ARCHIVÉ - Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

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Résumé de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée dans le cadre de la norme d'intégrité élevée en matière d'enquêtes de sécurité sur le personnel (NIEESP)

NIEESP - Résumé

En novembre 2007, le Comité exécutif de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a approuvé l’élaboration des processus nécessaires à la mise en œuvre des mesures d’enquêtes de sécurité sur le personnel améliorées et la création de la Norme d’intégrité élevée en matière d’enquêtes de sécurité sur le personnel (NIEESP) de l’ASFC. Ces mesures visaient à réduire le risque d’infiltration et de corruption et à maintenir l’intégrité du programme conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement pour tous les postes de l’ASFC. L’Agence a obtenu l’approbation du comité du cabinet des ministres du Conseil du Trésor (CT) par l’entremise d’une présentation au CT. L’autorisation de procéder à la mise en œuvre de la NIEESP a été obtenue à la réunion du 31 mai 2012. Trois versions de cette évaluation des facteurs relatifs à la vie privée ont été présentées au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) : la première en mai 2012 et des mises à jour en novembre 2012 et en février 2013 en réponse aux commentaires du CPVP. Il s’agit donc de la quatrième et dernière version de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Les renseignements ci-dessous s’appliquent à la NIEESP :

Politique sur la sécurité du gouvernement (PSG) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), Norme sur la sécurité du personnel

La Norme sur la sécurité du personnel de la PSG-SCT^[1] décrit le processus de base relatif aux enquêtes sur la sécurité du personnel au gouvernement du Canada. Le processus prévoit la collecte de renseignements personnels sur une personne (employé éventuel ou actuel ou autres personnes travaillant à l’ASFC) au moyen d’une vérification du casier judiciaire, d’une vérification du crédit, d’une vérification des empreintes digitales, d’un questionnaire pour les personnes ayant résidé ou voyagé à l’étranger (annexe 27 précédemment soumise du Questionnaire pour les personnes ayant résidé ou voyagé à l’étranger), de la vérification des indices du Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) (s’il y a lieu), de vérifications de l’emploi et des études et, s’il y a lieu, d’une entrevue avec le sujet. Ces renseignements sont recueillis avec le consentement éclairé de la personne avant de procéder aux vérifications susmentionnées. Ces renseignements sont protégés conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et à la PSG.

Nouveau processus d’enquête de sécurité sur le personnel

La modification apportée à l’ancien processus d’enquête de sécurité sur le personnel comportait la mise en œuvre d’initiatives d’enquêtes de sécurité améliorées pour les nouveaux employés potentiels ou les autres personnes venant travailler à l’ASFC et le personnel actuel lorsque la décision d’accorder, de refuser ou de révoquer une cote de sécurité (cote de fiabilité) est prise avant de traiter une demande de cote de sécurité (secret et très secret).

Les autres outils relatifs à l’intégrité et les vérifications des antécédents dans le cadre de la NIEESP comprennent ce qui suit : les vérifications relatives à l’exécution de la loi de la Gendarmerie royale du Canada (GRC); les vérifications de la base de données d’exécution de la loi de l’ASFC; une entrevue sur l’intégrité; une vérification des sources ouvertes (pour un motif valable seulement) et un test psychologique, d’éthique et de jugement (pour un motif valable seulement). Quand l’ASFC a initialement mis en œuvre la NIEESP en juin 2012, elle voulait utiliser un questionnaire sur l’intégrité écrit pour tous les candidats. Toutefois, dans les mois qui ont suivi, elle a tenu compte des commentaires du CPVP et elle a cessé d’utiliser le questionnaire écrit en octobre 2012. Ce questionnaire écrit a été remplacé par des entrevues sur l’intégrité. Les questions ont été modifiées à la suite de la consultation avec le CPVP et d’autres intervenants; elles ont ensuite été utilisées pour élaborer le Guide des entrevues sur l’intégrité, ci-après appelé « le Guide ». Depuis son adoption en mai 2013, le Guide est utilisé pendant les entrevues sur l’intégrité en personne, dans le cadre de la vérification de la cote de fiabilité pour le recrutement des agents des services frontaliers et des autres personnes venant travailler à l’ASFC. Les vérifications relatives à l’exécution de la loi et les vérifications de la base de données d’exécution de la loi de l’ASFC s’appliqueront aux employés actuels qui doivent renouveler leur autorisation de sécurité ou obtenir une cote de sécurité plus élevée pour occuper un nouveau poste. Les employés actuels peuvent aussi subir une entrevue sur l’intégrité pour un motif valable lorsque des renseignements défavorables^[2] sont découverts. À noter que ces entrevues sur l’intégrité ou entrevues avec le sujet sont autorisées depuis 2002 en vertu de la Norme sur la sécurité du personnel et de la Politique sur la sécurité du gouvernement du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Des vérifications supplémentaires peuvent être effectuées pour évaluer l’intégrité d’une personne au moment de la demande, lorsque des renseignements défavorables sont découverts ou lorsqu’une enquête est ouverte pour un motif valable à partir de renseignements défavorables pouvant avoir une incidence sur la cote de sécurité d’un employé actuel. Ces vérifications supplémentaires pour les employés actuels et les nouveaux postulants à l’ASFC font suite à l’approbation du Conseil du Trésor et à des consultations avec les syndicats représentant les employés de l’Agence. La collecte, la conservation et la communication des renseignements recueillis dans le cadre de ces vérifications sont conformes à la Loi sur la gestion des finances publiques, à la Politique sur la sécurité du gouvernement du SCT et à la Norme sur la sécurité du personnel du SCT.

Les décisions en matière d’enquêtes de sécurité sur le personnel prises selon les renseignements recueillis dans le cadre de la NIESSP peuvent être partagées à l’interne, au sein de l’ASFC, avec la Dotation, les Relations de travail, les Services juridiques et les gestionnaires recruteurs lorsque la cote de fiabilité est refusée ou révoquée. Par contre, les renseignements personnels ne sont pas partagés. Les renseignements connexes (éthique et intégrité) peuvent également être partagés avec un psychologue lorsqu’un test psychologique justifié est requis.

Les renseignements personnels sont protégés par des moyens électroniques dans la base de données des enquêtes de sécurité sur le personnel (Protégé B) et le système de gestion des cas (Secret) de l’ASFC. Ils sont aussi protégés par des moyens physiques dans la salle des dossiers de la Section des enquêtes de sécurité sur le personnel, qui a obtenu l’autorisation de sécurité Secret. L’ASFC s’est dotée de mesures de protection rigoureuses pour l’entreposage physique et numérique des renseignements personnels se rapportant à la NIEESP. Les procédures de sauvegarde ont été regroupées dans l'annexe 3 précédemment soumis –annexe E des Procédures normales d'exploitation la NIEESP.

Quiconque a besoin d’une cote de sécurité de l’ASFC fera l’objet d’une enquête dans le cadre de la NIEESP. Cela s’applique à tous les employés de l’ASFC (permanents, nommés pour une période déterminée, occasionnels et à temps partiel), au personnel à contrat et au personnel d’agence, ainsi qu’aux personnes en détachement ou en affectation à l’ASFC (y compris les étudiants). Les exigences en matière d’enquêtes de sécurité constituent une condition d’emploi ou une entente (arrangement ou entente de collaboration par écrit).

En plus des vérifications de base portant sur l’expérience de travail, le dossier de crédit ou le casier judiciaire, les personnes qui ne sont pas des employés ou les personnes qui ont posé leur candidature pour un emploi à l’ASFC seront soumises aux vérifications suivantes :

• Vérifications relatives à l’exécution de la loi
• Vérifications dans les bases de données internes
• Entrevues sur l’intégrité
• D’autres vérifications pouvant être effectuées pour un motif valable et au cas par cas

Toutes les personnes qui doivent renouveler leur cote de sécurité ou obtenir une cote de sécurité plus élevée à l’ASFC seront soumises aux vérifications suivantes :

• Vérifications relatives à l’exécution de la loi
• Vérifications dans les bases de données internes
• Entrevues sur l’intégrité (pour un motif valable)
• D’autres vérifications pouvant être effectuées pour un motif valable et au cas par cas

De plus, on procédera à une vérification préalable selon la NIEESP pour tous les agents armés qui n’ont pas de permis de possession et d’acquisition (PPA) valide ou qui n’ont pas encore été évalués selon la NIEESP à l’avance de leur cycle normal de renouvellement.

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