Vérification de la gestion du harcèlement : Section 1

Introduction

1. Le harcèlement et la violence sont définis comme étant « tout acte, comportement ou propos, notamment de nature sexuelle, qui pourrait vraisemblablement offenser ou humilier un employé ou lui causer toute autre blessure ou maladie, physique ou psychologique, y compris tout acte, comportement ou propos réglementaire ». Si aucune mesure n’est prise pour y mettre fin, le harcèlement et la violence peuvent avoir des effets néfastes sur la santé mentale et l’engagement des employés ainsi que sur la qualité de leur travail.

2. La prévention et la résolution du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail sont des éléments essentiels de la gestion efficace des personnes au sein d’une organisation. Dans un milieu de travail complexe et exigeant où travaille un ensemble diversifié d’employés et où la collaboration est essentielle à la réussite, les malentendus et les conflits interpersonnels sont inévitables.

3. En janvier 2021, le gouvernement du Canada a adopté le projet de loi C-65, Loi modifiant le Code canadien du travail, afin de créer une approche plus robuste pour lutter contre le harcèlement et la violence sexuelle en milieu de travail.

4. Le Règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (le Règlement) aidera les ministères à mieux prévenir le harcèlement et la violence dans la fonction publique fédérale, à améliorer leurs interventions et à apporter un soutien aux personnes qui en sont victimes.

5. Les agents de police, les agents de sécurité et les agents correctionnels font partie des groupes professionnels qui sont généralement exposés à un risque plus élevé de violence en milieu de travail^{Note de bas de page 1}.

6. Le Règlement exige que les activités suivantes soient menées :

• élaboration d’une politique de prévention globale;
• le recensement des facteurs de risque qui contribuent au harcèlement et à la violence dans le lieu de travail ainsi que l’élaboration et la mise en œuvre de mesures de prévention pour atténuer ces risques;
• l’élaboration d’une formation obligatoire sur la prévention du harcèlement et de la violence qui devra être suivie par tous les employés;
• l’élaboration d’un processus de résolution permettant aux employés de signaler et de résoudre rapidement un incident de harcèlement ou de violence dans le lieu de travail.

7. La Directive sur la prévention et la résolution du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) est entrée en vigueur le 1er janvier 2021. La directive a pour objectif de prévenir les incidents de harcèlement et de violence dans le lieu de travail en offrant un milieu de travail sain, sécuritaire et respectueux, exempt de toute forme de harcèlement et de violence, et de veiller à ce que les organisations répondent de façon appropriée et sans délai aux avis d’incidents de harcèlement et de violence.

8. Le nouveau règlement et la directive prévoient que le processus de résolution des plaintes de harcèlement est « centré sur l’employé » et que, si la partie principale demande une enquête, l’Agence doit mener une enquête.

Importance de la vérification

9. Le Bureau du vérificateur général (BVG) a effectué une vérification portant sur le respect dans le lieu de travail en 2019 et a constaté que les mesures mises en œuvre par l’Agence pour lutter contre le harcèlement au travail n’étaient pas suffisantes pour promouvoir l’établissement et le maintien d’un milieu de travail respectueux.

10. Les résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF) de 2020 de l’Agence^{Note de bas de page 2} ont révélé que :

• 16 % des employés ont déclaré avoir été victimes de harcèlement au cours des 12 derniers mois;
• environ 12 % des employés n’ont pas déposé de plainte de harcèlement à la suite d’un incident parce qu’ils « ne savaient pas quoi faire, où aller ou à qui parler ».

Ces résultats ont mis en évidence la nécessité pour l’Agence de se concentrer sur la gestion du harcèlement.

11. Le Règlement étant entré en vigueur le 1er janvier 2021, l’Agence a dû mettre rapidement en œuvre des processus pour se conformer aux exigences.

12. Le Code de conduite de l’ASFC établit les normes qui régissent les interactions avec les autres, la prise des décisions et le travail dans un environnement professionnel fondé sur des valeurs.

13. L’Agence a créé le Centre d’expertise national en matière d’intégrité (CENI) en avril 2019 pour centraliser la gestion de l’ASFC en matière de harcèlement et de violence au travail.

14. Autres intervenants internes et externes^{Note de bas de page 3} prenant part à la gestion du harcèlement :

• Accès à l’information et protection des renseignements personnels;
• Approvisionnement;
• Santé et sécurité au travail;
• les membres du Comité d’orientation en matière de santé et de sécurité;
• la direction de l’ASFC;
• le Programme du travail;
• le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines.

15. L’objectif de la vérification est d’évaluer si les principaux processus de gestion des cas de harcèlement et de violence de l’ASFC favorisent un milieu de travail exempt de harcèlement et de violence, conformément à la Directive du SCT, au Code canadien du travail et aux règlements connexes.

16. Période visée par la vérification : du 1er janvier 2021 au 31 mars 2022.

17. Éléments inclus dans la portée de la vérification:

• la conception du processus de résolution des plaintes de harcèlement et de violence de l’Agence, notamment la réception, le triage et l’analyse des plaintes ainsi que la façon dont les enquêtes sont menées et les dossiers clos, afin de s’assurer que le processus est clair, coordonné, bien communiqué et conforme à la Directive du SCT, au Code canadien du travail et aux règlements connexes;
• l’efficacité des mesures de prévention de l’Agence visant à favoriser un milieu de travail exempt de harcèlement et de violence.

18. La portée de la vérification excluait les éléments suivants :

• le processus de traitement des plaintes de harcèlement, les conclusions et les recommandations au titre de l’ancienne Politique sur la prévention et la résolution du harcèlement du SCT (c.-à-d. avant janvier 2021);
• l’efficacité des processus de résolution des plaintes de harcèlement et de violence.

19. Méthodologie de la vérification :

• entretiens auprès des intervenants clés, tenue de groupes de discussion et consultation d’autres ministères;
• revue générale du processus de résolution et de plainte (4 dossiers);
• examen des pièces justificatives;
• sondage auprès des employés de l’Agence;
  • Un sondage de la Division de la vérification interne a été distribué dans le bulletin d'information quotidien interne de l'ASFC du 25 juillet au 8 août 2022.

Sujets abordés :

• Communication et prévention
• Formation
• Incidents de harcèlement
• Qualité des services du CENI
• Autres recours possibles

Taux de réponse à sondage :

• Répondants (réponses complètes) : 652
  • Répondants de l’administration centrale : 36 %
  • Répondants des regions : 64 %
  • Total des employés de l’agence : 16,000
  • Taux de réponse : 4 %
• analyse de 652 réponses au sondage.

Veuillez consulter l’annexe A pour en savoir plus sur les principaux risques; veuillez consulter l’annexe B pour les champs d’enquête et les critères de vérification de cette mission. Veuillez consulter l'annexe D pour plus de détails sur le sondage.

Énoncé de conformité

20. Cette mission de vérification est conforme à la Politique sur l’audit interne et à la Directive sur l’audit interne du Conseil du Trésor ainsi qu’au Cadre international de référence des pratiques professionnelles de l’Institut des auditeurs internes (IIA). Des éléments de preuve suffisants et appropriés ont été recueillis grâce à diverses procédures pour fournir un niveau d’assurance que procure une vérification. La fonction d’audit interne de l’Agence est indépendante, et les auditeurs internes ont effectué leur travail avec objectivité, conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’IIA.

Opinion de la vérification

21. L’Agence a élaboré une politique sur le harcèlement et la violence qui est en grande partie conforme à la Directive du SCT et aux règlements du Code canadien du travail. Toutefois, certaines mises à jour de la politique sont nécessaires pour s’assurer que tous les aspects sont couverts. Une évaluation du lieu de travail n’a pas été entièrement réalisée; son achèvement permettra à l’Agence de passer d’une approche réactive (c.-à-d. répondre aux plaintes de harcèlement reçues) à une approche proactive pour réduire ou prévenir les incidents de harcèlement en milieu de travail. Il existe d’autres possibilités d’améliorer le suivi de la formation des gestionnaires, qui jouent un rôle clé dans la promotion d’un lieu de travail exempt de harcèlement.

22. Dans l’ensemble, le processus de résolution des plaintes de harcèlement est bien conçu. Toutefois, il convient d’aborder les difficultés liées au processus qui ont une incidence sur la capacité de l’Agence à respecter les délais réglementaires. Ces améliorations renforceront le processus de gestion du harcèlement de l’Agence et appuieront ses efforts pour promouvoir un lieu de travail exempt de harcèlement.

Principales constatations

23. La Politique de prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (PHVLT) de l’ASFC a été établie conformément au Règlement. Cependant, certains processus liés à l’évaluation du lieu de travail et aux mesures de prévention n’ont pas été consignés.

24. L’Agence s’emploie à donner suite aux conclusions du BVG découlant de la vérification portant sur le respect en milieu de travail en élaborant et en mettant en œuvre le Cadre pour un milieu de travail respectueux (CMTR).

25. Une évaluation du lieu de travail, qui est exigée par le Règlement, n’a pas été effectuée. Par conséquent, l’inventaire des mesures de prévention et l’évaluation de leur efficacité n’ont pas été réalisés. Les données disponibles, notamment les chiffres relatifs au harcèlement et aux griefs, n’ont pas encore été exploitées pour contrôler l’efficacité des mesures de prévention.

26. L’Agence n’effectue pas de suivi ni de surveillance pour déterminer si tous les gestionnaires ont suivi la formation obligatoire sur le harcèlement.

27. Bien que des mesures soient en place pour prévenir le harcèlement, certains répondants au sondage estiment que la haute direction n’en a pas fait assez pour promouvoir un lieu de travail exempt de harcèlement, notamment en réduisant la crainte de représailles à l’endroit des personnes qui signalent un incident au CENI et qui utilisent d’autres mécanismes de recours au sein de l’Agence.

28. Le processus de résolution est en grande partie conçu conformément au Règlement, mais l’Agence a du mal à respecter les délais réglementaires associés aux étapes clés du processus.

Résumé des recommandations

29. La vérification a fait quatre recommandations :

• mettre à jour la Politique de PHVLT afin qu’elle soit entièrement harmonisée avec le Règlement;
• effectuer une évaluation du lieu de travail;
• créer de nouveaux outils et mesures de prévention et promouvoir ceux qui existent déjà, y compris les mécanismes de protection contre les représailles, ainsi qu’assurer le suivi de la formation obligatoire des gestionnaires;
• renforcer le processus de résolution en offrant plus de soutien aux conseillers et en rationalisant le processus pour respecter les délais établis dans le Règlement.

Politique de prévention

30. Cette politique vise à prévenir le harcèlement et la violence sur le lieu de travail, à répondre aux situations de harcèlement ou de violence sur le lieu de travail et, surtout, à soutenir les victimes de harcèlement et de violence.

31. Il est essentiel de disposer d’un ensemble complet de politiques, de lignes directrices et de procédures conformes au Règlement et aux directives applicables pour diriger les initiatives de l’Agence dans le but de favoriser un lieu de travail respectueux et de traiter les incidents de harcèlement et de violence au travail.

32. Nous nous attendions à ce que la Politique de PHVLT de l’ASFC soit élaborée en conformité avec le Règlement et les directives.

Politique de prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail de l’ASFC

33. La Politique de PHVLT de l’ASFC a été élaborée conjointement avec les partenaires concernés (Syndicat des douanes et de l’immigration, Institut professionnel de la fonction publique du Canada et Association canadienne des employés professionnels).

34. La politique est mise à la disposition des employés sur les pages intranet de l’ASFC (Atlas, Apollo) et a été communiquée aux employés au moyen du bulletin Le Quotidien de l’ASFC.

35. Conformément au Règlement, la Politique de PHVLT de l’ASFC exige que l’Agence :

• élabore une évaluation du lieu de travail et identifie les risques dans le lieu de travail;
• offre une formation obligatoire;
• mette en œuvre un processus de résolution des plaintes.

36. La Politique de PHVLT de l’ASFC, les procédures de résolution des plaintes et les rôles et responsabilités des intervenants étaient pour la plupart conformes au Règlement, à la Directive du SCT et aux autres directives applicables. Cependant, les domaines suivants n’ont pas été abordés dans la Politique :

• Le Règlement exige que l’Agence examine et mette à jour l’évaluation du lieu de travail tous les trois ans et/ou après la réception d’un avis d’incident par le CENI^{Note de bas de page 4}. Cette exigence n’a pas été incluse ou traitée dans la Politique de PHVLT de l’ASFC.
• Il manque de clarté sur les détails du processus ainsi que sur les rôles et les responsabilités concernant l’élaboration et la mise en œuvre de mesures de prévention pour gérer les risques sur le lieu de travail dans les six mois^{Note de bas de page 5}.
• L’Agence et les partenaires concernés (y compris les syndicats) n’ont pas élaboré ni établi conjointement une liste de personnes qualifiées pouvant agir comme enquêteur^{Note de bas de page 6}.

Les observations découlant la vérification sont expliquées en détail dans le présent rapport.

37. Pour s’assurer qu’elle est bien placée pour prévenir le harcèlement et aider les employés qui ont été victimes de harcèlement, l’Agence devrait s’assurer que la politique de PHVLT de l’ASFC comprend toutes les exigences et tous les processus connexes du règlement.

Prévention et évaluation du harcèlement

38. Le harcèlement est normalement défini comme une série d’incidents, mais peut être constitué d’un seul incident grave lorsqu’il a des répercussions durables sur la personne. Source : Commission canadienne des droits de la personne – Qu’est-ce que le harcèlement?

39. Lorsque des personnes travaillent ensemble, les conflits et les malentendus sont inévitables, mais il ne faut pas qu’ils dégénèrent en harcèlement. Le harcèlement au travail, s’il n’est pas résolu, peut dégénérer en violence physique^{Note de bas de page 7}.

40. Le moyen le plus efficace de lutter contre le harcèlement et la violence en milieu de travail est d’empêcher qu’ils ne se produisent en premier lieu. Les gestionnaires jouent un rôle essentiel pour ce qui est de donner le ton aux échelons supérieurs, en s’assurant de faire ce qui suit :

• favoriser un lieu de travail exempt de harcèlement et de violence^{Note de bas de page 8};
• promouvoir des relations de travail respectueuses entre leurs employés.

41. 89 % des répondants au sondage (à tous les niveaux de la direction) ont indiqué que leur rôle et leurs responsabilités concernant les incidents de harcèlement ou de violence sur leur lieu de travail sont clairs pour eux.

42. Nous nous attendions à ce que l’Agence ait établi et mis en œuvre des processus permettant d’évaluer ses lieux de travail, d’identifier les risques liés au harcèlement et à la violence et d’élaborer, de mettre en œuvre et de communiquer des mesures de prévention efficaces pour faire face à ces risques.

Mesures existantes pour prévenir le harcèlement

43. Depuis le rapport du BVG sur le respect en milieu de travail^{Note de bas de page 9}, l’Agence s’efforce d’élaborer et de mettre en œuvre une stratégie globale visant à favoriser une culture de respect en milieu de travail exempte d’incivilité et de harcèlement. Cette stratégie, appelée Cadre pour un milieu de travail respectueux (CMTR)^{Note de bas de page 10}, se concentre sur le renforcement des mesures de prévention, l’amélioration des mécanismes d’intervention et le rétablissement du lieu de travail en cas de harcèlement et de discrimination.

44. Grâce à l’élaboration et à la mise en œuvre du CMTR, l’Agence a consacré des ressources pour entreprendre des initiatives susceptibles de contribuer à la prévention du harcèlement et de la violence sur le lieu de travail. Parmi les initiatives réalisées à ce jour, citons :

• la formation au développement du leadership fondé sur le caractère;
• la création du Centre d’expertise national en matière d’intégrité^{Note de bas de page 11}.

45. Résultat escompté du CMTR : tous les employés de l’ASFC, quels que soient leurs facteurs d’identité, sont appréciés et traités avec dignité et respect. L’ASFC et le Canada bénéficient de la pleine inclusion et de la participation des employés dans le milieu de travail.

46. En outre, grâce à ce cadre, l’Agence s’emploie à élaborer des stratégies visant à promouvoir la diversité et l’inclusion, à mettre en œuvre une stratégie de lutte contre le racisme et une stratégie de soutien à la santé mentale, et à fournir des ressources et une formation pour prévenir le harcèlement et la violence au travail.

47. L’Agence communique ces initiatives et l’importance de la culture du milieu de travail par l’entremise du Quotidien de l’ASFC et dans Atlas, et sollicite la rétroaction directe des employés au moyen de sondages sur la culture et de sondages éclairs. Par exemple, la DGRH rappelle aux employés, dans le Quotidien de l’ASFC, qu’ils sont guidés par les valeurs communes de l’Agence que sont l’intégrité, le respect et le professionnalisme, telles que décrites dans le Code de conduite de l’ASFC.

48. 496 répondants au sondage (77 %) ont indiqué qu’il existait des lacunes qui, si elles étaient comblées, pourraient contribuer à améliorer l’efficacité des mesures de prévention. Les aspects à améliorer suggérés par les répondants comprennent une formation efficace en matière de leadership et de compétences non techniques, axée sur l’intervention précoce ou l’identification des comportements inadéquats sur le lieu de travail.

49. 51 % des employés étaient en désaccord alors que 61 % des gestionnaires étaient d’avis que la haute direction a mis en œuvre des mesures de prévention suffisantes pour réduire les cas de harcèlement et de violence en milieu de travail. Il y a une divergence quant à l’opinion de ces groupes concernant les efforts de l’Agence pour prévenir le harcèlement.

Évaluation du lieu de travail

50. Afin de prévenir les incidents de harcèlement et de violence au travail, le Règlement exige que l’Agence élabore une évaluation du lieu de travail^{Note de bas de page 12}, c’est-à-dire le recensement des facteurs de risque, internes et externes du lieu de travail, qui peuvent contribuer aux risques (y compris le harcèlement et la violence), une évaluation de ces risques et la mise en œuvre de mesures de prévention pour faire face aux risques.

51. Le programme de santé et de sécurité au travail (SST) de l’Agence et le Comité d’orientation en matière de santé et de sécurité (COMSS) ont recensé, en collaboration, les risques préliminaires qui pourraient contribuer au harcèlement et à la violence au travail. Ces risques ont été consignés dans l’annexe B de la Politique de PHVLT de l’ASFC.

52. Nous avons observé un manque de clarté dans la Politique de PHVLT de l’ASFC en ce qui a trait aux rôles et aux responsabilités concernant l’élaboration de l’évaluation du lieu de travail, car durant les premières étapes de la vérification, le programme de SST et le CENI ne savaient pas exactement qui était responsable de l’évaluation.

53. Le programme de SST, au moyen de son plan de prévention des risques, effectue des analyses des risques professionnels, dans lesquelles il identifie et évalue certains risques et dangers liés au harcèlement. Au moyen des analyses des risques professionnels, l’Agence met en œuvre des mesures de contrôle pour protéger les employés contre ces dangers et fournit la formation et les conseils nécessaires aux employés exposés à ces dangers.

54. En outre, l’Agence a accès à des sources de données^{Note de bas de page 13} où des informations relatives au harcèlement et à la violence sont disponibles, par exemple : les résultats du SAFF, les sondages éclairs internes et sondages sur la culture, les fiches d’évaluation du bien-être, les plaintes pour harcèlement et violence reçues, etc. Ces informations peuvent être exploitées pour faire ressortir les risques ou l’efficacité des mesures de prévention lors de l’élaboration de l’évaluation du lieu de travail.

Comment les employés et la direction perçoivent-ils les mesures de prévention existantes

55. Le nouveau règlement exigeant qu’une enquête soit menée si un employé en fait la demande a entraîné une augmentation d’environ 60 % de la charge de travail depuis le 1er janvier 2021. Auparavant, une évaluation aurait été entreprise pour déterminer si une enquête était justifiée. Les ressources du CENI ont été priorisées pour élaborer un nouveau processus de règlement et répondre à environ 150 plaintes^{Note de bas de page 14}. En conséquence, le CENI n’a pas mis l’accent sur la prévention.

56. Toutefois, les dossiers de gouvernance et les communications transmises sur l’intranet de l’ASFC ainsi que les courriels internes montrent que l’Agence prend des mesures de prévention pour renforcer une politique de tolérance zéro en matière de harcèlement et de violence grâce à ses diverses stratégies et initiatives^{Note de bas de page 15}.

57. Malgré les efforts de l’Agence, 51 % des employés ayant répondu au sondage se sont dits insatisfaits de l’engagement de la haute direction à promouvoir un lieu de travail exempt de harcèlement et de violence.

L’Agence devrait procéder à davantage de sensibilisation et continuer à promouvoir ses initiatives auprès des employés.

Crainte de représailles

58. 296 (45 %) répondants ont indiqué avoir été soit victimes, soit témoins de harcèlement ou de violence au travail entre le 1er janvier 2021 et le 31 mars 2022. Cependant, seuls 24 (8 %) d’entre eux ont déposé une plainte auprès du CENI. Les raisons les plus fréquemment invoquées pour ne pas déposer une plainte officielle sont les suivantes :

• je ne croyais pas que cela ferait une différence;
• j’avais peur des représailles;
• je ne croyais pas que l’incident resterait confidentiel.

59. Nos observations relatives aux représailles sont conformes à la vérification du BVG sur le respect en milieu de travail, qui a révélé que les employés de l’Agence avaient « des préoccupations graves ou importantes à l’égard de la culture organisationnelle et qu’ils craignaient des représailles s’ils portaient plainte […] pour harcèlement, discrimination ou violence en milieu de travail. »

60. Les résultats du SAFF de 2020 pour l’Agence^{Note de bas de page 16} ont également révélé que 55 % des employés victimes de harcèlement qui n’ont pas déposé de plainte ou de grief ont agi ainsi par crainte de représailles. Plus de la moitié des personnes interrogées (56 %) ont également mentionné qu’elles n’avaient pas l’impression que la haute direction avait mis en œuvre des mesures permettant de faire face aux craintes de représailles.

61. En réponse au rapport du BVG et aux résultats du SAFF ainsi qu’au nouveau Règlement, l’Agence a créé une procédure confidentielle de divulgation des plaintes (par l’intermédiaire du CENI^{Note de bas de page 17}). Étant donné que cette procédure a été élaborée récemment, il se peut que tous les avantages qui y sont associés n’aient pas encore été réalisés. Le fait de promouvoir davantage le rôle du CENI et la manière dont il peut contribuer à protéger les employés contre les représailles permettra de mieux faire connaître les mesures prises par l’Agence.

62. En l’absence d’un processus d’évaluation des risques liés au harcèlement et à la violence en milieu de travail, l’ASFC est moins préparée à s’assurer que les bonnes mesures de prévention sont prises pour protéger les employés.

63. En empêchant le harcèlement de se produire et en réduisant la crainte de représailles, l’Agence peut améliorer la culture, le moral, le bien-être et la productivité ainsi que réduire les taux de roulement et d’absentéisme.

Formation

64. Depuis le 1er janvier 2021, les employés de l’ASFC doivent suivre une nouvelle formation obligatoire sur le harcèlement, en fonction de leur rôle, offerte par l’École de la fonction publique du Canada (EFPC). Trois cours sont disponibles :

• WMT101 - Prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail pour les employés : Tous les employés de l’ASFC doivent suivre ce cours, peu importe leur poste.
• WMT102 - Prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail pour les gestionnaires et les comités de santé et de sécurité : Les employés de l’ASFC qui font partie des catégories suivantes doivent suivre ce cours :
  • ont un subordonné direct (superviseurs, gestionnaires, cadres);
  • sont membres d’un comité local de santé et de sécurité au travail;
  • sont représentants en matière de santé et sécurité au travail.
• WMT103 - Prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail pour les destinataires désignés : Les employés de l’ASFC qui travaillent au CENI.

Les employés sont tenus de reprendre le(s) cour(s) tous les trois ans.

65. Nous nous attendions à ce que l’Agence ait établi et communiqué les exigences en matière de formation obligatoire, et à ce qu’elle surveille l’achèvement de chaque cours de formation obligatoire.

Suffisance et suivi de la formation

66. La direction de l’Agence et les syndicats ont convenu que les cours de l’EFPC étaient suffisants pour satisfaire aux exigences du Règlement et qu’il n’y avait donc pas lieu d’élaborer un cours interne. Les répondants au sondage ont trouvé dans une proportion de 82 % que la formation de l’EFPC était pertinente.

67. 80 % des répondants au sondage ont trouvé que la formation de l’EFPC définissait clairement leurs rôles et responsabilités en matière de prévention du harcèlement et de la violence au travail. 67 % des répondants au sondage ont trouvé que la formation de l’EFPC fournissait des informations sur la manière de signaler un incident (formation WMT101). Cependant, les répondants ont suggéré qu’en plus de la formation de l’EFPC, l’Agence pourrait compléter la documentation et les outils par des exemples ou un contexte propre à l’ASFC, y compris des renseignements sur l’endroit où signaler un incident au sein de l’Agence.

68. Nous avons examiné les cours de formation et constaté qu’ils étaient pertinents et satisfaisaient aux exigences du Règlement.

69. Nous avons tenu des groupes de discussion avec les conseillers du CENI, qui ont révélé qu’une formation précise sur les conversations difficiles les aiderait à mieux gérer les discussions stressantes avec leurs clients.

70. L’achèvement du cours WMT101, le cours sur le harcèlement destiné à tous les employés, est contrôlé et suivi par la Direction de la formation et du perfectionnement. Au 31 juillet 2022, le taux d’achèvement était de 80,2 %. L’Agence n’assure pas la surveillance et le suivi de l’achèvement de la formation des gestionnaires et des membres des comités de santé et de sécurité au travail (WMT102). La liste de tous les titres de postes (gestionnaires/superviseurs) ayant des subordonnés directs et la liste des noms des employés qui sont membres du comité n’étaient pas disponibles de manière à permettre de suivre les taux d’achèvement. Le CENI effectue le suivi de l’achèvement de la formation de ses conseillers (WMT103).

71. Compte tenu de l’importance du rôle de la direction dans la promotion d’un milieu de travail exempt de harcèlement, il est impératif que tous reçoivent la formation nécessaire. Sans moyen d’effectuer le suivi et le contrôle des taux d’achèvement de la formation pour les gestionnaires, l’Agence ne sait pas quels sont ceux qui n’ont pas suivi la formation obligatoire.

Résolution des incidents de harcèlement

72. Le Règlement prévoit que l’employeur doit tenter de résoudre tous les cas de harcèlement et de violence dont il a été informé. Ce processus de résolution est mené par un employé (partie principale) qui transmet un avis d’incident. Le Règlement décrit les étapes du processus de résolution, y compris les délais à respecter.

73. Le CENI gère de manière centralisée la réception et le traitement d’une plainte pour harcèlement ou violence. Le processus fait appel à plusieurs intervenants, notamment la direction, le Système de gestion informelle des conflits (SGIC) ainsi que les responsables de l’approvisionnement, de la sécurité, de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Les principales étapes du processus de résolution sont les suivantes (voir l’annexe C pour plus de détails sur le processus de résolution) :

Figure 1 – Processus de résolution

Version textuelle : Figure 1

Processus de résolution

Le processus de résolution est entièrement décrit dans le corps du contenu du annexe C.

74. Nous nous attendions à ce que l’Agence ait conçu un processus de résolution des plaintes de harcèlement conforme au Règlement, aux directives du SCT et aux politiques de l’Agence, et qu’elle réagisse aux incidents en temps opportun.

Processus de résolution

75. Le CENI a élaboré un organigramme du processus de résolution qui a été mis à la disposition de tous les employés sur l’intranet.

76. 21 des 24 (88 %) répondants au sondage ont indiqué qu’il y avait des lacunes dans les services de résolution du CENI. 59 % des répondants qui ont eu recours aux services du CENI ont déclaré que la procédure de signalement d’un incident au CENI n’était pas claire.

77. Les répondants au sondage ont évoqué certaines améliorations pouvant être apportées aux services du CENI :

• Clarifier la façon dont le Règlement définit le harcèlement et le résultat final du processus du CENI. Certains répondants ont indiqué que leur avis d’incident n’avait pas été accepté, car il ne correspondait pas à la définition du harcèlement, mais qu’ils ne comprenaient pas pourquoi.
• Expliquer clairement les mécanismes de résolution disponibles, autres que l’enquête, pour régler une plainte de harcèlement (par exemple, le SGIC, la conciliation ou la résolution négociée). Les autres mécanismes peuvent permettre une résolution plus rapide pour les parties concernées.
  • Le Règlement accorde à la partie principale la souplesse de s’engager dans plusieurs voies de résolution. La conciliation et l’enquête peuvent se dérouler simultanément. Le Règlement autorise ce déroulement simultané afin de permettre à la partie principale de déterminer la façon la plus efficace de parvenir à la résolution.

78. Nous avons examiné quatre plaintes^{Note de bas de page 18} pour déterminer si le processus de résolution des plaintes de l’Agence contenait tous les aspects clés du Règlement et de la Directive du SCT. Nous avons constaté ce qui suit :

• le processus de résolution est en grande partie conçu conformément aux exigences du Règlement, de la Directive du SCT et des autres directives applicables;
• les étapes de l’enquête contiennent des éléments de l’équité procédurale;
• des mesures appropriées ont été prises pour garantir le respect des renseignements personnels et la confidentialité de l’événement et des parties concernées;
• des modèles et des outils sont disponibles afin de mener la résolution d’une manière équitable, cohérente et objective;
• les conseillers du CENI ont fourni des mises à jour mensuelles à la partie principale;
  • 67 % des répondants ont convenu qu’ils recevaient des mises à jour régulières sur leur dossier.

79. Au cours de l’exercice 2022 à 2023, le CENI a donné la priorité à la rationalisation du processus de résolution et a étudié la possibilité d’utiliser une approche fondée sur le risque pour gérer les dossiers. Certains éléments des changements apportés au processus sont présentés dans la section suivante.

Délais

80. Le Règlement prévoit des délais pour des étapes précises du processus de résolution. Nous avons analysé les données relatives aux plaintes de harcèlement pour tous les avis d’incident reçus au cours de la période visée par la vérification et avons observé que le processus de résolution ne respecte pas certains délais. Plus précisément, le Règlement exige ce qui suit :

• Un accusé de réception doit être envoyé dans les 7 jours suivant la réception de l’avis d’incident. Dossiers pour lesquels le délai a été respecté : 86 %.

• Une tentative de résolution négociée doit être faite dans un délai de 45 jours. Dossiers pour lesquels le délai a été respecté : 39 %.

  Nous avons constaté que de nombreux facteurs ont fait en sorte qu’il a été difficile pour le CENI de tenir la réunion initiale de résolution négociée dans le délai de 45 jours. Les principales raisons sont les suivantes :

  • la partie principale était en congé prolongé pour des raisons personnelles;
  • en raison de facteurs tels que la charge de travail, les conseillers du CENI n’ont pas planifié les réunions avec la partie principale en temps voulu;
  • l’AIPRP n’a pas examiné l’avis d’incident dans les délais prévus par leurs normes de service, ce qui a entraîné des retards.

• Un enquêteur doit être choisi dans les 60 jours. Dossiers pour lesquels le délai a été respecté : 69 %.

  Les 32 dossiers actifs qui ont dépassé le délai d’un an étaient au stade de l’enquête (le plus grand nombre de cas à tous les stades). Cela s’explique par ce qui suit :

  • Une liste d’enquêteurs qualifiés n’a pas été établie comme le permet le Règlement. Le CENI a plutôt choisi des enquêteurs à partir de l’offre à commandes existante de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC)^{Note de bas de page 19}. L’élaboration d’une liste spécialisée pourrait contribuer à accélérer le choix et l’obtention d’un enquêteur qualifié.
  • Les processus d’approvisionnement de l’ASFC exigeaient que le CENI attende que les autorisations de sécurité d’un enquêteur soient vérifiées de nouveau. Toutefois, Approvisionnement et Sécurité de l’ASFC a récemment émis une nouvelle directive^{Note de bas de page 20} qui devrait accélérer le choix d’un enquêteur.
• L’avis d’incident doit être fermé dans un délai d’un an. Dossiers pour lesquels le délai a été respecté : 64 %.
  • Les difficultés à tenir une réunion de résolution négociée et les retards dans le choix d’un enquêteur ont nui à la capacité de l’Agence à traiter un avis d’incident dans un délai d’un an.
  • Bien que le Règlement ne l’exige pas, l’AIPRP examinerait à la fois un rapport d’enquête préliminaire et le rapport d’enquête final afin d’assurer un contrôle adéquat. En raison de sa capacité et d’autres priorités au sein de l’AIPRP, le CENI a connu des retards dans la réception en temps opportun des examens de l’AIPRP.
  • À l’été 2022, le CENI a simplifié ce processus en exigeant que seul le rapport d’enquête final soit soumis à l’examen de l’AIPRP. Le retrait des examens inutiles du processus contribuera à accélérer la cadence.

81. Nous avons également observé qu’il arrive que certains conseillers chevronnés du CENI gèrent plus de 20 dossiers à un même moment, ce qui, selon eux, peut contribuer aux retards dans le respect des délais prescrits. En outre, certains conseillers ont dit se sentir surmenés et épuisés en raison du volume de dossiers.

82. Il est important de noter que certaines difficultés – par exemple, si la partie principale part en congé prolongé – ne relèvent pas du CENI et que ces difficultés, en tant que telles, peuvent continuer à avoir une incidence sur sa capacité à respecter le délai d’un an pour le traitement d’un avis d’incident.

• Comme le prévoit le Règlement^{Note de bas de page 21}, le CENI conserve dans ses dossiers la justification des retards.

83. 79 % des répondants au sondage qui ont eu recours aux services offerts par le CENI ont indiqué que leur dossier n’est pas (ou n’a pas été) traité à l’intérieur des délais prescrits.

84. Les difficultés et les retards peuvent réduire la confiance des employés dans le processus de résolution et peuvent avoir une incidence sur leur moral et leur productivité.

85. De plus, les retards auront une incidence sur la capacité de l’Agence à mettre en œuvre des mesures correctives et à rétablir l’environnement de travail.

86. Les incidents de harcèlement sur le lieu de travail qui ne sont pas traités nuisent à la culture du lieu de travail et à la réputation de l’Agence et peuvent également entraîner des coûts supplémentaires en raison d’éventuelles poursuites ou sanctions du Programme du travail.

Conclusion

87. L’Agence a pris des mesures pour satisfaire à la plupart des exigences du Règlement relatives à la prévention du harcèlement et de la violence sur le lieu de travail, par exemple en concevant un processus de résolution pour le signalement des incidents de harcèlement.

88. Malgré les progrès réalisés, il est possible d’améliorer encore la façon dont l’Agence fait la promotion de ses efforts pour favoriser un milieu de travail respectueux et s’assurer qu’elle se conforme entièrement au Règlement, notamment en faisant ce qui suit :

• promouvoir les mesures de prévention existantes et les autres procédures en place, telles que les procédures anonymes de signalement des incidents de harcèlement, afin que davantage d’employés sachent qu’ils peuvent signaler un cas de harcèlement sans crainte de représailles;
• mener une évaluation du lieu de travail afin de dresser un portrait complet de tous les risques liés au harcèlement et de comprendre où des mesures de prévention supplémentaires peuvent être nécessaires;
• remédier aux difficultés liées au processus de résolution qui entraînent des retards dans le respect des délais prescrits.

89. Dans l’ensemble, l’Agence devrait s’assurer que ses actions produisent des résultats positifs qui montrent aux employés l’engagement de l’Agence à créer un lieu de travail sain, respectueux et sûr.