Comité permanent des comptes publics : Étude sur l'application ArriveCAN (13 février 2024)

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Mots d'ouverture

Bonjour,

Je tiens tout d'abord à remercier la vérificatrice générale et l'ombud de l'approvisionnement pour leur travail.

Leurs rapports ont mis en évidence des lacunes importantes dans les procédures, les rôle et les contrôles de l'Agence des services frontaliers du Canada en matière d'approvisionnement. Je ne suis pas contre le terme « flagrant ».

Leurs recommandations serviront de guide pour y remédier.

La réponse de la direction de l'ASFC à ces deux rapports reflète ce que nous avons déjà fait et le travail que nous allons faire pour nous assurer que toutes les activités d'approvisionnement sont conformes aux politiques et aux processus, que l'ASFC fonctionne de manière transparente et dans un souci de probité et d'optimisation des ressources, et que tous les employés respectent le Code de conduite de l'ASFC et les valeurs et l'éthique de la fonction publique.

Vous avez notre plan, mais permettez-moi de souligner trois actions qui, selon moi, auront un impact concret :

Nous avons créé un comité exécutif d'examen de l'approvisionnement chargé d'approuver les contrats et les autorisations de tâches. Ce comité fournit encore plus de contrôle sur les activités d'approvisionnement.
Nous exigerons des employés qu'ils divulguent leurs interactions avec des fournisseurs potentiels.
Nous avons renforcé la capacité de notre groupe responsable de l'approvisionnement pour superviser toutes les activités d'approvisionnement et pour établir un centre d'expertise afin d'aider les employés s'ils ont des questions ou s'ils ne comprennent pas leurs autorités et leurs obligations.

Bien entendu, nous améliorons aussi activement nos pratiques de gestion interne de façon plus générale. Le respect des politiques du Conseil du Trésor est le fondement d'une administration publique efficace. Et une administration publique efficace est essentielle pour conserver la confiance des Canadiens.

J'hésite à dire ce qui suit parce que cela pourrait ressembler à une excuse. Ce n'est pas le cas. L'application ArriveCAN a été conçue dans une période extraordinaire et dans l'urgence.

Je sais que l'ASFC a travaillé aussi rapidement que possible à la demande de l'Agence de la santé publique pour remplacer un processus papier qui ne répondait pas à ses besoins et qui engorgeait la frontière.

Comme j'étais au Secrétariat du Conseil du Trésor à ce moment-là, je sais que les ministères avaient pour directive de prendre des mesures et, si nécessaire, de repousser les contrôles initiaux et de donner la priorité à l'action.

Mais cette même directive insistait également sur la nécessité de documenter les décisions et les actions urgentes. Comme la vérificatrice générale et moi-même l'avons découvert, cette directive n'a pas été suivie.

Et c'est cette absence de documentation qui est à l'origine de ces questions très sérieuses. Sans aucun doute, les gens allaient vite, mais cela ne peut justifier des actions telles que copier et coller l'expérience des ressources contractuelles directement à partir des énoncés de travail.

Je tiens à vous assurer que je fais tout ce qui est en mon pouvoir pour obtenir une image claire de la manière dont tout cela s'est déroulé. Mais je me tourne également vers l'avenir.

Je sais que de nombreux employés de l'ASFC ont travaillé sans relâche pendant 20 mois pour développer, mettre à jour et maintenir l'application pour gérer la frontière et assurer la circulation continue des marchandises.

C'était un outil nécessaire pour recueillir les informations obligatoires sur la santé tout en facilitant les voyages et le commerce.

Il est important de ne pas l'oublier. Le rapport 2021 de la vérificatrice générale a reconnu que le processus manuel sur papier avait des limites et ne permettait pas à l'Agence de la santé publique d'accéder aux informations sur la santé dont elle avait besoin en temps voulu.

En fait, la vérificatrice générale a constaté que le gouvernement a amélioré la qualité des informations recueillies et la rapidité de leur collecte en utilisant l'application.

Mais comme je l'ai dit, il n'est pas acceptable que les décisions n'aient pas été documentées, que les dossiers de l'approvisionnement soient incomplets et que les processus appropriés n'aient pas été suivis. Cette vérification souligne des lacunes importantes et je ne mets pas cela sur le compte de la pandémie.

Nous avons donc beaucoup de travail à faire, mais je peux vous dire que l'ASFC est composée de personnes dévouées et talentueuses. Nous serons unis dans cet effort pour améliorer nos processus et maintenir la confiance des Canadiens, tout en continuant à remplir notre mandat important.

Questions et réponses

Conclusions du Bureau du vérificateur général

Qu'a fait l'ASFC pour répondre à la conclusion de la vérificatrice générale selon laquelle les documents financiers et les contrôles étaient insuffisants et que les bonnes pratiques de gestion en matière de passation de marchés, d'élaboration et de mise en oeuvre d' ArriveCAN n'ont pas été respectées ?
L'audit a mis en évidence d'importantes lacunes dans les processus et les contrôles d'approvisionnement et ses recommandations serviront de points de repère pour y remédier. L'ASFC a commencé à renforcer ses processus et ses contrôles liés à la planification des achats, à l'administration des marchés, à la culture organisationnelle et à la surveillance proactive afin de réduire le risque de fraude.

De meilleurs contrôles ont été mis en place, y compris la reprise de la formation des responsables des achats à l'administration centrale, l'examen par un comité supérieur de toutes les autorisations de tâches de plus de 40 000 $ et la centralisation des responsabilités en matière d'achats au sein de l'organisation.

Comment l'ASFC réagit-elle à la déclaration du BVG selon laquelle les coûts engagés pour élaborer et maintenir ArriveCAN grâce aux services professionnels et à l'expertise externe ont entraîné des coûts plus élevés et un faible rapport qualité-prix ?
C'est difficile de ne pas être d'accord. L'ASFC a toujours compté sur l'expertise externe pour acquérir des compétences qu'elle ne peut recruter. L'ASFC doit encore sous-traiter dans une certaine mesure - mais en tant qu'organisation, nous travaillons à moins compter sur les entrepreneurs.

La vérification du BVG a révélé des lacunes dans les tests de sécurité d'ArriveCAN. Que fait l'ASFC pour améliorer ses procédures d'analyse de la TI ?
Les plans d'essai, les résultats des essais et les questions en suspens pour chaque rejet sont maintenant clairement documentés et la signature est obtenue avant le rejet dans l'environnement de production. L'Agence s'assure que ces processus peuvent être adaptés pour le déploiement des applications mobiles et pour assurer la documentation et les contrôles adaptés aux situations d'urgence.

Tant le BOA que le BVG ont soulevé des questions concernant les autorisations de sécurité des entrepreneurs. Quelles mesures de protection sont en place pour atténuer les risques potentiels pour la sécurité ?
Toutes les ressources contractuelles énumérées sur une autorisation de tâches qui travaillaient sur ArriveCAN avaient des autorisations de sécurité valides avant le début des travaux. Le médiateur des achats a constaté qu'il y avait des ressources ; cependant, cela a travaillé sur ArriveCAN ne figuraient pas sur les autorisations de tâches, dont l'impact est actuellement en cours d'évaluation.

Quels sont les rôles et les responsabilités du nouveau Comité d'examen des achats de la haute direction de l'ASFC ?
Le Comité évalue tous les contrats et autorisations de tâches d'un montant supérieur à 40 000 $, approuve et remet en question les approches proposées en vue d'assurer le meilleur rapport qualité-prix possible dans les contrats et de veiller à ce que les critères obligatoires pour les fournisseurs ne soient pas trop restrictifs. Le conseil est composé d'un certain nombre de vice-présidents et de directeurs généraux de l'ASFC provenant des équipes des Finances, de la Sécurité, de la Technologie de l'information et des Communications.

Le nombre de rejets d'ArriveCAN entre 2020 et 2022 dans la vérification du BVG est de 177 (y compris 25 mises à jour majeures), mais le site Web de l'ASFC indique qu'il y a eu plus de 70 rejets. Comment cette différence est-elle expliquée ?
Avec l'évolution des mesures de santé publique frontalières COVID-19, il y a eu plus de 70 versions d'ArriveCAN sur trois plateformes (Android, iOS et Web), dont 25 mises à jour majeures.

Ces 70 versions équivalaient à une modification 177 fois des différentes plates-formes (c'est-à-dire que toutes les plates-formes ne devaient pas être modifiées pour chaque version).

Qu'a fait l'ASFC pour répondre à la constatation de la vérificatrice générale selon laquelle des tests inadéquats d'ArriveCAN ont permis d'envoyer 10 000 voyageurs en quarantaine, même s'ils ont fourni une preuve de vaccination ?
Compte tenu de l'évolution constante de l'environnement pandémique et de l'exigence de 177 changements à l'application d'ArriveCAN en 36 mois, la documentation des tests était insuffisante.

D'ici juin 2024, une procédure de documentation simplifiée sera mise en place pour accroître l'agilité dans les situations d'urgence tout en assurant des contrôles suffisants pour documenter les résultats des essais avant leur mise en production.

Qu'a fait l'ASFC pour répondre à la conclusion de la vérificatrice générale selon laquelle GC Strategies a participé à l'élaboration des exigences incluses dans la demande de propositions pour leur contrat concurrentiel ?
Il ne s'agit pas d'une pratique acceptable. L'ASFC a pris des mesures pour s'assurer que toutes les exigences passent par son équipe des achats et que les exigences de l'ASFC seront affichées, de manière transparente, où les entreprises pourront soumissionner.

Pourquoi les allégations formulées par Botler AI en 2022, qui ont été renvoyées à la GRC, n'ont-elles pas été immédiatement signalées au Bureau du vérificateur général ?
Comme l'a témoigné la présidente de l'ASFC devant le Comité des opérations gouvernementales et du budget des dépenses le 18 janvier 2024, lorsque Botler AI a présenté ses allégations, et que ces allégations ont été renvoyées à la GRC, il n'était pas clair qu'elles avaient quelque chose à avoir avec ArriveCAN. Rétrospectivement, bien que le projet de Botler AI n'ait rien à voir avec ArriveCAN, beaucoup des mêmes entreprises et individus étaient impliqués avec les deux.

La présidente de l'ASFC a également témoigné qu'elle regrettait de ne pas avoir informé le vérificateur général immédiatement.

Conclusions du Bureau de l'ombud de l'approvisionnement

Quelles mesures l'ASFC a-t-elle prises pour donner suite à la conclusion du Bureau de l'ombud de l'approvisionnement selon laquelle les critères obligatoires du marché que GC Strategies a remporté pour ArriveCAN étaient trop restrictifs et compromettaient l'équité et l'ouverture du processus d'appel d'offres ?
Des critères trop restrictifs peuvent donner le sentiment, réel ou perçu, qu'une décision contractuelle a déjà été prise. Les politiques et les orientations en matière d'approvisionnement sont claires sur ce point et l'ASFC, avec l'aide de son nouveau Comité d'examen des achats, les respectera.

Quelles mesures l'ASFC a-t-elle prises pour donner suite aux conclusions du ombud de l'approvisionnement selon lesquelles 41 % des contrats échantillonnés n'ont pas été divulgués de façon proactive ?
L'ASFC a procédé à un examen pour s'assurer que tous les contrats devant être divulgués de façon proactive avaient été divulgués. Une validation régulière des données est en cours pour confirmer l'exhaustivité et l'exactitude des informations contractuelles publiées de manière proactive.

Quelles mesures l'ASFC a-t-elle prises pour donner suite aux conclusions du ombud de l'approvisionnement selon lesquelles environ 76 % des ressources proposées pour les soumissions retenues n'ont pas travaillé sur les marchés ?
Le remplacement de personnes nommées sur la soumission d'un fournisseur est une pratique autorisée qui est régie par la clause « Remplacement de personnes précises ». Bien qu'il puisse y avoir des raisons légitimes pour que certaines ressources proposées ne soient plus disponibles, cette pratique se produisant sur 76 % des autorisations de tâches est inacceptable.

Qu'a fait l'ASFC pour répondre à la conclusion du ombud de l'approvisionnement selon laquelle l'utilisation de « fourchettes médianes » dans la méthode de sélection pourrait avoir entraîné des taux plus élevés proposés par les soumissionnaires ?
Les fourchettes médianes sont un outil utilisé dans l'évaluation financière des soumissions qui précise que les prix proposés doivent se situer dans une fourchette déterminée du prix médian.

L'ASFC a reconsidéré ses processus rattachés à l'utilisation de « bandes moyennes » et garantira l'alignement avec les conseils de SPAC.

Qu'a fait l'ASFC pour répondre à la conclusion du ombud de l'approvisionnement selon laquelle la clause de soutien du prix n'a jamais été appliquée ?
La « clause de soutien des prix » est une protection contre les offres à bas prix. Les soumissionnaires doivent justifier les tarifs proposés s'ils se situent à l'extérieur et en dessous de la fourchette médiane de prix.

Bien que cette clause n'ait peut-être pas été appliquée correctement pendant la pandémie, elle devrait l'être et le nouvel organe de contrôle des achats aidera à s'en assurer.

L'ombud de l'approvisionnement a témoigné que pendant la pandémie, l'ASFC a connu des défis en passant d'un système papier à un système numérique - comment l'ASFC réagit-elle à cette situation ?
L'ASFC, comme tous les ministères et organismes gouvernementaux, a été confrontée à des difficultés au début de la transition de la pandémie à des processus sans papier - la tenue de dossiers dans certains domaines a souffert.

Général

Le coût de l'application ArriveCAN pourrait-il être supérieur aux 59,5 millions de dollars identifiés par le BVG ?
La vérificatrice générale a reconnu qu'il est difficile d'être certain du coût total en raison des mauvaises pratiques de tenue de documents et de gestion. L'ASFC a fait état du coût d'ArriveCAN en tant que mesure de santé publique frontalière, tandis que le BVG a compté les coûts qui comprenaient les activités qui se sont déroulées parallèlement à la période pendant laquelle ArriveCAN a été utilisé comme mesure de santé publique frontalière et qui ont suivi. Le coût de l'ArriveCAN, en tant que mesure de santé publique frontalière, était de 55 millions de dollars.

Il a été rapporté que les entrepreneurs qui travaillent sur ArriveCAN ont été payés pour ne pas avoir fait de travail - comment l'ASFC réagit-elle à cela ?
Aucun entrepreneur n'a été payé pour des travaux qui n'ont pas été exécutés, y compris les entrepreneurs qui ont été amenés à remplacer les entrepreneurs inscrits sur les appels d'offres qui n'ont finalement pas travaillé sur une autorisation de tâche donnée.

Combien l'ASFC a-t-elle dépensé en services contractuels l'an dernier ?
Au cours du 2022 à 2023 exercice, l'ASFC a déclaré publiquement (dans les Comptes publics) avoir dépensé environ 510 millions de dollars en services professionnels et spéciaux. De ce total, environ 165 millions de dollars ont été facturés directement à l'ASFC par des entrepreneurs externes pour des services informatiques, et l'ASFC a transféré environ 120 millions de dollars à d'autres ministères pour des services de TI.

Le reste des dépenses est constitué de contrats non liés à la TI qui couvrent un large éventail de services, certains par l'entremise d'autres ministères, notamment : les réparations, les frais d'entretien et les frais de consigne aux points d'entrée ; les frais de santé et de protection sociale dans les centres de détention ; les frais de justice ; services de sécurité et de protection ; services de formation et d'éducation ; et les frais d'interprétation aux points d'entrée.

Les cadres supérieurs de l'ASFC qui ont participé à ArriveCAN ont-ils reçu des primes pour leur travail ?
Les renseignements précis sur la rémunération d'une personne sont considérés comme des renseignements personnels. L'information globale sur les paiements aux cadres supérieurs est accessible au public en ligne pour l'ASFC et pour d'autres organisations fédérales, de même que l'information sur les échelles salariales des cadres supérieurs.

Combien de personnes l'ASFC emploie-t-elle dans le cadre de contrats d' « augmentation du personnel » ?
L'ASFC compte environ 250 consultants travaillant dans des domaines liés à la TI et l'Agence rééquilibre son utilisation des ressources internes et externes en TI. L'ASFC maintient plus de 180 systèmes de TI. Ce sont des systèmes essentiels qui assurent la circulation des personnes et des marchandises à travers la frontière. Comme beaucoup de systèmes essentiels dans l'ensemble du gouvernement, certains de nos systèmes sont anciens. À ce titre, nous devons nous assurer qu'en réduisant notre recours aux entrepreneurs, l'ASFC n'ouvre pas une lacune dans les connaissances techniques requises pour assurer le service de ces systèmes.

Pourquoi l'ASFC n'a-t-elle pas encore fourni au Comité des opérations gouvernementales et du budget des dépenses tous les documents demandés ?
En réponse aux demandes du Comité, l'ASFC a recueilli plus de 30 000 pages de documents aux fins de divulgation, qui doivent toutes être traduites. En date du 9 février 2024, 11 paquets de documents, y compris des calendriers et des contrats demandés, et des courriels, avaient été soumis au Comité. L'ASFC travaille sur la traduction d'autres courriels et documents contractuels (autorisations de tâches et modifications de contrats) et continuera d'envoyer des trousses bilingues dès qu'elles seront prêtes.

L'ASFC a-t-elle fourni au Comité des comptes publics tous les contrats demandés le 12 décembre 2023 ?
Le 1er février 2024, l'ASFC a présenté au Comité des comptes publics tous les contrats entre l'ASFC et Dalian, Coradix, Dalian/Coradix en coentreprise et GC Strategies remontant à janvier 2012.

Pourquoi l'ASFC a-t-elle inclus l'exigence linguistique « anglaise essentielle » dans son appel d'offres, qui a été utilisé par la suite pour les travaux sur la demande d'ArriveCAN en avril 2020 ?
L'ASFC a utilisé un véhicule d'achat administré par Services publics et Approvisionnement Canada pour lancer cet appel d'offre. Les instructions sous ce véhicule offrent trois options quant à la langue de travail, soit l'anglais, le français ou les deux langues. L'option retenue par l'ASFC sera l'anglais puisque les concepts et la terminologie dans le domaine technologique sont principalement en anglais et cette langue doit être maîtrisée pour l'exécution du travail technique demandé.

Ceci est distinct du produit ArriveCAN offert aux voyageurs en français, en anglais et en espagnol, et ce dès son lancement en avril 2020. De plus, 18 langues sont offertes aux bornes d'inspection primaire de l'ASFC aux aéroports internationaux.

Le vice-président et dirigeant principal de l'information de l'ASFC est relativement nouveau au sein du gouvernement et il ne satisfait pas aux exigences bilingues en matière de gestion dans l'ensemble de la fonction publique. Pourquoi cette récente décision d'embauche a-t-elle été prise ?
Attirer et embaucher des talents numériques dans le gouvernement exige un examen approfondi des compétences et de l'expérience dont ils ont besoin et des possibilités de formation et de perfectionnement qui peuvent être offertes une fois au travail. Cela ne diminue pas l'engagement de l'ASFC envers le bilinguisme en milieu de travail et des mesures sont en place pour que les employés soient libres de travailler dans la langue officielle de leur choix.

L'ASFC travaille-t-elle sur d'autres applications mobiles ?
L'ASFC travaille à la fois sur les applications mobiles externes et sur les applications mobiles internes.

La vérification interne de l'ASFC fournira-t-elle plus de renseignements que les rapports du BVG et du médiateur des achats, et quand sera-t-elle terminée ?
La vérification interne de l'ASFC doit aller au-delà de l'approvisionnement d'ArriveCAN pour évaluer de façon plus générale la pertinence et l'efficacité des processus d'approbation des contrats, de tenue des dossiers et de contrôle de la fraude de l'Agence qui étaient en place entre avril 2022 et juillet 2023.

Il devrait être achevé au printemps 2024 et sera publié en ligne.

Combien de fois ArriveCAN a été utilisé ?
D'avril 2020 à mars 2023 - la période pendant laquelle elle a été utilisée comme mesure de santé publique frontalière – l'application a été téléchargée 20 millions de fois et a été utilisée pour faciliter plus de 60 millions d'entrées au Canada.

D'avril 2023 à janvier 2024 (Mesures de santé publique après la frontière), les voyageurs ont utilisé la fonction facultative de déclaration en douane de l'application mobile près de 3,5 millions de fois pour faciliter leur entrée au Canada. Actuellement, 14 % des voyageurs arrivant dans les aéroports participants soumettent volontairement leurs déclarations avant leur arrivée.

À l'automne 2022, des données inexactes sur les dépenses d'ArriveCAN ont été partagées que l'ASFC devait corriger par la suite - comment cela s'est-il produit ?
À l'automne 2022, une erreur de saisie de données a entraîné l'inclusion erronée des coûts pour une entreprise qui n'avait pas travaillé sur ArriveCAN dans une réponse à une question au Feuilleton concernant les dépenses d'ArriveCAN, ce qui a donné lieu à des données inexactes sur les dépenses. Cette erreur a été relevée peu après par l'Équipe des paiements financiers de l'ASFC et une correction a été apportée.

Un exposé préliminaire des faits découlant de l'enquête interne de l'ASFC sur les allégations de Botler AI a récemment été communiqué au Comité des opérations gouvernementales et du budget des dépenses - comment ce document a-t-il pu être communiqué ?

Des allégations détaillées d'inconduite de Botler AI ont été reçues par l'ASFC en novembre 2022.
Une enquête interne sur les allégations a été lancée en novembre 2022
L'affaire a ensuite été renvoyée à la GRC.
En octobre 2023, un article a été publié dans les médias qui ont rapporté l'existence de l'enquête interne
Les exposés préliminaires des faits ont été compilés, à partir des éléments de preuve recueillis à ce jour, en décembre 2023.
Les exposés préliminaires des faits ont été remis en version papier dans les deux langues officielles au Comité le lundi 29 janvier 2024. Une version électronique, dans les deux langues officielles, a été remise en main propre le jeudi 1er février 2024. Les exposés préliminaires des faits ont été compilés à partir des renseignements recueillis par l'équipe d'enquête de l'ASFC jusqu'à leur préparation en décembre 2023. L'équipe d'enquête de l'ASFC examinera tous les renseignements pertinents avant de tirer des conclusions définitives.

Qu'est-ce que le projet de Gestion des cotisations et des recettes de l'ASFC (GCRA) ?
La GCRA est un projet pluriannuel visant à remplacer les systèmes anciens de 36 ans de l'ASFC utilisés pour la perception des droits et des taxes à la frontière. Le système, qui entrera en vigueur en mai 2024, sera responsable de la perception d'environ 40 milliards de dollars par année en droits et taxes, et protégera et augmentera plus de 800 milliards de dollars en commerce transfrontalier annuel.

GC Strategies

Selon le rapport de la vérificatrice générale, GC Strategies a reçu 19,1 millions de dollars pour les travaux sur ArriveCAN, tandis que le présidente de l'ASFC a témoigné qu'il avait reçu moins - comment l'ASFC explique-t-elle cette différence ?
La vérificatrice générale a évalué les coûts des entrepreneurs, comme GC Strategies, de façon plus générale afin d'inclure les travaux qui se déroulaient en parallèle et après, ArriveCAN était utilisé comme mesure de santé publique frontalière. Par conséquent, les coûts évalués par le vérificateur général sont plus élevés parce qu'ils comprennent le travail sur d'autres projets comme la frontière mobile et l'utilisation post-pandémique d'ArriveCAN outil facultatif pour les voyageurs pour faire des déclarations en douane.

Quel est le statut des contrats que l'ASFC a conclus avec GC Strategies ?
En novembre 2023, l'ASFC a demandé à SPAC de suspendre temporairement tous les contrats de l'ASFC avec GC Strategies et deux autres entreprises. La clause pertinente autorise cette suspension jusqu'à 180 jours.

À la suite de cette demande, un contrat avec GC Strategies et six contrats avec deux autres entreprises ont été temporairement suspendus. Le rapport final de l'enquête interne de l'ASFC informera l'avenir de ces arrangements contractuels.

Quel a été le fondement de la demande d'exception relative à la sécurité nationale qui a été utilisée pour justifier le contrat à fournisseur unique qui a été mis en place avec GC Strategies pour travailler sur ArriveCAN ?
Au début de la pandémie, l'exception relative à la sécurité nationale dans les Règlement sur les marchés de l'État a été utilisée pour ce contrat en raison de la justification que le besoin était une urgence dans laquelle le retard serait préjudiciable à l'intérêt public.

Quel travail GC Strategies a-t-il fait sur ArriveCAN ?
Le personnel de l'ASFC était responsable de la gestion de l'élaboration d'ArriveCAN. GC Strategies a fourni 37 ressources dans le cadre de l'augmentation du personnel qui a travaillé aux côtés de l'équipe de l'ASFC à l'élaboration d'ArriveCAN - ce qui comprenait le travail sur l'élaboration de trois versions et de 70 versions + d'ArriveCAN, comme mesure de santé publique à la frontière.

Sur quels projets GC Strategies a-t-il travaillé pour l'ASFC ?
Au cours des 4 ans passés l'ASFC avait 4 contrats avec les GC Strategies dans lesquelles ils ont fourni des ressources de travailler sur plusieurs projets, en incluant : ArriveCAN ; solutions de commerce électronique pour les programmes commerciaux de l'ASFC ; Amélioration mobile de la frontière ; et des travaux de mise à l'essai et de développement visant à améliorer l'accessibilité des logiciels.

Pourquoi un témoin devant le Comité a-t-il déclaré que le GC Strategies a été sélectionné pour travailler sur ArriveCAN au-dessus de Deloitte parce que Deloitte était dans la « boîte des pénalités » ?
Tel que témoigné devant le Comité des opérations gouvernementales et du budget des dépenses le 18 janvier 2024 par l'ancien président de l'ASFC (à qui la déclaration selon laquelle Deloitte ne devait pas recevoir de contrats a été attribuée par un témoin lors du témoignage du 7 novembre 2023), il ne se souvenait pas avoir donné des directives pour ne pas travailler avec Deloitte et, en fait, rappelait que Deloitte participait, à ce moment-là, à un certain nombre de projets essentiels pour l'ASFC.

L'avenir de l'ArriveCAN

Maintenant qu'elle n'est plus utilisée comme mesure de santé publique, que compte faire l'ASFC de son application mobile à l'avenir ?
L'application mobile de l'ASFC est maintenant un outil facultatif pour les voyageurs qui veulent gagner du temps à l'aéroport en fournissant leur déclaration en douane à l'avance à l'ASFC. Cette option est actuellement offerte aux aéroports internationaux de Toronto, Vancouver, Montréal, Winnipeg, Halifax, Calgary, Edmonton, Québec, Billy Bishop Toronto et Ottawa. L'ASFC continue d'accroître l'utilisation de la technologie mobile pour faciliter et accélérer le passage des voyageurs à la frontière.

Quel est le coût annuel prévu d'ArriveCAN ?
Au début de cet exercice, les prévisions annuelles pour le maintien de l'application mobile qui nous aide maintenant à traiter les voyageurs étaient d'environ 3 millions de dollars. L'ASFC continue de rendre compte de ces coûts dans ses états financiers trimestriels.

Documents de référence

Coûts d'ArriveCAN Passerelle

Écart dans les coûts d'ArriveCAN par l'ASFC et évalués par le BVG

Les catégories de coûts des fournisseurs évaluées par le BVG qui n'étaient pas visées par l'ArriveCAN en tant que mesure de santé publique frontalière comprennent :

Déclaration faite à l'avance : Après le 31 mars 2023, l'ASFC a tiré parti d'ArriveCAN pour être un outil facultatif permettant aux voyageurs de fournir leur déclaration de douane et d'immigration à l'avance.

L'application mobile unifiée Traveller Mobile et la frontière mobile : l'application mobile unifiée Traveller et la plate-forme mobile ont été des investissements pour redessiner l'application existante d'ArriveCAN en conformité avec les dernières normes de conception et les meilleures pratiques pour permettre l'ajout de nouvelles fonctionnalités à l'avenir.

Coûts opérationnels : en raison des défis avec les contrôles financiers et codant quelques prix capturés puisque les prix d'ArriveCAN étaient des prix qui avaient été encourus contre les Autorisations de Tâche générales qui ont été aussi utilisées pour le travail d'ArriveCAN.

Écart dans les coûts d'ArriveCAN (en millions de dollars)
Date	Categorie	Type	ASFC	BVG
avril 2020 à mars 2023	ArriveCAN comme une Mesure de Santé publique Frontière Versions ArriveCAN, Centre d'Appel, direction de données, développement des qualifications, Services « dans les nuages », Soutien informatique, sécurité, accessibilité, gestion de projet, migration des données	Coûts des fournisseurs	38,1	37,1
		Salaire	8,4	-
		Paiements des autres ministères	8,4	-
	Travaux adjacents à ArriveCAN Projet d'amélioration : la Frontière Mobile et le Voyageur Unifié que la Plate-forme Mobile et « les coûts opérationnels » ont encouru contre les Autorisations de Tâche générales qui ont été aussi utilisées pour le travail d'ArriveCAN	Coûts des fournisseurs	-	16,2
		Salaire	-	-
		Paiements des autres ministères	-	-
avril 2023 à janvier 2024	ArriveCAN en tant qu'outil optionnel post-pandémique Développement, améliorations et versions de la demande d'utilisation en tant qu'outil optionnel pour les voyageurs pour faire des déclarations en douane	Coûts des fournisseurs	-	6,2
		Salaire	-	-
		Paiements des autres ministères	-	-
Total			54,9	59,5

Écart dans les coûts d'ArriveCAN par Fournisseur (en millions de dollars)
Fournisseur	BVG	ASFC	Explication de la variance
Amazon Web Services	7,9	7,9
Microsoft Canada	3,8	1,3	Le coût du BVG comprend les coûts opérationnels et l'application mobile unifiée pour les voyageurs
Donna Cona Inc.	3,0	0,5	Les coûts du BVG comprennent : les coûts opérationnels ; Déclaration faite à l'avance; et, frontière mobile
MGIS Inc.	2,4	0,7
BDO Canada LLP	2,9	1,8	Le coût du BVG comprend les coûts opérationnels et la déclaration avancée
49 Solutions Inc.	1,1	0,5
Makwa Ressourcement	1,1	0,5
Technologies Chippewa avancées	1,0	0,4	Coûts du BVG comprend les coûts opérationnels
GC Strategies	19,1	13,5	Les coûts du BVG comprennent : les coûts opérationnels ; Déclaration faite à l'avance ; Application mobile unifiée pour les voyageurs ; et/ou, frontière mobile
Dalian Enterprises	7,9	4,8
TEKSystems	3,2	2,8
Autres^{Note de tableau 1}	6,1	3,6
Note de tableau Note de tableau 1 BVG : « Autres » comprend 21 autres entrepreneurs dont les coûts totaux sont inférieurs à 1 millions de dollars chacun ASFC : « Autres » comprend 27 autres entrepreneurs dont les coûts totaux sont inférieurs à 1 millions de dollars chacun Retour à la référence de la Note de tableau 1

Contrats d'ArriveCAN

Contrats ArriveCAN : Du 1er avril 2020 au 31 mars 2023 (en dollars $)
Vendeur	Dépensé pour ArriveCAN
49 Solutions	455 665
ACT Inc.	271 320
Adirondack Information Mgmt	382 358
Advanced Chippewa Technologies Inc	145 015
Altair Electronics	4 658
Amazon Web Services Inc.	7 975 971
BDO Canada LLP	1 792 254
BIR Consulting Inc	62 775
Bluink Ltd	100 776
CDW Canada Corporation	18 903
Dalian Enterprises et Coradix Technology Consulting, en coentreprise	4 837 653
Donna Cona Inc.	450 364
Émeraude	494 771
Ernst & Young LLP	121 755
Experis/Veritaaq	407 433
GCStrategies Incorporated	13 486 644
Google Cloud	75 606
Guardsquare Canada Ltd.	183 092
Ibiska telecom Inc	217 511
Le Groupe Conseil Bronson	322 871
Makwa Resourcing Inc.	485 015
MapleSoft Group	48 902
MGIS Inc.	675 858
Microsoft Canada Inc.	1 313 232
Modis Canada Inc.	343 124
Nisha Technologies Inc.	100 292
Nova Networks	5 640
Phaselock Systems International Inc.	0
Pure Spirit Solutions Inc.	1 008
S.I. Systems	175 039
Sada Systems Canada, Inc.	378 848
SoftSim Technologies Inc.	28 371
TekSystems Canada Corp.	2 773 385
TPG Technology Consulting Ltd	47 778
Total	38 183 887

Rapport du BVG et RDPA de l'ASFC

Numéro de référence du rapport : 26

Recommandation du BVG

L'Agence des services frontaliers du Canada devrait tenir des dossiers financiers exacts en veillant à imputer correctement les dépenses aux projets. Pour mieux appuyer ces mesures, l'Agence devrait collaborer avec les entrepreneurs afin d'obtenir des factures qui détaillent avec exactitude les travaux réalisés par chaque ressource, en fonction de chaque projet, contrat et autorisation de tâches.

Réponse du Ministère

Recommandation acceptée. Comme première étape pour assurer l'uniformité de tous les achats, la fonction d'approvisionnement de l'Agence des services frontaliers du Canada a été centralisée et regroupée sous une seule organisation, la Direction des approvisionnements de l'Agence. L'Agence a également lancé un plan d'amélioration complet pour renforcer davantage les contrôles de gestion à tous les niveaux de l'Agence et améliorer la gouvernance dans l'ensemble de la fonction d'approvisionnement.

Pour donner suite à cette recommandation et éviter que des événements similaires ne se reproduisent à l'avenir, l'Agence :

exigera que les entrepreneurs identifient clairement les codes financiers pertinents sur leurs factures d'ici le 31 mars 2024;
élaborera et mettra en œuvre des procédures pour garantir que le codage financier est appliqué de manière cohérente dans tous les secteurs de l'Agence d'ici le 31 mars 2024;
veillera à l'application cohérente du codage financier au moyen d'examens de conformité du traitement des factures, alignés sur les activités budgétisées approuvées, dans tous les domaines, d'ici le 31 juillet 2024.

D'ici le 31 juillet 2024, l'Agence veillera au respect des processus d'approvisionnement et à l'application cohérente des nouvelles lignes directrices, y compris les travaux réalisés par chaque ressource, qui seront évalués et présentés dans le cadre des nouveaux examens d'assurance.

Description du résultat final prévu/résultat

Le codage financier de l'ASFC reflète de façon uniforme le projet ou l'activité approprié, qui est exécuté par les ressources contractuelles.

Les factures fournies à l'ASFC pour les services contractuels sont détaillées, assorties d'un codage précis et, le cas échéant, assujetties à des contrôles automatisés.

Date d'achèvement finale prévue

31 juillet 2024

Principaux jalons intermédiaires

Lancer un plan complet d'amélioration de la gestion afin de renforcer davantage les contrôles de gestion à tous les niveaux de l'ASFC. Cela comprend un plan détaillé d'amélioration des achats visant à améliorer la gouvernance et les contrôles dans l'ensemble des fonctions d'approvisionnement. (31 mars 2024)

Dans le cadre du processus d'allocation de Budget 2024 à 2025, les Conseillers de Gestion financière garantiront que les Directeurs de Centre de Prix ont tous les outils nécessaires pour correctement coder des ressources aux projets approuvés, les programmes et les activités, qui sont incluses dans les Plans d'affaires Intégrés. (Achevé et en cours)

Améliorer l'exactitude des états financiers en :

Exigeant des entrepreneurs qu'ils identifient clairement les codes financiers pertinents sur leurs factures d'ici le 31 mars 2024.
Élaborant et mettre en œuvre d'autres modifications aux procédures opérationnelles normalisées, y compris l'obligation pour tous les gestionnaires de centres de coûts d'entrer l'information relative aux fournisseurs dans le système de gestion financière, afin de s'assurer que le codage financier est appliqué de façon uniforme dans tous les secteurs de l'Agence d'ici le 31 mars 2024.
Assurant l'application uniforme du codage financier par des examens de la conformité au traitement des factures, harmonisés aux activités budgétisées approuvées, dans tous les secteurs, d'ici le 31 juillet 2024.

Administrer et rendre compte des examens trimestriels de l'assurance de la qualité, des dossiers d'approvisionnement échantillonnés, afin d'évaluer la pertinence de la documentation fournie sur les factures et la conformité aux nouvelles procédures opérationnelles normalisées et aux directives. (à partir du 31 juillet 2024 et en cours)

Organisme responsable/point de contact

Jonathan Moor, vice-président, Direction générale des finances et de la gestion intégrée, 613-948-8604

Numéro de référence du rapport : 47

Recommandation du BVG

L'Agence des services frontaliers du Canada et l'Agence de la santé publique du Canada devraient documenter rigoureusement les interactions avec des entrepreneurs éventuels et les raisons des décisions prises au cours des processus d'approvisionnement non concurrentiels et devraient mettre en place un processus pour assurer la conformité aux exigences des politiques sur les marchés.

Réponse du Ministère

Recommandation acceptée. La gouvernance améliorée de l'Agence des services frontaliers du Canada en matière d'approvisionnement comprend un nouveau Comité d'examen des contrats chargé d'examiner et d'approuver les contrats et les autorisations de tâches. Reconnaissant la nécessité d'assurer une saine gestion des fonds publics, la nouvelle structure de gouvernance assurera une surveillance supplémentaire de toutes les activités contractuelles, en se concentrant sur l'optimisation des ressources et l'alignement avec les politiques d'approvisionnement et de gestion de projet. (Complété)

Pour soutenir l'intégrité des activités contractuelles, l'Agence mettra en œuvre l'obligation pour le personnel de signaler les interactions avec les fournisseurs potentiels d'ici le 31 mars 2024.

La Direction des approvisionnements veillera également à la conformité en faisant office de guichet unique pour les interactions avec les fournisseurs dans le cadre du processus d'approvisionnement. (Complété)

La Direction des approvisionnement surveillera la conformité en procédant régulièrement à des examens fondés sur les risques des dossiers de passation de marchés. Le nouveau Programme d'assurance en 2024 à 2025 assurera l'application uniforme des nouvelles lignes directrices en examinant la documentation contenue dans les dossiers d'approvisionnement. Les résultats des examens d'assurance seront présentés au Comité exécutif tous les trimestres, à compter du 31 juillet 2024.

Description du résultat final prévu/résultat

L'ASFC affiche le plus haut niveau d'intégrité lors des interactions avec tous les fournisseurs.

La Direction des approvisionnementssurveille toutes les interactions avec les entrepreneurs et les entrepreneurs potentiels et veillera à ce que les dossiers d'approvisionnement contiennent tous les documents requis.

Date d'achèvement finale prévue

31 juillet 2024

Principaux jalons intermédiaires

Créer un nouveau comité d'examen des marchés pour examiner et approuver les marchés et les autorisations de tâches et améliorer la gouvernance de la surveillance des marchés. (Complété)

Établir des rapports sur les interactions avec les fournisseurs potentiels aux fins de la surveillance de l'intégrité. (31 mars 2024)

Réorganiser les opérations de la Direction de l'approvisionnement afin de s'assurer que des conseillers spécialisés en approvisionnement sont disponibles pour aider et superviser les activités dans les directions générales et les régions de l'Agence. Cette nouvelle organisation sert de guichet unique pour les interactions avec les fournisseurs dans le cadre du processus d'achat. (Complété)

Administrer et faire rapport sur les examens trimestriels de l'assurance de la qualité, des dossiers d'approvisionnement échantillonnés, afin d'évaluer l'adéquation de la documentation par rapport aux interactions avec les entrepreneurs potentiels et la conformité globale aux nouvelles procédures opérationnelles normalisées. (À compter du 31 juillet 2024 et en cours)

Organisme responsable/point de contact

Jonathan Moor, vice-président, Direction générale des finances et de la gestion intégrée, 613-948-8604

Numéro de référence du rapport : 49

Recommandation du BVG

L'Agence des services frontaliers du Canada devrait exiger que tous les contrats et toutes les autorisations de tâches fassent l'objet d'un examen par sa direction des approvisionnements afin qu'ils soient tous conformes aux politiques et aux lignes directrices applicables. De plus, l'Agence devrait examiner l'efficacité des principaux contrôles en matière d'approvisionnement en les testant de façon périodique pour s'assurer qu'ils fonctionnent bien.

Réponse du Ministère

Recommandation acceptée. L'Agence des services frontaliers du Canada a renforcé sa Direction des approvisionnements pour permettre une surveillance plus efficace de toutes les activités contractuelles de l'Agence. (Complété)

Cela comprend de veiller à ce que toutes les actions d'approvisionnement transitent par la Direction des approvisionnements.

L'Agence a créé un nouveau Comité d'examen des contrats chargé d'examiner et d'approuver les contrats et les autorisations de tâches, ce qui contribuera également à garantir que toutes les activités d'approvisionnement sont gérées par la Direction des approvisionnements. (Complété)

Le nouveau programme d'assurance en 2024 à 2025 garantira l'application cohérente des nouvelles orientations et de la documentation contenue dans les dossiers d'approvisionnement. Les résultats des examens d'assurance seront présentés au Comité exécutif sur une base trimestrielle à compter du 31 juillet 2024.

Description du résultat final prévu/résultat

La Direction des approvisionnements surveille tous les marchés et toutes les autorisations de tâches exigés par l'Agence afin de s'assurer de leur exhaustivité et de leur conformité aux politiques et lignes directrices applicables, de façon uniforme.

Le Comité d'examen des marchés examine et approuve les contrats et les autorisations de tâches et recevra tous les trimestres les résultats des examens d'assurance de la qualité.

Date d'achèvement finale prévue

31 juillet 2024

Principaux jalons intermédiaires

Centraliser toutes les activités de passation de marchés au sein d'une même organisation et créer un nouveau comité d'examen des marchés pour examiner et approuver tous les marchés et les autorisations de tâches. Toutes les soumissions à la Commission d'examen des marchés doivent être examinées et approuvées au préalable par la Direction des achats. Un nouveau protocole d'entente avec Services publics et Approvisionnement Canada a également clarifié les rôles et les responsabilités en ce qui concerne les interactions entre les pouvoirs techniques et les pouvoirs adjudicateurs. (Complété)

Administrer et faire rapport sur les examens trimestriels de l'assurance de la qualité des dossiers d'approvisionnement échantillonnés afin d'évaluer la pertinence de la documentation et la conformité aux nouvelles procédures opérationnelles normalisées. (À compter du 31 juillet 2024 et en cours)

Dans tous les accords de direction de performance 2023 à 2024 pour les cadres et les directeurs des gens non-exécutifs, incluez un engagement rattaché à l'excellence de direction qui garantit la prise de décision solide dans les régions de ressources humaines, finance, obtention et gestion d'actifs et gestion de l'information. (Complété)

Dans tous les accords de direction de performance 2024 à 2025 pour les cadres et les directeurs des gens non-exécutifs, incluez une mesure de performance spécifique à l'obtention qui garantit la responsabilité de direction pour l'acquiescement avec les politiques et les procédures ; contrôle ; surveillance ; et des mesures correctives en cas de non-conformité. (À compléter en juillet 2024)

Organisme responsable/point de contact

Jonathan Moor, vice-président, Direction générale des finances et de la gestion intégrée, 613-948-8604

Numéro de référence du rapport : 59

Recommandation du BVG

L'Agence des services frontaliers du Canada devrait s'assurer que les soumissionnaires potentiels ne participent pas à l'élaboration ou à la préparation d'une partie d'une demande de propositions et devrait mettre en place des contrôles qui empêcheront que cela ne se produise.

Réponse du Ministère

Recommandation acceptée. Tous les membres du personnel du siège social ayant des responsabilités en matière d'achats ont suivi quatre cours de formation pour leur rappeler leurs responsabilités et les processus qui leur sont imposés. (Terminé)

La Direction des approvisionnements contribuera à prévenir les cas où des fournisseurs participent à des conversations précontractuelles en agissant comme guichet unique pour les interactions avec les fournisseurs dans le contexte du processus d'approvisionnement. De plus, pour soutenir l'intégrité des activités contractuelles, l'Agence des services frontaliers du Canada mettra en œuvre l'obligation pour le personnel de signaler les interactions avec les fournisseurs potentiels d'ici le 31 mars 2024.

De plus, les employés ayant des responsabilités en matière d'approvisionnement devront assister à une séance de sensibilisation au Code de conduite et aux valeurs et éthiques pour garantir une compréhension claire des attentes afin de minimiser les conflits d'intérêts potentiels apparents et réels. La séance de sensibilisation abordera des scénarios éthiques pertinents liés aux achats. La Direction des approvisionnements a créé un nouveau centre d'expertise, qui offrira des séances de mobilisation régulières aux gestionnaires pour leur rappeler leurs responsabilités en matière d'approvisionnement d'ici le 30 septembre 2024.

Description du résultat final prévu/résultat

L'ASFC veillera à ce que ses processus d'approvisionnement soient à la fois transparents et uniformes, afin de s'assurer qu'ils ne compromettent pas l'équité et l'ouverture du processus d'appel d'offres.

Date d'achèvement finale prévue

30 septembre 2024

Principaux jalons intermédiaires

Tous les fonctionnaires du siège qui ont des responsabilités en matière d'achats doivent suivre quatre cours de formation pour leur rappeler leurs responsabilités et les processus qu'ils doivent suivre. (Complété)

Établir des rapports sur les interactions avec les fournisseurs potentiels aux fins de la surveillance de l'intégrité. (31 mars 2024)

Élaborer une attestation de conflit d'intérêts à signer par les autorités techniques, en exigeant la confirmation qu'elles comprennent toutes leurs obligations, avant le début du contrat. (31 mars 2024)

Élaborer et diffuser à l'intention des gestionnaires de centres de coûts du matériel de sensibilisation axé sur le renforcement de la culture de l'intégrité afin d'assurer une compréhension claire des attentes afin de réduire au minimum les conflits d'intérêts potentiels, apparents et réels. (30 septembre 2024).

La Direction de l'approvisionnement est en train de créer un nouveau Centre d'expertise qui offrira, en collaboration avec le Centre d'expertise sur l'intégrité nationale, des séances de sensibilisation ciblées régulières à l'intention des employés ayant des responsabilités liées à l'approvisionnement. (30 septembre 2024)

Organisme responsable/point de contact

Jonathan Moor, vice-président, Direction générale des finances et de la gestion intégrée, 613-948-8604

Numéro de référence du rapport : 68

Recommandation du BVG

L'Agence des services frontaliers du Canada devrait s'assurer que les contrats de services professionnels et les autorisations de tâches connexes énoncent bien l'expérience et les qualifications requises. De plus, l'Agence devrait documenter l'évaluation des qualifications de toutes les ressources proposées pour s'assurer qu'elles répondent aux exigences énoncées dans les contrats ou les autorisations de tâches.

Réponse du Ministère

Recommandation acceptée. La Direction des approvisionnements a mis à jour et communiqué ses nouvelles orientations pour aider à renforcer les contrôles et documenter chaque étape, y compris la nécessité pour les autorités techniques d'évaluer les qualifications de manière cohérente, y compris l'expérience requise, et que les résultats doivent être enregistrés dans le l'attribution du marché demandé et le dossier d'approvisionnement. (Complété)

Le nouveau Comité d'examen des contrats est chargé d'approuver tous les contrats et autorisations de tâches à chaque étape du processus d'approvisionnement, couvrant la stratégie d'approvisionnement, le lancement du projet et l'attribution du contrat, ce qui comprendra un examen de l'expérience et des qualifications requises en matière de services professionnels. (Complété)

Des ateliers d'information réguliers seront offerts à compter du 30 septembre 2024 afin de s'assurer que les gestionnaires et les employés actuels et, en particulier, nouveaux sont à jour sur les attentes en matière d'approvisionnement.

Pour assurer la conformité aux processus d'approvisionnement, le nouveau Programme d'assurance en 2024 à 2025 évaluera l'application uniforme des nouvelles lignes directrices et des documents contenus dans les dossiers d'approvisionnement. Les résultats des examens d'assurance seront présentés au Comité exécutif tous les trimestres, à compter du 31 juillet 2024.

Description du résultat final prévu/résultat

Tous les contrats de services professionnels préciseront clairement l'expérience et les qualifications requises, avant leur autorisation.

Date d'achèvement finale prévue

30 septembre 2024

Principaux jalons intermédiaires

Lancer un plan d'amélioration complet pour renforcer davantage les contrôles de gestion à tous les niveaux de l'ASFC et améliorer la gouvernance dans l'ensemble de la fonction d'approvisionnement. (à partir du 1er avril 2024)

Créer un nouveau comité d'examen des marchés pour examiner et approuver les marchés et les autorisations de tâches et améliorer la gouvernance de la surveillance des marchés. (Complété)

Administrer et faire rapport sur les examens trimestriels de l'assurance de la qualité des dossiers d'approvisionnement échantillonnés afin d'évaluer la pertinence de la documentation relative à l'expérience et aux qualifications professionnelles et la conformité générale aux nouvelles procédures opérationnelles normalisées. (À compter du 31 juillet 2024 et en cours)

La Direction de l'approvisionnement est en train de créer un nouveau Centre d'expertise, qui offrira des ateliers d'information pour s'assurer que les nouveaux gestionnaires et les gestionnaires existants sont au courant des attentes en matière d'approvisionnement, à compter du 30 septembre 2024.

Organisme responsable/point de contact

Jonathan Moor, vice-président, Direction générale des finances et de la gestion intégrée, 613-948-8604

Numéro de référence du rapport : 73

Recommandation du BVG

Services publics et Approvisionnement Canada et l'Agence des services frontaliers du Canada devraient s'assurer que les tâches à accomplir et les produits livrables sont définis clairement dans les contrats et les autorisations de tâches connexes.

Réponse du Ministère

Recommandation acceptée. La Direction des approvisionnements a mis à jour et communiqué ses nouvelles orientations qui définissent les actions requises pour documenter pleinement chaque étape du processus d'approvisionnement, y compris la nécessité de garantir que les tâches et les produits livrables sont clairement définis dans les contrats et les autorisations de tâches, et qu'ils sont correctement consignés dans la demande d'attribution du marché et dans le dossier d'approvisionnement. (Complété)

Pour garantir le respect des processus de dossier d'approvisionnement, le nouveau Comité d'examen des contrats est chargé d'approuver les contrats et les autorisations de tâches à chaque étape, couvrant la stratégie d'approvisionnement, le lancement du projet et l'attribution du contrat, ce qui comprendra l'assurance que les tâches et les produits livrables sont clairement définis dans les contrats. (Complété)

Description du résultat final prévu/résultat

Les tâches et les produits livrables sont clairement définis dans tous les contrats et autorisations de tâches, ils font l'objet d'un examen indépendant avant l'attribution du marché et sont correctement consignés dans le dossier d'achat.

Date d'achèvement finale prévue

Accompli

Principaux jalons intermédiaires

La Direction des approvisionnement a mis à jour et communiqué ses nouvelles directives qui précisent les mesures à prendre pour documenter entièrement chaque étape du processus d'approvisionnement. (Complété)

Créer un nouveau comité d'examen des marchés pour examiner et approuver les marchés et les autorisations de tâches et améliorer la gouvernance de la surveillance des marchés. (Complété)

Organisme responsable/point de contact

Jonathan Moor, vice-président, Direction générale des finances et de la gestion intégrée, 613-948-8604

Numéro de référence du rapport : 76

Recommandation du BVG

L'Agence des services frontaliers du Canada devrait veiller à ce que :

Toutes les ressources, y compris les entrepreneurs et les sous-traitants, ont des autorisations de sécurité valides et consignées avant le début des travaux.
Avant le paiement, l'Agence dispose de pièces justificatives qui confirment et comprennent le nom des ressources, le nombre d'heures travaillées, le produit livrable sur lequel portaient les travaux et le contrat ou les autorisations de tâches associés aux travaux effectués.

Réponse du Ministère

Recommandation acceptée. La Direction des approvisionnements a mis à jour et communiqué ses directives pour documenter chaque étape du processus d'approvisionnement, y compris la nécessité de confirmer que les ressources répondent aux exigences de sécurité et la nécessité de confirmer que le nom des ressources, les heures travaillées et les détails contractuels sont exacts. Les résultats de ces examens doivent être documentés dans le dossier d'approvisionnement. (Complété)

L'Agence veillera à la conformité aux processus d'approvisionnement et l'application uniforme des nouvelles procédures opérationnelles normalisées sera évaluée et fera l'objet d'un rapport dans le cadre des nouveaux examens d'assurance, à compter du 1er avril 2024.

L'équipe des finances de l'ASFC améliorera d'ici le 30 septembre 2024 la façon dont elle s'acquitte de ses responsabilités en vertu de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Description du résultat final prévu/résultat

Toutes les ressources terminant le travail sur les contrats et les autorisations de tâches répondront aux exigences de sécurité et l'assurance de conformité sera vérifiée dans le cadre des nouveaux examens d'assurance.

L'ASFC a documenté les contrôles en place et fait rapport sur la conformité sur une base trimestrielle.

Date d'achèvement finale prévue

30 septembre 2024

Principaux jalons intermédiaires

La Direction des approvisionnement a mis à jour et communiqué ses directives pour documenter chaque étape du processus d'approvisionnement, y compris la nécessité de confirmer que les ressources répondent aux exigences de sécurité, et la nécessité de confirmer que le nom de la ressource, les heures travaillées et les détails contractuels sont exacts. Les résultats de ces examens doivent être consignés dans le dossier d'approvisionnement. (Complété)

Administrer et rendre compte des examens trimestriels de l'assurance de la qualité des dossiers d'approvisionnement échantillonnés, évaluer l'adéquation de la documentation et la conformité aux nouvelles procédures opérationnelles normalisées, notamment en veillant à ce qu'il y ait des preuves au dossier que tous les entrepreneurs et sous-traitants avaient une habilitation de sécurité valide avant le début des travaux, et qu'avant le paiement, il y a des preuves qui confirment le nom, les heures travaillées et les produits livrables au dossier. (à partir du 1er avril 2024 et en cours).

Dans le cadre de son cadre de contrôle global, l'équipe des finances de l'ASFC améliorera d'ici le 30 septembre 2024 la façon dont elle s'acquitte de ses responsabilités en vertu de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Organisme responsable/point de contact

Jonathan Moor, vice-président, Direction générale des finances et de la gestion intégrée, 613-948-8604

Numéro de référence du rapport : 81

Recommandation du BVG

Avant de publier une demande ou une mise à jour, l'Agence des services frontaliers du Canada devrait effectuer et documenter ses essais, les résultats obtenus, toute question en suspens fondée sur les rôles et responsabilités définis et obtenir l'approbation de la mainlevée.

Réponse du Ministère

Recommandation acceptée. Le vice‑président, Direction générale de l'information, des sciences et de la technologie, reconnaît que, compte tenu de l'environnement pandémique en constante évolution et de l'exigence de 177 versions en 36 mois, la documentation des tests était insuffisante lors du développement d'ArriveCAN. Il n'était pas possible de compléter toute la documentation des tests conformément aux procédures existantes dans cet environnement d'urgence.

Une procédure de documentation des tests rationalisée sera développée et mise en œuvre pour accroître l'agilité dans les situations d'urgence tout en garantissant que des contrôles suffisants sont en place pour documenter les résultats des tests avant leur mise en production.

De plus, la Direction générale de l'information, des sciences et de la technologie examinera et mettra à jour les procédures de test existantes pour garantir que les étapes de contrôle sont introduites et que la documentation est complète avant qu'un système ou une application ne soit mis en production.

Ces mesures seront achevées d'ici juin 2024.

Description du résultat final prévu/résultat

Tous les rejets suivront soit les procédures et les contrôles informatiques actualisés, soit les procédures légères mises en œuvre pour les situations d'urgence.

Date d'achèvement finale prévue

30 juin 2024

Principaux jalons intermédiaires

En mai 2023, l'ASFC suivait le processus bien établi de gouvernance du cycle de vie du système pour toutes les versions d' ArriveCAN.

Dans le cadre de ce processus, les plans d'essai, les résultats d'essai et les questions en suspens pour chaque version sont documentés dans le plan d'essai principal, la preuve d'essai et le rapport d'essai principal. À l'issue du processus de séparation, la signalisation des essais est obtenue avant l'approbation finale de la mise en production.

En plus de respecter les processus établis, l'Agence fera ce qui suit pour renforcer les procédures d'essai des TI :

Examiner les processus existants et cerner les lacunes dans lesquelles des améliorations pourraient être apportées au processus de documentation (février 2024);
Documenter des contrôles supplémentaires pour les essais et assurer la qualité des rejets de TI (avril 2024);
Adapter ses processus de diffusion aux besoins spécifiques des applications mobiles (juin 2024) ; et
Élaborer une procédure pour simplifier la documentation des essais et les contrôles en vue de leur utilisation dans les situations d'urgence (juin 2024).

Organisme responsable/point de contact

Darryl Vleeming, vice-président, Direction générale de l'information, des sciences et de la technologie, 613-952-0478

Rapport du BOA et RDPA de l'ASFC

Réponse globale de la direction

L'ASFC tient à remercier l'ombudsman de l'approvisionnement pour son rapport, qui souligne les lacunes en matière de contrôles et les améliorations à apporter aux processus d'approvisionnement de l'Agence. L'ASFC reconnaît qu'il s'agit, en fait, d'une partie des lacunes de gestion plus vastes qui doivent être comblées et le seront au moyen d'un plan d'amélioration de la gestion en cinq points.

L'ASFC accepte chacune des recommandations du médiateur et les mettra en œuvre afin d'améliorer davantage nos processus d'approvisionnement. De plus, l'ASFC renforce les processus et les contrôles liés à la planification des approvisionnements, à l'administration des marchés, à la culture organisationnelle et à la surveillance proactive afin de réduire le risque de fraude.

L'ASFC reconnaît que les activités d'approvisionnement doivent être menées dans le plus grand respect de l'optimisation des ressources, de la transparence et conformément aux politiques et à l'excellence de la gestion. Les vérifications et les examens sont un moyen pour l'Agence de s'assurer que nous faisons les choses correctement, et les récentes constatations ont montré clairement que des améliorations sont nécessaires. Nous devons apporter ces améliorations si nous voulons maintenir la confiance des Canadiens.

Plan d'amélioration de la gestion de l'ASFC

L'ASFC reconnaît qu'elle doit s'attaquer aux points faibles associés à ses pratiques globales de gestion des affaires. C'est pourquoi chaque cadre supérieur de l'ASFC s'est engagé, dans ses 2023 à 2024 ententes de gestion du rendement, à « gérer efficacement l'Agence : en améliorant les systèmes, les contrôles et les processus internes pour assurer une gestion plus efficace des ressources et du personnel de l'Agence, y compris les budgets et les ressources humaines, en mettant particulièrement l'accent sur l'approvisionnement ».

Le Plan d'amélioration de la gestion de l'ASFC comprend cinq domaines d'intervention :

Améliorer la planification des activités afin de hiérarchiser plus efficacement les activités, de les aligner sur les ressources disponibles et d'assurer un contrôle et une responsabilisation efficaces.
Améliorer la gestion des projets et des programmes afin d'aider les voyageurs et les entreprises à offrir les services numériques dont ils ont besoin, en temps opportun et selon le principe de l'optimisation des ressources.
Améliorer la gestion des ressources humaines en mettant en œuvre les stratégies de gestion des personnes et de mieux-être.
Améliorer les compétences en gestion financière, les contrôles internes et l'assurance de la conformité.
Améliorer la gestion des approvisionnements en mettant en œuvre le Plan d'amélioration des approvisionnements, en particulier en renforçant la surveillance et le contrôle de tous les aspects des marchés.

Le Plan d'amélioration des approvisionnements comprend huit éléments :

Assurer la pleine harmonisation avec les politiques d'approvisionnement du gouvernement du Canada.
Élaborer des procédures opérationnelles normalisées nationales, qui sont appliquées de façon uniforme dans l'ensemble de l'ASFC par la création d'une nouvelle Direction des approvisionnements, y compris un nouveau Centre d'expertise et d'assurance, et veiller à ce que tous les marchés soient gérés par la Direction des approvisionnements.
Élaborer des outils et des directives normalisés pour veiller à ce que toutes les mesures nécessaires soient prises et à ce que tous les documents pertinents soient conservés dans le dossier d'achat.
Élaborer des plans d'approvisionnement triennaux pour toutes les directions générales et toutes les régions, dans le cadre du processus annuel de planification intégrée des activités, et assurer l'harmonisation des plans consolidés avec les ressources disponibles.
Améliorer les compétences en matière de gestion des approvisionnements, y compris le recyclage des directeurs du siège et la mise en place d'ateliers régionaux sur les pratiques optimales.
Améliorer la gouvernance de la direction, en créant le Conseil d'examen des marchés de la direction chargé d'examiner tous les marchés et les autorisations de tâches de plus de 40 000 $, avec une nouvelle augmentation de plus de 1 million de dollars au Comité exécutif, pour approbation.
Élaborer des examens d'assurance réguliers pour vérifier la conformité aux procédures opérationnelles normalisées et fournir des rapports trimestriels au Comité exécutif.
Améliorer la transparence des rapports externes et assurer le plein respect des exigences de divulgation proactive.

Les travaux sur ce plan ont commencé en 2023, dans le cadre du Plan d'amélioration de la gestion. Ces travaux se poursuivront tout au long de l'exercice budgétaire 2024 à 2025, dans le but de mettre en oeuvre toutes les améliorations requises. Les recommandations de l'ombudsman de l'approvisionnement sont intégrées dans ce plan.

Numéro de référence du rapport : 4

Recommandation

L'ASFC devrait établir un processus de contrôle de la qualité pour s'assurer que les critères obligatoires ne sont pas trop restrictifs et ne portent pas atteinte à l'équité et à l'ouverture du processus d'invitation à soumissionner.

Réponse/Plan d'action

Les Comptes publics du Canada;
Tous les rapports du vérificateur général du Canada;
Le Plan ministériel et le Rapport ministériel sur les résultats du Bureau du vérificateur général ; et,
Toute autre question que la Chambre des communes renvoie de temps à autre au Comité.

Le Comité examine également

Les états financiers consolidés du gouvernement fédéral;
Les Comptes publics du Canada;
Fait des recommandations au gouvernement en vue d'améliorer les pratiques de dépenses;
Prend en considération le Budget des dépenses du Bureau du vérificateur général.

Autres responsabilités

Économie, efficience et efficacité de l'administration publique;
La qualité des pratiques administratives dans l'exécution des programmes fédéraux ; et,
Responsabilité du gouvernement envers le Parlement en ce qui concerne les dépenses fédérales.

Membres du Comité : En un coup d'œil
Nom et rôle	Parti	Circonscription	Membre du PACP depuis
Président
John Williamson	Conservateur	Nouveau-Brunswick Sud-Ouest	Février 2022
Vice-présidents
Jean Yip	Libéral	Scarborough - Agincourt	Janvier 2018
Nathalie Sinclair-Desgagné Critique des comptes publics ; Programmes de lutte contre la pandémie ; Organismes de développement économique	Bloc Québécois	Terrebonne	Décembre 2021
Membres
John Nater	Conservateur	Perth - Wellington (Ontario)	Septembre 2023
Jake Stewart Ministre fictif de l'Agence de promotion économique du Canada atlantique	Conservateur	Miramichi - Grand Lake (Nouveau-Brunswick)	Septembre 2023
Kelly McCauley	Conservateur	Edmonton Ouest	Octobre 2022
Blake Desjarlais Critique pour le SCT ; diversité et inclusion ; Les jeunes ; Sport ; Enseignement postsecondaire ; Critique adjoint pour 2SLGBTQI + Rights ; Immigration, réfugiés et citoyenneté	Nouveau parti démocratique	Edmonton Greisbach	Décembre 2021
Valerie Bradford	Libéral	Kitchener South - Hespeler	Décembre 2021
Shaun Chen	Libéral	Scarborough Nord	Novembre 2023
Iqra Khalid Secrétaire parlementaire du ministre du Revenu national	Libéral	Mississauga - Erin Mills (Ontario)	Septembre 2023
Brenda Shanahan	Libéral	Châteauguay - Lacolle	Décembre 2021; et Janvier 2016 à Janvier 2018

Biographies des membres du Comité

John Williamson (Président)

Appartenance politique : Parti conservateur du Canada
Circonscription : Nouveau-Brunswick Sud-Ouest

Intérêts : Transparence et responsabilité générales du gouvernement
Élu député du Nouveau-Brunswick-Sud-Ouest en 2011, il a ensuite été défait en 2015 et réélu en 2019 et 2021.
Actuellement membre du Comité de liaison et président du Sous-comité de l'ordre du jour et de la procédure du Comité permanent des comptes publics
Auparavant siégé à de nombreux comités, y compris PACP pour une courte période en 2013
Avant son élection, M. Williamson occupait différents postes. Il a été rédacteur en chef du National Post de 1998 à 2001, puis s'est joint à la Fédération canadienne des contribuables jusqu'en 2008. En 2009, il a été embauché par Stephen Harper à titre de directeur des communications au BPM.

Jean Yip (Première vice-présidente)

Appartenance politique : Parti libéral du Canada
Circonscription : Scarborough - Agincourt

Intérêts : ACS + et considérations de genre et de diversité dans les comptes publics ; Rapports environnementaux, sociaux et de gouvernance.
Élue députée de Scarborough - Agincourt lors d'une élection partielle le 11 décembre 2017 et réélu en 2019 et 2021.
A siégé aux Comptes publics (depuis 2018), ainsi qu'aux comités des Opérations gouvernementales et Canada-Chine dans le passé.
Siège également au Comité spécial sur la relation Canada-République populaire de Chine et à titre de vice-président du Sous-comité de l'ordre du jour et de la procédure du Comité permanent des comptes publics
Avant son élection, Mme Yip était souscriptrice d'assurance et adjointe de circonscription.

Nathalie Sinclair-Desgagné (Deuxième vice-présidente)

Appartenance politique : Bloc Québécois
Circonscription : Terrebonne

Intérêts : Responsabilisation et transparence pour les sociétés d'État ; L'écologisation du gouvernement ; négociation collective ; Manque de cibles et de résultats concernant l'ACS+; Transparence générale du gouvernement.
Élue députée de Terrebonne aux élections fédérales de 2021.
Critique BQ pour les comptes publics ; Programmes de lutte contre la pandémie ; et les organismes fédéraux de développement économique.
Vice-présidente du Sous-comité de l'ordre du jour et de la procédure du Comité permanent des comptes publics
A travaillé à la Banque européenne d'investissement et à PWC London.
Retour au Québec en 2017 pour poursuivre une carrière dans le monde des affaires québécois.

John Nater

Appartenance politique : Parti conservateur du Canada
Circonscription : Perth - Wellington, Ontario

Intérêts : Questions de transparence dans l'attribution des marchés publics
Servi sur le conseil municipal à Perth-Ouest
Élu député de Perth - Wellington en 2015
A également été vice-président du Comité permanent des langues officielles de la Chambre des communes du Canada
Ancien ministre fictif du Développement économique rural et actuel ministre fictif du Patrimoine canadien
Connu comme expert en procédure parlementaire.
Diplôme en affaires publiques et gestion des politiques et maîtrise en administration publique

Jake Stewart

Appartenance politique : Parti conservateur du Canada
Circonscription : Miramichi - Grand Lake, Nouveau-Brunswick

Intérêts : Aucun jusqu'à maintenant, ce membre a été principalement axé sur les questions économiques ayant été membre du Comité permanent des finances.
Élu à l'Assemblée législative du Nouveau-Brunswick lors de l'élection provinciale de 2010
Élu député de Miramichi - Grand Lac en 2021
En politique provinciale, Stewart a été membre des comités permanents de l'éducation, des projets de loi privés, de la procédure, des comptes publics et a présidé le Comité permanent des agents législatifs.
Est actuellement le ministre de l'ombre pour le revenu national

Kelly McCauley

Appartenance politique : Parti conservateur du Canada
Circonscription : Edmonton-Ouest

Intérêts : Critiques de LPFDAR; Questions de transparence concernant les contrats attribués à McKinsey & Company ; Défis avec le système AIPRP ; Dépenses publiques consacrées à des consultants extérieurs ; Questions de transparence et dépôt tardif des comptes publics ; Passation par profits et pertes de l'État dans les Comptes publics.
Élu député d'Edmonton-Ouest en 2015, réélu en 2019 et 2021
Préside également le Comité permanent des opérations gouvernementales et du budget des dépenses
Ancien ministre conservateur fantôme du Conseil du Trésor
Auparavant membre du Comité sur la pandémie COVID-19 ainsi que du Sous-Comité sur l'ordre du jour et la procédure de OGGO en 2020
Avant son élection en 2015, M. McCauley était un cadre spécialisé dans la gestion d'hôtels et de centres de congrès.
Il a un diplômé de ITCB dans le programme degestion du tourisme
Il a des antécédents de plaidoyer des aînés et des anciens combattants

Blake Desjarlais

Appartenance politique : Nouveau parti démocratique du Canada
Circonscription : Edmonton Greisbach

Intérêts : Système de paie Phénix; Mesures salariales en suspens pour les fonctionnaires ; Coûts des services fournis par le gouvernement ; ACS + ; diversité et inclusion ; Responsabilité des sociétés d'État.
Élu député d'Edmonton Greisbach en 2021.
Critique du NPD pour le Conseil du Trésor ; diversité et inclusion ; Les jeunes; Sport ; et l'enseignement postsecondaire.
Également membre du Sous-comité de l'ordre du jour et de la procédure du Comité permanent des comptes publics
Première personne ouvertement Two-Spirit à être député et unique député autochtone de l'Alberta.

Valerie Bradford

Appartenance politique : Parti libéral du Canada
Circonscription : Kitchener Sud - Hespeler

Intérêts : Coûts et efficacité des services fournis par le gouvernement; Passation par profits et pertes de l'État dans les comptes publics; Système de paye Phénix et mise en place d'un nouveau système de paye.
Élue députée de Kitchener-Sud - Hespeler en 2021.
Siège également au Comité de la science et de la recherche et au Sous-comité de l'ordre du jour et de la procédure du Comité permanent de la science et de la recherche
Directrice de l'Association Canada-Afrique
Avant son élection, Mme Bradford a travaillé comme professionnelle du développement économique pour la Ville de Kitchener.

Shaun Chen

Appartenance politique : Parti libéral du Canada
Circonscription : Scarborough-Nord

Intérêts : Budget principal des dépenses et Budget supplémentaire des dépenses dans le contexte des études menées par le Comité permanent des ressources naturelles et le Comité permanent de l'agriculture et de l'agroalimentaire.
Élu député de Scarborough-Nord en 2015 et réélu en 2019 et 2021
Membre de la Commission parlementaire permanente sur les PACP, REGS et BILI
Chen a étudié au Sir John A. Macdonald Collegiate Institute et à l'Université de Toronto, où il a obtenu un baccalauréat ès sciences en informatique et en équitation et une maîtrise ès arts en sociologie de l'éducation.
Ancien administrateur et président du conseil scolaire du district de Toronto

Iqra Khalid

Appartenance politique : Parti libéral du Canada
Circonscription : Mississauga - Erin Mills, Ontario
Secrétaire parlementaire du ministre du Revenu national

Intérêts : protection de la vie privée et collecte de données ; L'accès à l'information et la confiance des Canadiens dans le système, les contrats du gouvernement et les règles sur les conflits d'intérêts sont respectés.
Élue députée de Missisauga - Erin Mills en 2015, et réélue en 2019 et 2021.
Il est secrétaire parlementaire du ministre du Revenu national.
A siégé au Comité permanent de la justice et des droits de la personne et a siégé au Sous-comité des affaires étrangères et du développement international du Comité international des droits de la personne et est maintenant vice-présidente du Comité permanent de l'accès à l'information, de la protection des renseignements personnels et de l'éthique, ainsi que membre du Comité parlementaire de la sécurité nationale et du renseignement.
A un diplôme en criminologie et écriture professionnelle et a un Juris doctorat de l'école de droit Western Michigan University Cooley

Brenda Shanahan

Appartenance politique : Parti libéral du Canada
Circonscription : Châteauguay - Lacolle

Intérêts : Calendrier du dépôt des comptes publics ; Exactitude de la déclaration dans les Comptes publics ; Gouvernement écologisant.
Élue députée de Châteauguay - Lacolle en 2015 et réélu en 2019 et 2021.
Présidente du caucus du Parti libéral
A siégé aux comités des comptes publics (2016 à 2018), de l'éthique, des opérations gouvernementales et de l'aide humanitaire dans le passé.
A été membre du Comité parlementaire de la sécurité nationale et du renseignement (NSICOP).
Avant son élection, Mme Shanahan était une banquière et travailleuse sociale, qui a également participé à un certain nombre d'organisations comme Amnistie International et la Fédération canadienne des femmes universitaires.

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Date de modification :: 2024-10-03