A 0L8

V. Vérifications et enquêtes sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée de l’Agence des services frontaliers du Canada

Entre 2019 et 2020, le bureau d’ÉIAICPRP a fait l'objet d'un examen de la gestion des cas d’atteinte à la vie privée par la Direction de la vérification interne et de l’évaluation des programmes de l'ASFC. Cet examen a été achevée durant l’exercice 2019 à 2020. Voici les recommandations:

Recommandation 1: La vice-présidente (VP), Direction générale de la politique stratégique (DGPS), devrait mettre en œuvre des mesures visant à améliorer le suivi de la gestion des cas d’atteinte à la vie privée (comme un logiciel de gestion de cas) et d’autres mécanismes de promotion de la responsabilisation en ce qui a trait aux attentes et aux délais établis dans le protocole de l'ASFC sur les atteintes à la vie privée.

Réponse de la direction 1: La DGPS approuve la présente recommandation et s’efforcera de promouvoir la responsabilisation et les attentes, et d’améliorer la façon dont le suivi des atteintes à la vie privée est effectué au sein de la Direction générale.

Recommandation 2: La VP, DGPS, dans le cadre de la surveillance et de l’établissement de rapports relativement au programme de gestion de la protection des renseignements personnels, devrait analyser régulièrement les atteintes à la vie privée (y compris effectuer une analyse des tendances relatives aux types, aux emplacements, aux causes fondamentales, etc.) et mettre au point les pratiques liées à la protection des renseignements personnels de l’Agence, au besoin. Cette information devrait également servir à déterminer si les BPR devraient mettre en œuvre des mesures de contrôle supplémentaires et à examiner l’efficacité des mesures correctives.

Réponse de la direction 2: La DGPS approuve cette recommandation. La DGPS analysera régulièrement les atteintes à la vie privée et mettra au point les pratiques liées à la protection des renseignements personnels de l’Agence. En outre, la DGPS utilisera cette information pour déterminer si des contrôles supplémentaires doivent être mis en œuvre et pour examiner l’efficacité de ces mesures correctives.

Recommandation 3: La VP, DGPS, devrait élaborer une stratégie axée sur les risques afin de cerner et d’évaluer les secteurs les plus susceptibles de faire l’objet d’atteintes à la vie privée, et collaborer avec les propriétaires de renseignements afin de veiller à ce que les contrôles appropriés soient mis en place et qu’ils fonctionnent bien pour protéger les renseignements personnels.

Réponse de la direction 3: La DGPS approuve cette recommandation et effectuera une évaluation axée sur les risques des fonds de renseignements personnels de l’Agence dans le but de cerner les secteurs les plus susceptibles de faire l’objet d’atteintes à la vie privée. La DGPS collaborera également avec les propriétaires de renseignements afin de fournir des conseils et de veiller à ce que les contrôles appropriés soient mis en place et fonctionnent bien pour protéger les renseignements personnels.

VI. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Entre 2019 et 2020, l'ASFC a achevé 3 évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). Ces EFVP ont été remis au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et au SCT afin qu’ils les examinent et les commentent.

Les 3 EFVP complétées par l'ASFC sont en lien avec :

• NEXUS
• CANPASS
• Données de documents munis de la technologie d’identification par radiofréquence (IRF)

Les sommaires complets de ces EFVP sont disponible.

NEXUS

NEXUS est un programme binational Canada-États-Unis (É.-U.) géré par l'ASFC et le Service des douanes et de la protection des frontières (SDPF) des É.-U. À l'ASFC, la section des programmes des voyageurs dignes de confiance des Programmes des voyageurs est le bureau de première responsabilité de NEXUS.

Le programme NEXUS simplifie les formalités des douanes et de l’immigration pour les voyageurs préautorisés à faible risque, et permet à l'ASFC et au SDPF des É.-U. d’affecter leurs ressources de façon plus efficace à la frontière. L’adhésion au programme est valide pour une durée de 5 ans et permet d’accélérer les formalités douanières au Canada et aux É.-U. pour ceux qui voyagent par voie aérienne, terrestre ou maritime. En 2002, le programme NEXUS a été offert en ciblant un mode de voyage particulier, d’abord le programme NEXUS Autoroutes. Par la suite, en 2006, tous les programmes NEXUS ont été unifiés afin d’offrir aux membres les privilèges d’un passage rapide dans les 3 modes de voyage (routier, aérien et maritime). Les membres du programme NEXUS ont accès à des voies réservées aux postes frontaliers terrestres et à des postes de déclaration libre-service automatisés dans les aéroports, et ont la possibilité de faire une déclaration en communiquant avec les centres de déclaration par téléphone avant leur arrivée dans les ports maritimes.

CANPASS

La présente ÉFVP englobe toutes les activités menées par l'ASFC relativement à la collecte, au stockage et à l’utilisation des renseignements personnels dans le contexte des programmes CANPASS (CANPASS : Aéronefs d’entreprise, CANPASS : Aéronefs privés, CANPASS : Mode aérien et CANPASS : Bateaux privés), du Programme d’inscription des chauffeurs du secteur commercial (PICSC) et du Projet pilote pour les voyageurs en régions éloignées : Québec (PPVRE-Q). Ces programmes des voyageurs fiables (PVF) stockent les renseignements personnels dans des bases de données similaires, c’est-à-dire, que le PICSC et les programmes CANPASS : Aéronefs d’entreprise, CANPASS : Aéronefs privés et CANPASS : Bateaux privés recourent tous au Système des Centres de traitement canadiens (SCTC), tandis que le PPVRE-Q et le programme CANPASS : Mode aérien utilisent la Composante d’inscription globale (CIG).

CANPASS est un ensemble de PVF volontaires s’appliquant aux modes aérien et maritime qui sont offerts par l'ASFC dans le but d’accélérer le passage à la frontière pour les grands voyageurs à faible risque ayant fait l’objet d’un contrôle préalable qui arrivent au Canada. Chaque demandeur doit remplir un formulaire de demande distinct pour chacun des programmes CANPASS. Les programmes CANPASS : Aéronefs d’entreprise et CANPASS : Aéronefs privés actuels s’adressent aux citoyens et aux résidents permanents du Canada et des É.-U. qui répondent aux critères d’admissibilité des programmes.

Données de documents munis de la technologie d’identification par radiofréquence

Cette ÉFVP remplace l'ÉFVP soumise en décembre 2008 intitulée Permis de conduire Plus (PC Plus) et carte d’identité Plus (CI Plus) : utilisation des données du PC Plus par l'ASFC, qui est un programme de collaboration entre l'ASFC et 3 provinces participantes: Ontario, Manitoba et Colombie-Britannique. Une quatrième province, soit le Québec, avait participé au programme, mais a interrompu la distribution d’un permis de conduire amélioré du Québec pour les nouveaux demandeurs en octobre 2014. Les PC Plus du Québec actuellement en circulation demeureront actifs jusqu’à leur expiration et, par conséquent, ne sont pas visés par cet addenda. Ces provinces ont convenu de rendre disponibles des documents améliorés (comme un permis de conduire ou une carte d’identité) qui sont conformes aux exigences de l’Initiative relative aux voyages dans l’hémisphère occidental, permettant aux citoyens canadiens d’utiliser l’identification pour faciliter les déplacements par mode terrestre ou maritime entre le Canada et les É.-U.

Communications effectuées en application de l’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de l’exercice 2019 à 2020, 1 066 divulgations ont été effectuées par l'ASFC en application de l’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Communications effectuées en application de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de l’exercice 2019 à 2020, aucune divulgation n’a été effectuée par l'ASFC en application de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Pour consulter un exemplaire signé de l’ordonnance de délégation de pouvoir, voir l'annexe A.

Chapitre 2 : Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Pour consulter le rapport statistique de l'ASFC visant la Loi sur la protection des renseignements personnels, voir l'annexe B.

Interprétation du rapport statistique

I. Demandes reçues et traitées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’ASFC a reçu 14 102 demandes de renseignements personnels entre 2019 et 2020, ce qui était une augmentation de 4,9 % par rapport à l’exercice précédent. De plus, l'ASFC a répondu à 13 866 de ces demandes, une proportion de 91 % du nombre total des demandes reçues et en suspens depuis la période de rapport précédente. Des 1 365 demandes reportées à l’exercice 2020 à 2021, 1 016 ont été traitées dans les délais tandis que 349 accusaient du retard. Enfin, l'ASFC a traité 547 551 pages en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Au cours des 5 dernières années, l'ASFC a toujours figuré au sommet des institutions du gouvernement en termes de charge de travail. Malgré que l'ASFC reçoive un nombre important de demandes chaque année, l'Agence a été en mesure de maintenir et d'améliorer son rendement au cours d'une année qui a connu le plus grand nombre de demandes reçues.

II. Délai de traitement

Sur toutes les demandes traitées, l'ASFC a réussi à répondre à 98,5 % des demandes dans les délais prescrits par la loi, ce qui représente une augmentation par rapport aux taux de 97,9 % atteint durant l’exercice précédent.

III. Prorogations

Au total, le délai a été prorogé dans 910 cas entre 2019 et 2020. Ceci représente une diminution de 23,8 % par rapport à l’exercice précédent, et ce malgré une augmentation du volume de demandes reçues. Dans 98,5 % des cas, la prolongation était liée à la charge de travail et au fait que le respect du délai initial de 30 jours aurait interféré de façon déraisonnable avec les opérations de l'ASFC. Dans les autres cas (1,5 %), la prolongation du délai était liée au besoin de consulter des tiers ou d’autres institutions gouvernementales ou pour du temps additionnelle dans les cas de traduction ou dans les cas de transfert sur support de substitution.

IV. Demandes de consultations reçues d’autres institutions et organisations

Entre 2019 et 2020, l'ASFC a traité 80 demandes de consultation provenant d’autres institutions gouvernementales et organismes. Ceci représente une diminution de 21,6 % par rapport à l’exercice précédent. Cependant, 34 810 pages ont été examinées afin de pouvoir répondre à ces demandes, ce qui représente une augmentation de plus de 820,7 % par rapport à l’exercice précédent.

V. Délais de traitement des demandes de consultations sur les documents confidentiels du Cabinet

Bien que les documents confidentiels du Cabinet soient exclus de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (article 70), les politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada exigent que les agences et les ministères consultent le personnel de leurs services juridiques pour déterminer si les renseignements demandés devraient être exclus. S’il y a un doute ou si les dossiers contiennent des documents de travail, le conseiller juridique doit consulter le Bureau du conseiller juridique auprès du greffier du Bureau du Conseil privé.

Entre 2019 et 2020, l'ASFC n’a pas consulté le personnel des Services juridiques de l'ASFC au sujet de l’exclusion de renseignements confidentiels du Cabinet, car les demandeurs excluent les renseignements confidentiels de leurs demandes.

VI. Plaintes et enquêtes

Le paragraphe 29(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels décrit comment le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) reçoit les plaintes déposées relativement aux renseignements personnels détenus par une institution gouvernementale et fait enquête sur celles-ci. Parmi les plaintes sur lesquelles le CPVP peut décider d’enquêter, mentionnons : le refus d’accès à des renseignements personnels, l’allégation selon laquelle on a mal utilisé ou divulgué illicitement des renseignements personnels détenus par un organisme gouvernemental au sujet d’un particulier ou le défaut de fournir accès à ses renseignements personnels dans la langue officielle de son choix.

Au cours de l’exercice 2019 à 2020, 59 plaintes relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels ont été portées contre l'ASFC, ce qui représente une diminution de 7,8 % par rapport à l’exercice 2018–2019. La plupart des plaintes concernaient le refus de divulguer de l’information. Les plaintes déposées pendant l’exercice en question ont porté sur les causes suivantes : délais (17); refus de divulgation (18); recours aux exceptions (14); collecte, utilisation ou communication inadéquate (2); collecte (2); prorogations (2); et autres (4). Pour mettre en contexte, le nombre de plaintes reçues ne représente que 0,4 % des 13 866 demandes traitées pendant cette période.

Parmi les 86 plaintes traitées pendant l’exercice 2019 à 2020, 47 ont été jugées fondées, et 21 ont été jugées non fondées. De plus, 15 plaintes ont été réglées; 2 ont été abandonnées, et une a été réglée. Dans le cas des plaintes légitimes, l’affaire est revue par des gestionnaires délégataires et les processus sont modifiés s’il y a lieu.

VII. Atteintes à la vie privée

Aucun cas d’atteinte substantielle à la vie privée n’a été signalée au cours de l’exercice 2019 à 2020.

VIII. COVID-19 : Impacts sur le bureau d’Échange d’information, accès à l’information et chef de la protection des renseignements personnels de l'ASFC

Le bureau d’ÉIAICPRP de l'ASFC a continué de fonctionner efficacement comme nous l'étions avant COVID-19, puisque le bureau avait déjà une capacité d'accès à distance qui nous a permis de continuer à travailler à domicile.

Entre le 14 et le 31 mars 2020, le bureau d’ÉIAICPRP de l'ASFC a reçu 524 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ce qui ne représente que 3,7 % des 14 102 demandes de renseignements personnels reçues entre 2019 et 2020.

Au cours de la même période, le bureau d’ÉIAICPRP de l'ASFC a fermé un total de 312 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, dont 288 (92,3 %) ont été fermées dans les délais prescrits par la loi, et 24 (7,7 %) ont été traitées au-delà des délais législatifs, maintenant ainsi une forte conformité avec la législation.

Enfin, conformément aux lignes directrices du SCT, l'Agence a mis en œuvre des mesures provisoires pour le traitement des demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels en raison de COVID-19. Étant donné que les documents papier n'étaient pas accessibles, le bureau d’ÉIAICPRP a contacté chaque demandeur pour des demandes nouvelles et en suspens afin de leur proposer de limiter leur demande aux documents électroniques, documents qui étaient toujours accessibles à distance. Cette nouvelle mesure a été vraiment bien accueillie par les demandeurs.

IX. Conclusion

Les réalisations de l'ASFC illustrées dans le présent rapport reflètent l’engagement de l’Agence à garantir que tous les efforts raisonnables sont déployés pour remplir ses obligations prévues dans la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’ASFC a fait tous les efforts nécessaires afin de fournir aux Canadiens et aux Canadiennes les renseignements personnels qu’ils ont le droit d’obtenir, de manière opportune et utile, tout en protégeant les droits à la vie privée de tous les Canadiens et les Canadiennes.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoir

Arrêté ministériel
Loi sur l'accès à l'information & Loi sur la protection des renseignements personnels

Conformément à l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information^{Footnote 1} et à l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels^{Footnote 2}, je délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'à toute personne autorisée à exercer les pouvoirs et fonctions de ce poste, les attributions dont le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile est, en qualité de responsable de l'Agence des services frontaliers du Canada, investi par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste.

Le présent arrêté remplace les anciens instruments de délégations des pouvoirs et entre en vigueur le jour même où une signature y est apposée.

Fait à Ottawa dans la province de l'Ontario, ce 27 jour du mois de janvier 2020.

L'honorable Bill Blair, C.P., C.O.M., député
Ministre de la Sécurité publique et Protection civile

Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Agence des services frontaliers du Canada

Période d'établissement de rapport : 1 avril 2019 au 31 mars 2020

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Demandes fermées

2.7 Présomptions de refus

Section 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 5 : Prorogations

Section 6 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Section 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Section 8 : Plaintes et enquêtes

Section 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Section 10 : Atteintes substantielles à la vie privée

Section 11 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire—Demandes affectées par les mesures liées à la COVID-19

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes officielles reçues au cours de 2 périodes : du 1 avril 2019 au 13 mars 2020 et du 14 mars 2020 au 31 mars 2020.

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes fermées dans les délais prévus par la loi et le nombre de demandes fermées en présomption de refus au cours des 2 périodes allant du 1 avril 2019 au 13 mars 2020 et du 14 mars 2020 au 31 mars 2020.

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes reportées au cours de 2 périodes : du 1 avril 2019 au 13 mars 2020 et du 14 mars 2020 au 31 mars 2020.

Date de modification :

2020-10-20