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Cahier de transition du premier vice-président 2019
Région du Québec
Message de la directrice générale régionale p.i.
Il me fait plaisir de vous présenter le Plan d'activités intégré 2019 à 2020 de la région du Québec. Tous les employés de la Région du Québec et moi-même, à titre de Directrice générale régionale par intérim, sommes engagés à servir avec efficacité, transparence et professionnalisme les Canadiennes et les Canadiens ainsi que les personnes qui visitent notre pays. Nous travaillons de concert afin de réaliser le mandat de l'Agence et appuyer les objectifs du gouvernement du Canada.
Pour l'exercice financier en cours, la Région du Québec s'engage à:
- soutenir le renouvellement de l'Agence visant à créer la frontière de l'avenir. Nous continuerons d'ajuster nos différents comités de gouvernance régionale afin d'être alignés avec les trois nouvelles directions générales et tabler sur les opportunités offertes par le modèle de gestion fonctionnelle;
- poursuivre la mise en œuvre du modèle opérationnel de conformité fondée sur les risques;
- gérer de manière efficiente nos fonctions opérationnelles et la prestation des services associés aux secteurs d'activité des voyageurs, du secteur commercial et des opérations commerciales ainsi que du renseignement et de l'exécution de la loi, afin d'obtenir de meilleurs résultats opérationnels et de services, d'optimiser les ressources et de tirer parti de la technologie et des données;
- faire évoluer la vision de l'Agence associée au programme de durabilité et de modernisation de l'ASFC en terme de prestation de services;
- favoriser le changement de culture, l'innovation et les activités de gestion du changement de l'Agence, notamment en valorisant la gestion du personnel, le respect des allocations budgétaires et l'atteinte des résultats visés grâce à une amélioration de l'efficacité et du rendement;
- faire progresser la mise en œuvre de l'orientation fonctionnelle comme les outils, les approches et les modèles nationaux normalisés;
- nourrir une culture organisationnelle où la confiance, le respect de la diversité, la communication authentique et la collaboration soient présents en tout temps.
Pour l'année à venir, nous veillerons notamment à :
- tabler sur l'expertise des Services aux Programmes, qui fournissent des services d'avis et conseils liés aux programmes et aux enjeux opérationnels, en plus de renforcer la capacité de ces derniers à soutenir la planification stratégique et le rendre compte;
- faire la promotion du Système de gestion informelle des conflits (SGIC), des initiatives visant le mieux-être et le développement de relations patronales-syndicales positives;
- mettre en œuvre différentes activités d'amélioration dont des initiatives de courte durée qui s'ajouteront aux activités courantes et qui toucheront tant la gestion des programmes que les opérations et l'ensemble de l'organisation.
Annie Beauséjour
Directrice générale régionale p.i.
Région du Québec
Mandat et énoncé de vision
En misant sur une gestion intégrée de l'ensemble des opérations associées aux secteurs d'activité des voyageurs, du secteur commercial ainsi que du renseignement et de l'exécution de la loi, veiller à la sécurité et à la prospérité du Canada en gérant l'accès des personnes et des marchandises qui entrent au Québec ou qui en sortent.
La région du Québec se donne comme mission de :
- Contribuer aux initiatives de renouvellement de l'Agence en appuyant la transformation et la modernisation de nos façons de travailler et en stimulant le changement de culture;
- Collaborer de façon continue à la mise en place du modèle de gestion fonctionnelle;
- Promouvoir et soutenir une gestion du personnel comme élément clé et s'assurer que des processus et des outils adéquats sont en place;
- Encourager la créativité et l'innovation pour adapter nos activités selon les besoins;
- Obtenir de meilleurs résultats opérationnels et de services en optimisant les ressources dans le respect des allocations budgétaires et en tirant parti de la technologie et des données
Contexte opérationnel
La région du Québec est la deuxième plus grande région en superficie (1,6 million de km2) pour laquelle l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) doit, à la fois, assurer la sécurité et faciliter la circulation des personnes et des marchandises. L'étendue et la diversité des opérations de la région représentent des défis importants pour l'exécution efficiente des opérations et pour la gestion du risque à la frontière. Nos activités et nos priorités doivent constamment s'ajuster en cours d'année selon le contexte mondial, le contexte politique au niveau fédéral et provincial, mais également selon les nouvelles pressions ou incidents auxquels nous pouvons être confrontés.
Notre effectif se doit donc d'être polyvalent. Nous valorisons le développement des expertises tant dans le domaine de la Loi sur les douanes que de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés et, ce, afin de nous permettre d'allouer nos ressources plus efficacement en période de pointe ou lorsque de nouvelles pressions opérationnelles surgissent. Par contre, la difficulté actuelle d'obtenir suffisamment d'agents-stagiaires (recrues) pour combler les départs ou promotions au sein de la région a pour effet d'augmenter la pression sur notre effectif. Le recours au temps supplémentaire est fréquent pour assurer un minimum opérationnel permettant de répondre aux normes de service et pour assurer le doublage en tout temps dans les petits bureaux. De plus, le campus de formation ne permet pas d'assurer adéquatement la formation dans toutes les sphères d'activités de la région. Plusieurs postes (DOLEC/DELR) n'obtiennent pas, en temps voulu, les formations de base nécessaires. Le Québec est aussi une région bilingue. Nous accordons une haute importance au respect des langues officielles dans notre offre de services et en tant que langue de travail. Nos employés doivent être bilingues.
Voyageurs
La région du Québec compte une frontière terrestre commune de 813 km avec 4 états américains. Nous avons 30 bureaux frontaliers terrestres qui offrent un service aux voyageurs. Le Québec est l'une des régions qui possèdent le plus grand nombre de petits points d'entrée frontaliers. Ces points d'entrée sont souvent isolés et les volumes de voyageurs qu'ils accueillent sont parfois faibles. Nonobstant les volumes observés dans ces bureaux, nous devons y assurer la présence de deux agents des services frontaliers (ASF) en tout temps durant les heures d'ouverture.
Plusieurs facteurs viennent influencer le nombre de voyageurs qui transitent au Québec par nos frontières et les opérations qui en résultent. En voici quelques-uns qui risquent de faire une différence au cours des prochains mois :
Les fluctuations du dollar américain tout comme le contexte économique mondial a un impact certain sur nos opérations au niveau des voyageurs. L'instabilité du gouvernement américain pourrait créer un ralentissement dans les programmes de voyageurs fiables advenant un arrêt de l'appareil gouvernemental américain, tel que celui survenu à l'automne 2018.
Au niveau mondial, la peste porcine africaine crée une pression supplémentaire dans les opérations, car la région doit mettre en place des mesures aux divers points d'entrée afin d'augmenter la vigilance des agents qui doivent s'assurer que les voyageurs ne facilitent pas l'entrée au Canada de cette menace. Cette pression pourrait augmenter au cours des prochains mois.
Les modifications du régime de traitement des demandes de résidence permanente par le gouvernement du Québec pourraient aussi avoir un impact négatif sur les points d'entrée (PDE) terrestres de notre région à court et moyen terme. Tout délai supplémentaire risque de faire augmenter le nombre de cas de « tours de poteau », puisque le nombre d'étrangers pour lesquels une prolongation ou un renouvellement de statut sera nécessaire augmentera incidemment. Bien souvent, ces individus préfèrent quitter le Canada et revenir immédiatement à un PDE terrestre (ce qu'on appelle faire le tour du poteau) pour obtenir un nouveau statut au Canada, comme visiteur, travailleur ou étudiant, plutôt que de faire une demande en ligne via les services de Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC).
L'aéroport international Pierre-Eliott-Trudeau (AIPET) connaît une croissance soutenue du nombre de voyageurs depuis quelques années. De plus, l'administration aéroportuaire est assidue dans sa recherche de moyens afin de maximiser ses opérations et offrir de nouveaux vols directs aux voyageurs. La levée du visa pour les citoyens du Mexique a également résulté en un accroissement important de la charge de travail du secondaire immigration à l'AIPET, autant pour les vérifications quant à l'admissibilité des voyageurs que pour le traitement des demandeurs d'asile. Cela oblige donc l'équipe de gestion à faire preuve de créativité et à revoir les façons de faire pour maintenir les temps d'attente au niveau souhaité, tout en poursuivant les efforts pour contrer les menaces et en maintenant les services. De nouvelles technologies, telles que les bornes PIK, nous permettent d'augmenter nos capacités à traiter les voyageurs. Toutefois, celles-ci ne sont pas toujours stables, ce qui crée souvent des pannes de système auxquelles les ressources en place doivent pallier. Un meilleur soutien des TI et/ou une revue des systèmes seraient de mise afin de diminuer cette pression.
En plus de toutes ces lignes d'affaire, la région du Québec reçoit régulièrement des demandes de services accrus pour des aéroports régionaux. Par exemple, les aéroports de Saint-Hubert et de Saint-Jean-sur-Richelieu souhaiteraient accueillir des vols internationaux. Les démarches sont présentement au stade préliminaire, mais si ces projets se concrétisent, ils accentueront la pression sur nos opérations et notre effectif.
La région compte présentement 9 équipes de chien détecteur qui nous appuient dans la réalisation de notre mandat. Il est prévu qu'au moins deux autres équipes s'ajoutent au cours de la présente année.
Commercial
La région du Québec offre des services commerciaux sur tout son territoire et, ce, dans différents modes. Nous œuvrons dans les modes maritime, aérien, ferroviaire, terrestre et postal. Notre région gère 241 entrepôts d'attente, 11 boutiques hors taxe et 81 entrepôts de stockage pour un total de 333 entrepôts. Cela représente 26% de tous les entrepôts sous la responsabilité de l'ASFC à travers le Canada. La région du Québec est, sans contredit, la région qui a le plus grand nombre d'entrepôts à gérer.
La variation de valeur du dollar américain, tout comme le contexte économique mondial, pourraient créer de l'instabilité pour nos opérations commerciales. La mise en œuvre du nouvel accord de libre-échange nord-américain, même s'il a été relativement bien accueilli, pourrait également avoir un impact sur nos opérations lorsqu'il aura été ratifié.
La région du Québec est reconnue pour son excellente expertise au sein de la division des opérations liées aux échanges commerciaux (DOLEC). L'administration centrale (AC) sollicite fréquemment la contribution de nos employés les plus expérimentés pour mener à bien les priorités de l'ASFC dans l'établissement de politiques, de procédures et le développement d'outils nationaux. La DOLEC est également responsable d'un Service d'information à la Frontière (SIF). Cette division doit constamment s'ajuster aux changements du monde commercial. Elle est sensible aux fluctuations du climat politique qui entraînent des modifications aux lois, aux accords de libre-échange et aux tarifs. Conséquemment, cela implique que nous devons tenir la clientèle importatrice informée de ces changements tout comme nous devons en informer nos employés. Dans ce contexte, le SIF est beaucoup plus sollicité. L'unité de gestion du risque de la division doit améliorer ses actions d'identification de cible. Une pression additionnelle s'ajoute sur l'administration de certains programmes directement concernés par les modifications. Ces derniers doivent s'assurer du respect des lois par les clients afin qu'il n'y ait pas de concurrence déloyale entre les divers importateurs commerciaux. Par ailleurs, les priorités de vérifications changent régulièrement ce qui a pour conséquence que nos ressources doivent constamment se développer dans différents champs d'application tout en augmentant leur charge de travail.
Enfin, plusieurs de nos partenaires commerciaux travaillent présentement sur des projets d'expansion qui, s'ils se réalisent, auront comme conséquence une augmentation considérable de nos volumes commerciaux (terminal de Contrecoeur, terminal à Beauport, maximiser le cargo aérien, etc.).
Exécution de la loi
De nombreuses priorités du gouvernement actuel sont liées à l'exécution de la loi, notamment les demandeurs d'asile irréguliers, le cadre national de détention et les renvois, créant ainsi une pression importante sur cette direction. Le contexte mondial influence aussi grandement la pression sur les programmes d'immigration présents au Canada.
De plus, plusieurs programmes américains de protection temporaire d'immigrants viennent à échéance cette année. S'ils ne sont pas renouvelés, le nombre de demandeurs d'asile irréguliers pourrait augmenter. De plus, nous constatons une augmentation du nombre de voyageurs en provenance du Mexique demandant le statut de demandeurs d'asile. Cela ajoutera une pression supplémentaire sur nos sections d'exécution de la loi dans les prochains mois.
D'ailleurs, la hausse importante des demandeurs d'asile à laquelle la région du Québec fait face depuis plus deux ans, a nécessité de nombreux ajustements au niveau de nos opérations. Nous avons revu le processus de traitement à l'arrivée des demandeurs d'asile, toutefois, la pression s'accentue de plus en plus sur l'équipe des Audiences qui doit désormais traiter ces demandes. Bien que la Commission de l'immigration et du statut de réfugiés (CISR) a augmenté le nombre de ses commissaires dans le but d'accélérer le traitement des demandes, l'ASFC peine à soutenir ce nouveau rythme, faute de ressources additionnelles. Le rapport du Bureau du vérificateur général (BVG) du Canada sur le processus de traitement des demandeurs d'asile a confirmé que des changements seront nécessaires afin de traiter ces demandes dans les délais souhaités. Cette année, le BVG fera un audit du processus de renvois. Le rapport qui découlera de cet audit pourrait amener une pression supplémentaire sur cette section déjà très sollicitée.
D'autre part, le climat instable qui règne dans certains pays force l'ASFC à suspendre les renvois vers ces destinations, ce qui compromet l'atteinte des cibles et maintient au pays, pour un temps indéterminé, des étrangers en situation de renvoi imminent. De plus, le nombre d'agents d'exécution de la loi (AEL) actuellement en poste pourrait être insuffisant pour atteindre les volumes de renvois souhaités.
Finalement, le nouveau cadre de détention demande des ajustements à nos méthodes de travail. Bien que souhaitées, les alternatives à la détention ne sont pas toujours faciles à mettre en place. La région fait face à de nombreux ressortissants pour lesquels l'identité est difficile à prouver, il s'agit donc de trouver un équilibre entre assurer la sécurité au pays en terminant les processus d'évaluation des risques et poursuivre nos efforts pour favoriser la détention avec des mesures alternatives lorsqu'elles sont possibles.
Principales responsabilités
Voyageurs
L'ASFC de la région du Québec assure un service aux voyageurs sur tout son territoire et est présente dans différents modes. En effet, la région du Québec œuvre dans 2 aéroports internationaux, 22 aéroports secondaires, 30 postes frontaliers terrestres ainsi que dans les modes maritime et ferroviaire. En 2018 à 2019, ce sont plus de 12,8 millions de voyageurs qui ont été traités dans la région du Québec (tous modes confondus), incluant les voyageurs fiables ayant utilisé Canpass, Nexus ou le projet pilote pour les voyageurs en régions éloignées (PPVRE-Q).
Il est primordial de souligner les volumes importants d'activités de facilitation en immigration qui sont effectuées dans nos bureaux notamment à l'AIPET et à Saint-Bernard-de-Lacolle. De surcroît, les PDE sont de plus en plus sollicités pour des services d'immigration qui ne sont pas offerts à l'intérieur du pays en temps opportun par IRCC.
Au-delà des activités opérationnelles habituelles du programme voyageur, la région du Québec se démarque par certaines initiatives qui ne sont pas présentes dans toutes les régions.
Traitement à distance – bureau terrestre Morses Line
Ce bureau offre le traitement à distance des voyageurs pour les citoyens et résidents permanents du Canda et des États-Unis de 16h00 à 8h00. Initialement, le traitement à distance était effectué au CTD de Hamilton. Depuis le , le traitement à distance se fait à partir du PDE de Saint-Armand. La technologie en place a été éprouvée avec succès. La région aimerait maintenant offrir le traitement à distance en tout temps pour ce bureau. Cependant, la fermeture du bureau entre minuit et 8h00 est souhaitée dû aux faibles volumes traités pendant cette période précise (moins de cinq véhicules par mois), en plus de permettre l'harmonisation de nos heures de service avec celles de USCBP.
Centre de soutien aux transporteurs aériens (CSTA) pour le contrôle des Autorisations de voyage électroniques (AVE)
Bien qu'ayant toujours le statut de «projet pilote», le CSTA dispose d'un financement partiel (50%) de longue durée. Toutefois, l'entièreté du projet des CSTA de l'aéroport international Pierre-Elliott Trudeau et de l'aéroport Pearson est présentement en révision, son avenir est incertain. Si le CSTA de l'AIPET devait fermer, la région perdra de la flexibilité pour les cas d'adaptation. Toutefois, si l'entièreté du projet est rapatriée à l'AIPET, des pressions significatives en termes de dotation, incluant le financement de nouveaux postes, sont à prévoir.
Voyageurs fiables
La région du Québec possède un centre de traitement des demandes et trois centres d'inscription pour les programmes des voyageurs fiables CANPASS, NEXUS, PPVRE-Q et les chauffeurs participants à EXPRES.
Projet pilote pour les voyageurs en régions éloignées (PPVRE-Q)
Le Projet pilote pour les voyageurs en régions éloignées : Québec (PPVRE-Q) a été lancé le , en remplacement du programme Q19. Le PPVRE-Q est offert aux cinq PDE suivants : Sainte‑Aurélie, Saint-Just-de-Bretenières, Saint-Pamphile, Pohénégamook et Saint-Zacharie. Ce projet permet aux participants autorisés de se présenter à ces PDE et de faire leur déclaration par téléphone pendant les heures de service désignées lorsqu'aucun agent n'est sur place. Le PPVRE-Q a permis d'élargir considérablement l'offre de service en région et, ce, à faibles coûts.
Suite au succès du PPVRE-Q, l'ASFC a pris la décision, à l'automne 2018, de transformer le projet pilote en programme de voyageurs fiables. Suivant cette décision, des changements réglementaires sont en voie de réalisation pour formaliser le programme. De plus, la mise en place de solutions technologiques permettrait d'assurer une meilleure intégrité de la frontière dans les PDE du PPVRE-Q.
Indicateurs/Jalons : Voyageurs
Un bureau terrestre et un aéroport n'occasionnent pas les mêmes dépenses par volume en raison des technologies utilisées, de la clientèle et du coût d'opération des bureaux. Pour ces raisons, la région souhaite demeurer prudente dans le suivi de la performance des PDE et nous avançons que le coût par passager ne peut pas être un indicateur de rendement efficace. Pour la prochaine année, la région va donc utiliser les indicateurs identifiés par la Direction voyageurs. Nous sommes toutefois ouverts à travailler sur l'analyse de ces indicateurs afin de déterminer si, dans le futur, une nouvelle approche serait souhaitée et plus représentative pour bien mesurer la performance.
Pour la prochaine année, la région du Québec va tenter de soutenir adéquatement les indicateurs de performance identifiés par la Direction générale des voyageurs. Voici les indicateurs:
Résultat 1 : Les voyageurs admissibles sont traités de manière efficace
Indicateurs relatives :
- Pourcentage de fois où l'ASFC respecte la norme de service sur le temps d'attente à la frontière terrestre
Cibles : au moins 95% - Pourcentage de voyageurs qui utilisent les bornes d'inspection primaire (BIP) aux aéroports dotés de ce système
Cibles : au moins 95%
Résultat 2 : Les voyageurs et leurs marchandises sont conformes à la législation applicable
Indicateurs relatives :
- Pourcentage des examens de voyageurs qui ont mené à un résultat (mesures d'exécution et de facilitation)
Cibles : au moins 31% - Pourcentage des examens de marchandises des voyageurs qui ont mené à un résultat (mesures d'exécution ou de facilitation)
Cibles : au moins 20%
Résultat 3 : Les programmes pour les voyageurs et les négociants fiables améliorent l'efficacité du traitement des voyageurs et des partenaires commerciaux pré approuvés et à faible risque
Indicateurs relatives :
- Pourcentage de fois où l'ASFC respecte la norme de service NEXUS sur le temps d'attente à la frontière terrestre
Cibles : au moins 95% - Ratio des voyageurs fiables renvoyés à l'examen par rapport aux voyageurs traditionnels
Cibles : au plus 1:5
Commercial
La région du Québec fait partie des 3 régions qui ont la responsabilité d'un centre de tri postal. Deux équipes de chiens détecteurs drogues et armes à feu seront ajoutées prochainement dans le mode postal. Nos opérations commerciales comptent également un centre de remboursement pour les importations occasionnelles, un centre de traitement de conteneurs maritimes, cinq liaisons ferroviaires commerciales qui facilitent l'entrée de marchandises et cinq bureaux dédiés uniquement aux opérations commerciales. Le traitement des expéditions de faible valeur (EFV) (Low Value Shipments (LVS)) est l'une de nos lignes d'affaire commerciale importante. Certains de nos districts ont des ressources dédiées au contrôle des exportations stratégiques.
Notre DOLEC couvre le territoire de l'Atlantique et du Québec. Les onze équipes de la division font la promotion de l'observation des lois et des règlements portant sur le commerce et les échanges commerciaux en effectuant les vérifications de la valeur en douane, du classement tarifaire, du traitement tarifaire et de l'origine des produits, du programme d'exonération des droits, du traitement de demandes de décisions anticipées et de demandes de rajustement des déclarations. Une équipe évalue le risque dans ces différents programmes ainsi que les mesures correctives à émettre. Le SIF est chargé de répondre aux questions de la communauté importatrice et des voyageurs.
Il convient aussi de souligner qu'au Québec, le processus d'importation commercial de véhicule diffère de celui en vigueur dans les autres régions. Afin de satisfaire aux exigences provinciales, l'utilisation du Formulaire 1 est obligatoire, ce qui occasionne des délais d'importation et, parfois, des coûts supplémentaires pour l'importateur.
De plus, la région du Québec, au niveau commercial, présente un programme unique.
Programme intérimaire de déclaration commerciale en régions éloignées (PIDCRE)
L'industrie des produits forestiers est un acteur incontournable dans l'Est-du-Québec, plus précisément dans le Secteur des Appalaches. En raison de leur éloignement des grands centres, les bureaux du District Frontière-Est sont les seuls à offrir le Programme intérimaire de déclaration commerciale en régions éloignées (PIDCRE). Le , le PIDCRE a été officiellement mis en œuvre dans neuf bureaux du district. Ce programme intérimaire fait suite aux nombreux défis que représente la mise en œuvre du manifeste électronique pour cette industrie, dans certains bureaux ou chemins éloignés de la région du Québec où les infrastructures de communication sont inexistantes. Encore aujourd'hui, certaines régions éloignées aux États-Unis où les transporteurs chargent et transportent le bois n'offrent aucun moyen de communication qui permet de fournir les informations requises à l'avance à l'ASFC.
Indicateurs/Jalons : Commercial
Tout comme pour le volet voyageur, la région du Québec a décidé de s'en tenir aux indicateurs identifiés par la Direction générale du secteur commercial et des échanges commerciaux pour la prochaine année. Nous sommes confiants de pouvoir atteindre ces indicateurs.
Résultat 1: Les marchandises commerciales et les moyens de transport admissibles (y compris le recouvrement des recettes) sont traités de manière efficace.
Indicateur relative :
Pourcentage du temps où l'ASFC satisfait à la norme de service concernant les temps d'attente à la frontière dans le mode commercial
Cibles : norme de service de 45 minutes, 90 % du temps, en moyenne
Résultat 2: Les partenaires commerciaux respectent les mesures, les exigences et les lois pertinentes.
Indicateurs relatives :
- Pourcentage d'examens dans le secteur commercial ayant produit un résultat à l'égard d'un négociant
Cibles : 1,5 % tout au plus - Rendement du capital investi (RCI) pour des vérifications ciblées
Cibles : au moins 8 :1 - Pourcentage de vérifications d'observation des échanges commerciaux ciblées et basées sur les recettes qui ont produit un résultat
Cibles : au moins 60 % - Pourcentage des importations potentiellement assujetties à des droits antidumping ou compensateurs vérifiés pour garantir la conformité
Cibles : au moins 80 % de la valeur des droits des marchandises
Résultat 3: Les programmes des négociants dignes de confiance améliorent l'efficacité du traitement des partenaires commerciaux à faible risque pré approuvés.
Indicateur relative :
Rapport entre les négociants ordinaires et leurs marchandises examinées à la frontière et les négociants fiables et leurs marchandises.
Cibles : au moins 2,5 : 1
Renseignement et exécution de la loi
La région du Québec peut compter sur une division de l'exécution de la loi et du renseignement qui possède une expertise importante, elle est en mesure de soutenir les opérations de première ligne en favorisant les mesures d'exécution nécessaires pour maintenir l'intégrité des différents programmes.
Renseignement
La Division du renseignement de la région du Québec regroupe environ 85 employés, agents, analystes, agents de recherche, employés administratifs et gestionnaire, œuvrant sur tout le territoire du Québec. Dans le but d'appuyer les opérations de l'ASFC ainsi que les organisations d'exécution de la loi au Canada et à l'étranger, leur mandat est de recueillir, d'analyser, de collationner et de diffuser des renseignements sur des activités soupçonnées de contrevenir aux lois canadiennes surtout lorsqu'elles constituent des menaces pour la santé et la sécurité des Canadiens et pour l'économie canadienne.
Dans le cadre de leurs fonctions, les agents régionaux de renseignement mènent les enquêtes sur le terrain. Pour leur part, les analystes régionaux produisent des analyses de tendances et de risques. Les agents de recherche, quant à eux, assistent les agents des divers secteurs de l'ASFC dans leur plan de cueillette par l'introduction, l'extraction, la compilation et la communication de renseignements dans les banques de données. Bien que ses opérations couvrent une multitude de domaines qui ont pour objectif premier de servir les opérations de l'ASFC, la Division concentre beaucoup d'efforts dans les domaines du terrorisme, des immigrants illégaux, du blanchiment d'argent, des exportations stratégiques et des stupéfiants dans le seul but d'en assurer une gestion du risque adéquate pour la protection des frontières.
Le grand nombre de demandeurs d'asile qui entre illégalement au Canada entre les points d'entrée continue de mobiliser des ressources notamment pour l'analyse de documents de voyage ou autres d'étranger dont l'identité n'a pas été établie avec certitude.
Enquêtes en matière d'immigration
Les AEL de la section Investigation ont le mandat d'identifier, de retrouver, d'appréhender, de rapporter, de détenir les personnes interdites de territoire, y compris celles associées à des actes criminels, au crime organisé, à des crimes de guerre ou des crimes contre l'humanité. Leur approche se fonde sur l'évaluation du risque et l'équilibre entre la sécurité du public canadien et la facilitation. Les agents travaillent en étroite collaboration avec les partenaires d'exécution de la loi du Canada et de l'étranger ainsi qu'en partenariat avec des représentants et des consulats étrangers. La section Investigation dessert le vaste territoire québécois à partir de ses bureaux de Montréal, Sherbrooke, Québec et Gatineau. L'équipe offre un service de disponibilité 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 aux partenaires internes et externes.
Dans le but de faire face au flux de demandeurs d'asile qui entrent au Canada de façon irrégulière, la région du Québec a mis sur pied un Centre de traitement régional (CTR) et un Centre de traitement urbain (CTU), des structures qui ne sont pas présentes dans toutes les régions.
Détention
La région du Québec a un Centre de Surveillance de l'immigration (CSI) à Laval où sont majoritairement gardés et hébergés les individus détenus par l'ASFC. Le CSI se veut un environnement de détention sécuritaire et adapté aux besoins des migrants. Son mandat est d'héberger, transporter et assurer la sécurité des personnes détenues en vertu de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés (LIPR). Les individus violents et/ou avec des antécédents criminels importants sont dirigés vers le centre de détention provincial de Rivière-des-Prairies (RPD). Le CSI peut héberger jusqu'à 109 détenus.
Audiences
Le mandat de cette section est de maintenir l'intégrité du programme d'immigration et d'assurer la sécurité de la population canadienne en représentant le ministre de la Sécurité publique du Canada ou le ministre de IRCC devant la Section de l'Immigration, la Section d'Appel de l'Immigration, la Section de la protection des réfugiés et la Section d'appel des réfugiés de la Commission de l'immigration et du statut de réfugié. Le travail consiste à représenter les intérêts du ministère en s'assurant de disposer de la meilleure preuve disponible en plus d'être au fait de la jurisprudence récente applicable aux cas à défendre. Les agents d'audience représentent le ministre, entre autres, lors des contrôles de détention, d'enquête pouvant mener à des mesures de renvoi, de perte de résidence permanente, de refus de parrainage et d'interventions concernant les réfugiés. Il est important de noter une particularité régionale, soit que l'équipe du Triage est en charge de l'analyse des demandes d'asile pour tout l'Est du Canada.
Renvois
Les AEL de la section Renvois veillent à ce que les étrangers qui font l'objet d'une mesure de renvoi exécutoire quittent le Canada immédiatement ou que la mesure de renvoi exécutoire soit exécutée dès que possible. Après la levée des obstacles légaux et réglementaires, les renvois sont gérés de façon efficace et équitable. Les agents prennent des dispositions en vue d'escorter les personnes visées par une mesure de renvoi. Pour ce faire, ils travaillent en étroite collaboration avec la section Investigations et les partenaires externes comme IRCC, les autorités consulaires étrangères et les services d'immigration d'autres pays pour assurer le bon déroulement des transits et des services d'escorte notamment. L'arrivée rapide d'un grand nombre de demandeurs d'asile déboutés dans l'inventaire des renvois représente un défi important pour la région du Québec actuellement. La situation instable en Haïti, et l'imposition, à deux reprises au cours des derniers mois, d'un sursis aux renvois ajoutent aux pressions ressenties en rendant impossible des renvois sur lesquels les agents ont déjà investi beaucoup de temps et de travail.
Enquêtes criminelles
Le programme de la Division des enquêtes criminelles appuie les agents de l'ASFC de plusieurs façons. Il permet d'intervenir en cas d'activités illégales, d'effectuer des enquêtes criminelles, d'arrêter les contrevenants, de déposer des accusations et d'aider le Service des poursuites pénales du Canada dans les poursuites criminelles. Il permet de recueillir des preuves, de porter des accusations, d'imposer des cotisations au civil et de communiquer les conséquences de la non-conformité après la mainlevée, dans le cadre des activités d'exécution de la loi et d'observation. Il permet d'aider d'autres organismes d'exécution de la loi en leur offrant expertise et aide. Les ASF sont la première ligne de défense de l'Agence tandis que les enquêteurs sont le dernier maillon de la chaîne d'exécution de la loi.
En raison du territoire à couvrir au Québec, les frais de déplacement des enquêteurs criminels sont importants. Ces derniers doivent transiger avec différentes Cours criminelles selon le lieu géographique où les infractions ont été commises. Les enquêtes criminelles entretiennent un solide partenariat avec la SQ et collabore de façon étroite dans de nombreux dossiers d'envergure.
Indicateurs/Jalons : Exécution de la loi
Pour la prochaine année, la région du Québec va tenter de soutenir adéquatement les indicateurs de performance identifiés par la Direction générale du renseignement et de l'exécution de la loi.
Résultat 1 : Les activités de renseignement, d'évaluation des menaces et des risques de l'ASFC appuient les programmes de l'ASFC pour l'identification et l'interception des personnes, des marchandises et des moyens de transport à risque élevé qui représentent une menace pour la sécurité des Canadiens
Indicateurs relatives :
- Pourcentage de menaces identifiées qui mènent à une mesure d'application de la loi ou à une recommandation d'interdiction de territoire
Cibles : au moins 18,0% - Ratio entre la valeur des saisies axées sur le renseignement par rapport à la valeur de celles axées sur la non-ingérence
Cibles : au moins 20:1
Résultat 2 : Les enquêtes en matière d'immigration identifient les personnes interdites de territoire au Canada
Indicateur relative :
Pourcentage des enquêtes en matière d'immigration ayant permis de conclure qu'une personne est interdite de territoire au Canada
Cibles : au moins 55%
Résultat 3 : Les décisions de détention de l'ASFC sont fondées sur le risque et la détention est utilisée comme une mesure de dernier recours
Indicateur relative :
Pourcentage de personnes assujetties à la détention aux fins d'immigration inscrites à des programmes alternatifs à la détention
Cibles : au moins 10%
Résultat 4 : Les recommandations d'admissibilité et les appels de l'ASFC sont maintenus à la Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada
Indicateurs relatives :
- Pourcentage de renvois pour interdiction de territoire et d'appels interjetés devant la Commission de l'immigration et du statut de réfugié qui donnent lieu à une interdiction de territoire ou à une inadmissibilité
Cibles : au moins 70% - Pourcentage des interventions ministérielles (à la Section de la protection des réfugiés et à la Section d'appel des réfugiés) et des appels qui donnent lieu à un refus de la détermination du statut de réfugié
Cibles : au moins 70%
Résultat 5 : Les personnes inadmissibles visées par un renvoi quittent le Canada (c'est-à-dire avec ou sans escorte)
Indicateurs relatives :
- Nombre de personnes visées par une mesure de renvoi qui se conforment volontairement à la mesure d'interdiction de séjour
Cibles : au plus 1,000 - Pourcentage de ressortissants étrangers hautement prioritaires renvoyés (c'est-à-dire pour des motifs d'interdiction de territoire graves tels que la criminalité, les crimes de guerre, la sécurité)
Cibles : au plus 80% - Nombre médian de jours pour exécuter une mesure de renvoi du Canada
Cibles : au plus 360 jours
Résultat 6 : Les personnes et les entreprises qui sont renvoyées au procureur de la Couronne pour poursuite sont reconnues coupables
Indicateur relative :
Pourcentage de poursuites ayant abouti à une condamnation
Cibles : au moins 80%
Renseignements financiers
Secteur commercial et échanges commerciaux
| Programme | Total Salaire | Total F et E | Total |
|---|---|---|---|
| 1.5 Facilitation et conformité des opérations commerciales et des échanges commerciaux | 40 758 728 | 1 389 766 | 42 148 494 |
| Sous-total | 40 758 728 | 1 389 766 | 42 148 494 |
Exécution de la loi et du renseignement
| Programme | Total Salaire | Total F et E | Total |
|---|---|---|---|
| 1.2 Collecte et analyse du renseignement | 5 277 141 | 240 554 | 5 517 695 |
| 2.1 Enquêtes en matière d'immigration | 9 272 401 | 593 993 | 9 866 394 |
| 2.2 Détentions | 1 268 115 | 14 683 915 | 15 952 030 |
| 2.3 Audiences | 7 454 886 | 223 888 | 7 678 774 |
| 2.4 Renvois | 4 121 455 | 1 971 187 | 6 092 642 |
| 2.5 Enquêtes criminelles | 5 687 370 | 260 685 | 5 948 055 |
| Sous-total | 33 081 368 | 17 974 222 | 51 055 590 |
Voyageurs
| Programme | Total salaire | Total F et E | Total |
|---|---|---|---|
| 1.4 Facilitation de la circulation et conformité des voyageurs | 79 537 722 | 2 780 681 | 82 318 403 |
| 1.7 Voyageur Fiable | 2 157 816 | 95 566 | 2 253 382 |
| Sous-total | 81 695 538 | 2 876 247 | 84 571 785 |
Services internes
| Programme | Total Salaire | Total F et E | Total |
|---|---|---|---|
| 3.1 Gestion et surveillance | 1 228 835 | 182 189 | 1 411 024 |
| 3.10 Gestion des acquisitions | 165 113 | 2 838 | 167 951 |
| 3.5 Gestion financière | 958 780 | 12 015 | 970 795 |
| 3.6 Gestion de l'information | 289 441 | 0 | 289 441 |
| 3.7 Technologie de l'information | 65 460 | 573 | 66 033 |
| 3.9 Gestion du matériel | 544 708 | 520 079 | 1 064 787 |
| Sous-total | 3 252 337 | 717 694 | 3 970 031 |
Renseignements financiers de la direction générale : Totals
| Total (excluant phase 1 de la nationalisation des SI) | |
|---|---|
| Total Salaire | 158 787 971 |
| Total F et E | 22 957 929 |
| Totals | 181 745 900 |
Tableau sommaire des risques de la direction générale
Au-delà des risques déjà identifiés dans les plans d'affaires intégrés des trois Directions générales fonctionnelles (Voyageurs, Commercial, Exécution de la loi) auxquels la région du Québec adhèrent, nous tenons maintenant à vous présenter les risques régionaux principaux que nous avons identifiés et qui viennent influencer négativement notre capacité à bien livrer notre mandat et à répondre aux normes de services souhaités.
Risques organisationnels
Risque 1: Dotation :
Incapacité de recruter les ressources humaines nécessaires pour assurer les opérations de la région
Exposition au risque : Élevé
Principales activités d'atténuation :
La région du Québec se doit de combler ses postes vacants afin de stabiliser sa structure opérationnelle, réduire la pression sur les employés en poste et diminuer le recours au temps supplémentaire.
- Poursuivre la collaboration en vue d'améliorer la stratégie de formation et d'attribution des recrues (Le nombre de recrues sortant actuellement du campus de Rigaud n'arrive pas à combler tous les besoins de ressourcement au niveau FB)
- Envisager du recrutement à l'externe (dans les Cégeps et Universités) pour certains postes à la DELR (conseillers et agents d'audience), à la DOLEC (agents aux opérations liées aux échanges commerciaux) et aux Programmes (agents de programme).
- Favoriser des modalités de travail plus flexibles pour concurrencer les autres organisations et attirer les ressources
Risque 2: Instabilité des systèmes de TI :
Réduit la capacité opérationnelle de la région
Exposition au risque : Moyen
Principales activités d'atténuation :
Les pannes des différents systèmes informatiques, qui sont hors de notre contrôle et auxquelles la région est régulièrement confrontée, ont une incidence notable sur notre capacité à livrer les opérations dans les délais souhaités. Voici deux exemples précis :
Bornes PIK
Le risque inhérent à cette instabilité est de subir des pannes durant les périodes de grand achalandage qui contribueront à réduire l'efficacité du traitement primaire des voyageurs et à augmenter significativement les temps d'attente et l'insatisfaction des voyageurs, tout en mettant une pression indue sur les agents.
- Au niveau national, tout mettre en œuvre pour offrir une plateforme stable et assurer un déroulement sans encombre des opérations.
- Au niveau local, appliquer les plans de contingence en place, en particulier aux aéroports, dans les situations requérant des mesures urgentes (périodes de grand achalandage).
[caviardé]
[caviardé]
- Contribuer à la recherche de solutions avec l'administration centrale
De plus, les mises à jour planifiées causent parfois des retards importants dans le traitement des voyageurs [caviardé].
[caviardé]
Risque 3: Flotte automobile :
Désuétude de la flotte automobile
Exposition au risque : Moyen
Principales activités d'atténuation :
Depuis plusieurs années, la région du Québec n'est pas en mesure d'obtenir le remplacement des véhicules de sa flotte automobile en temps opportun et selon leur cycle de vie. Par ailleurs, le nombre actuel de véhicules de la flotte automobile régionale ne répond plus aux besoins opérationnels des districts et divisions. Plusieurs enjeux sont donc associés à cette problématique.
Risques opérationnels :
- Le nombre de véhicules équipés pour assurer le transport de détenus est insuffisant et peut causer des difficultés à assurer ces transports en temps opportun.
- Des équipes de chiens détecteurs seront ajoutées à nos opérations sous peu (Guns & Gangs et Fièvre porcine), mais il reste incertain de recevoir les véhicules requis dans les bons délais.
- Le nombre de véhicules est inadéquat pour soutenir les déplacements des employés appelés en renfort à d'autres points d'entrée ou devant se rendre pour effectuer du dédouanement à un autre lieu désigné (exemple : aéroport de St-Hubert).
Risques pour la sécurité :
- Plusieurs véhicules ont dépassé leur cycle de vie et sont dans un état de désuétude qui met en danger les utilisateurs. Il devient difficile de prévenir les bris et accidents dû au vieillissement des pièces mécaniques.
- Plusieurs véhicules ne sont pas équipés adéquatement et de couleur appropriée pour les opérations de surveillance des équipes de l'exécution de la loi, mettant ainsi les employés à risque.
Risques financiers :
- Ne pas respecter les cycles de vie des véhicules augmente les dépenses en entretien et réparation
- Le nombre insuffisant de véhicules oblige la région à autoriser l'utilisation de véhicules personnels pour des déplacements liés au travail, augmentant ainsi les dépenses de voyage.
Il est donc primordial que la région poursuive ses efforts et ses pressions auprès de l'administration centrale pour :
- Réitérer l'importance d'obtenir un financement adéquat pour assurer un nombre suffisant de véhicules dans les flottes automobiles régionales
- Faciliter le processus d'acquisition et s'assurer d'obtenir les bons véhicules et l'équipement requis, selon l'utilisation des véhicules
- Faire valoir l'importance de respecter les cycles de remplacement pour que les véhicules soient sécuritaires, fiables et qu'ils répondent aux normes.
Risque #: CCTV :
Désuétude des systèmes de caméras
Exposition au risque : Moyen
Principales activités d'atténuation :
À maintes reprises au cours des dernières années, la région du Québec a fait valoir l'importance d'avoir des systèmes de caméras fonctionnels dans les divers PDE.
- Ne pas remplacer les composantes des systèmes de caméra ainsi que les caméras lorsqu'elles ont atteint leur fin de vie ou lorsqu'elles sont brisées compromet notre capacité à répondre aux besoins opérationnels et à assurer la sécurité de nos lieux de travail.
- Dans certains bureaux, nous ne sommes même plus en mesure de consulter les images de certaines parties des installations, cela nous met à risque comme organisation en terme de sécurité.
Les enjeux au niveau des systèmes de caméras sont donc très préoccupants compte tenu de notre incapacité, non seulement à financer les travaux, mais également à faire réaliser ceux pour lesquels nous avons obtenu un financement.
La région doit continuer à faire valoir à l'administration centrale :
- L'importance d'avoir un fonctionnel qui prend en charge la gestion des CCTV.
- La nécessité d'obtenir le financement adéquat pour assurer que les PDE ont l'équipement de caméras adéquat et en bonne condition.
- Revoir le processus de contrat pour assurer que les compagnies ciblées soient en mesure de fournir le service requis.
Risques opérationnels
Risque 1: Audiences :
Difficulté à diminuer le nombre de dossiers en arriérage et à traiter les dossiers en temps opportun
Exposition au risque : Élevé
Principales activités d'atténuation :
Il est important de préciser que la CISR a augmenté sa capacité en embauchant de nouveaux commissaires et en traitant des dossiers en accéléré. Cela crée une forte pression sur l'ASFC qui n'est pas en mesure d'augmenter ses ressources en conséquence. Le BVG a aussi soulevé lors de son audit sur les demandeurs d'asile que les processus devraient être revus pour diminuer les délais jugés déraisonnables.
Il est essentiel que la région favorise:
- Recrutement (à l'interne et à l'externe) de ressources humaines pour augmenter nos capacités
- Rationalisation du nombre d'interventions ministérielles
- Rationalisation du processus de triage (en développement)
Risque 2: Demandeurs d'asile :
Les hausses importantes de volumes de demandeurs d'asile réguliers et irréguliers, qui sont difficiles à prévoir, peuvent limiter notre capacité à répondre aux temps de traitement souhaité
Exposition au risque : Moyen
Principales activités d'atténuation :
Demandeurs d'asiles irréguliers :
Bien que le processus de traitement et les infrastructures sont déjà en place dans la région pour traiter ce type de demandes (CTR et CTU), une augmentation importante des volumes pourraient entrainer des pressions opérationnelles. Afin de limiter cet impact, il faut s'assurer de :
- Maintenir les plans de contingence à jour
- Maintenir le Surge Capacity pour assurer le nombre adéquat de ressources FB disponibles
- Poursuivre la normalisation des opérations du CTR et CTU sous la même gouvernance pour favoriser les mesures d'efficience
- Continuer à donner des séances de formation aux ASF afin d'augmenter l'expertise en immigration et la capacité de traiter ce type de dossiers
- Maintenir les relations avec les partenaires (GRC, IRCC, Province du Québec, etc…)
Demandeurs d'asile mexicains :
La levée du visa mexicain a fait augmenter de façon notable, le nombre de voyageurs en provenance du Mexique demandant le statut de demandeurs d'asile à leur arrivée à l'AIPET. Cela a pour effet d'affecter la capacité de l'aéroport à traiter ces demandes.
- Assurer un nombre adéquat de ressources en mesure de traiter ces demandes
- Collaborer avec le CTU et solliciter leur aide pour augmenter la capacité de traitement de cas ajournés
- Travailler sur des solutions pour limiter les problématiques de transport vers un centre de traitement ou d'hébergement
- Prévoir une capacité d'offrir les soins de base (nourriture) pour les personnes en attente de traitement et les soins de bases.
Risque 3: Programme de détention :
Difficulté à assurer l'intégrité du nouveau cadre de détention national
Exposition au risque : Moyen
Principales activités d'atténuation :
Bien que la région du Québec soit totalement engagée à respecter le nouveau cadre national de détention, mis en place depuis un peu plus d'un an, nos opérations ne sont pas encore parvenues à intégrer toutes les exigences liées à ce cadre, de façon optimale. Afin d'améliorer nos façons de faire et limiter le risque liée à l'intégrité du programme de détention, nous allons poursuivre les efforts suivants:
- Maintenir notre stratégie régionale de révision des dossiers de détention qui permet d'améliorer la qualité des dossiers de détention
- Valoriser le projet de reconnaissance vocale comme solution alternative à la détention
- Organiser des blitz, auprès d'individus déjà soumis à des conditions afin de leur proposer l'inscription au programme de communication par reconnaissance vocale.
- Favoriser des communications plus régulières auprès des agents des PDE et les Agents de liaison avec la communauté (CLO) afin de sensibiliser les agents aux solutions de rechange disponibles et d'identifier ces agents de liaison comme ressource lors de questions sur les SRD.
- Poursuivre nos efforts pour limiter l'hébergement de mineurs, malgré le nombre élevé de demandeurs d'asile irréguliers qui se présentent sans documentation pour prouver leur identité et leurs liens familiaux.
- Assurer une meilleure entrée de données dans les systèmes
- Développer des formations et du coaching pour faciliter la mise en place des changements
Risque 4: Renvois :
Difficulté à maintenir le rythme attendu
Exposition au risque : Moyen
Principales activités d'atténuation :
Les individus se trouvant au Canada (y compris des demandeurs d'asile) qui sont jugés interdits de territoire, bénéficient de longs délais avant leur renvoi ce qui nuit à l'intégrité du système d'immigration. Selon la LIPR, les mesures de renvoi doivent être exécutées le plus tôt possible.
Toutefois, en considérant la composition de l'inventaire, la région éprouve des difficultés à maintenir un rythme suffisant pour réduire cet inventaire de façon satisfaisante.
Afin de nous aider, voici ce que nous favoriserons:
- Établir un processus de contrôle qualité afin de soutenir la prise de décision éclairée en temps opportun.
- Participer à la communauté d'intégrité des données du processus de renvois.
- Améliorer le suivi de l'inventaire et l'intégrité des données.
- Mettre en place un modèle de gestion pour l'inventaire des renvois.
- Renforcer le contrôle de la qualité et la surveillance du processus.
- Assurer une priorisation efficace des dossiers de renvoi.
Risque 5: Fièvre porcine africaine :
Assurer notre capacité à prévenir la menace
Exposition au risque : Faible à moyen
Principales activités d'atténuation :
Le risque d'introduction au Canada de la fièvre porcine africaine est très élevé et la région du Québec ne peut ignorer l'importance de contrer cette menace.
Au cours des prochains moins, des efforts soutenus seront faits pour :
- Poursuivre la sensibilisation auprès des ASF
- Émettre des SAPAA (Sanction administrative pécuniaire en matière d'agroalimentaire et d'agriculture) lorsque requis
- Sensibiliser les voyageurs par des affiches et écrans dans les zones de départ et d'arrivée de l'AIPET
- Initier des cibles commerciales émises dans le SSMAEC pour s'assurer de la vérification des produits de porc
- Participer au projet d'échantillonnage de l'ACIA qui recueillera des produits de porc à l'AIPET
- Accueillir une équipe supplémentaire de chien détecteur
Risque 6: Examen secondaire au niveau commercial :
Capacité limitée à réaliser des examens commerciaux dans les petits bureaux frontaliers
Exposition au risque : Faible
Au sein de la région du Québec, des bureaux sont désignés uniquement pour des opérations commerciales. Ces bureaux sont dotés d'une capacité opérationnelle qui permet d'effectuer des examens secondaires lorsque requis.
[caviardé]
Dans le but de maximiser sa capacité opérationnelle et sa gestion du risque, la région du Québec considère donc qu'il faut s'attarder à :
- Évaluer le profil de risque de ces bureaux en fonction des volumes et types d'activités commerciales
- Revoir les désignations de services de ces bureaux
- Considérer la nécessité de limiter les activités commerciales de ces bureaux aux clients enregistrés comme Négociants fiables (Trusted Traders)
- Prévoir une capacité opérationnelle pour des examens secondaires commerciaux lors des plans de remplacement de ces bureaux
Risque 7: Substances hautement toxiques :
Mise en place des AEDS
Exposition au risque : Faible
Principales activités d'atténuation :
La possibilité que nos opérations soient confrontées à nouveau à une contamination importante liée à une substance hautement toxique est réelle. Les PDE ne sont pas encore tous équipés adéquatement pour faire face à cette menace. Il faut donc poursuivre les efforts visant :
- Mise à jour des procédures normales d'exploitation (PNE) pour inclure tous les modes;
- Poursuivre l'aménagement d'une aire d'examen désignée sécuritaire (AEDS) dans les bureaux suivants :
- Service maritime et ferroviaire de Montréal (Tellier)
- St-Bernard-De-Lacolle Rte 15 : Commercial
- Saint-Armand
- Stanstead Rte 55
- AIPET : Voyageurs (à venir d'ici 2020-2021)
- St-Bernard-De-Lacolle Rte 15 : Voyageurs (à venir en 2020-2021)
- AIJL (à venir en 2020-2021)
- L'aménagement d'une aire d'échantillonnage et d'analyse désignée sécuritaire (AEADS) prévue dans le district st-Laurent soulèvent plusieurs enjeux.
- Nécessité de poursuivre les échanges à ce sujet
Activités d'amélioration
Plusieurs activités d'amélioration ont été identifiées par les Directions générales (Voyageur, Commercial et Exécution de la loi), pour lesquelles la région du Québec sera engagée, sans contredit, à les soutenir et à participer à leur réalisation. Par contre, nous avons cru bon de définir des activités d'amélioration qui sont propres à notre région et qui vont, nous l'espérons, nous aider à mieux répondre aux risques identifiés ci-haut et à certaines pressions opérationnelles qui sont présentes au quotidien.
Révision de la structure de gouvernance de la région du Québec
Pour s'harmoniser avec la nouvelle gestion fonctionnelle, mise en place depuis et pour favoriser une meilleure gestion des risques régionaux identifiés, la région du Québec souhaite réviser sa structure de sa gouvernance. Les objectifs principaux sont de favoriser :
- L'alignement fonctionnel des opérations de la région avec les trois grands axes de la nouvelle structure nationale et l'équilibrage des charges de travail entre les trois Vice-présidents;
- Soutenir plus adéquatement la normalisation des opérations liées aux demandeurs d'asile arrivés irrégulièrement en les intégrant sous une seule gouverne et consolider les opérations liées au renvoi en positionnant stratégiquement ces deux priorités au cœur des activités de l'exécution de la loi.
- Rééquilibrer le nombre de postes EX-01 et EX-02 dans la région afin d'améliorer les possibilités de perfectionnement et de progression de carrière.
Les prochaines étapes sont donc de:
- Faire approuver la nouvelle structure proposée
- Assurer la mise en place de la nouvelle structure au sein de la région
Solutions de rechange à la détention – Utilisation de la reconnaissance vocale
Tel que souhaité par le nouveau cadre national de détention, la région du Québec cherche à :
- Améliorer le contrôle des individus mis en liberté dans la collectivité tout en protégeant l'intégrité du système d'immigration.
- Permettre aux agents de gérer plus efficacement leur clientèle tout en maintenant un équilibre en matière d'exécution de la loi et le profil de risque du client.
- Poursuivre l'objectif d'atteindre un taux de 10% des individus en voie de détention qui sont orientés et engagés dans une solution de rechange à la détention.
Pour y arriver, la région favorise donc la mise en place d'un système de reconnaissance vocale (SCRV) comme mesure alternative à la détention :
- Le SCRV fait partie intégrante des solutions de rechange à la détention et peut être utilisé de concert avec d'autres conditions.
- Le SCRV permet aux clients de signaler leur présence à l'ASFC par téléphone en appelant le système automatisé. Le SCRV permet la géolocalisation.
Les risques négatifs pouvant être rencontrés sont :
- Fiabilité du système de reconnaissance vocale et de géolocalisation
- Accès limité à un seul bureau intérieur pour une cabine d'isolement pour faire l'enregistrement SCRV. Ce qui restreint l'accès à cette solution pour les bureaux en région et les clients qui demeurent à l'extérieur de la région de Montréal.
Tandis que les risques positifs sont :
- Solution de rechange ayant pour but de diminuer les risques posés par un individu dans le cadre du maintien de l'intégrité du système d'immigration.
- Libère des ressources vu la baisse des contrôles au comptoir.
- La CISR a donné son approbation officielle pour transférer des conditions de se présenter au comptoir à se rapporter par téléphone avec le SCRV.
Les prochaines étapes sont :
- Mise en place de procédures opérationnelles.
- L'envoi de lettres afin d'informer les clients qu'ils pourraient être admissibles à se rapporter par téléphone au lieu de se présenter en personne au bureau de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC).
- Blitz d'inscription printemps 2019.
Mise en place d'un comité régional de révision des dossiers de détention
La région du Québec tient à respecter les exigences liées au nouveau cadre national de détention et améliorer la qualité de ses dossiers de détention.
- Depuis , dans le cadre de la directive sur le contrôle et la gouvernance des détentions de l'immigration, une révision mensuelle de la conformité aux exigences du dossier de détention est demandée.
- L'attente est que tous les dossiers soient conformes aux politiques et procédures de détention en vigueurs et que toutes les informations, y compris les décisions, soient clairement articulées et correctement enregistrées dans le SNGC et le SMGC lorsque requis. La vérification physique pour chacun des dossiers doit être effectuée et les correctifs apportés au dossier lorsque nécessaire et possible.
Afin de bien coordonner l'implantation de cette vérification mensuelle, nous avons mis en place un comité de révision régional des dossiers de détention qui réunit des représentants des bureaux intérieurs de la DELR et des points d'entrées.
- Des appels conférences ont lieu à tous les mois afin d'exprimer les attentes quant aux rôles et responsabilités de chacun dans ces vérifications et en vue d'apporter les ajustements nécessaires pour améliorer la conformité d'un mois à l'autre.
- Une coordination et une supervision hebdomadaire est exécuté par un agent de programme vérifiant ainsi la progression des inscriptions des dossiers de détention.
- Coordination et contact régulier avec la Division Detention OPPS à l'AC.
- Mise en place d'une Liste de vérification d'un dossier de détention et unguide sur les formulaires à compléter pour aider les agents/superviseurs.
La révision des dossiers de détention nous permet d'identifier certains risques négatifs pour bien réaliser le mandat souhaité :
- Les volumes importants des dossiers de détention demandent une grande mobilisation de ressources et de temps pour exécuter ces vérifications
- L'extraction des statistiques n'est pas toujours fiable : les statistiques représentent ce que les systèmes SMGC et SNGC contiennent, en fonction des entrées de données effectuées par les agents. Il existe des incohérences entre les entrées de données SNGC et SMGC et la réalité législative d'un même cas, ce qui crée de la distorsion lors de l'extraction et l'analyse des données extraites via Cognos. Dans la région du Québec , les PDE n'ont pas accès au SNGC, les entrées de données se font par les agents du CSI. L'obtention de l'information est parfois problématique
Par contre, ce groupe de travail nous a aussi permis d'identifier les risques positifs suivants :
- Redressement de la qualité du contenu des dossiers de détention.
- Mise en lumière de problématiques pour lesquels nous développons des solutions.
- Permet de mettre en relation les différents secteurs impliqués afin qu'ils coordonnent leurs activités pour les rendre plus efficaces et efficientes.
- Proposition de projet pilote afin de remédier à des problématiques importantes dans le SMGC comme par exemple la signature électronique.
- Trouver des solutions permanentes afin d'améliorer et de faciliter le processus de détention (Bulk upload, demande d'ajouts de formulaires générés par le SMGC).
Les prochaines étapes sont donc de :
- Poursuivre nos efforts pour améliorer nos façons de faire. Par exemple, un changement important sera apporté pour l'inscription des données de détention au SNGC. Sous peu, une équipe de l'ESOSI fera les inscriptions de données pour l'ensemble des dossiers de détention.
- Continuer la formation et les rappels auprès des agents.
Stratégie régionale pour l'amélioration du processus de renvoi
Le Canada a connu une très forte hausse de demandes d'asile depuis l'automne 2016. Ces volumes très élevés ont induit une forte pression sur les opérations de la région du Québec et plus particulièrement sur le nombre d'individus prêt pour le renvoi. Les données disponibles dans les différents systèmes (ex. SMGC, SNGC, Cognos) ainsi que l'inventaire des cas de renvoi n'étaient pas à jour. Conséquemment, les différents paliers décisionnels n'étaient pas en mesure d'appuyer leurs décisions sur des informations et statistiques fiables en temps opportun.
La région a donc senti l'importance de mettre sur pied une stratégie régionale pour l'amélioration du processus de renvoi dont le but est de :
- Déterminer dans quelle mesure la structure et les pratiques actuelles favorisent la réalisation des objectifs poursuivis par le programme des renvois.
- Créer un groupe de travail afin de cibler, endiguer et corriger la problématique.
- Améliorer la structure et le cadre opérationnel actuellement en place afin de rendre les données fiables pour la gestion des cas et la prise de décision.
- Recommander des pistes de solution afin d'atténuer les risques.
Sans action concrète, les risques négatifs suivants demeureront :
- La confiance du public à l'endroit du système d'immigration sera érodée en raison de son incapacité à empêcher l'entrée ou le renvoi des personnes interdites de territoire.
- La confiance à l'égard de la crédibilité et de la fiabilité du gouvernement et de ses institutions pourrait être mise en cause si le Canada est perçu comme abritant des criminels, des personnes ayant violé les droits de la personne et des terroristes.
- Un grand nombre de personnes jugées interdites de territoire qui demeurent au Canada sans avoir de statut légal seront embauchées de façon illégale et auront accès à des programmes et à des services gouvernementaux.
Les risques positifs de la mise en place d'une telle stratégie sont :
- Améliorer notre capacité à traiter plus de volumes.
- Renforcer le processus à la frontière. Procéder au renvoi des demandeurs déboutés dès que possible (rapidement).
- Prioriser les cas de renvoi portant sur des questions liées à la sécurité nationale, à la criminalité organisée, aux crimes contre l'humanité et à la criminalité
Les étapes qui devraient être atteintes en 2019 à 2020 sont les suivantes :
- Mise en place d'un modèle de gestion pour l'inventaire des renvois
- Renforcer le contrôle de la qualité et la surveillance du processus
- Assurer une priorisation efficace des dossiers de renvoi
- Augmenter le nombre global de renvois
- Allouer des ressources au sein d'une structure opérationnelle efficiente
- Fournir à la direction la capacité de mobiliser les ressources et assurer leur imputabilité
- Mettre à jour les produits de formation et outils de travail
- Participer à la communauté d'intégrité des données du processus de renvois
- Protéger contre les risques potentiels pouvant survenir si des personnes faisant l'objet d'une mesure de renvoi demeuraient au Canada
- Identifier les cas qui n'ont pas été traités et localiser les personnes
Normalisation des opérations liées aux demandeurs d'asile irréguliers
La région du Québec fait face à une hausse importante des volumes de demandeurs d'asile irréguliers depuis plus de deux ans et aucune baisse des volumes n'est anticipée au cours de la prochaine année. Pour maximiser sa capacité de traitement, le processus de traitement des demandeurs d'asile avait été revu en deux phases, obligeant ainsi la région à mettre sur pied, un centre de traitement régional au PDE de Saint-Bernard de Lacolle (CTR) et un centre de traitement urbain (CTU) au sein de la DELR. Depuis , les activités liées aux demandeurs d'asile irréguliers ont été désignées comme étant sous la responsabilité de la Direction générale de l'Exécution de la loi.
La région du Québec tente donc présentement de normaliser ses opérations liées aux demandeurs d'asile irréguliers sous la même gouvernance et ce, tout en poursuivant les efforts pour trouver de nouvelles mesures d'efficience dans le processus de traitement.
Les risques négatifs qui seront toujours présents sont :
- Les volumes de demandeurs d'asile difficile à prévoir
- Le manque de ressources (ASF) au sein de la région
- Le manque d'ASF possédant l'expertise requise en immigration
Toutefois, les risques positifs quant à la mise en place de cette nouvelle structure sont :
- Meilleur partage des ressources et de l'expertise
- Processus de décision sous une même gouvernance
- Renforcer les processus frontaliers et accélérer le traitement des demandes
Les prochaines étapes sont donc de :
- Finaliser la mise en place d'une seule gouvernance pour le CTR et CTU
- Révision du processus pour maximiser les gains d'efficience
- Poursuivre les formations au niveau de l'immigration
Projet de travail à domicile ponctuel
Présentement, la région du Québec peine à recruter les employés nécessaires pour assurer ses opérations régulières. Le nombre de recrues provenant du Campus de Rigaud ne parvient pas à combler tous les postes d'ASF, ce qui rend le ressourcement au sein de certaines directions comme la DOLEC ou la DSCP plus difficile. Par ailleurs, la pénurie de main d'œuvre auquel fait face la province rend plus ardu l'embauche d'employés pour des postes au sein de nos services internes. L'attrait pour la fonction publique n'est plus aussi marqué qu'auparavant.
- Le marché du travail change rapidement
- Il est difficile de retenir la main-d'œuvre
- Les employés veulent des modalités d'emploi qui favorisent la conciliation travail-famille
- Le télétravail fait de plus en plus partie de la culture de multiples entreprises et de nombreux ministères fédéraux et provinciaux
La région du Québec a donc décidé de mettre en place un projet pilote de travail à domicile ponctuel dont l'objectif sera de :
- Permettre aux employés de la DSCP et de la DOLEC de travailler à partir de leur domicile 1 fois par semaine
Les risques négatifs qui pourraient résulter de ce projet pilote sont :
- Abus de la part de certains employés
- Diminution du rendement
Par contre, nous estimons que les risques positifs seront :
- Amélioration du mieux-être des employés
- Augmentation du rendement chez certains employés
- Rétention de nos employés
La prochaine étape sera donc d'évaluer le déroulement du projet pilote pour déterminer la possibilité de poursuivre le projet et même, d'augmenter le nombre de journées de travail à domicile pouvant être alloué.
Commerce électronique : Projet pilote au Postal
L'augmentation de l'utilisation du commerce électronique au cours des dernières années est venu augmenter les volumes de colis entrant au postal et à la messagerie. L'ASFC doit maintenant s'assurer d'être en mesure de percevoir les droits et taxes liées à ce type d'importation et ce, afin de maintenir l'équilibre et l'équité au sein de l'économie canadienne. La région souhaite aussi démontrer que la modernisation des opérations postales est la clé optimale afin de pouvoir remplir la pleine étendue du mandat de l'ASFC.
- Depuis 2014, Revenu Québec soumet des demandes à l'AC concernant la collecte des taxes provinciales. En 2017, Revenu Québec a mis beaucoup de pression sur la région pour que nous augmentions la collecte des taxes sur les colis arrivant à l'ETC Léo-Blanchette.
La région a donc accepté de mettre en place un projet pilote à l'ETC Léo Blanchette en partenariat avec Revenu Québec. En vigueur d' à ;
- Seulement les colis ayant une valeur entre 20 $CAD à 100 $CAD sont référés pour ce pilote;
- Des commis de Revenu Québec, un manutentionnaire et un surintendant ont été attribués à ce projet;
- Un rapport contenant les statistiques est envoyé tous les mois à Revenu Québec et à la DGR.
Ce projet pilote a soulevé les risques négatifs suivants :
- Le projet complexifie de façon importante le processus du tri primaire pour les ASF, ce qui diminue la fluidité du traitement des colis
- Les commis de Revenu Québec ont accès aux avis de guets lorsqu'ils balaient électroniquement le code à barres des colis dont les adresses ou les noms sont visés, ce qui pose un risque à la sécurité des renseignements protégés
- Il n'y a aucun contrôle sur la qualité et la précision des entrées qui assurent que la perception des taxes;
- Aucun ASF n'est attribué au pilote pour faire un examen sur la validité de la déclaration de l'exportateur; seule la référence du primaire est tenue en compte;
- Les frais de manutention de 9.95 $CAD de Postes Canada sont exigés pour chaque E14 qui est apposé sur l'envoi et ce, même si la collecte de taxes est minime (par exemple 2 $CAD);
- Les volumes ciblés sont beaucoup plus bas que prévus.
Toutefois, les risques positifs suivants ont été identifiées par ce projet pilote :
- Permet de voir que malgré le fait que nous ne percevons pas les taxes sur tous les colis, il n'y a pas nécessairement d'impact significatif;
- Renforce les partenariats entre Postes Canada, l'ASFC et Revenu Québec;
La prochaine étape sera d'évaluer si le projet pilote doit être poursuivi au-delà de la période visée.
Projet portail de sécurité au [caviardé]
Au cours des dernières années, la région a identifié un enjeu de sécurité pour le personnel de la DELR travaillant au bureau intérieur de Montréal.
- Depuis 2016, il y a eu 4 incidents majeurs de sécurité qui ont perturbé le cours normal des opérations et ont soulevé de nombreuses préoccupations quant à la santé et sécurité du personnel.
La région a donc décidé d'instaurer des mesures de sécurité telle que la mise en place d'un portail de sécurité pour effectuer un contrôle des personnes qui accèdent aux locaux relevant de la Division de l'exécution de la loi et du Renseignement (DELR) au [caviardé] à Montréal.
- Les mesures de contrôle de sécurité sont élaborées exclusivement aux fins de détection d'articles interdits et non pour des perquisitions et saisies relatives à une arrestation ou à une enquête criminelle.
- De permettre aux commissionnaires de l'utilisation de détecteurs de métal sur les personnes nécessitant l'accès au [caviardé] et de vérifier les sacs, valises pour des articles interdits.
Pour assurer le bon déroulement de ce projet, il faudra:
- S'assurer que tous les joueurs clés sont en accord et comprennent leurs rôles et responsabilités;
- S'assurer de bien identifier les personnes exemptées de la fouille;
- S'assurer que les commissionnaires ont suivi les formations pour mettre en œuvre les techniques de contrôle de sécurité autorisées par l'ASFC.
Ce projet aura pour effet positif :
- D'assurer la santé et sécurité de tous les employés et visiteurs dans l'espace des bureaux;
Les prochaines étapes sont donc :
- De finaliser les procédures normales d'exploitation
- De mettre en œuvre le projet au cours de 2019 à 2020
- De pouvoir utiliser des détecteurs de métal fixe et obtenir un rayon-X pour faire l'examen des valises et sacs
- De valider la pertinence du projet et l'instaurer dans d'autres régions à travers le Canada
Projets
Pré-dédouanement en mode routier
Le projet de loi relatif au pré-dédouanement de personnes et de biens au Canada et aux États-Unis (projet de loi C-23), qui a reçu la sanction royale en , met en œuvre l'Accord entre le gouvernement du Canada et le gouvernement des États-Unis relatif au pré-dédouanement dans les domaines du transport terrestre, ferroviaire, maritime et aérien. Cette loi qui entrera en force sous peu, permettra sur le territoire de chaque État, le pré-dédouanement de voyageurs et de biens à destination de l'autre État.
[caviardé]
Planification de l'approvisionnement et dépenses non salariales (F et E)
| Élément | Description | Coût estimatif |
|---|---|---|
| Contrat Garda | Service de gardiennage au CSI Laval | 10 569 252 $ |
| Ministère de la sécurité publique du Québec | Entente entre le gouvernement fédéral et le gouvernement provincial basée sur le nombre de détenus transférés en province | 1 746 043 $ |
| Service Correctionnel Canada | Entente de service entre l'ASFC et SCC pour le SCI | 701 718 $ |
| Interprètes et Traduction | Coûts prévus pour les interprètes et la traduction | 550 401 $ |
Ressources humaines
La représentation des ressources actuelles au niveau de la région du Québec est illustrée ci-dessous en fonction des lignes d'affaires.
Voyageurs
| Groupe et niveau | District / Division | Nombre de titulaires | Vision ciblée | Écart théorique |
|---|---|---|---|---|
| FB-02 | [caviardé] | 42 | 0 | 0 |
| FB-02 | [caviardé] | 6 | 0 | 0 |
| FB-02 | [caviardé] | 14Footnote 1 | 0 | 0 |
| FB-02 | [caviardé] | 15Footnote 2 | 0 | 0 |
| FB-03 | [caviardé] | 204 | 261 | −57 |
| FB-03 | [caviardé] | 33 | 35 | −2 |
| FB-03 | [caviardé] | 278Footnote 3 | 320 | −42 |
| FB-03 | [caviardé] | 172Footnote 4 | 185 | −13 |
| FB-05 | [caviardé] | 26 | 36 | −10 |
| FB-05 | [caviardé] | 4 | 5 | −1 |
| FB-05 | [caviardé] | 35Footnote 5 | 34 | 1 |
| FB-05 | [caviardé] | 20Footnote 6 | 22 | −2 |
| FB-07 | [caviardé] | 3 | 4 | −1 |
| FB-07 | [caviardé] | 3 | 3 | 0 |
| FB-07 | [caviardé] | 2 | 2 | 0 |
| CR-04 | [caviardé] | 14 | 19 | −5 |
| CR-04 | [caviardé] | 2 | 2 | 0 |
| CR-04 | [caviardé] | 17 | 15 | 2 |
| CR-04 | [caviardé] | 7 | 8 | −1 |
| AS-01 | [caviardé] | 1 | 0 | 1 |
| AS-01 | [caviardé] | 1Footnote 7 | 1 | 0 |
| AS-02 | [caviardé] | 1Footnote 8 | 1 | 0 |
| AS-02 | [caviardé] | 1Footnote 9 | 1 | 0 |
| EX-01 | [caviardé] | 1Footnote 10 | 1 | 0 |
| EX-02 | [caviardé] | Footnote 11 | 1 | 1 |
| EX-02 | [caviardé] | 1Footnote 12 | 1 | 0 |
Nota : Aucune planification pour les FB-02 puisque recrues du programme OITP.
Commercial
| Groupe et niveau | District / Division | Nombre de titulaires | Vision ciblée | Écart théorique |
|---|---|---|---|---|
| FB-03 | [caviardé] | 62 | 73 | −11 |
| FB-03 | [caviardé] | 162Footnote 13 | 190 | −28 |
| FB-03 | [caviardé] | 46 | 50 | −4 |
| FB-04 | [caviardé] | 102 | 125 | −23 |
| FB-05 | [caviardé] | 9 | 15 | −6 |
| FB-05 | [caviardé] | 20 | 24 | −4 |
| FB-05 | [caviardé] | 7 | 8 | −1 |
| FB-06 | [caviardé] | 10 | 13 | −3 |
| FB-07 | [caviardé] | 1 | 1 | 0 |
| FB-07 | [caviardé] | 4 | 4 | 0 |
| FB-07 | [caviardé] | 1 | 1 | 0 |
| CR-03 | [caviardé] | 5 | Footnote 14 | 5 |
| CR-03 | [caviardé] | 1 | 0 | 1 |
| CR-04 | [caviardé] | 9 | 9 | 0 |
| CR-04 | [caviardé] | 29Footnote 15 | 40 | −11 |
| CR-04 | [caviardé] | 20 | 21 | −1 |
| CR-04 | [caviardé] | 12 | 21 | −9 |
| CR-05 | [caviardé] | 0 | 6 | −6 |
| GL-MDO-04 | [caviardé] | 1 | 0 | 1 |
| GL-MDO-04 | [caviardé] | 1 | 2 | −1 |
| AS-01 | [caviardé] | 1Footnote 16 | 1 | 0 |
| AS-01 | [caviardé] | 1 | 1 | 0 |
| AS-02 | [caviardé] | 1 | Footnote 17 | 1 |
| EX-01 | [caviardé] | 0Footnote 18 | 1 | 1 |
| EX-01 | [caviardé] | 1 | 1 | 0 |
Exécution de la loi
| Groupe et niveau | District / Division | Nombre de titulaires | Vision ciblée | Écart théorique |
|---|---|---|---|---|
| FB-01 | Division de l'exécution de la loi et du renseignement | 12 | 17 | −5 |
| FB-03 | Division de l'exécution de la loi et du renseignement | 117 | 107 | 10 |
| FB-04 | Division de l'exécution de la loi et du renseignement | 57 | 59 | −2 |
| FB-05 | Division de l'exécution de la loi et du renseignement | 85 | 109 | −24 |
| FB-06 | Division de l'exécution de la loi et du renseignement | 17 | 18 | −1 |
| FB-08 | Division de l'exécution de la loi et du renseignement | 4 | 4 | 0 |
| CR-03 | Division de l'exécution de la loi et du renseignement | 5 | 6 | −1 |
| CR-04 | Division de l'exécution de la loi et du renseignement | 80 | 73 | 7 |
| CR-05 | Division de l'exécution de la loi et du renseignement | 10 | 8 | 2 |
| AS-01 | Division de l'exécution de la loi et du renseignement | 8 | 17 | −9 |
| AS-02 | Division de l'exécution de la loi et du renseignement | 2 | 1 | 1 |
| PM-01 | Division de l'exécution de la loi et du renseignement | 8 | 10 | −2 |
| EX-02 | Division de l'exécution de la loi et du renseignement | 1 | 1 | 0 |
Dotation planifiée
La planification des ressources est un exercice fait de façon continue au niveau de la région du Québec. Afin de parvenir à bien identifier le nombre de ressources (ETP) pour chaque district et division, la région utilise une Planification intégrée des ressources humaines (PIRH). Cette PIRH est mise à jour en temps réel et fait de concert entre la gestion locale et les ressources humaines. Cette même PIRH, permet facilement d'identifier les écarts de ressources qui sont plus cruciaux et qui demandent donc, une analyse et la détermination de stratégies afin de combler ces écarts. Une fois de plus, il s'agit d'un travail de partenariat entre les ressources humaines et la haute gestion.
Diverses stratégies sont mises de l'avant pour doter les postes qui nécessitent des ressources. Nous débutons toujours par une analyse pour identifier le type de besoin (court ou long terme, déterminé ou indéterminé, est-ce des besoins en lien avec une initiative qui sera temporaire etc.). Afin de combler certains écarts, des moyens plus accessibles sont privilégiés comme la mutation, l'embauche occasionnel, les affectations, l'utilisation de bassins collectifs ou autres. Lorsqu'une action de dotation est jugée nécessaire, les gestionnaires responsables de centres de coûts effectuent une mise à jour en temps réel des actions de dotation planifiées dans le SMS (système de masse salariale). Cette façon de faire permet de suivre avec une grande rigueur les mouvements de personnel et les impacts budgétaires.
Lorsque les besoins ne peuvent être comblés par les types de mouvements énoncés ci-haut ou lorsqu'un ou plusieurs districts-divisions possèdent le même besoin en terme d'ETP (même groupe et niveau), la région lancera un processus de sélection. Il est important de comprendre que cette planification exclue tout ce qui touche l'embauche de FB-02 qui est régit au niveau national. Toutefois, dans le but de s'assurer d'une répartition équitable des recrues au sein de la région, nous avons développé un algorithme nous permettant d'affecter les recrues en fonction des besoins des différents districts et divisions.
Puisque la région du Québec utilise la PIRH comme outil de planification des besoins à combler, elle est donc en mesure de préparer une liste des processus d'évaluation qui doivent être lancés durant l'année. Elle en fait même une priorisation et établie les processus qui doivent être priorisés en fonction de chaque trimestre de l'année financière. Cette priorisation des processus est fait de façon réfléchie entre les directeurs de districts et divisions et la directrice adjointe des ressources humaines. Cette dernière veille à mener à bien ces processus, dans les délais impartis, en allouant les ressources PE et CR nécessaires.
La PIRH est donc un outil précieux pour la région du Québec, car elle permet d'avoir un portrait actuel des ressources et y identifier les écarts.
Voici, à titre d'exemple, la priorisation des processus de la région du Québec pour l'année 2019-2020.
Priorisation des processus de sélection : Région du Québec
| Groupe et niveau | Titre | PE attitré | Adjointe attitrée | Directeur/Gestionnaire responsable |
Membres de Jury | Période d'affichage visée |
|---|---|---|---|---|---|---|
| FB-05 | Agent d'audiences : Bassin collectif partiellement qualifié | Alyson Cadney | Cindy Dubé | Christine Groleau | À déterminer | 2019 à 2020 trimestre fiscal 1 |
| CR-05 | Processus régional – Divers postes de soutien administratif (RH, DOLEC & CNTF) |
Noémie Rainville-Pelletier | Brigitte Deschênes | Kurtis Clifford | À déterminer | 2019 à 2020 trimestre fiscal 2 |
| FB-06 | Gestionnaire de programmes régionaux | Nadine Milsaint et Alyson Cadney | Cindy Dubé | À déterminer | À déterminer | 2019 à 2020 trimestre fiscal 2 |
| FB-05 | Surintendant : Nouvelle vague | À déterminer | À déterminer | À déterminer | À déterminer | À déterminer |
| Groupe et niveau | Titre | PE attitré | Adjointe attitrée | Directeur/Gestionnaire responsable |
Membres de Jury | Période d'affichage visée |
|---|---|---|---|---|---|---|
| AS-03 | Superviseur BSA/ESA | À déterminer | À déterminer | À déterminer | À déterminer | 2019 à 2020 trimestre fiscal 3 / trimestre fiscal 4 |
| FB-07 / FB-08 | Chef des opérations / Directeur adjoint (en attente d'une réponse de la dotation collective) | À déterminer | À déterminer | À déterminer | À déterminer | À déterminer |
La PIRH est donc un outil qui est précieux à la région du Québec et qui permet d'avoir un portrait actuel des ressources, de pouvoir y identifier les écarts et ainsi, établir une priorisation des processus d'évaluation qui doivent être fait en région.
Résumé
Dans cette section
Profil des ressources
| Directions générales | Salaires | F et E | Total |
|---|---|---|---|
| Commercial et échanges commerciaux | 40 758 728 $ | 1 389 766 $ | 42 148 494 $ |
| Voyageurs | 81 695 538 $ | 2 876 247 $ | 84 571 785 $ |
| Renseignement et exécution de la loi | 33 081 368 $ | 17 974 222 $ | 51 055 590 $ |
| Services internes | 3 252 337 $ | 717 694 $ | 3 970 031 $ |
| Total Région Québec | 158 787 971 $ | 22 957 929 $ | 181 745 900 $ |
| Commercial et échanges commerciaux | Voyageurs | Renseignement et exécution de la loi | Services internes | |
|---|---|---|---|---|
| Prévisions (%) | 23 % | 47 % | 28 % | 2 % |
Mandat/Mission
En misant sur une gestion intégrée de l'ensemble des opérations associées aux secteurs d'activité des voyageurs, du secteur commercial ainsi que du renseignement et de l'exécution de la loi, veiller à la sécurité et à la prospérité du Canada en gérant l'accès des personnes et des marchandises qui entrent au Québec ou qui en sortent.
La région du Québec se donne comme mission de :
- Contribuer aux initiatives de renouvellement de l'Agence en appuyant la transformation et la modernisation de nos façons de travailler et en stimulant le changement de culture
- Collaborer de façon continue à la mise en place du modèle de gestion fonctionnelle
- Promouvoir et soutenir une gestion du personnel comme élément clé et s'assurer que des processus et des outils adéquats sont en place
- Encourager la créativité et l'innovation pour adapter nos activités selon les besoins
- Obtenir de meilleurs résultats opérationnels et de services en optimisant les ressources dans le respect des allocations budgétaires et en tirant parti de la technologie et des données
Risques, stratégies d'atténuation et principaux jalons
Risque 1 : Demandeurs d'asile
Les hausses importantes de volumes de demandeurs d'asile réguliers et irréguliers, qui sont difficiles à prévoir, peuvent limiter notre capacité à répondre aux temps de traitement souhaités
Exposition au risque
Moyen
Risques opérationnels
| Année | Arrivées irrégulières (interceptions par la GRC) |
Arrivées régulières | Nombre total de demandeurs d'asile traités au Québec |
|---|---|---|---|
| 2017 | 18 836 | 5 879 | 24 715 |
| 2018 | 18 518 | 9 402 | 27 920 |
| 2019 ((janv. à avril.) | 3 844 | 3 726 | 7 570 |
Stratégies d'atténuation : Demandeurs d'asiles irréguliers
- Maintenir les plans de contingence à jour
- Normaliser les opérations des demandeurs d'asile
Stratégies d'atténuation : Demandeurs d'asile réguliers
Recherche de solutions qui augmenteraient notre efficacité
Risque 2 : Audiences
Difficulté à diminuer le nombre de dossiers en arriérage et à traiter les dossiers en temps opportun
Exposition au risque
Élevé
Risques opérationnels
- Des dossiers nécessitant des interventions et des audiences
- Capacité insuffisante
- Fait l'objet de suivis du BVG
Activités d'atténuation
- Recrutement (à l'interne et à l'externe)
- Rationalisation du nombre d'interventions ministérielles
- Rationalisation du processus de triage (en développement)
Risque 3 : Examen secondaire au niveau commercial
[caviardé]
Exposition au risque
Faible
Risques opérationnels
- Enjeu potentiel de santé et sécurité
- Ressources limitées pour inspections plus poussées
- [caviardé]
Activités d'atténuation
- Évaluer le profil de risque de ces bureaux
- [caviardé]
- [caviardé]
- Prévoir une capacité opérationnelle pour des examens secondaires commerciaux lors des plans de remplacement de ces bureaux
Risque 4 : Dotation
Incapacité de recruter les ressources humaines nécessaires pour assurer les opérations de la région
Exposition au risque
Élevé
Risques organisationnels
- nécessité de combler les postes vacants
- stabilise la structure
- la pression
- le temps supplémentaire
Activités d'atténuation
- Poursuivre la collaboration en vue d'améliorer la stratégie de formation et d'attribution des recrues
- Envisager le recrutement à l'externe
- Favoriser des modalités de travail plus flexibles
Risque 5 : CCTV
Les systèmes de caméras ne répondent plus aux besoins opérationnels
Exposition au risque
Moyen
Risques organisationnels
- Incapacité à remplacer ou réparer les systèmes de caméras et/ou les composantes non fonctionnelles
- Risques opérationnels
- Risques à la sécurité
Activités d'atténuation
- Obtenir un financement adéquat
- Faciliter le processus d'acquisition
- Respecter les cycles de remplacement
Risque 6 : Instabilité des systèmes de TI
[caviardé]
Exposition au risque
Moyen
Risques organisationnels
[caviardé]
- [caviardé]
- Temps d'attente
- Insatisfaction des voyageurs
Activités d'atténuation
- Recherche de solutions en collaboration avec l'AC
- Appliquer les plans de contingence
Activités d'amélioration supplémentaires
- Commerce électronique : Projet pilote au postal
Jalons et date d'achèvement prévue
- Augmentation du commerce électronique
- Nécessité de percevoir les droits et taxes
- Projet pilote à l'ETC Léo-Blanchette en partenariat avec Revenu Québec
Prochaine étape : Évaluer le projet
- Révision de la structure de gouvernance
- Alignement fonctionnel des opérations de la région avec les trois grands axes
- Soutenir plus adéquatement la normalisation des opérations liées aux demandeurs d'asile arrivés irrégulièrement
- Rééquilibrer le nombre de postes EX-01 et EX-02
Prochaines étape : Approbation et mise en place
Projets
- Pré-dédouanement en mode routier
Jalons et date d'achèvement prévue :
La loi relative au pré-contrôle de personnes et de biens au Canada et aux États-Unis (projet de loi C-23), et permettant désormais le pré-contrôle dans les domaines du transport terrestre, ferroviaire, maritime et aérien, entrera en force sous peu.
- [caviardé]
Planification axée sur l'efficience, économies de 1 % ou 2 %
La région du Québec s'engage à continuer les efforts d'efficience en fonction des initiatives liées au renouvellement de l'ASFC notamment en:
- appliquant une gestion conforme aux 10 engagements de la Direction générale des opérations
- revoyant en continu nos processus opérationnels pour déceler des opportunités en gains d'efficience
- explorant les opportunités de collaboration avec les autres régions
Demandes de financement à partir de la réserve du CGIF
Demandeurs d'asile irréguliers
- Obtenir les budgets pour couvrir les coûts supplémentaires relatifs aux opérations demandeurs d'asile irréguliers
- L'évaluation des coûts supplémentaires est effectuée séparément à l'exercice du IBP
Audiences
Obtenir un financement additionnel pour couvrir l'augmentation de volume : 2 246 330 $
Renvois
Obtenir un financement additionnel afin de pouvoir atteindre la cible fixée : 3 166 823 $
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