Sommaire exécutif
Évaluation globale des facteurs relatifs à la vie privée de la Gestion des cotisations et des recettes de l'ASFC (GCRA)
L’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a lancé sa solution de Gestion des cotisations et des recettes (GCRA) pour pouvoir faire le suivi des droits et taxes à payer à l’importation des marchandises commerciales, surveiller les paiements et faciliter les remboursements si un montant est payé en trop par les importateurs. La solution comprend des liens avec plusieurs applications et bases de données existantes de l’ASFC et est intégrée au grand livre des recettes (GLR). La solution de GCRA nécessite des liens avec l’ARC et avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).
Les renseignements contenus dans la solution de GCRA sont principalement de nature commerciale : coordonnées de l’entreprise et numéros d’entreprise. La solution de GCRA contient des renseignements sur les importateurs (canadiens et étrangers), les conseillers en services commerciaux, les transporteurs, les services de messagerie, les propriétaires de boutiques hors taxes, les propriétaires d’entrepôts et les courtiers en douane. Dans certains cas, les importateurs ou les transporteurs peuvent être de petites entreprises à propriétaire unique et, dans ces cas, l’identité et les numéros d’entreprise (NE) émis par l’ARC peuvent être considérés comme des renseignements personnels.
La première phase de la solution de GCRA, la solution de Grand livre des comptes clients (GLCC), a été mise en œuvre en . En , le projet de la solution de GCRA a lancé la première version de la phase 2, dans le cadre de laquelle la technologie de la solution de la phase 1 a été mise à niveau, et cette solution a été transférée sur la plateforme SAP S/4HANA. Aucun nouveau renseignement personnel ni aucune nouvelle fonctionnalité n’ont été créés, et les liens actuels avec de multiples applications et bases de données de l’ASFC et d’autres ministères sont restés en place. En , le projet de la GCRA a déployé de nouveaux éléments liés à la phase 2, notamment un portail électronique pour les partenaires de la chaîne commerciale (PCC), un agent conversationnel automatisé et une fonctionnalité de gestion des cas moderne et efficace à l’intention des employés de l’ASFC. La présente version de l’EFVP repose sur la version actuelle de la phase 2 de la GCRA.
L’autorité juridique générale découle de la Loi sur l’Agence des services frontaliers du Canada, de la Loi sur les douanes, du Tarif des douanes, de la Loi sur l’accise, de la Loi sur la taxe d’accise et de la Loi sur les mesures spéciales d’importation. L’autorité juridique précise découle des paragraphes 17(1) et 60(1) à (3) et de l’article 67.1 de la Loi sur les douanes.
Les renseignements personnels seront stockés dans la solution logicielle de la GCRA. En outre, les renseignements personnels pourraient être sauvegardés dans le Système des douanes pour le secteur commercial, le Système de traitement des déclarations des voyageurs, le Système de mise en lots, de comptabilisation et de rapports du K32 et le Régime de sanctions administratives pécuniaires.
Les coordonnées de base seront mises à profit par l’ASFC pour communiquer des messages, des bulletins de panne et des renseignements urgents aux clients.
Conclusions
Des risques administratifs limités ont été relevés pendant le processus d’EFVP :
- Si l’autorisation de disposer de documents (ADD) et les normes connexes de conservation et d’élimination ont été établies, la solution de la GCRA n’est actuellement pas conçue pour cibler les documents admissibles à l’élimination. L’équipe de projet de la GCRA a l’intention de concevoir cette fonction dans le cadre de la version 2, avant la fin de la période de conservation (six ans complets).
- Il est possible de renforcer le protocole d’entente entre l’ARC et l’ASFC en précisant les exigences de conservation et d’élimination, en consignant les points d’accès internes de l’ASFC, ainsi qu’en précisant par écrit quelle organisation devrait être responsable du traitement des demandes d’accès à l’information en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
- Étant donné que les renseignements relatifs au NE et au compte de programme sont recueillis indirectement par l’ARC et fournis à l’ASFC, l’ASFC n’est pas tenue d’aviser les particuliers au moment de la collecte. Il a toutefois été noté que ni le fichier de renseignements personnels de l’ARC (ARC PPU 223) ni le formulaire de demande de numéro d’entreprise ne mentionnent la communication des renseignements à l’ASFC. Bien que cela ne représente pas un risque pour l’ASFC, l’ARC a été informée de cette omission.
Droit d’accès
Pour tout renseignement reçu par l’intermédiaire du formulaire de rétroaction en ligne, qu’il s’agisse d’un compliment, d’un commentaire ou d’une plainte, l’utilisateur est informé du but du programme ainsi que des pratiques connexes en matière de collecte, d’utilisation, de communication et de conservation.
Les renseignements personnels liés à la solution de GCRA seront conservés en fonction des calendriers établis dans la stratégie de conservation et d’élimination avant d’être détruits. Puisque l’information provient de l’ARC, l’ASFC encourage les personnes à déposer des demandes d’accès à l’information et de correction de dossier directement auprès de l’ARC, en citant le numéro d’enregistrement d’entreprise (ARC PPU 223) ou les décisions et interprétations relatives à l’accise et à la TPS/TVH (ARC PPU 092). Cette activité est décrite plus en détail dans le chapitre sur l’ASFC d’Info Source, sous le fichier de renseignements personnels ASFC PPU 1501.
Les demandeurs peuvent faire une demande officielle d’accès à leurs renseignements personnels ou d’accès à tout dossier relatif à la solution de la GCRA ou créé par celle-ci en communiquant avec la Division de l’échange d’information, de l’accès à l’information et du chef de la protection des renseignements personnels (DEIAICPRP).
Responsabilité
Si le demandeur a des inquiétudes au sujet de la collecte, de l’utilisation, de la communication ou de la conservation de ses renseignements personnels, il peut formuler une plainte auprès de la DEIAICPRP de l’ASFC. La plainte devrait être formulée par écrit et comprendre le nom du demandeur, ses coordonnées et une brève description du problème. Les coordonnées de la DEIAICPRP.
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