Exigences en matière de conservation des documents par les exportateurs
En tant qu'exportateur de marchandises commerciales, vous devez conserver des documents complets et exacts au Canada pendant une période minimale après avoir exporté les marchandises.
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Conserver tous les documents d'exportation pendant six ans
Vous devez conserver tous vos documents d'exportation (format papier ou électronique) pendant six ans après avoir exporté des marchandises commerciales. L'ASFC pourrait devoir accéder à ces documents pour obtenir ou vérifier les renseignements sur l'exportation qu’ils contiennent ou pour effectuer des vérifications.
Documents d'exportation à conserver
Vous devez conserver tous les documents relatifs à l'origine, à l'achat, à l'importation, aux coûts et à la valeur des marchandises commerciales et au paiement de ces marchandises. Cette liste n’est pas complète. Veuillez consulter le Règlement sur les documents de l'exportateur et du producteur (Règlement) pour obtenir une liste complète des documents à conserver. Le Règlement fournit également des renseignements sur les documents qui doivent être conservés pour les marchandises exportées vers un partenaire de libre-échange.
Formats acceptés
Les documents en format électronique sont acceptables seulement si :
- ils se rapportent aux documents sources à l'appui ou aux documents papier, et
- le système qui prend en charge les formats électroniques peut produire une copie accessible et lisible sur demande.
Les utilisateurs du portail du Système canadien de déclaration des exportations (SCDE) sont tenus de conserver les documents (format papier ou électronique) séparément du portal. Le portail du SCDE ne doit pas être utilisé pour la tenue de documents.
Où conserver vos documents d'exportation
Vous devez conserver vos documents au Canada à :
- votre établissement, ou
- un emplacement préautorisé (vous devez demander une autorisation)
Si les documents sont conservés à plus d'un endroit au Canada, un ensemble complet doit être disponible à au moins l'un des endroits. Si vos documents sont numérisés ou en format électronique, un système doit être en place pour y accéder électroniquement.
Les documents conservés à l'extérieur du Canada et accessibles par voie électronique à partir du Canada ne sont pas considérés comme des documents au Canada.
Permission de conserver les documents d'exportation à un endroit autre que votre lieu d'affaires
Vous devez demander à l'ASFC l'autorisation vous permettant de conserver vos documents d'exportation à un endroit au Canada autre que votre lieu d'affaires.
De même, si vous êtes un exportateur non-résident qui n'a pas d'établissement au Canada, vous pouvez demander l'autorisation de désigner un mandataire pour conserver vos documents au Canada en votre nom.
Vous pouvez soumettre une demande écrite par courriel en indiquant :
- l'adresse professionnelle où les documents seront conservés
- comment l'emplacement vous concerne (par exemple, le bureau de votre comptable)
- le cas échéant, le nom du mandataire désigné et sa relation avec vous (par exemple, votre comptable)
Veuillez noter que même si votre demande est approuvée, vous devez fournir tous les documents à l'endroit indiqué et dans les délais indiqués par l'ASFC, lorsque celle-ci en fait la demande.
Note : Veuillez noter que l’ASFC n’acceptera pas les cases postales et les services de réacheminement du courrier. Veuillez soumettre votre demande à cbsa.exporter-exportateur.asfc@cbsa-asfc.gc.ca.
Non-conformité
Si vous ne respectez pas l'une ou l'autre des exigences en matière de tenue de documents, on vous demandera de les respecter dans un délai raisonnable. Le défaut de conserver les documents ou de les mettre à la disposition d’un agent de l'ASFC dans le délai précisé par l'agent, ou le défaut de répondre aux questions posées par l’agent au sujet des documents, peut entraîner une sanction administrative pécuniaire.
Liens connexes
Certification de l'origine : marchandises exportées vers un partenaire de libre-échange
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