Sommaire exécutif
Archivé - Programme des uniformes de l'ASFC

Le Programme des uniformes de l'ASFC fournit des articles d'uniforme et de l'équipement, notamment un gilet pare-balles souple, aux employés de l'ASFC portant l'uniforme. Les employés font l'acquisition d'uniformes et d'un gilet pare-balles souple dans le cadre de deux processus distincts : 

1. Les articles d'uniforme et l'équipement sont commandés directement par l'employé à Logistik Unicorp Inc. de Saint-Jean, au Québec, au moyen du portail web sûr du vendeur. Ce processus s'appelle le Système d'approvisionnement en uniformes ou SAU.
2. Le gilet pare-balles souple est commandé par le Programme des uniformes de l'ASFC à Ottawa, lequel reçoit, examine et transmet l'information sur la taille à Pacific Safety Products Inc. (PSP) d'Arnprior, en Ontario. 

Le SAU doit être mis en œuvre en août 2015 et il appuiera une chaîne d'approvisionnement moderne et optimisée pour les articles d'uniforme et l'équipement, au moyen de l'entreposage efficient, de la gestion proactive de l'inventaire et de la livraison efficace. L'ASFC commande des gilets pare-balles souples à PSP depuis le début des années 1990.

Le fichier de renseignements personnels (FRP) associé au Programme des uniformes est la norme PSE 901 – dossier personnel de l'employé du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Le numéro de catégorie de dossier pour le Programme des uniformes est 2015/008 (gestion de matériel APDD). Les pouvoirs législatifs du Programme des uniformes se trouvent à l'alinéa 5(1)a) de la Loi sur l'Agence des services frontaliers du Canada.

Contexte

Les initiatives SAU et sur les gilets pare-balles souple font partie du Programme des uniformes, lequel est géré à l'interne par l'ASFC. Le Programme des uniformes surveille la fourniture des articles d'uniforme et de l'équipement à environ 8 000 employés portant l'uniforme. Le Programme gère une chaîne d'approvisionnement nationale comprenant 30 marchés sur plusieurs années en collaboration avec la Direction générale du contrôle de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

En raison de la mise en œuvre du SAU, ces contrats prendront fin. Logistik Unicorp Inc. deviendra l'unique fournisseur des articles d'uniforme, et PSP deviendra le seul fournisseur de gilets pare-balles souples, comme il est mentionné ci-dessous^{Note de bas de page 1}.

L'initiative SAU recueillera les renseignements personnels des employés de l'ASFC portant l'uniforme, utilisera ces renseignements, les communiquera, les conservera et les éliminera. Les renseignements personnels seront recueillis directement auprès des employés, qui les téléchargeront dans un portail Web sûr fourni par le vendeur, Logistiks Unicorp Inc., de Saint-Jean, au Québec. Les renseignements personnels comprendront le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, les mensurations et l'existence de problèmes de santé nécessitant de fournir un article d'uniforme particulier, comme une blouse de maternité ou une chemise conçue de manière à couvrir un appareil médical. Les renseignements personnels comprendront aussi le Code d'identification de dossier personnel (CIDP) de l'employé utilisé par le vendeur pour associer les commandes à des personnes précises et par l'ASFC pour contrôler l'utilisation du Programme par l'employé (consulter la section 3 pour une liste complète des renseignements personnels dont se sert le SAU). De plus, les données relatives aux employés seront fournies à intervalles réguliers au vendeur sur une clé USB encryptée afin qu'il puisse comparer les renseignements entrés par l'employé avec ceux figurant dans une base de données remplie au préalable^{Note de bas de page 2}.

L'initiative sur les gilets pare-balles souples recueille les mensurations auprès des employés directement, et les autres renseignements personnels dans les Systèmes administratifs d'entreprise (SAE), et elle envoie ces données à intervalles réguliers au vendeur, PSP,  sur une clé USB encryptée. Les deux vendeurs se serviront de ces données pour remplir et expédier la commande au lieu de travail de l'employé, ainsi que pour tenir à jour l'historique des commandes de l'employé.

Renseignements nécessaires, efficacité, intrusion proportionnelle et données minimales

Les renseignements personnels recueillis dans le cadre de cette initiative sont nécessaires afin que les articles d'uniforme et le gilet pare-balles souple soient adaptés aux mesures exactes et aux spécifications du demandeur (incluant les considérations relatives aux appareils médicaux et à l'état de santé), et qu'ils soient livrés à la bonne personne.

Permettre aux employés de commander les articles d'uniforme directement au vendeur réduit efficacement les coûts, les délais et le fardeau administratif général du Programme.

L'intrusion dans la vie privée des employés portant l'uniforme est proportionnelle au besoin du Programme, et seules les données essentielles à la gestion de la production, de la livraison et de l'inventaire sont recueillies, utilisées, communiquées et conservées par le Programme.

Risque potentiel lié à la vie privée et recommandation

Le risque global que pose ce programme pour la vie privée des employés est faible. L'ASFC dispose de pouvoirs législatifs clairement établis afin de gérer ces deux initiatives (alinéa 5(1)a), Loi sur l'Agence des services frontaliers du Canada), et elle publiera une description de la catégorie de dossier pour le Programme des uniformes dans son chapitre Info Source. Un fichier de renseignements personnels (FRP) associé a été identifié (norme PSE 901 – dossier personnel de l'employé), et l'ASFC demandera au SCT de le mettre à jour pour refléter ces initiatives. Des avis de confidentialité seront fournis aux employés lorsque leurs renseignements personnels sont recueillis, et leur consentement sera demandé au besoin (voir la pièce jointe). Les renseignements personnels ne seront utilisés que par les vendeurs pour s'acquitter des commandes et tenir à jour l'inventaire – il n'y aura pas d'autre communication des renseignements personnels. Ceux-ci seront transmis aux vendeurs de manière sécuritaire, conformément au paragraphe 16.4.4 de la Norme opérationnelle de sécurité : Gestion de la sécurité des technologies de l'information (GSTI) du SCT. Les mesures de protection employées par les vendeurs sont considérables. Les entreprises Logistik et PSP participent au Programme de sécurité industrielle du gouvernement du Canada, et elles ont fait l'objet d'examens approfondis afin de s'assurer qu'elles respectent les exigences strictes du gouvernement en matière de traitement de renseignements personnels délicats.

Droits d'accès

Une personne sera informée des fins, de la communication et de la conservation de ses renseignements personnels au moyen d'un avis de confidentialité. Les employés qui commandent des articles d'uniforme à Logistik verront et accepteront cet avis dans les conditions lorsqu'ils se connecteront pour la première fois au portail. Les employés qui commandent un gilet pare-balles souple seront mis au courant de leur droit d'accès dans un avis de confidentialité figurant sur le formulaire de commande, et pourront donner leur consentement, au besoin, pour l'utilisation et la communication de leurs renseignements personnels aux fins du Programme.

Une personne peut demander officiellement l'accès à ses renseignements personnels ou l'accès aux fichiers de l'Agence liés ou créés par les demandes d'articles d'uniforme ou de gilet pare-balles en communiquant avec la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'ASFC. Pour obtenir plus d'information à ce sujet, consulter le site suivant : /agency-agence/reports-rapports/pia-efvp/atip-aiprp/menu-fra.html.

Accountability

Les personnes qui ont des préoccupations au sujet de la collecte, de l'utilisation et de la conservation de leurs renseignements personnels par ce programme peuvent communiquer avec la Division de l'accès à l'information de l'ASFC. Les personnes qui souhaitent faire une plainte officielle concernant leurs renseignements personnels peuvent le faire par écrit au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Pour obtenir plus d'information à ce sujet, consulter le site suivant : /agency-agence/reports-rapports/pia-efvp/atip-aiprp/menu-fra.html.  Ces droits d'accès et de plainte seront expliqués aux employés au moment de la collecte de leurs renseignements personnels.

Date de modification :

2016-10-25