Vérification de la gestion du harcèlement : Section 2 : Annexes

Annexe A : Évaluation des risques

Une évaluation préliminaire des risques a été réalisée pour cerner les secteurs présentant le niveau de risque le plus élevé afin d’établir l’ordre de priorité des secteurs d’intérêt de la vérification. Cette évaluation s’est fondée sur des entretiens avec les principaux intervenants, sur l’examen de la documentation pertinente et sur les revues des processus et systèmes d’affectation et de prévision budgétaires. À la suite de cette évaluation, les risques clés suivants liés à la budgétisation et à la prévision ont été cernés et ont servi à définir l’objectif, la portée et les critères de la vérification.

Résumé des risques
Résumé des risques
Risque n^o 1	Les processus de prévention, de résolution et de soutien en matière de harcèlement n’ont peut-être pas été conçus en conformité avec les politiques et les procédures législatives internes et externes pour traiter efficacement les plaintes et créer un milieu de travail exempt de harcèlement et de violence.
Risque n^o 2	Les services et ressources disponibles en matière de prévention et de signalement du harcèlement et de la violence sur le lieu de travail n’ont peut-être pas été communiqués efficacement.
Risque n^o 3	Les formations visant à prévenir le harcèlement et la violence pourraient ne pas être suivies et ne pas favoriser une compréhension efficace par les employés des politiques, procédures et services pertinents liés à la réduction du harcèlement sur le lieu de travail.
Risque n^o 4	Les mécanismes de suivi et d’établissement de rapports en place pourraient ne pas être suffisants pour fournir à la haute direction les informations nécessaires pour effectuer le suivi de l’efficacité des mesures de prévention.
Risque n^o 5	Le processus de plainte pour harcèlement ne permet peut-être pas de répondre aux plaintes d’une manière efficace, uniforme, confidentielle et rapide, ce qui fait que les employés sont réticents à utiliser les services offerts en raison de perceptions selon lesquelles le processus n’est pas juste, équitable ou rapide.

Annexe B : Critères de la vérification

Les champs d’intérêt et les critères de la vérification suivants ont été élaborés conformément aux principes de contrôle interne efficace du Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission et en tenant également compte d’éléments de la Directive sur la prévention et la résolution du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail du SCT.

Audit criteria
Champs d’intérêt	Critères de la vérification
1. Évaluation et prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail	1.1 L’Agence a établi et mis en œuvre des mesures pour évaluer les lieux de travail et recenser les risques liés au harcèlement et à la violence, conformément au règlement, à la directive et aux orientations applicables. 1.2 L’Agence a établi, mis en œuvre et communiqué des mesures efficaces pour prévenir le harcèlement et la violence en milieu de travail, conformément au règlement, à la directive et aux orientations applicables.
2. Processus de résolution des plaintes de harcèlement et de violence	2.1 La conception du processus de résolution des plaintes de harcèlement de l’Agence est conforme au règlement, à la directive et aux orientations applicables. 2.2 Des difficultés ont été relevées dans le processus de résolution des plaintes, et des plans ont été établis pour les régler.

Annexe C : Processus de résolution

Comme suite à l’organigramme (voir figure 1 – Processus de résolution) qui présente les étapes clés du processus de résolution du harcèlement et de la violence au travail, voici une brève description des étapes clés ainsi que des délais^{Note de bas de page 22} du processus.

Un employé dépose un avis d’incident
Si un employé est victime ou témoin de harcèlement ou de violence sur le lieu de travail, il peut déposer un avis d’incident auprès du Centre d’expertise national en matière d’intégrité (CENI), qui est le destinataire désigné de ces avis au sein de l’Agence.
Un conseiller du CENI procédera à un examen initial
Un conseiller du CENI examinera l’avis d’incident afin de déterminer si des informations ont été fournies pour aller de l’avant avec le processus de résolution. Le conseiller communiquera avec la partie principale ou le témoin pour obtenir toute information manquante ou insuffisante.

Si aucune information supplémentaire n’est fournie, l’avis d’incident sera clos par le conseiller du CENI.
Une lettre d’accusé de réception est envoyée à la partie principale : dans les 7 jours suivant la réception de l’avis d’incident
Le conseiller du CENI accusera réception de l’avis d’incident dans les sept jours auprès de la partie principale ou de la partie qui a été nommée ou désignée comme étant la partie principale (si l’avis a été déposé par un témoin).
Résolution négociée : doit avoir lieu dans les 45 jours suivant la réception de l’avis d’incident
La partie principale et le conseiller du CENI doivent faire tous les efforts raisonnables pour résoudre l’incident. Le conseiller du CENI communiquera avec la partie intimée si la partie principale et la partie intimée décident de faire intervenir la partie intimée à cette étape-ci. Si la résolution négociée résout l’incident, la plainte est close; sinon, la partie principale devra décider si elle souhaite passer à l’étape suivante.
Conciliation
La partie principale et la partie intimée peuvent tenter de résoudre l’incident au moyen de la conciliation, si les deux parties acceptent la conciliation et conviennent d’un représentant du SGIC qui animera la discussion.

Le Règlement prévoit des délais obligatoires pour la réalisation de cette étape.
Choix de l’enquêteur : doit se produire dans les 60 jours suivant la date à laquelle l’avis d’enquête est donné
Une enquête sur l’incident doit être tenue si la partie principale en fait la demande. Toutefois, la conciliation peut avoir lieu parallèlement à l’enquête.

Le conseiller du CENI proposera à la partie principale et à la partie intimée quelques enquêteurs en utilisant l’offre à commandes de SPAC qui possèdent selon eux les connaissances, la formation et l’expérience requises pour mener l’enquête.

Si la partie principale et la partie intimée ne parviennent pas à s’entendre sur le choix d’un enquêteur dans les 60 jours suivant la date à laquelle l’avis d’enquête est donné, le conseiller du CENI choisira un enquêteur dans la liste fournie par le Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail.
Enquête
Une fois qu’un enquêteur a été choisi, le conseiller du CENI lui remet un énoncé des travaux et lui fournit les documents disponibles, les éléments de preuve recueillis, les coordonnées de la partie principale et de la partie intimée, etc. pour qu’il puisse mener à bien son enquête.
Rapport d’enquête
L’enquêteur fournit au conseiller du CENI un rapport qui sera remis à la partie principale et à partie intimée. Un rapport sommaire sera également remis aux membres du Comité d’orientation en matière de santé et de sécurité (COMSS).
Choix des recommandations à mettre en œuvre
Les membres du COMSS déterminent ensemble les recommandations formulées dans le rapport qui doivent être mises en œuvre.
Mise en œuvre des recommandations
Les recommandations sont mises en œuvre par la direction de l’endroit où l’incident s’est produit. Si la partie intimée n’est pas un employé (par exemple, un voyageur), les membres du COMSS examinent l’évaluation du lieu de travail afin de déterminer si des changements doivent être apportés aux facteurs de risque.
Délai de l’ensemble du processus
Le processus de résolution doit être achevé (ou clos) dans un délai de 12 mois, comme l’exige le Règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail.

Intervenants dans le processus de résolution
- La partie principale et toute personne dont elle souhaite se faire accompagner ou représenter.
- La partie intimée et toute personne dont elle souhaite se faire accompagner ou représenter.
- Le ou les conseiller(s) du CENI.
- L’AIPRP est chargée d’examiner l’analyse initiale de l’avis d’incident par le conseiller du CENI afin de supprimer les renseignements personnels.
- Un agent d’approvisionnement traite la demande d’embauche d’un enquêteur.
- Le directeur général régional de la partie principale recevra une copie de l’avis d’incident du CENI afin de pouvoir enquêter sur tout cas de mauvaise conduite.
- L’équipe des Relations de travail recevra une copie de l’avis d’incident du CENI afin de procéder à un examen et à une enquête sur l’incident, si elle le juge nécessaire (possibilité de mauvaise conduite ou d’acte répréhensible ou d’infraction pénale).
- L’équipe du SGIC est mobilisée pour contribuer à la conciliation entre la partie principale et la partie intimée.
- Le Comité d’orientation en matière de santé et de sécurité (COMSS) participera au processus de la manière suivante :
  - Le Comité examinera l’évaluation du lieu de travail de l’Agence afin de déterminer si des changements sont nécessaires pour traiter les facteurs de risque relevés dans l’avis d’incident si l’une des situations suivantes se produit :
    - un avis d’incident est donné par un tiers, et l’employé qui a été victime de harcèlement ou de violence choisit de rester anonyme;
    - un employé ne souhaite pas aller de l’avant avec le processus de résolution;
    - la partie intimée n’est pas un employé (par exemple, un voyageur)
  - Dans les cas où une enquête est réalisée, le sommaire du rapport d’enquête est remis aux membres du Comité.
  - Les membres du Comité déterminent ensemble les recommandations formulées dans le rapport qui doivent être mises en œuvre.
  - Les recommandations seront mises en œuvre par la direction de l’endroit où l’incident s’est produit.

Annexe D : Aperçu du sondage

La Division de la vérification interne reconnaît qu’il existe des biais inhérents aux réponses des sondages, tels que le biais de non-réponse, le biais d’acquiescement, la désirabilité sociale, les caractéristiques de la demande, etc. L’équipe de vérification a soigneusement pris en compte le contenu et la fréquence des réponses au sondage ainsi que l’effet potentiel de ces biais lors de la définition des résultats de la vérification.

Un sondage de la Division de la vérification interne a été distribué dans le Quotidien de l’ASFC du 25 juillet au 8 août 2022.

Sujets abordés :

Communication et prévention
Formation
Incidents de harcèlement
Qualité des services du CENI
Autres recours possibles

Taux de réponse à sondage :

Répondants (réponses complètes) : 652
- Répondants de l’administration centrale : 36 %
- Répondants des régions : 64 %
Total des employés de l’agence : 16 000
Taux de réponse : 4 %

Pourcentage des réponses par poste :

Employé de bureau : 31 %
Agent des services frontaliers : 26 %
Autre agent ou employé : 20 %
Surintendant / Chef : 11 %
Gestionnaire non-cadre : 8 %
Cadre : 4 %

Annexe E : Sigles

AIPRP: Accès à l’information et protection des renseignements personnels
ASFC: Agence des services frontaliers du Canada
BVG: Bureau du vérificateur général
CENI: Centre d’expertise national en matière d’intégrité
CMTR: Cadre pour un milieu de travail respectueux
COMSS: Comité d’orientation en matière de santé et de sécurité
DGRH: Direction générale des ressources humaines
EFPC: École de la fonction publique du Canada
PHVLT: Prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail
SAFF: Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux
SCT: Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
SGIC: Services de gestion informelle des conflits
SST: Santé et sécurité au travail
VP: Vice-présidente

Date de modification :: 2024-05-28

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