Frais relatifs aux renseignements et aux documents
Mémorandum D1-3-1

Ottawa, le 9 octobre 2008

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Le présent mémorandum fait état des conditions à respecter et des frais à payer lorsque des renseignements sont fournis, lorsque la permission d'examiner des documents ou d'y avoir accès est accordée ou lorsque des copies sont faites ou certifiées conformes.

Législation

Règlements déterminant les circonstances où des frais sont exigibles pour faire des copies des documents visés à l'article 107 de la Loi sur les douanes ou certifier la conformité de celles-ci, et fixant le montant de ces frais

Titre abrégé

1. Règlement sur les frais relatifs aux documents.

2. Les définitions qui suivent s'appliquent au présent règlement.

« document »

Tout support sur lequel des données sont enregistrées ou inscrites et qui peut être lu ou compris par une personne ou par un système informatique ou un autre dispositif. (record)

« Loi »

la Loi sur les douanes (Act);

Application

3. Les frais visés aux articles 4 et 5 sont exigibles de toute personne de qui ou au nom de qui un document est obtenu pour l'application de la Loi, au nom de qui un document est donné à un agent pour l'application de la Loi, ou à qui l'un des services visés à ces articles est fourni par un agent en vertu de l'article 107 de la Loi.

Frais

4.(1) La personne visée à l'article 3 qui demande une copie d'un document doit payer les frais suivants :

• a) un montant de 5 $ au moment de présenter la demande;
• b) s'il y a lieu, pour la reproduction de tout ou partie du document, les montants suivants :
  • (i) photocopie d'une page, 0,20 $ la page;
  • (ii) reproduction d'une micro-fiche, sans emploi d'argent, 0,40 $ la fiche;
  • (iii) reproduction d'un microfilm de 16 mm, sans emploi d'argent, 12 $ la bobine de 30,5 m;
  • (iv) reproduction d'un microfilm de 35 m, sans emploi d'argent, 14 $ la bobine de 30,5 mm;
  • (v) reproduction d'une micro-forme sur papier, 0,25 $ la page;
  • (vi) reproduction d'une bande magnétique sur une autre bande, 25 $ la bobine de 731,5 m.

(2) Lorsque le document visé au paragraphe (1) n'est pas informatisé, l'agent peut, outre les frais de demande prescrits à l'alinéa (1)a), exiger des frais de 2,50 $ pour chaque quart d'heure en sus de cinq heures que le préposé consacre à la recherche et à la préparation du document.

(3) Lorsque la copie demandée conformément au paragraphe (1) est produite à partir d'un document informatisé, l'agent peut, outre les frais prescrits au présent article, exiger le paiement du coût de la production du document et de la programmation, calculé comme suit :

• a) 16,50 $ la minute pour l'utilisation de l'unité centrale de traitement et de tous les périphériques connectés sur place;
• b) 5 $ pour chaque quart d'heure que le préposé consacre à programmer l'ordinateur.

5. La personne visée à l'article 3 qui demande qu'une copie d'un document soit certifiée conforme doit payer des frais de 5 $, si elle n'a pas déjà payé les frais de demande visés au paragraphe 4(1)a).

Lignes directrices et renseignements généraux

Principes

1. Il ne faut jamais fournir à une personne autre que l'importateur, l'exportateur ou le mandataire des copies de documents douaniers ou lui permettre d'examiner des documents dans les dossiers de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC).

2. Aucun courtier ne peut être autorisé à examiner un document ou à obtenir des copies d'un document qu'il n'a pas préparé ou présenté à l'ASFC initialement sans avoir obtenu auparavant le consentement écrit de l'importateur ou de l'exportateur. Il ne faut jamais fournir à un importateur, un exportateur, un courtier ou un mandataire des copies de documents douaniers qui n'ont pas été présentés avec l'ensemble des documents originaux de déclaration en détail, d'exportation ou de rajustement.

3. Une société de transport ne peut avoir accès à des documents de transport que si elle agit officiellement à titre de transporteur officiel. Les sociétés de transport ne sont pas exemptées du paiement des frais, même si les copies sont officiellement destinées à leur usage.

Procédures

4. Les demandes d'examen, de reproduction ou d'authentification de documents douaniers doivent être présentées par écrit à l'ASFC et deux copies doivent être fournies afin de satisfaire aux exigences relatives au contrôle des documents et de la reproduction.

5. La taxe sur les produits et services (TPS) et la taxe de vente harmonisée (TVH) s'appliquent à toute demande de compulsation, de reproduction et d'identification de documents. La TVH s'applique au lieu de la TPS aux demandes présentées dans les provinces de la Nouvelle-Écosse, du Nouveau-Brunswick et de Terre-Neuve.

6. Toute demande doit être accompagnée d'un versement de 5 $ représentant les frais de demande ainsi que de la TPS ou de la TVH applicable, en dollars canadiens, avant qu'il ne soit procédé à toute compulsation, reproduction ou authentification d'un document.

7. Sur réception d'une lettre de demande, il faut la frapper du timbre dateur et lui attribuer un numéro de série utilisé exclusivement à cette fin, en commençant par le chiffre 1 au début de chaque année financière.

8. Si le document n'est pas au dossier, il faut le noter sur la demande, en verser un exemplaire au dossier clos et remettre l'autre au demandeur et lui indiquer qu'aucun document correspondant ne se trouve au dossier. Dans un tel cas, les frais de demande de 5 $ et la TPS ou la TVH applicable ne sont pas remboursés. Si le document se trouve au dossier, l'ensemble des documents est passé en revue et seulement les documents présentés originalement à l'ASFC sont photocopiés et fournis au demandeur.

9. Le formulaire K23, Facture, est utilisé comme facture des frais exigés et doit mentionner le numéro de la demande. Le formulaire K21, Reçu de caisse, sert de reçu pour les sommes payées.

10. Si des marchandises de fabrication nationale livrées en tant que provisions de bord peuvent faire l'objet d'un remboursement de la TPS ou de la TVH, le vendeur peut obtenir sans frais une copie supplémentaire du formulaire K36A, Certificat de déclaration d'approvisionnements de navires et de sortie, lors de l'établissement de ce formulaire. Si des copies sont demandées par la suite, il faut exiger les frais applicables de compulsation, d'examen, de reproduction ou d'authentification.

Formulaire C10, Certification de débarquement

11. L'original ou toute copie du formulaire C10, Certificat de débarquement, est considéré comme un document complet. Les frais de demande sont exigés, que le document soit authentifié au moment de la présentation du document de déclaration en détail ou à une date ultérieure. Toute personne qui désire un certificat de débarquement doit fournir au moins les renseignements suivants :

• a) le nom de l'importateur au Canada;
• b) la date de la facture et la valeur des marchandises;
• c) la désignation des marchandises;
• d) la date approximative de l'importation au Canada.

12. Normalement, les certificats de débarquement doivent être délivrés lorsque les marchandises sont importées à des fins de consommation. Toutefois, ils peuvent être délivrés à l'égard de marchandises déclarées en détail et livrées à un entrepôt par des régies provinciales des alcools afin de leur permettre de satisfaire aux exigences de la douane américaine en matière de cautionnement. Un certificat de débarquement ne peut être délivré qu'à l'exportateur, à l'importateur ou à un mandataire.

13. Lorsque l'exportateur demandant un certificat de débarquement fournit une copie de la facture comparable à celle conservée par le bureau, cette facture doit être validée sans autre frais.

14. Bien que les formulaires de certificat de débarquement intéressent surtout les pays qui en demandent la délivrance et qu'ils soient habituellement fournis par ces pays, l'ASFC fournit un formulaire C10, sur demande, aux importateurs lorsque des formulaires ne leur sont pas remis.

Divers

15. Si un demandeur a voulu obtenir et a examiné un document dans le but de noter des données pertinentes pour préparer une copie qui sera ensuite authentifiée, de nouveaux frais de demande ne sont pas exigés si le document à authentifier est présenté le même jour, avant la fermeture des bureaux.

16. Lorsqu'on fait droit à des demandes d'authentification de copies, il faut bien s'assurer qu'il s'agit effectivement de copies conformes des documents qui se trouvent dans le dossier de l'ASFC.

Frais

17. L'annexe A du présent mémorandum renferme des renseignements sur les modalités du calcul des frais.

Exceptions

18. Les frais de compulsation, d'examen, de reproduction et d'authentification de factures douanières et de documents de déclaration en détail ne sont pas exigés lorsque ces documents sont nécessaires à la mainlevée des marchandises sur lesquelles les droits ont été acquittés intégralement dans un bureau de douane et qui arrivent par la suite à un autre bureau de douane.

19. Le Règlement sur les frais relatifs aux documents ne s'applique pas aux copies de documents préparés pour l'usage d'un bureau, d'une division ou d'une direction générale de l'ASFC.

20. Les demandes publiques de renseignements provenant de sources officielles doivent être adressées à :

Agence des services frontaliers du Canada
410, avenue Laurier Ouest, 11^e étage
Ottawa (ON) K1A 0L8

À l'attention du coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Annexe A

Renseignements sur le calcul des frais

1. Des frais sont exigés de la façon décrite aux articles 4 et 5 du Règlement que renferme le présent mémorandum.
2. Voici des exemples de frais correspondant à des situations précises :

Exemple 1 :

Si une personne demande à l'ASFC de préparer des copies authentifiées ou non authentifiées d'un document de déclaration en détail, d'une facture ou d'un document de contrôle du fret et que le total des pages est 30, les sommes exigées sont les suivantes :

Frais de demande 5 $
Reproduction (30 pages à 0,20 $) 6 $
Total partiel 11 $
Plus la TPS à 5 %, d'où un total de 11,55 $, ou plus la TVH à 13 %, d'où un total de 12,43 $

Nota : La TPS s'applique à toutes les provinces sauf la Nouvelle-Écosse, le Nouveau-Brunswick et Terre-Neuve. La TVH s'applique dans le cas de ces provinces.

Exemple 2:

Si une personne demande à l'ASFC de préparer des copies authentifiées ou non authentifiées de trois documents non informatisés et que le nombre de pages est 200, et si cela nécessite six heures de compulsation par un employé, les sommes exigibles sont les suivantes :

Frais de demande 5 $
Compulsation de plus de cinq heures
(quatre quarts d'heure à 2,50 $ le quart d'heure) 10 $
Reproduction (200 pages à 0,20 $) 40 $
Total partiel 55 $
Plus la TPS à 5 %, d'où un total de 57,75 $, ou la TVH à 13 %, d'où un total de 62,15 $

Nota : La TPS s'applique à toutes les provinces à l'exception de la Nouvelle-Écosse, du Nouveau-Brunswick et de Terre-Neuve. La TVH s'applique dans le cas de ces provinces.

Exemple 3 :

Si une personne demande à l'ASFC de préparer des copies authentifiées ou non authentifiées de documents lisibles par machine et que le nombre de pages est 100, et si cela nécessite une demi-heure de programmation par un employé et dix minutes d'utilisation de l'unité centrale de traitement, les sommes exigibles sont les suivantes :

Frais de demande 5 $
Programmation (deux quarts d'heure à 5 $ le quart d'heure) 10 $
Traitement (10 minutes à 16,50 $ la minute) 165 $
Total partiel 180 $
Plus la TPS à 5 %, d'où un total de 189 $, ou la TPS à 13 %, d'où un total de 203,40 $

Nota : La TPS s'applique à toutes les provinces à l'exclusion de la Nouvelle-Écosse, du Nouveau-Brunswick et de Terre-Neuve. La TVH s'applique dans le cas de ces provinces.

Références

Bureau de diffusion :

Direction générale de la stratégie et de la coordination

Dossier de l'administration centrale :

7635-3

Références légales :

Loi sur les douanes, article 107

Autres références :

s.o.

Ceci annule le mémorandum D :

D1-3-1, 27 mars 1997

Date de modification :

2012-08-14