Notes sur les enjeux : Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires – Étude sur les Contrats de consultation octroyés par le gouvernement fédéral à McKinsey & Company (6 mars 2023)
Fiche sommaire des contrats
| Objectif | Consultation commerciale/contrat de services en matière de gestion de changement ayant abouti à une analyse de rentabilité pour la GCRA |
|---|---|
| Période du contrat | Date de l'adjudication : Date de fin : |
| Valeur en $ / Dépense (dollars) | Valeur du contrat : 1,99 millions de dollars Montant dépensé : 1,8 millions de dollars |
| Notes | L'ASFC a reçu un cadre des avantages pour mesurer l'efficacité et l'efficience de l'adoption de processus numériques visant à améliorer la gestion des recettes des droits et taxes sur les marchandises importées. |
| Renseignements supplémentaires | 1) Quels conseils McKinsey a-t-elle donnés à l'ASFC à la suite de ce contrat ? 2) Pourquoi a-t-on eu besoin de ressources externes pour accomplir ce travail ? |
| Objectif | Contrat de services exécutifs en matière de transformation |
|---|---|
| Période du contrat | Date de l'adjudication : Date de fin : |
| Valeur en $ / Dépense (dollars) | Valeur initiale du contrat : 791 000 $ Valeur modifiée du contrat : 1,8 millions de dollars Montant dépensé : 1,6 millions de dollars |
| Notes | Services de transformation de la haute direction pour maximiser les avantages potentiels des multiples initiatives de transformation en cours à l'ASFC et pour fournir des conseils en vue de l'élaboration d'une stratégie de renouvellement et de sa mise en œuvre éventuelle. |
| Renseignements supplémentaires | 1) Quels conseils McKinsey a-t-elle donnés à l'ASFC à la suite de ce contrat ? 2) Pourquoi a-t-on eu besoin de ressources externes pour accomplir ce travail ? |
| Objectif | Plan de travail en matière de gestion pour des contrats (vendeurs) |
|---|---|
| Période du contrat | Date de l'adjudication : Date de fin : |
| Valeur en $ / Dépense (dollars) | Valeur du contrat : 1,33 millions de dollars Montant dépensé : 978 000 $ |
| Notes | Établissement d'une stratégie et d'un plan de travail du Bureau de gestion de la valeur pour appuyer le projet de GCRA. |
| Renseignements supplémentaires | 1) Quels conseils McKinsey a-t-elle donnés à l'ASFC à la suite de ce contrat ? 2) Pourquoi a-t-on eu besoin de ressources externes pour accomplir ce travail ? |
| Objectif | Contrat d'évaluation des performances annulé avant la fin des travaux |
|---|---|
| Période du contrat | Date de l'adjudication : Date de fin initiale : Date modifiée : Contrat terminé sans dépenses |
| Valeur en $ / Dépense (dollars) | Valeur du contrat : 1,98 millions de dollars Montant dépensé : 0 $ |
| Notes | Mise en place de services d'analyse comparative pour le projet de la GCRA. Ce contrat a été annulé sans dépenses après qu'il a été déterminé que les travaux seraient terminés avec des ressources internes. |
| Renseignements supplémentaires | 1) Quels conseils McKinsey a-t-elle donnés à l'ASFC à la suite de ce contrat ? 2) Pourquoi a-t-on eu besoin de ressources externes pour accomplir ce travail ? |
Processus d'approvisionnement de l'ASFC (Aperçu général)
Réponses suggérées
Pour chaque demande de contrat, la Division de l'approvisionnement de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) aide les gestionnaires clients et les responsables de projet à définir leurs exigences en matière d'approvisionnement, de sécurité et d'approche contractuelle (y compris la stratégie d'approvisionnement).
La responsabilité de l'attribution d'un contrat peut varier selon la valeur de la demande et le type de service ou de bien requis ; un contrat peut être attribué par l'ASFC, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) ou Services partagés Canada (SPC).
Si un contrat demeure avec l'ASFC, l'approvisionnement de l'ASFC est responsable de la préparation des documents d'appel d'offres, de la gestion des risques contractuels, de l'évaluation ou de la sélection des approvisionnements, de l'attribution des contrats et des activités de gestion des contrats.
Contexte
L'Agence achète une vaste gamme de biens et de services pour sécuriser les frontières du Canada et offrir des services dans des domaines précis comme l'infrastructure, la sécurité et la technologie de l'information (TI). La responsabilité de l'attribution d'un contrat peut varier selon la valeur de la demande et le produit requis. Ces contrats peuvent être attribués par l'ASFC elle-même, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) ou Services partagés Canada (SPC).
Conformément à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, les activités de passation de marchés du gouvernement sont menées d'une manière qui résistera à l'examen du public en matière de prudence et de probité, facilitera l'accès, encouragera la concurrence et reflètera l'équité dans l'utilisation des fonds publics.
Quelle que soit la voie que doit emprunter une demande de contrat, la Division de l'approvisionnement de l'ASFC donne des conseils et traite rapidement les demandes de services contractuels des clients. Les agents de négociation des contrats fournissent un service essentiel pour appuyer les clients (par exemple, les gestionnaires, les responsables de projet), en partageant les responsabilités pour assurer l'exécution efficace du programme en fournissant des conseils pour la préparation de la documentation initiale, ce qui comprend :
- la définition des besoins en matière de passation de marchés ;
- la définition des exigences en matière de sûreté ;
- approche contractuelle (y compris stratégie d'approvisionnement).
Une fois qu'un client, en collaboration avec les agents de négociation des contrats de l'ASFC, a terminé la documentation initiale, son contrat subséquent sera préparé par l'ASFC, SPC ou SPAC.
S'il reste un contrat avec l'ASFC, l'approvisionnement de l'ASFC est responsable de :
- la préparation des documents d'appel d'offres ;
- la gestion des risques contractuels ;
- l'évaluation ou la sélection de l'offre ;
- évaluation des soumissions ;
- l'attribution du contrat ;
- activités de gestion des contrats (responsabilité partagée avec l'autorité de projet).
L'atténuation des risques et le respect des lois, règlements et politiques sont assurés par :
- les approbations fondées sur une séparation claire des rôles et des responsabilités conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) ;
- l'assurance des examens des dossiers de marchés d'approvisionnement, horizontalement par l'entremise de l'examen par les pairs et verticalement par l'entremise des formulaires de planification des marchés et d'approbation préalable (APAC) ;
- dans certains cas, l'approbation est demandée à un comité d'examen des marchés présidé par le directeur général de la Direction du contrôleur de l'Agence ;
- effectuer des examens de vérification de l'intégrité des données dans le système financier ;
- élaborer et maintenir des procédures d'assurance de la qualité et de contrôle.
Processus d'approvisionnement de l'ASFC avec le soutien de SPAC/SPC
Réponses suggérées
Chaque fois que l'ASFC détermine qu'un bien ou un service est nécessaire, la Direction générale ou la région concernée, avec l'appui des experts en approvisionnement de l'ASFC, élaborera un énoncé de travail (services) ou une liste de produits livrables (marchandises) complète et impartiale qui est fondé sur les exigences opérationnelles.
Dans les cas où un contrat à fournisseur unique est attribué, l'ASFC et Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC)/Services partagés Canada (SPC) font preuve de diligence raisonnable pour s'assurer que l'exigence correspond à l'une des quatre exceptions du Secrétariat du Conseil du Trésor pour l'approvisionnement à fournisseur unique, conformément à la Directive sur la gestion de l'approvisionnement ().
Dans les cas où SPAC ou SPC est l'autorité contractante (lorsque la valeur est supérieure aux pouvoirs d'approvisionnement délégués par l'Agence en vertu de l'article 41), le Service des approvisionnements de l'ASFC examine et évalue l'exigence d'approvisionnement et transmet l'exigence à SPAC ou à SPC pour traitement.
SPAC ou SPC lancera une demande de propositions, lancera l'appel d'offres sur CanadaBuys, recueillera les soumissions et procèdera à l'évaluation des soumissions, puis attribuera le contrat au soumissionnaire retenu.
Dans le cadre de ce processus, le client (autorité de projet de l'ASFC) de l'approvisionnement de l'ASFC participe à l'examen technique des soumissions. L'approvisionnement de l'ASFC et l'autorité de projet de l'ASFC ne reçoivent pas les soumissions financières et n'y ont pas accès. L'ASFC ne reçoit que le contrat qui en résulte.
Questions et réponses anticipées (Comité)
Comment gérez-vous l'approvisionnement d'urgence à l'ASFC ?
L'ASFC utilise les pouvoirs d'approvisionnement spécialement délégués par SPAC et le Conseil du Trésor selon les deux conditions suivantes : 1) décès ou blessure imminents ; ou 2) il n'est pas dans l'intérêt public.
Les pouvoirs d'approvisionnement d'urgence sont essentiels pour les ministères axés sur les opérations comme l'ASFC, car ils permettent une réaction rapide aux évènements imprévus et permettent à l'Agence d'appuyer ses agents de première ligne.
Contexte
Dans les cas où SPAC ou SPC est l'autorité contractante
Services : Lorsque l'Agence fait l'acquisition de services, elle utilise généralement une échelle de notation de 60 à 40 points techniques et de coût (60 % de note technique totale et 40 % en fonction du coût). Dans certains cas, on demande un partage 70-30. Ces fractionnements sont généralement adoptés, car pour les services, la « conformité au coût le plus bas » n'équivaut généralement pas à la « meilleure valeur ». Dans tous les cas où SPAC/SPC est l'autorité contractante, l'ASFC ne reçoit pas de soumissions financières, car SPAC/SPC détient ces renseignements pour s'assurer que la notation technique n'est pas faussée. L'autorité responsable du projet de l'ASFC (et non l'ASFC, Approvisionnement) effectue l'examen des soumissions techniques et fournit la ou les notes à SPAC/SPC. SPAC et SPC appliqueront ensuite la note technique de soumission et la note financière de chaque soumissionnaire et évalueront la note de chaque soumissionnaire selon la méthode d'évaluation qui a été publiée dans la demande de propositions et attribueront un classement à chaque soumissionnaire. Le soumissionnaire qui obtient la meilleure note globale, qui présente le mérite technique le plus élevé et le coût le plus bas, se voit attribuer le contrat par SPAC/SPC.
Marchandises : L'Agence achète normalement des marchandises en utilisant une approche « conforme au coût le plus bas » dans les cas où le rendement technique est nécessaire, une méthode de fractionnement peut être appliquée. Dans ce cas, l'approvisionnement de l'ASFC enverra l'exigence à SPAC/SPC pour traitement. SPAC et SPC travailleront avec le service des approvisionnements de l'ASFC et l'autorité de projet de l'ASFC pour élaborer une demande de propositions (DP). Une fois que la DP sera prête à être publiée, SPAC/SPC la publiera sur le site d'appel d'offres de CanadaBuys et recueillera toutes les soumissions qui en résulteront. L'autorité de projet de l'ASFC procèdera à un examen technique des soumissions (s'il y a lieu, car toutes les exigences relatives aux marchandises ne nécessitent pas un examen technique) et SPAC/SPC examinera toutes les soumissions financières. Toutes les soumissions financières sont retenues par SPAC/SPC. Le soumissionnaire ayant le coût le plus bas se voit ensuite attribuer un contrat par SPAC/SPC.
Quelle que soit la voie que doit emprunter une demande de contrat, la Division de l'approvisionnement de l'ASFC fournit des conseils ainsi qu'un traitement fiable et rapide aux clients qui demandent des services de passation de marchés.
Les agents de négociation des contrats fournissent un service essentiel pour appuyer les clients (par exemple, les gestionnaires, les responsables de projets), partageant ainsi les responsabilités pour l'exécution efficace du programme en fournissant des conseils pour la préparation de la documentation initiale, ce qui comprend :
- la définition des besoins en matière de passation de marchés ;
- la définition des exigences en matière de sureté ;
- rassembler et transmettre l'exigence à SPAC/SPC.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les rôles et les responsabilités des ministères clients lorsqu'ils travaillent avec SPAC, veuillez consulter le guide des approvisionnements de SPAC, Matrice des responsabilités.
Aperçu des services reçus
Réponses suggérées
L'ASFC a conclu quatre contrats avec McKinsey & Company. L'ASFC était l'autorité contractante pour deux de ces contrats et Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) était l'autorité contractante pour les deux autres.
L'ASFC a conclu des contrats de services avec McKinsey & Company de 2016 à 2022. Le montant total dépensé, sans impôt, au cours de cette période s'élève à 4,3 millions de dollars.
L'invitation à soumissionner pour le contrat numéro 2017000230, qui a été lancé dans le cadre de la méthode d'approvisionnement des Services professionnels pour les tâches et les solutions (SPST) (E60ZN-15TSSB), portait sur la fourniture de « Gestion du changement pour l'examen et la validation des options, des risques et des répercussions associés aux volets de travail liés à la réalisation des avantages du projet de gestion des cotisations et des recettes (GCRA) de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a reçu une analyse de rentabilisation pour le projet de gestion des cotisations et des recettes (GCRA) de l'ASFC ».
L'ASFC a conclu ce contrat en mai 2016, dont la valeur (sans taxe) était de 1,99 millions de dollars. Les dépenses totales pour le contrat étaient de 1,8 millions de dollars (sans taxe).
L'appel d'offres pour le contrat numéro 2018001129 visait à fournir : « L'ASFC a besoin de conseils et de recommandations d'experts qui lui permettront de maximiser les avantages potentiels des initiatives de transformation en cours à l'ASFC et de fournir une orientation en vue de l'élaboration du plan de la stratégie de renouvellement et de sa mise en œuvre éventuelle ».
McKinsey & Company a obtenu un contrat de l'ASFC en pour fournir des services de soutien aux cadres (conseils et recommandations). La valeur du contrat, hors taxes, était de 791 000 $ et a été modifiée en pour atteindre 1,8 millions de dollars. Les dépenses totales pour le contrat étaient de 1,6 millions de dollars (sans taxe).
Dans le cadre du processus d'appel d'offres 47064-165038 (contrat 47419-87760/001/EL), l'ASFC a passé un contrat pour un plan de travail du Bureau de la gestion de la valeur (BGV) pour le projet de GCRA.
- Ce contrat avait une valeur maximale de 1,33 millions de dollars, dont 978 000 $ ont été dépensés. Des travaux ont été réalisés entre et pour établir une stratégie et un plan de travail du Bureau de gestion de la valeur afin d'appuyer le projet de GCRA. Un contrat de Services publics et Approvisionnement Canada a été utilisé pour effectuer ces travaux.
- En raison de la valeur monétaire élevée associée à la mise en œuvre du plan de travail, l'ASFC n'a pas poursuivi le travail avec le vendeur et aucun autre service n'a été rendu.
À la suite d'un appel d'offres, en utilisant l'offre à commandes principale nationale EN578-211925/001/ZM (numéro de contrat 47419-2367550), l'ASFC a passé un contrat pour la prestation de services d'analyse comparative pour une feuille de route de cinq ans sur les produits du MRCA et un cadre d'établissement des priorités pour les améliorations futures.
L'ASFC a conclu ce contrat d'une valeur, sans taxe, de 1,98 millions de dollars à compter du . La date de fin du contrat a été modifiée du au après qu'il a été déterminé que les travaux pouvaient être effectués à l'interne et que le contrat a été résilié sans que des coûts supplémentaires soient engagés.
Contrat aux fins de consultation commerciale/services de gestion de changement (Contrat 2017000230)
Réponses suggérées
Il s'agissait d'un contrat concurrentiel attribué dans le cadre de l'entente d'approvisionnement de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).
Ce contrat avait une valeur initiale de 1 999 998,30 $, pour laquelle l'ASFC a dépensé 1 769 910 $. Elle était valide du au .
Dans le cadre de ce contrat, McKinsey & Company a effectué des recherches et des analyses sur la façon dont le projet de gestion des cotisations et des recettes (GCRA) de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) pourrait atteindre et mesurer les avantages prévus, notamment l'augmentation des recettes du gouvernement du Canada, la réduction du fardeau pour les partenaires de la chaîne d'approvisionnement et l'accroissement de l'efficacité pour l'ASFC.
L'ASFC a reçu les produits livrables décrits dans le contrat, y compris un cadre d'avantages visant à mesurer l'efficacité et l'efficience de l'adoption de processus numériques pour améliorer la gestion des recettes des droits et des taxes sur les marchandises importées.
L'entrepreneur a travaillé en étroite collaboration avec les employés de l'ASFC, améliorant ainsi le travail de l'ASFC. L'ASFC a choisi de conclure un contrat pour ce service, car elle cherchait à obtenir une expertise sur les normes internationales et la facilitation de la pensée transformatrice.
À la suite du contrat susmentionné, en 2018, McKinsey & Company a obtenu un contrat pour établir une stratégie et un plan de travail du Bureau de gestion de la valeur afin d'appuyer le projet de GCRA. Un contrat de Services publics et Approvisionnement Canada a été utilisé pour effectuer ces travaux et a été attribué dans le cadre d'un processus concurrentiel.
Valeur ajoutée : L'ASFC a utilisé McKinsey & Company pour effectuer des recherches et des analyses indépendantes (y compris des tendances mondiales) sur la gestion de la transformation numérique, en établissant des critères pour mesurer les avantages liés à l'efficience et à l'efficacité de la gestion frontalière.
Questions et réponses anticipées (Comité)
L'ASFC a-t-elle confié ce contrat à McKinsey & Company ?
Non, il ne s'agissait pas d'un contrat dirigé (à fournisseur unique). L'ASFC a utilisé un arrangement en matière d'approvisionnement établi par SPAC pour choisir parmi des entreprises préqualifiées.
Contrat pour les services de transformation de la direction (Contrat 2018001129)
Réponses suggérées
Ce contrat était un contrat concurrentiel attribué dans le cadre de l'entente d'approvisionnement de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC). Quinze entreprises ont été invitées à présenter des soumissions, et la seule soumission reçue a été celle de McKinsey & Company.
La valeur initiale de ce contrat était de 791 000 $, somme qui a été modifiée par la suite pour atteindre 1 796 700 $, pour laquelle l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a dépensé 1 590 000 $. Le contrat était valide du au .
Dans le cadre de ce contrat, McKinsey & Company a fourni des comparaisons internationales et des analyses de soutien liées à la modernisation de la frontière entre et .
Les services d'analyse visés par ce contrat avaient pour but d'aider à maximiser les avantages potentiels des améliorations en cours à l'ASFC ainsi que de fournir des conseils en vue de l'élaboration de la Stratégie sur la frontière de l'avenir.
L'ASFC a reçu les produits livrables décrits dans le contrat, y compris une évaluation de base avec des comparaisons internationales et une analyse de rentabilisation pour aider l'Agence dans son examen exhaustif en 2018 et son plan d'intégrité, de durabilité et de transformation du programme.
L'entrepreneur a travaillé en étroite collaboration avec les employés de l'ASFC pour aider à développer le travail de son nouveau bureau en chef de la transformation.
Si l'on insiste - pourquoi le contrat a été modifié moins de 3 mois après l'attribution
Une évaluation du niveau de préparation de l'entreprise a été ajoutée au champ d'application (nouvelle exigence).
À la lumière des commentaires reçus au cours des consultations, on a demandé à l'entrepreneur de faire d'autres recherches et analyses internationales (nouvelle exigence).
Statistiques clés
L'ASFC a mis en œuvre un processus concurrentiel pour les Services de transformation pour cadres par l'entremise du processus FSTP axé sur les solutions (arrangement en matière d'approvisionnement) de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), l'invitation à soumissionner étant ouverte pour 15 jours civils plus une prolongation de 5 jours.
Le contrat appuyait les travaux de développement de l'Initiative de durabilité et de modernisation, qui appuyaient les demandes de financement de l'Agence dans le budget de 2021.
Contrat en lien au Plan de travail du Bureau de gestion de la valeur (BGV) (Contrat 4741987760)
Réponses suggérées
Un contrat de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a été utilisé pour effectuer ces travaux.
Les travaux dans le cadre de ce contrat, attribué en dans le cadre d'un processus concurrentiel (appel d'offres ouvert), ont eu lieu entre et .
La valeur initiale de ce contrat était de 1 332 000 $, somme à laquelle l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a consacré 977 700 $. Il était valide du au .
En vertu de ce contrat, McKinsey & Company devait fournir un cadre pour l'établissement d'un bureau de gestion de la valeur (BGV) dans le cadre du projet de gestion des cotisations et des recettes (GCRA) de l'Agence des services frontaliers du Canada.
Le contractant devait fournir des méthodologies, des processus, des conseils stratégiques et une équipe de ressources qualifiées pour gérer les éléments du projet GCRA.
Compte tenu des coûts d'exploitation présentés dans le cadre du fournisseur pour qu'une tierce partie établisse un BGV pour l'ASFC, il a été décidé d'effectuer ce travail avec des ressources internes et de ne pas conclure de contrats supplémentaires pour ce travail.
Statistiques clés
Ce contrat d'une valeur maximale de 1,3 millions de dollars a été attribué en . Des travaux ont été réalisés dans le cadre d'une assistance technique entre et pour établir une stratégie et un plan de travail du Bureau de gestion de la valeur afin de soutenir le projet de GCRA. Un contrat de Services publics et Approvisionnement Canada a été utilisé pour effectuer ces travaux.
Contrat de services d'analyse comparative (Contrat 47419236755)
Réponses suggérées
L'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a retenu les services de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour accéder à son instrument contractuel existant pour les services d'analyse comparative, pour lesquels McKinsey avait été préqualifié.
Ce contrat avait une valeur initiale de 1 975 270,50 $ et l'ASFC n'a finalement fait aucune dépense. Elle était valide du au .
Les échéanciers pour l'achèvement du projet ont été prolongés, et l'Agence a déterminé qu'elle effectuerait les travaux à l'interne dans les délais impartis. Le contrat a été résilié sans frais.
En plus de McKinsey & Company, deux entreprises ont été identifiées qui pourraient fournir les services d'analyse comparative demandés. Les trois entreprises ont soumis des propositions à l'ASFC. McKinsey & Company a été choisie pour ce contrat, parmi les trois propositions, parce qu'elle offrait un délai d'exécution plus court.
Aperçu du projet de GCRA
Réponses suggérées
Le projet de Gestion des cotisations et des revenus (GCRA) de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) est une initiative pluriannuelle qui transformera la perception des droits et taxes pour les marchandises importées au Canada. Grâce à la GCRA, l'ASFC modernisera et rationalisera le processus d'évaluation et de gestion des droits et des taxes sur l'importation de marchandises commerciales.
La GCRA modernisera les pratiques et les systèmes comptables de l'Agence, en produisant des états financiers entièrement vérifiables, en augmentant la responsabilisation et en améliorant les contrôles de gestion des actifs.
En fin de compte, la GCRA augmentera les revenus du gouvernement, réduira le fardeau des partenaires de la chaîne d'approvisionnement et augmentera l'efficacité de l'ASFC.
La GCRA réduira les obstacles pour nos partenaires commerciaux en simplifiant les processus opérationnels existants.
La GCRA permettra à l'ASFC de devenir un chef de file dans l'environnement commercial mondial en dotant l'ASFC des outils nécessaires pour répondre aux besoins changeants des clients et du marché.
Contexte
Le projet de GCRA est un grand projet pluriannuel visant à transformer la façon dont l'ASFC évalue, recueille, gère et communique les renseignements sur les revenus d'importation et les échanges commerciaux.
L'ASFC est le deuxième plus important collecteur de recettes du gouvernement du Canada, après l'Agence du revenu du Canada (ARC). La GCRA remplacera les systèmes vieillissants et non intégrés de gestion des recettes et de la trésorerie et améliorera la prestation des services en simplifiant les processus et en élargissant les possibilités pour la communauté commerciale d'interagir électroniquement avec l'ASFC.
En raison de systèmes comptables désuets et non intégrés, il est absolument nécessaire que l'ASFC comptabilise et gère ses revenus de façon plus efficiente et plus efficace, et qu'elle modernise ses systèmes et ses processus afin de répondre aux besoins de traitement financier de ses clients et de ses intervenants, ainsi que d'améliorer ses responsabilités en matière de rapports.
Comme l'indiquent plusieurs rapports du Bureau du vérificateur général (BVG), l'ASFC présente des lacunes importantes en matière de capacités qui l'empêchent de s'acquitter pleinement de ses responsabilités :
- Modèle d'affaires complexe
- Rapports inopportuns et inexacts
- Systèmes informatiques sous-optimaux
- Défauts dans les opérations de recouvrement des recettes et de remboursement
Renouvellement de l'ASFC
Réponse proposée
L'initiative de renouvellement de l'ASFC a débuté en 2018 à la suite d'un examen approfondi.
À l'époque, le modèle opérationnel de l'ASFC a été jugé insoutenable par de multiples intervenants, y compris le SCT, et il mettrait de plus en plus à l'épreuve la capacité de l'Agence de remplir son mandat en raison d'un budget statique combiné à des pressions opérationnelles, notamment des volumes croissants dans le volet commercial et celui des voyageurs, une variété d'autres enjeux, défis et menaces.
Le renouvellement de l'ASFC a établi un cadre pour de nouvelles méthodes de travail afin d'assurer la durabilité de ses opérations et de mettre à jour le modèle opérationnel de l'ASFC.
Pour ce faire, il s'est concentré sur la facilitation de la réduction des temps d'attente pour les marchandises et les voyageurs à faible risque, tout en renforçant la sécurité frontalière pour les personnes et les marchandises à risque élevé.
Le renouvellement de l'ASFC a jeté les bases de la vision de la frontière de l'avenir, sur laquelle les projets transformateurs de l'ASFC, y compris la modernisation des voyageurs, continuent d'être appuyés.
Contexte
Depuis le budget de 2008 jusqu'au budget de 2018 au moins, l'ASFC a dû demander des sources de financement temporaires pour gérer les pressions opérationnelles en cours d'exercice. Voici quelques exemples des pressions qui en résultent : un portefeuille d'actifs vieillissant, des pressions financières croissantes, un rendement sous-optimal en matière de perception équitable des taxes et des droits sur les marchandises importées et le traitement des griefs officiels des agents des services frontaliers étant donné la piètre qualité du milieu de travail.
Ces demandes répétées de financement annuel de l'intégrité ont miné la planification financière du gouvernement et ont contraint l'ASFC à planifier ses opérations et ses investissements à court terme.
De plus, l'Agence n'a pas été en mesure d'investir de façon globale dans la modernisation de son modèle d'affaires.
Par conséquent, le modèle de fonctionnement de l'ASFC a été jugé non viable par de multiples intervenants, y compris le SCT, et il mettrait de plus en plus à l'épreuve la capacité de l'Agence de s'acquitter de son mandat en raison d'un budget statique combiné à des pressions opérationnelles, notamment des volumes croissants, et une variété de problèmes, de défis et de menaces.
Sur l'avis du Secrétariat, le Conseil du Trésor (CT) a ordonné à l'ASFC d'entreprendre un examen complet. Les objectifs généraux étaient doubles :
- Viabilité : Effectuer un examen de l'alignement des ressources de 100 % des affectations de ressources de l'Agence avec l'appui d'un comité directeur de l'ASFC et des organismes centraux coprésidé par le SCT, ce qui permettra aux organismes centraux de fournir des conseils sur les étapes clés et d'évaluer tous les programmes de l'ASFC.
Par la suite, l'Agence a défini et lancé 15 initiatives de viabilité dans le cadre du plan de durabilité à moyen terme, dans le but de réaliser des gains d'efficience, d'améliorer l'efficacité ou d'harmoniser les ressources.
- Modernisation : Tirer parti de l'occasion stratégique plus vaste de faire évoluer le modèle opérationnel de l'ASFC afin de faciliter la réduction des temps d'attente pour les marchandises et les voyageurs à faible risque tout en renforçant la sécurité à la frontière pour les passages à risque élevé.
- Le renouvellement de l'ASFC a été le nom précurseur de la modernisation de l'ASFC en réponse à un changement d'orientation et d'efforts. McKinsey & Company Canada a aidé l'Agence à élaborer une analyse de rentabilisation pour mettre en œuvre une approche de plus en plus axée sur le risque en matière de conformité et d'admissibilité.
- Ce nouveau modèle opérationnel permet à l'ASFC de faire face à des volumes croissants et de se concentrer sur des menaces plus élevées tout en améliorant l'efficacité, le service et la gestion de l'Agence.
Les 15 initiatives en matière de durabilité ont été divisées en 4 thèmes.
- Thème 1 : Mise en place de nouvelles structures organisationnelles et décisionnelles axées sur les résultats
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- Alignement organisationnel/fonctionnel
- Nationalisation des services internes
- Plan de transformation et changement de gestion
- Examen de la gouvernance
- Thème 2 : Maximiser nos talents et travailler plus intelligemment
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- Dispositions relatives à la programmation des équipes variables
- Renouvellement de la classification
- Changer notre culture
- Obligation de prendre des mesures d'adaptation
- Capacité de main-d'œuvre et de gestion
- Réduction des heures supplémentaires
- Thème 3 : Renforcer et stabiliser notre gestion financière
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- Améliorations de la gestion financière
- Stratégie de gestion du personnel de la DGIST
- Thème 4 : Moderniser nos technologies, infrastructures et installations
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- Stabilisation et modernisation de la technologie
- Rationalisation de l'infrastructure
- Investissements dans les bâtiments et l'équipement
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