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Cahier de transition du premier vice-président 2019
Région du Sud de l’Ontario
Mandat/Vision/Contexte
La région du Sud de l’Ontario (RSO) exercera ses activités de gestion, de surveillance, d’évaluation et de reddition de comptes conformément à la lettre de mandat du directeur général régional (DGR) / du vice-président, ainsi qu’aux protocoles d’entente établis entre la RSO et les directions générales fonctionnelles. En outre, la RSO est toujours déterminée à promouvoir la Frontière de l’avenir en appui aux initiatives de transformation de l’Agence mises en œuvre dans le cadre du Renouvellement. Dans l’exécution de son mandat, la RSO s’engage à faire preuve de probité financière et à assurer une saine gestion des ressources humaines.
Plusieurs facteurs peuvent avoir une incidence sur les activités opérationnelles de la RSO au cours de l’exercice 2019-2020, dont les suivants :
- soutien aux pressions exercées sur les services nationaux (p. ex. l’afflux de demandeurs d’asile dans la région du Québec);
- disponibilité du personnel pour répondre aux demandes en respectant les niveaux de service pendant la période de pointe estivale;
- défis budgétaires (p. ex. le recours aux heures supplémentaires pour respecter les niveaux de service);
- attentes des intervenants (collaboration ou participation concernant les pressions opérationnelles ou exercées sur les services).
Risques ou enjeux dans la RSO
- Gestion de la frontière : juste équilibre entre les normes de service et l’intégrité des programmes
- Efficacité du traitement : besoin d’un mécanisme de traitement plus novateur
- Infrastructures fixes : résoudre les problèmes des infrastructures fixes
- Technologie de détection : efficacité et maintien de la technologie existante
- Intégrité des programmes pour voyageurs et négociants dignes de confiance : assurer une évaluation uniforme de la conformité
- Disponibilité du personnel : répercussions des mesures d’adaptation et des congés discrétionnaires (pour s’occuper de la famille)
Profil des ressources de la région du Sud de l’Ontario
| Crédit 1 - Salaires ($) | Crédit 1 - F et E ($) | Crédit 1 Total ($) | |
|---|---|---|---|
| 1.1 Ciblage | 94 639 | 2 500 | 97 139 |
| 1.2 Collecte et analyse du renseignement | 4 018 414 | 127 938 | 4 146 352 |
| 1.4 Facilitation et conformité des voyageurs | 67 127 684 | 1 817 652 | 68 945 336 |
| 1.5 Facilitation et conf. des éch. commerciaux | 42 602 654 | 896 877 | 43 499 531 |
| 1.7 Voyageurs dignes de confiance | 7 908 950 | 144 733 | 8 053 683 |
| 1.8 Négociants dignes de confiance | 1 265 736 | 104 637 | 1 370 373 |
| 2.1 Enquêtes en matière d’immigration | 2 312 891 | 101 569 | 2 414 460 |
| 2.2 Détention | 149 960 | 4 620 | 154 580 |
| 2.3 Audiences | 449 886 | 13 860 | 463 746 |
| 2.4 Renvois | 598 792 | 9 240 | 608 032 |
| 2.5 Enquêtes criminelles | 2 761 057 | 91 413 | 2 852 470 |
| 3.1 Gestion et surveillance | 1 555 202 | 357 728 | 1 912 930 |
| 3.5 Gestion financière | 1 115 028 | 33 100 | 1 148 128 |
| 3.6 Gestion de l’information | 195 557 | 84 359 | 279 916 |
| 3.7 Technologie de l’information | 103 288 | 2 000 | 105 288 |
| 3.9 Services relatif au matériel | 210 721 | 37 933 | 248 654 |
| 3.10 Services des acquisitions | 274 843 | 9 635 | 284 478 |
| Grand total | 132 745 302 | 3 839 794 | 136 585 096 |
Remarque : les affectations budgétaires comprennent les projets à financement temporaire.
| Actuels | Prévus 2019-2020 | |
|---|---|---|
| Employés à temps plein (ETP) | 1,465.20 | 113.72 |
Risques, stratégies d’atténuation et étapes clés
Gestion de la frontière
On rencontre des difficultés à gérer les volumes de voyageurs et d’expéditions commerciales tout en respectant les normes de service établies et en assurant l’intégrité des programmes.
Activité connexe visant l’amélioration (le cas échéant)
Voyageurs : Expansion des portes électroniques NEXUS
Commercial : Projet pilote de corridor sécurisé
Tous les modes : Groupes de travail pour les voyageurs, pour les expéditions commerciales et pour l’exécution de la loi.
Jalons et date d’achèvement prévue
T2 et de façon continue
T1 et de façon continue
Efficacité du traitement
La mise en œuvre de nouvelles technologies de traitement à l’échelle de l’Agence s’est surtout concentrée dans le mode aérien. Il est essentiel de réorienter les efforts vers un traitement plus novateur pour les points d’entrée terrestres.
Activité connexe visant l’amélioration (le cas échéant)
Des analyses de rentabilisation ont été menées pour l’acquisition de technologie de radioscopie de palettes et de radioscopie portatif.
Jalons et date d’achèvement prévue
T1 et de façon continue
Infrastructures fixes
Les infrastructures fixes actuelles risque de ne pas suffire aux exigences à venir pour les volets voyageur et commercial.
Activité connexe visant l’amélioration (le cas échéant)
Voyageurs : Utiliser la technologie pour continuer à chercher des solutions novatrices pour traiter les documents de facilitation à risque faible.
Commercial : Lecteur de plaque d’immatriculation et IRF pour le secteur routier commercial pour améliorer l’intégrité des programmes et des données.
Jalons et date d’achèvement prévue
T1 et de façon continue
De façon continue
Technologie de détection
Des technologies de détection supplémentaires sont nécessaires.
Activité connexe visant l’amélioration (le cas échéant)
Des analyses de rentabilisation ont été menées pour l’acquisition de technologie de radioscopie de palettes et de radioscopie portatif.
Jalons et date d’achèvement prévue
T1 et de façon continue
Programmes des voyageurs et des négociants fiables
Assurer l’intégrité des programmes en appliquant une évaluation uniforme de la conformité.
Activité connexe visant l’amélioration (le cas échéant)
Élaboration d’une stratégie de promotion de la conformité.
Jalons et date d’achèvement prévue
T3 et de façon continue
Disponibilité du personnel
La disponibilité du personnel est réduite au point d’entrée en raison de mesures d’adaptation et de congés non discrétionnaires (en particulier les congés sans solde pour s’occuper de sa famille).
Activité connexe visant l’amélioration (le cas échéant)
Tous les modes : Porte électronique et corridor sécurisé : permet le retour d’agents non outillés aux points d’entrée et l’affectation d’un agent outillé à une ligne d’inspection primaire et aux activités d’exécution de la loi afin de rehausser l’intégrité des programmes.
Jalons et date d’achèvement prévue
Projet pilote de corridor sécurisé : T2
Porte électronique : T2 et T3
Activités supplémentaires visant l’amélioration
Mis sur pied le 1er avril 2019 et de façon continue depuis
Harmonisation de la structure de gouvernance de la RSO avec le modèle de gestion fonctionnelle afin d’assurer une prestation de services uniforme et la participation des services internes et des secteurs nationalisés.
T1 et de façon continue
Notre personnel : la santé, le mieux-être et le perfectionnement des employés sont des priorités stratégiques importantes de la RSO.
- Stratégie régionale de mieux-être pour traiter la santé mentale, le harcèlement, la discrimination et la violence en milieu de travail afin d’accroître la sensibilisation et le soutien
- Stratégie de transition pour favoriser l’intégration des employés faisant l’objet de mesures d’adaptation et qui sont de retour aux PDE en tant qu’agents responsables des programmes pour voyageurs et négociants dignes de confiance
- Stratégie de gestion des talents
- Directeurs champions pour les affaires autochtones, la diversité, l’intégrité, la stratégie des femmes, la santé mentale et le perfectionnement des employés
Plan de dotation
| Trimestre | Dotation prévue (groupe et niveau) | Nombre de postes | ETP | Dépenses prévues ($) | Autres renseignements |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | AS-2 | 2 | 1,84 | 10 878 | Postes supplémentaires |
| CR-3 | 14 | 11,84 | 510 239 | Postes supplémentaires; postes vacants | |
| CR-4 | 3 | 2,84 | 43 909 | Postes vacants | |
| CR-5 | 1 | 1,00 | 55 277 | Poste vacants | |
| FB-2 | 10 | 8,32 | 534 964 | Attrition | |
| FB-3 | 4 | 4,02 | - | Attrition | |
| FB-4 | 2 | 1,84 | 83 169 | Attrition; postes vacants | |
| FB-5 | 19 | 17,12 | 109 667 | Attrition; postes vacants; postes supplémentaires | |
| FB-6 | 1 | 0,92 | 17 023 | Additional position | |
| FB-7 | 4 | 3,68 | 172 298 | Additional position; attrition; postes vacants | |
| FI-2 | 3 | 3,01 | 108 542 | Postes vacants | |
| SU-2 | 1 | 0,25 | 7 079 | Réembauche | |
| SU-3 | 19 | 5,62 | 158 551 | Postes supplémentaires | |
| 2 | AS-1 | 1 | 0,58 | 1 154 | Attrition |
| CR-3 | 2 | 1,17 | 50 198 | Postes vacants | |
| CR-4 | 14 | 8,41 | 257 652 | Attrition; postes vacants | |
| FB-2 | 32 | 21,75 | 1 400 059 | Attrition | |
| FB-4 | 6 | 3,50 | 13 973 | Attrition; postes vacants | |
| FB-5 | 1 | 0,58 | 3 397 | Attrition; postes vacants | |
| FB-6 | 2 | 1,17 | 21 562 | Postes vacants | |
| 3 | AS-3 | 2 | 1,00 | 14 870 | Postes supplémentaires |
| AS-5 | 1 | 0,50 | 12 509 | Postes supplémentaires | |
| CR-3 | 1 | 0,50 | 21 631 | Attrition | |
| CR-4 | 1 | 0,50 | 634 | Attrition | |
| FB-2 | 30 | 10,00 | 642 635 | Attrition | |
| FB-3 | 0 | 0,00 | - | Attrition | |
| FB-4 | 1 | 0,41 | 1 655 | Attrition | |
| 4 | AS-1 | 1 | 0,25 | 493 | Attrition |
| FB-6 | 4 | 0,83 | 12 258 | Attrition | |
| PG-1 | 1 | 0,25 | 774 | Postes vacants | |
| Total | 183 | 113,72 | 4 267 050 |
Plan d’approvisionnement
| Trimestre | Poste budgétaire | Description | Coût estimatif ($) |
|---|---|---|---|
| 1 | Acquisition de machinerie, d’équipement | Remplacement de la machinerie, de l’équipement et du mobilier en fin de vie utile | 15 000 |
| Services d’interprétation | Interprétation pour le traitement des dossiers d’immigration | 43 000 | |
| Services professionnels (non TI) | Services de transport par véhicule blindé pour les dépôts bancaires | [caviardé] | |
| Services professionnels (non TI) | Enquêtes sur les plaintes en milieu de travail | 100 500 | |
| Réparations et entretien | Entretien et réparation des systèmes de TVCF dans les PE | 75 000 | |
| Réparations et entretien | Entretien et réparation des véhicules du parc automobile | 16 000 | |
| 2 | Acquisition de machinerie, d’équipement | Remplacement de la machinerie, de l’équipement et du mobilier en fin de vie utile | 15 000 |
| Services d’interprétation | Interprétation pour le traitement des dossiers d’immigration | 80 000 | |
| Services professionnels (non TI) | Enquêtes sur les plaintes en milieu de travail | 175 000 | |
| Réparations et entretien | Entretien et réparation des systèmes de TVCF dans les PE | 75 000 | |
| Réparations et entretien | Entretien et réparation des véhicules du parc automobile | 53 000 | |
| Déplacements | Déplacements pour la capacité d’appoint en période de pointe | 92 600 | |
| 3 | Acquisition de machinerie, d’équipement | Remplacement de la machinerie, de l’équipement et du mobilier en fin de vie utile | 190 000 |
| Matériel informatique/logiciel | IT equipment | 75 000 | |
| Services d’interprétation | Interprétation pour le traitement des dossiers d’immigration | 60 000 | |
| Services professionnels (non TI) | Enquêtes sur les plaintes en milieu de travail | 175 000 | |
| Réparations et entretien | Entretien et réparation des systèmes de TVCF dans les PE | 75 000 | |
| Réparations et entretien | Entretien et réparation des véhicules du parc automobile | 19 000 | |
| 4 | Services d’interprétation | Interprétation pour le traitement des dossiers d’immigration | 77 000 |
| Réparations et entretien | Entretien et réparation des systèmes de TVCF dans les PE | 75 000 | |
| Réparations et entretien | Entretien et réparation des véhicules du parc automobile | 72 000 | |
| Total | [caviardé] | ||
Planifications axées sur l’efficience – économies de 1 % à 2 %
Pratiques de gestion
Montant total estimé provenant de la réserve : Dépenses en heures supplémentaires estimées à 5 910 000 $ pendant la période de pointe
Secteurs offrant de la flexibilité : Les pratiques de gestion pour atteindre les objectifs d’efficience demeurent en place. Les affectations budgétaires de la RSO pour l’exercice 2019-2020 étaient déjà réduites de 558 000 $ dans le cadre de la stratégie de réduction des heures supplémentaires.
Pratiques de gestion à la RSO :
- Gestion des congés
- Formation polyvalente en immigration et au secteur commercial
- Utilisation d’outils de planification des quarts de travail et de projection en matière de dotation et d’heures supplémentaires, pour établir de prévisions
- Utilisation à 50 % des LIP obligatoire
- Mise en œuvre de mesures d’atténuation pour les demandeurs d’asile et les allers-retours à la frontière
- Privilégier les congés lors de jours fériés (Hìng)
La stratégie de réduction des heures supplémentaires pour la RSO et Hìng ont généré 1 060 000 $ en économies pour la période allant de 2016-2017 à 2018-2019.
Résultats pouvant être affectés : Saturation des heures supplémentaires : trop se fier au temps supplémentaire pour combler les lacunes en disponibilité du personnel mène au surmenage et au refus des heures supplémentaires, surtout en période de pointe. Cela entraîne des temps d’attente plus longs à la frontière, des plaintes de la part des clients et intervenants, et des risques pour le mandat de l’Agence en matière de sécurité.
Financement : de nouveaux programmes sont financés par les heures supplémentaires au lieu d’autres ressources.
Niveau de risque : Élevé
Négociations à l’égard de l’EPHV au pont Rainbow
Montant total estimé provenant de la réserve : Total estimé : les négociations à l’égard de l’EPHV sont en cours au pont Rainbow, les économies attendues seront clarifiées à la fin du T3 ou au début du T4.
Secteurs offrant de la flexibilité : Négociations et mise en œuvre d’un nouvel EPHV pour établir un horaire plus efficace et plus équilibré.
On ne s’attend à aucune négociation d’EPHV ailleurs qu’au pont Rainbow aux trimestres 1 et 2, et des élections fédérales sont prévues à l’automne 2019.
Résultats pouvant être affectés : Conséquences sur les opérations : un horaire plus efficace et plus équilibré.
Risques et avantages : réduire les besoins en heures supplémentaires.
Niveau de risque : Faible
Propositions en fonction de la réserve du CGFI
La RSO a l’intention de faire des propositions en fonction de la réserve du CGFI pour l’exercice 2019-2020 pour ce qui suit :
- technologie de détection : [caviardé] $ pour dix appareils de radioscopie portables, et 10,5 millions de dollars pour trois appareils d’IGE pour palettes;
- entretien et réparation du système de télévision en circuit fermé : 300 000 $ (coûts haussés à cause de l’âge de l’équipement et du prix actuellement offert – on s’attend à 100 appels de service pour 20 sites / points d’entrée pour la région, à environ 3000 $ par appel);
- embauche d’enquêteurs externes pour la violence en milieu de travail : 450 000 $ (exigé par la nouvelle politique; quatre enquêtes en cours, cinq en instance, et cinq possibles, d’une moyenne de 32 000 $ par enquête);
- coûts salariaux associés à la gestion et la prestation d’activités non nationalisées (fonctions de service aux entreprises) acheminés aux opérations régionales : 180 000 $.
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