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Cahier de transition du premier vice-président 2019
Région des Prairies
Profil des ressources
| Salaires | F et E | Total | |
|---|---|---|---|
| Voyageurs | 51 681 681 $ | 2 968 733 $ | 54 650 414 $ |
| Secteur commercial et échanges commerciaux | 22 812 619 $ | 851 718 $ | 23 664 337 $ |
| Renseignement et exécution de la loi | 17 983 210 $ | 7 030 464 $ | 25 013 674 $ |
| Services internes | 2 277 667 $ | 682 400 $ | 2 960 067 $ |
| Budget total de la région des Prairies | 94 755 177 $ | 11 533 315 $ | 106 288 492 $ |
La région des Prairies ne prévoit pas d'ajouter des employés à temps plein à son effectif actuel couvert par les services votés. Des mesures de dotation seront prises uniquement en raison de l'attrition pour remplacer les employés qui s'en vont.
De nouvelles embauches ont été demandées dans le cadre du plan de dotation pour la proposition d'investissement concernant l'équipe des opérations de renvoi, qui est en attente d'approbation (consulter Propositions en fonction de la réserve du CGIF). Ces embauches n'ont pas été incluses dans les données ci-dessus.
Mandat / Vision / Contexte
La région des Prairies s'engage à être responsable de la gestion de ses fonctions opérationnelles et de prestation des services associées aux secteurs d'activité des voyageurs, du secteur commercial et des opérations commerciales ainsi que du renseignement et de l'exécution de la loi. Cela permettra à la région :
- d'obtenir de meilleurs résultats opérationnels et de services
- d'optimiser les ressources
- de tirer parti de la technologie et des données
- de nous concentrer sur la Frontière de l'avenir et les initiatives de renouvellement de l'Agence (jalon I et jalon II)
La région des Prairies est chargée de faire évoluer la vision de l'Agence associée au programme plus vaste de durabilité et de modernisation de l'ASFC pour toutes ses fonctions de prestation des services. La région des Prairies contribuera à la réalisation du changement de culture et aux activités de gestion du changement de l'Agence, à la gestion du personnel comme notre outil le plus important, au respect des allocations budgétaires et à l'atteinte des résultats visés suivant les indicateurs de rendement ainsi qu'à la gestion de la prestation des services internes en vue d'améliorer l'efficacité et le rendement.
En poursuivant les travaux sur les priorités nationales en matière d'exécution de la loi, la modernisation des opérations et sa contribution à la sécurité et au commerce à l'échelle mondiale, la région des Prairies travaille avec vigilance pour assurer la sécurité de notre pays et améliorer la vie des Canadiens.
La région des Prairies continue à faire face à des défis en ce qui a trait au recrutement et au maintien en poste des agents, notamment pour ses petits bureaux en régions éloignées. Ces difficultés pourraient avoir une incidence sur sa capacité à réaliser son mandat.
Risques, stratégies d'atténuation et principaux jalons
Risque 1 : Recrutement
La région des Prairies fait face à des défis pour doter de façon adéquate ses petits bureaux en région éloignée. Il y a un nombre insuffisant de places aux PPBA pour combler le manque en ASF. Il n'y a pas suffisamment de candidats intéressés par les provinces de l'Ouest. De plus, l'accueil et le traitement des candidats ne sont pas faits de façon stratégique ou priorisés efficacement.
Activité connexe visant l'amélioration (le cas échéant)
- Élaborer des plans de recrutement local dans les régions où les postes sont difficiles à pourvoir.
- Axer les activités de recrutement sur les groupes visés par l'équité en emploi.
- Communiquer avec des étudiants et des écoles secondaires afin de présenter les possibilités de carrière à l'ASFC, notamment celles d'ASF et d'AESF.
- Engagé à renforcer les relations avec les collectivités des Premières Nations situées près des points d'entrée afin d'augmenter le nombre de candidats autochtones aux postes d'ASF et d'AESF.
Jalons et date d'achèvement prévue
(ou toute autre mesure clé servant à mesurer la réussite de la réalisation du mandat et des activités)
- Les plans de recrutement local devraient être terminés d'ici
- La sensibilisation et les activités dans les écoles secondaires commenceront à l'année scolaire 2019 à 2020.
- Le renforcement des relations de la région avec les collectivités des Premières Nations est une initiative continue.
Risque 2 : Maintien en poste
La région des Prairies fait face à des défis concernant le maintien en poste des agents dans ses petits bureaux en région éloignée. Dans la plupart des cas, dès leur arrivée, les participants au PPBA présentent les documents de transfert, demandent les mesures d'accommodement et, dans certains cas, prennent un congé sans solde en vue de retourner dans leur province d'origine {ou leur région préférée).
Activité connexe visant l'amélioration (le cas échéant)
- Élaborer une stratégie d'amélioration du maintien en poste en vue d'attire un plus grand nombre de candidats qui vivent près de points d'entrée locaux.
- Élaborer un programme de mentorat et une trousse d'accueil pour les nouvelles recrues.
- Identifier des recrues dans les collectivités locales plus tôt dans le processus.
Jalons et date d'achèvement prévue
(ou toute autre mesure clé servant à mesurer la réussite de la réalisation du mandat et des activités)
- Les stratégies d'amélioration du maintien en poste sont en cours.
- Le plan est fondée sur le moment où les processus de sélection sont effectués pour le PFLO de sorte que les chiffres réels et les objectifs puissant être examinés et analysés.
Risque 3 : Disponibilité du personnel pour des affectations spéciales
Description : Alors que les points d'entrée sont aux prises avec des pénuries de personnel, nous sommes encore dans l'obligation d'envoyer en affectation des agents aux postes frontaliers comme Lacolle (Québec) pendant la période achalandée de l'été. Il y a aussi une incidence sur le centre de traitement temporaire de l'afflux de réfugiés, car la disponibilité des agents est limitée pour les redéploiements en affectation au centre.
Activité connexe visant l'amélioration (le cas échéant)
En utilisant des stratégies d'amélioration pour le recrutement et le maintien en poste, le région serait en mesure d'offrir des affectations spéciales aux agents car les pressions liées aux ressources ne seraient pas aussi difficiles.
Jalons et date d'achèvement prévue
(ou toute autre mesure clé servant à mesurer la réussite de la réalisation du mandat et des activités)
- Les deux stratégies sont en cours.
- D'ici la fin de 2020, les données sur l'embauche seront examinées et analysées afin de déterminer si les pressions concernant les ressources se sont atténuées afin de pouvoir offrir un plus grand nombre de possibilités et d'affectations spéciales aux agents.
Activités visant l'amélioration
Jalons et date d'achèvement prévue
(ou toute autre mesure clé servant à mesurer la réussite de la réalisation du mandat et des activités)
Facilitation de la circulation des voyageurs et conformité
- La région des Prairies collabore avec les Programmes et opérations de l'AC à l'élaboration pour l'ASFC d'une version de déclaration à distance de l'application ROAM (Reporting Offsite Arrivais Mobile) du USCBP.
- Le District du Sud du Manitoba a participé à des conversations préliminaires avec l'AC au sujet d'un projet pilote d'application mobile de déclaration à distance pour faciliter les déclarations dans l'Angle nord-ouest.
Collecte et analyse du renseignement
- Les bureaux du renseignement font face à des défis en raison des demandes provenant d'une grande zone.
- Les équipes du renseignement doivent mettre l'accent sur les priorités et travailler collectivement, tout en faisant participer les analystes du renseignement.
- Un modèle de travail est en cours d'élaboration (fondé sur le modèle de la région du Pacifique); il s'agit d'une base de données MS Access qui établit un lien entre le travail et les priorités.
Enquêtes en matière d'immigration
- Les récents changements concernant la capacité d'utiliser les données sur les entrées et les sorties aideront le secteur de programme à réduire le nombre d'enquêtes et à concentrer davantage de ressources sur les dossiers de plus haute priorité.
- Les améliorations apportées à la qualité des données aideront le secteur des renvois à s'assurer que les activités d'exécution de la loi correspondent aux objectifs du gouvernement.
- La mise en place d'agents de traitement des cas d'exécution de la loi dans la région permettra aux enquêtes de mieux refléter les priorités.
Détention
- Un contrôle accru sera mis en œuvre afin de renforcer la surveillance des décisions en matière de détention.
- Des améliorations au suivi des cas de détention de longue durée, la mise en œuvre d'une évaluation mensuelle proactive et la prise en compte de solutions de rechange possibles à la détention permettront d'effectuer plus tôt des évaluations pour faire en sorte que les clients passent moins de temps (ou aucun temps) en détention.
- La poursuite des travaux sur la qualité des données par l'examen des processus actuels et la mise en œuvre de mécanismes améliorés de rapports et d'examen pour s'assurer que les ressources de données sont fiables.
Renvois
- Accent mis sur l'affectation de ressources à la qualité des données liée à l'inventaire des renvois pour assurer une meilleure efficience, faire en sorte que les ressources sont utilisés pour les priorités et offrir de meilleures services aux intervenants et au public.
- Un nettoyage des données complexes sera effectué afin d'aider la région sur le plan de la qualité des données, permettant ainsi au secteur opérationnel d'effectuer un plus grand nombre de renvois sous escorte et sans escorte.
- Accent mis sur l'examen de tous les postes disponibles dans le secteur d'activité afin d'exécuter les activités aussi efficacement que possible, ce qui inclut le recours aux agents de traitement des cas d'exécution de la loi pour la première fois pour aider aux activités.
- Ainsi, les agents d'exécution de la loi dans les bureaux intérieurs s'acquitteront d'un plus grand nombre de tâches d'exécution de la loi et les agents de traitement des cas d'exécution de la loi se concentreront sur des priorités moins élevées, mais qui doivent aussi être traitées.
Utilisation des points d'entrée de petite taille ou éloignés
- En 2014, la région des Prairies a mis en place un modèle décentralisé pour le traitement au primaire des expéditions commerciales. Ce modèle permet à la région des Prairies d'utiliser plus efficacement les ressources en place en faisant passer le traitement des expéditions commerciales des bureaux commerciaux occupés aux points d'entrée moins achalandés.
- La région des Prairies a entamé un projet d'examen des mandats en 2015. Ce projet visait à utiliser les ressources en place dans les points d'entrée peu achalandés dans l'ensemble de la région des Prairies pour examiner les mandats non exécutés pour la DORELR. L'objectif consistait à libérer les agents d'exécution de la loi dans les bureaux intérieurs afin qu'ils puissent se concentrer sur des mesures d'exécution de la loi prioritaires.
Programme des services aux événements internationaux et aux congrès (PSEIC)
En 2015, le PSEIC a été transféré des Opérations commerciales situées à Winnipeg aux petits bureau de la région. Le programme des congrès est en place afin d'offrir aux participants internationaux aux événements et foires commerciales les renseignements dont ils ont besoin pour faciliter leur entrée au Canada. Les agents sont en contact avec les organisateurs de foires commerciales et d'événements, prennent en considération tous les aspects connexes liés aux douanes et à l'immigration et fournissent aux organisateurs une lettre donnant l'information qu'eux et les participants doivent connaître avant d'arriver à la frontière.
Observation des programmes commerciaux
Au cours des prochains mois, les Opérations commerciales collaboreront avec le District du Sud du Manitoba (DSM) à un plan pour corriger les erreurs de validation des formulaires B3. La formation sera offerte aux ASF et aux importateurs. Lorsqu'une erreur est décelée, les agents communiqueront avec les importateurs pour régler les problèmes. Les Opérations commerciales et le DSM poursuivront leur collaboration pour faire avancer cette initiative.
Plan de dotation
| Trimestre | Dotation prévue (groupe et niveau) |
Nombre | Dépenses prévues | Trimestre | Renseignements supplémentaires (justification de l'embauche, p. ex., attrition, activité visant l'amélioration, emploi vacant ou postes additionnels) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | FB-02 | 11 | s.o. | s.o. |
|
| 2 | FB-02 | 32 | s.o. | s.o. |
|
| 3 | FB-02 | 10 | s.o. | s.o. |
|
| 4 | FB-02 | 7 | s.o. | s.o. |
|
La région des Prairies ne prévoit pas d'ajouter des employés à temps plein à son effectif actuel couvert par les services votés. Des mesures de dotation seront prises uniquement en raison de l'attrition pour remplacer les employés qui s'en vont.
Remarque : Dix-neuf nouvelles embauches ont été demandées pour le deuxième trimestre dans le cadre du plan de dotation pour la proposition d'investissement concernant l'équipe des opérations de renvoi, qui est en attente d'approbation (consulter Propositions en fonction de la réserve du CGIF).
Plan d'approvisionnement
| Poste | Description | Coût estimé |
|---|---|---|
| CI Nexus : Présence d'agents armés | Coûts trimestriels pour la présence d'agents armés aux centres d'inscription Nexus des aéroports d'Edmonton, de Calgary et de Winnipeg | 176 500 $ |
| Coût de la détention | Coûts trimestriels pour les centres régionaux de détention/surveillance | 470 000 $ |
| Services de gardes de sécurité | Coûts trimestriels pour les services de gardes de sécurité ELR | 322 000 $ |
| Renvois | Coûts régionaux trimestriels des renvois | 475 250 $ |
| Poste | Description | Coût estimé |
|---|---|---|
| CI Nexus : Présence d'agents armés | Coûts trimestriels pour la présence d'agents armés aux centres d'inscription Nexus des aéroports d'Edmonton, de Calgary et de Winnipeg | 176 500 $ |
| Coût de la détention | Coûts trimestriels pour les centres régionaux de détention/surveillance | 470 000 $ |
| Services de gardes de sécurité | Coûts trimestriels pour les services de gardes de sécurité ELR | 322 000 $ |
| Renvois | Coûts régionaux trimestriels des renvois | 475 250 $ |
| Frais de déplacement : Chief Mountain | Coûts de déplacement pour le PE saisonnier puisque les logements sur place ne sont plus habitables | 168 000 $ |
| Poste | Description | Coût estimé |
|---|---|---|
| CI Nexus : Présence d'agents armés | Coûts trimestriels pour la présence d'agents armés aux centres d'inscription Nexus des aéroports d'Edmonton, de Calgary et de Winnipeg | 176 500 $ |
| Coût de la détention | Coûts trimestriels pour les centres régionaux de détention/surveillance | 470 000 $ |
| Services de gardes de sécurité | Coûts trimestriels pour les services de gardes de sécurité ELR | 322 000 $ |
| Renvois | Coûts régionaux trimestriels des renvois | 475 250 $ |
| Poste | Description | Coût estimé |
|---|---|---|
| CI Nexus : Présence d'agents armés | Coûts trimestriels pour la présence d'agents armés aux centres d'inscription Nexus des aéroports d'Edmonton, de Calgary et de Winnipeg | 176 500 $ |
| Coût de la détention | Coûts trimestriels pour les centres régionaux de détention/surveillance | 470 000 $ |
| Services de gardes de sécurité | Coûts trimestriels pour les services de gardes de sécurité ELR | 322 000 $ |
| Renvois | Coûts régionaux trimestriels des renvois | 475 250 $ |
Planifications axées sur l'efficience : Économies de 1 % à 2 %
Les gains d'efficacité suivants pourraient se traduire par des économies de 1,06 M$ (1 %) :
- Politique rigoureuse de gestion des congés
- Pratiques exemplaires : Utilisation des heures supplémentaires pendant les périodes de pointe
- Examen rigoureux de toutes les mesures de dotation prévues / attribution appropriée des facteurs d'attrition
- Réduction des coûts de déplacement grâce à l'utilisation de la technologie de la vidéoconférence
Répercussions possibles des mesures susmentionnés :
- Moins de contrôle de la gestion
- Incapacité de répondre aux priorités de l'Agence
- Augmentation de l'épuisement professionnel et des congés de maladie, ce qui peut retarder le respect des normes de service, y compris l'augmentation de l'attente à la frontière et moins de mesures d'exécution de la loi
- Atteinte au moral des employés en raison de leur insatisfaction à l'égard de l'approbation des congés
- Charge de travail accrue pour les employés, ce qui cause du stress
Propositions en fonction de la réserve du CGFI
En 2018 à 2019, la région des Prairies devait procéder au renvoi de 13 % de l'inventaire national pour aider l'Agence à atteindre son objectif de 10 000 renvois. Puisque les renvois devraient continuer à être une priorité en 2019 à 2020 et que le nombre de renvois devrait augmenter, la région des Prairies demande un financement supplémentaire au titre du crédit 1 pour répondre à cette priorité.
| Direction générale / Région | Employés à temps plein | Crédit 1 : Salarial | Crédit 1 : Non salarial | Total |
|---|---|---|---|---|
| Sous-total direct | 16,50 | 1 241 647 $ | 3 868 664 $ | 5 110 311 $ |
| Sous-total indirect | 2,50 | 230 448 $ | 108 704 $ | 339 152 $ |
| Total direct et indirect | 19,00 | 1 472 095 $ | 3 977 368 $ | 5 449 463 $ |
| Locaux SPAC | s.o. | s.o. | 184 153 $ | 184 153 $ |
| Services partagés Canada | s.o. | s.o. | 13 578 $ | 13 578 $ |
| Régime des avantages sociaux des employés (RASE) | s.o. | 397 466 $ | s.o. | 397 466 $ |
| Total | 19,00 | 1 869 561 $ | 4 175 099 $ | 6 044 660 $ |
La région des Prairies prévoit qu'il s'agit d'une pression sur trois (3) ans en fonction d'un échéancier prévu de trois ans pour le traitement et les litiges avant que les dossiers d'immigration arrivent dans l'inventaire des renvois. Une demande de financement semblable sera présentée pour 2020 à 2021 et 2021 à 2022.
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