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Cahier de transition du premier vice-président 2019
Direction générale de la gestion des cotisations et des recettes de l'ASFC (DGGCRA)
Mandat
La GCRA est un grand projet visant à moderniser les systèmes et les processus opérationnels du secteur commercial de l’ASFC utilisés pour évaluer les droits et taxes dus relativement aux marchandises importées, puis gérer les recettes qui en découlent. Bien que le projet de la GCRA comporte un volet technologique considérable, c’est bien plus qu’un projet de TI. S’inscrivent aussi dans sa portée :
- un volet complet de solutions commerciales
- un volet d’innovation
- la gestion de projet
- un volet de facilitation du changement
- une gouvernance et une surveillance
- une solution de services gérés en aval
Énoncé de vision
La vision du projet de la GCRA consiste à adopter une approche de premier ordre en matière de services douaniers, qui soit centrée sur le client, facilite le commerce légitime, améliore la conformité et la perception des recettes, et contribue à protéger les frontières du Canada.
Biographie de la vice-présidente
Lisa Anawati s’est jointe à l’ASFC en à titre de vice-présidente du projet de la GCRA.
Avant de se joindre à l’ASFC, Lisa était avec l’Agence du revenu du Canada (ARC), où elle occupait le poste de sous-commissaire adjointe par intérim, Direction générale du secteur international, des grandes entreprises et des enquêtes. Elle a occupé d’autres postes à l’ARC, dont celui de directrice générale du secteur international et des grandes entreprises, et de directrice générale de la TPS/TVH. Lisa possède une vaste expérience des opérations de vérification de la TPS/TVH et des services fiscaux.
Lisa a un baccalauréat en administration des affaires de l'Université du Nouveau-Brunswick. Elle est aussi comptable professionnelle agréée / comptable en management accréditée et détient un certificat en leadership du secteur public et gouvernance de l’Université d’Ottawa.
Aperçu de la GCRA
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Le saviez-vous?
L’ASFC collecte 32 milliards de $ de taxes et droits pour le Gouvernement du Canada chaque année. C’est le deuxième plus important percepteur de recettes après l’Agence du Revenu du Canada.
Quand des biens sont importés au Canada, ils doivent être retracés et leur valeur doit être évaluée afin que les taxes et droits correspondants puissent être collectés.
Pourquoi l’ASFC change-t-elle?
L'ASFC est en train de changer pour réduire la quantité de paperasse, mettre à jour des systèmes informatiques vieillissants et alléger des processus lourds.
Que fait l’ASFC?
GCRA est une transformation commerciale axée sur la TI : modernisant les besoins en information, les processus et les systèmes ce qui améliorera l’entrée de données comptables des importations en la simplifiant, la clarifiant et en n’en réduisant les coûts.
Quel est l’échéancier du projet?
- En Mars 2020, le courant système comptable sera déplacé vers un informatique en nuage sans changement aux fonctionnalités clients.
- À l’automne 2020, de nouveaux outils pour les partenaires de la chaine commerciale seront implémentés.
- À l’été 2021, de nouvelles capacités pour l’ASFC et les autres départements du gouvernement seront implémentés.
Quels sont le coût et les bénéfices?
Le projet coutera 371 millions et devrait générer 2 milliards de bénéfices.
Pourquoi le projet aura-t-il du succès?
Le succès du projet repose sur la facilitation du changement, l’élaboration et l’exécution de plans de transition, une méthode de passation de marchés novatrice, un engagement substantiel des parties prenantes, des examens indépendants qui seront menés à différentes étapes du projet ainsi que sur le dévouement de sa vice-présidente.
Quels sont les bénéfices de la GCRA?
- CARM utilisera des numéros d’entreprises comme identifiant pour toutes les transactions, augmentera les revenus et permettra une meilleure détection du commerce non conforme et de la fraude.
- La GCRA rassemblera de meilleures données pour l'évaluation des risques. Il utilisera également des processus plus efficaces nécessitant moins de personnel administratifs. Cela réduira l'utilisation de papier et le nombre de demandes d'informations reçues double.
- La GCRA aura un portail du libre-service pour s’inscrire au programme et accéder à l’historique de compte avec un accès 24/7 à des services. De plus, toute l’information contenue dans le portail sera partagée de façon sécurisée avec l'ASFC.
- La GCRA permettra la facturation et les paiements numériques.
- La GCRA aura des applications mobiles pour les déclarations des importateurs de petite et moyenne taille, ainsi que de nouveaux outils pour aider les importateurs à se conformer aux règles.
Les 18 processus de base activés par la GCRA
Description de l'image
Ce graphique fournit une vue d'ensemble des 18 processus de base activés par la GCRA se déroulant aux 3 différentes étapes du continuum commercial, incluant Avant l'arrivée, la déclaration en détail l’après déclaration en détail. Neuf des processus ne se produisent qu'à l'une des étapes du continuum commercial, 4 peuvent se dérouler à deux étapes différentes et 5 se déroulent aux trois étapes. Ci-dessous figurent les 3 étapes du continuum commercial et les processus de base activés par la GCRA associés.
Étape 1 : Avant l’arrivée
- Inscription des clients
- Adhésion aux programmes
- Gérer les règles de calcul des tarifs et les fichiers de validation
- Gérer les décisions
- Gérer les cotisations
- Gérer l’importation temporaire
- Gérer la conformité
- Gérer l’analytique relative au contrôle de la conformité
- Gérer les rapports et l’analytique touchant le commerce et les recettes
- Gérer les garanties financières
- Gestion des données de référence sur les clients
Étape 2 : Déclaration en détail
- Gérer la facturation
- Gérer les corrections
- Gérer le traitement des paiements
- Gestion de la compensation entre programmes
- Gérer la conformité
- Gérer l’analytique relative au contrôle de la conformité
- Gérer les rapports et l’analytique touchant le commerce et les recettes
- Gérer les garanties financières
- Gestion des données de référence sur les clients
Étape 3 : Après la déclaration en détail
- Gérer le traitement des paiements
- Gestion de la compensation entre programmes
- Gérer les appels
- Gérer le recouvrement des sommes en souffrance
- Gérer les rajustements
- Gérer la conformité
- Gérer l’analytique relative au contrôle de la conformité
- Gérer les rapports et l’analytique touchant le commerce et les recettes
- Gérer les garanties financières
- Gestion des données de référence sur les clients
Volets de travail
La Direction générale de la GCRA comporte quatre divisions et neuf volets. Ceux-ci seront opérationnels durant toute la mise en œuvre, laquelle débute le pour se terminer au plus tard le . Les volets du projet, de concert avec les partenaires de prestation de services, comprennent ce qui suit :
- Facilitation du changement : Planification et exécution d’activités, et élaboration de produits, pour permettre à tous les intervenants de la GCRA (internes, externes et d’autres ministères) d’apporter les changements nécessaires, d’adopter de nouveaux rôles et de nouvelles procédures, et d’utiliser les nouveaux outils ou les nouvelles solutions de la GCRA. La facilitation du changement est composée de la mobilisation des intervenants, de la formation/préparation organisationnelle, et des responsables du programme.
- Bureau de contrôle du projet : Planification et exécution des activités de gestion de projet axées sur l’efficacité de la GCRA, définies dans la charte et le plan de gestion du projet (portée, échéancier, budget, qualité, etc.). Les activités de gestion des relations avec les fournisseurs sont axées sur le rendement et la qualité des produits et services fournis par le fournisseur de la GCRA conformément au contrat. « Gouvernance et supervision » englobe la planification et l’exécution d’activités de gouvernance et de surveillance du projet, dont les activités de contrôle du Cadre de gestion de projet et du Cadre de gestion du cycle de vie des services de l’ASFC. Le Bureau de contrôle du projet est composé du Bureau de gestion de projet et des Services ministériels.
- Prestation des solutions : Planification et exécution d’activités relatives à l’application et aux technologies qui composent le projet de la GCRA, dont la conception, le développement, la mise à l’essai, la conversion, le transfert, le déploiement et la stabilisation des volets d’application et d’infrastructure, ainsi que la définition, la conception, le développement et l’adoption réelle des services gérés qui comprennent la solution en tant que service fourni par l’entrepreneur. La prestation des solutions est composée des services gérés, de l’infonuagique, de la sécurité et des solutions.
- Prestation des activités : Planification et exécution (prestation) du modèle d’affaires et des résultats du projet de la GCRA ainsi que des activités comme la modification des processus opérationnels et la planification/concrétisation des avantages. La prestation des activités comprend la gestion des recettes et le secteur commercial / échanges commerciaux.
Progrès du projet
- L’ASFC a nommé un groupe spécialement pour diriger la GCRA. Reconnaissant que le système de la GCRA est essentiel à sa mission, l’ASFC a nommé en une vice-présidente de la GCRA pour que le projet reçoive une attention quotidienne de la direction et qu’il soit mené à bien.
- L’ASFC a engagé un chef de file mondial de la transformation opérationnelle et des technologies (Deloitte) pour collaborer à la conception, la mise en œuvre et la gestion du projet de la GCRA. La phase de conception a été réalisée en respectant le budget et l’échéancier.
- Le projet sera maintenant hébergé dans l’infonuagique au lieu du centre de données de Services partagés Canada (SPC). On considère qu’il s’agit d’une solution plus moderne que l’ancienne (le gouvernement du Canada a adopté une stratégie centrée sur l’infonuagique pour les projets de TI).
- On mise grandement sur la mobilisation des intervenants tout au long du projet (partenaires de la chaîne commerciale, autres ministères et intervenants internes).
- Des leaders de l’industrie ont été chargés de mener des examens indépendants, pour vérifier continuellement la viabilité du projet et s’assurer que les activités à valeur ajoutée et la concrétisation des avantages soient constamment à l’avant-plan.
Principaux produits livrables (2019-2020)
Organisation de séances de conception détaillée
Organiser, en collaboration avec les secteurs d’activité, la Prestation de solutions et les experts de l’ASFC, une série de séances de conception détaillée dans le but de régler les points en suspens, de cerner des éléments précis à considérer pour la conception, et de valider toute décision clé requise pour l’élaboration et la mise en œuvre de la solution de la GCRA.
Préparatifs liés à l’élaboration pour les versions à venir
- Élaborer l’environnement SAP S/4 HANA de la GCRA dans l’environnement d’hébergement infonuagique et établir une connexion sécurisée du sol au nuage avec SPC.
- Documenter la migration fonctionnelle et technique et les activités de transfert.
- Effectuer des essais pour la migration, de SAP ECC à SAP S/4 HANA, du Grand livre des comptes clients (GLCC).
Essais et mise en œuvre
Coordonner la planification de l’élaboration, des essais et de la mise en œuvre de la solution de la GCRA avec la Direction générale de l’information, des sciences et de la technologie (DGIST) de l’ASFC et les intervenants externes (SPC, autres ministères, fournisseur de services d’infonuagique).
Préparation opérationnelle
Nommer un responsable de la préparation opérationnelle dans chacun des principaux secteurs d’activités touchés (Secteur commercial et Échanges commerciaux, par exemple). Chaque chef élaborera son propre plan et devra trouver des ressources (c.-à-d. des membres pour son groupe de travail sur la préparation opérationnelle) pour favoriser l’exécution du plan.
Mise en œuvre et déploiement
Le déploiement des capacités de la GCRA se fait en trois étapes (versions) afin d’équilibrer dès que possible le risque, le fardeau du changement et la concrétisation des avantages.
-
Version 0 – Amélioration et modification du GLCC
Faire passer le GLCC sur une plateforme à la fine pointe (SAP S/4 HANA), et l’héberger dans un environnement infonuagique. -
Version 1 – Portail en ligne initial
Introduire le portail interne, qui servira de base pour la gestion des cas, et le portail externe, qui fournira les fonctionnalités de base pour les calculs tarifaires, la recherche des codes du SH, l’affichage des renseignements sur les comptes, le traitement des paiements et les demandes de décisions anticipées. -
Version 2 – GCRA de base
Livrer les autres fonctionnalités de la GCRA, dont la transition de la fonctionnalité des anciens systèmes de l’ASFC vers la solution de la GCRA.
Plan de diffusion
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Au cours de la phase de mise en œuvre, la GCRA sera déployée en deux phases principales; l’amélioration et modification du système GLCC (Version 0) sur la dernière technologie s / 4 HANA, puis une première version du portail externe (Version 1) et la version complète des fonctionnalités de la GCRA (version 2).
Le tableau présente les capacités de la GCRA et la mise en œuvre prévue du ou des composants associés.
GLCC; Migration vers S/4 HANA à déployer en avril 2020, version 0 suivi d’une période d’appui soutenu se terminant en July 2020.
1. Inscription des clients et participation aux programmes; enregistrement du compte client existant à déployer en septembre 2020, version 1 et enregistrement en ligne des clients et inscription aux programmes à déployer en avril 2021, Version 2 suivi d’une période d’appui soutenu se terminant en July 2021.
2. Tarifs des douanes et renseignements sur les décisions; recueil de tarifs en ligne outil de classement à déployer en septembre 2020, Version 1 et données tarifaires d’intégration à déployer en avril 2021, Version 2 suivi d’une période d’appui soutenu se terminant en juillet 2021.
3. Traitement des cotisations et des nouvelles cotisations; déclarations B2/B3 en ligne (remplacement du SDSC) à déployer en avril 2021, Version 2 suivi d’une période d’appui soutenu se terminant en July 2021.
4, 5, 6. Facturation des comptes clients, traitement des paiements, gestion des recouvrements; paiements et facturation en ligne à déployer en Septembre 2020, Version 1. Cotisations et nouvelles cotisations en ligne à déployer en avril 2021, Version 2 suivi 2 suivi d’une période d’appui soutenu se terminant en July 2021.
7. Capacité 7, Gestion financière et Contrôles internes, est traitée dans chaque publication. Les contrôles internes actuels seront déplacés vers Version 0, et les nouveaux contrôles internes identifiés comme faisant partie de la conception détaillée seront mis en place avec Version 1 et Version 2.
8. Gestion des comptes clients; vue interne des comptes du portail à déployer en septembre 2020, Version 1 suivi d’une période d’appui soutenu se terminant en janvier 2021.
9. Libre-service en ligne des clients (portail externe); portail initial (relevés de compte, rapports) à déployer en septembre 2020, Version 1. Cotisations et nouvelles cotisations en ligne à déployer en avril 2021, Version 2 suivi d’une période d’appui soutenu se terminant en July 2021.
10, 11, 12. Production de rapports et analytique (observation, données et fraude sur les échanges commerciaux); fonction de rapport initiale à déployer en septembre 2020, Version1 et rapports sur la GCRA, intégration de l’EDE à déployer en avril 2021, Version 2 suivi d’une période d’appui soutenu se terminant en July 2021.
13. Gestion des cas; décisions en ligne à déployer en avril 2021, Version 2 suivi d’une période d’appui soutenu se terminant en July 2021.
14. Gestion du Programme de sécurité financière; Programme de sécurité à déployer en avril 2021, Version 2 suivi d’une période d’appui soutenu se terminant en July 2021.
Modèle de gouvernance du projet de la GCRA
La gouvernance du projet de la GCRA a pour objectif de favoriser la réalisation des résultats opérationnels dans l’étendue des travaux, le calendrier du projet et des coûts en veillant à ce que les processus et contrôles appropriés pour la gestion du projet de la GCRA soient en place. La gouvernance de la GCRA garantira également que les résultats du projet demeurent transparents et que le projet est conforme aux exigences en matière de rapports de l'ASFC et du Gouvernement du Canada.
Description de l'image
Ce graphique fournit un aperçu de la structure de gouvernance de la GCRA sous la supervision du Secrétariat du Conseil du Trésor. La structure est composée de 5 types d'organes de gouvernance. L’Exécution du projet, la mobilisation pour le projet, la gouvernance du projet, la gouvernance des politiques et la gouvernance de la technologie.
L’exécution du projet relève respectivement de la vice-présidente et de la directrice générale de la GCRA. Il s'agit de l’exécution au quotidien comprenant l’équipe de réalisation du projet GCRA, l'équipe du leadership du projet GCRA et du Conseil de contrôle des changements du projet, qui sont codirigés par Deloitte et l'ASFC et dont l'ASFC est responsable.
La mobilisation pour le projet comprend les réseaux et groupes de consultation et de mobilisation des intervenants (internes et externes), codirigé par Deloitte et l'ASFC, et dont l'ASFC est responsable. Le Conseil de préparation et de mise en œuvre opérationnelles de la GCRA, dirigé par l'ASFC au quel Deloitte peut assister avec un partenaire de l’ASFC sur demande de l’ASFC. Le Conseil consultatif sur la gestion des recettes de l’Agence présidé par le premier vice-président de l’ASFC et auquel Deloitte est un membre permanent sans droit de vote. Le Conseil consultatif sur la gestion des recettes de l’Agence est le comité consultatif supérieur de projet pour la GRCA; il comprend des représentants d’autres ministères et de l’industrie.
La gouvernance de projet inclut le Conseil de projet de la GCRA auquel Deloitte est un membre permanent sans droit de vote. Le comité de la gestion des finances et des investissements de l'ASFC, auquel Deloitte peut assister avec un partenaire de l'ASFC à la demande de l'ASFC et le Comité exécutif de l'ASFC.
La gouvernance technologique comprend le Comité et Conseil de la CGCVS de la gestion des opérations, le Comité et Conseil de gestion de l’ingénierie des systèmes du CGCVS, le Comité et Conseil de la CGCVS de la gestion des versions, le Comité et Conseil de la CGCVS de la gestion des services et le DDPI DU SCT Conseil d’examen de l’architecture d’entreprises e comité de révision de l'architecture d'entreprise du SCT. Deloitte peut assister avec un partenaire de l'ASFC à la demande de l'ASFC.
Échéanciers, coûts et avantages du projet
Échéancier
Coûts
371,5 M$ et 36,5 M$ pour la maintenance continue (TVH incluse)
Avantages
- Les retombées totales du projet de la GCRA devraient atteindre les 2 G$ d’ici 2031.
- La valeur nette actuelle du projet est de 594 M$.
- Le projet devrait commencer à avoir des retombées en , après l’étape de la mise en œuvre :
- Alléger le fardeau administratif pour les importateurs canadiens et les autres partenaires de la chaîne commerciale, en simplifiant les échanges commerciaux et en modifiant le rang mondial du Canada pour la facilitation des échanges, ce qui améliorera la position concurrentielle du pays et répondra aux attentes des intervenants.
- Augmenter les recettes pour l’État canadien, en traitant tous les importateurs de façon plus équitable et uniforme, réduisant les occasions manquées d’appliquer les taxes et les droits, et augmentant les recettes.
- Rendre l’ASFC plus efficace, en améliorant les services et en réduisant les coûts indirects administratifs sous-jacents, non sans rehausser les niveaux de service et développer la capacité de l’ASFC à soutenir un gouvernement ouvert et l’établissement de rapports améliorés sur les échanges commerciaux.
Profil des ressources 2019-2020
[caviardé]
Risques
Risque élevé
RSK-1356
Les bénéfices nets de la GCRA pourraient être menacés par la résistance des intervenants de l’extérieur envers les changements ou les échéanciers du projet
Description : La grande population d’intervenants externes, aux intérêts divergents, pourrait être réticente aux changements proposés, ce qui limiterait la transformation, nécessiterait des efforts ou des investissements imprévus ou retarderait la mise en œuvre, menaçant ainsi les bénéfices nets de la GCRA.
Atténuation : Les activités de mobilisation et de communication prévues pour les intervenants externes du projet de la GCRA, comme les groupes de travail de partenaires de la chaîne commerciale, sont réalisées à l’étape de conception et se poursuivront tout au long du projet. Les préoccupations sont rapidement transmises à la vice-présidente et au directeur général de la GCRA.
Cote : 6
Risque moyen
RSK-0075
Les modifications législatives ou réglementaires pourraient être en retard sur la version 2 de la GCRA
Description : Les modifications législatives ou réglementaires souhaitées pour le projet de la GCRA pourraient retarder le projet ou la mise en œuvre des capacités individuelles de la version 2 en raison du délai nécessaire aux changements. En examinant les versions 0 et 1, les responsables de programmes n’ont relevé aucune modification législative ni réglementaire nécessaire pour ces versions.
Atténuation : Des ressources de projet supplémentaires ont été appliquées afin d’examiner et définir une approche pour les modifications de politiques, de règlements et de lois. La Direction générale de la politique stratégique et d’autres intervenants ont discuté des besoins du projet de la GCRA, et relevé des solutions de contournement provisoires pour alléger le fardeau administratif.
Cote : 4
RSK-1355
Le changement (transformation) pourrait être trop lourd à assumer pour les intervenants internes dans les délais impartis
Description : Les intervenants internes pourraient ne pas être en mesure de soutenir le niveau de changement (transformation) nécessaire pour le projet de la GCRA dans les délais impartis.
Atténuation : Une mobilisation précoce et continue des intervenants internes est prévue tout au long du projet. On élaborera des plans qui tiendront compte du « fardeau du changement » et de la capacité des intervenants internes.
Cote : 3
RSK-1414
Les communications sol-nuage pourraient nécessiter l’aide de SPC
Description : On dépend de SPC pour les communications sol-nuage. Le Projet d’activation et de défense du nuage sécurisé (ADNS), une initiative de SPC, permettra des communications sol-nuage sécuritaires. L’ADNS est une nouvelle initiative et devrait être opérationnelle d’ici . Cela correspond au plan de mise en œuvre, mais tout retard est hors de question.
Atténuation : (mise à jour – ) Si le plan A, soit le Projet d’ADNS, n’est pas terminé dans les délais impartis, alors le plan B de SPC, un réseau privé virtuel, ou des communications directes internes seront disponibles pour mettre à l’essai les données autres que celles « Protégé B ». L’ASFC a jusqu’à la fin mai pour décider, ou non, d’actionner le plan B. L’équipe de Deloitte a également élaboré un plan C, soit une option sur Internet, qui réduit au minimum la dépendance envers SPC. Deux autres ministères dépendaient du projet d’ADNS avant l’ASFC.
Cote : 3
- Date de modification :