E656 – Programme d'autocotisation des douanes demande de participation du transporteur – Partie II

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Ces renseignements sont recueillis conformément à la Loi sur l'accès a l'information. IIs sont stockés dans la Système de soutien de la mainlevée accélérée des expéditions commerciales (SSMAEC) sous le numéro de programme RC CTA 125.

Le Programme d'autocotisation des douanes (PAD) est une nouvelle option commerciale progressive qui offre aux transporteurs approuvés les avantages d'une option de dédouanement simplifiée pour les marchandises admissibles au PAD.

Qui est admissible au PAD?

Vous pourriez être admissible au PAD si vous respectez les conditions suivantes :

Comment présenter une demande de participation au PAD?

Pour que votre participation au PAD soit approuvée, vous devez remplir avec satisfaction les deux parties de la demande de participation :

Vous devez fournir les documents appropriés démontrant votre capacité d'effectuer une déclaration précise du fret. Vous devez aussi prouver que vous disposez des pistes de vérification et des liens établis nécessaires pour appuyer le processus de dédouanement du PAD.

Instructions

Les demandes doivent être remplies par un agent autorisé de votre entreprise, puis envoyées àl'Unité chargée de la conformité des transporteurs PAD/EXPRES à l'adresse indiquée à la fin de la présente demande. Si vous ne remplissez pas toutes les sections, la demande pourrait vous être retourné.

Cette partie de la demande comprend les sections suivantes :

Section A - Identification du demandeur
Section B - Livres et registres
Section C - Attestation de la Partie II

Si vous manquez d'espace pour répondre à une question, veuillez joindre une feuille au formulaire en indiquant à quelle question elle se rapporte.

Renseignements supplémentaires

Pour obtenir des renseignements supplémentaires sur le PAD, ou pour obtenir del'aide pour remplir la demande de participation, veuillez consulter notre site Web, au www.cbsa-asfc.gc.ca.

L'ASFC se réserve le droit de demander des renseignements supplémentaires aux fins du processus de traitement de la présente demande.

Remarque : Dans le cadre du processus de demande de participation au PAD, le transporteur doit prouver que ses systèmes administratifs sont en mesure de fournir des contrôles exacts et qu'ils comprennent des pistes de vérification appropriées, y compris des contrôles internes et des liens à partir de la commande initiale jusqu'au règlement final de la facture. Outre la procédure actuelle, vous devez respecter des exigences supplémentaires qui sont propres au PAD. Nous vous recommandons de revoir les questions 11 à 14(b) avant d'aller de l'avant afin de vous assurer que vous pourrez satisfaire à ces exigences.

Section A - Identification du demandeur

Nom de la personne morale

Langue de correspondence

Nom commercial de l'entreprise

Numéro d'entreprise

Code de transporteur

Depuis combien d'années l'entreprise qui fait la demande transporte-t-elle des marchandises au Canada?

Adresse de l'entreprise

Ville

Province or État

Pays

Code postale

Numéro de téléphone

Numéro de télécopieur

Addresse postale

Ville

Province or État

Pays

Code postale

Numéro de téléphone

Numéro de télécopieur

Adresse de l'entreprise

Nom commercial ou raison sociale

Site Web

S/O

Nom et titre de la personne-ressource pour le PAD (Nom de famille)

Prénom

Titre

Addresse courriel

Addresse postale de la personne-ressource ( si elle est différente des addresses susmentionnées)

Ville

Province or État

Pays

Code postale

Numéro de téléphone

Numéro de télécopieur

Date de la fin de l'exercise financier

Addresse et emplacement d'entreposage des livres et des registres

Avec quels postes frontaliers transigez-vous habituellement? (Si vous manquez d'espace, joignez une liste au présent formulaire.)

Veuillez fournir la liste des noms et codes de transporteur de toutes les autres entreprises liées à votre entreprise, que vous n'avez pas encore mentionnées.

Code du transportâtes

Nom du transportâtes

Votre entreprise est-elle une filiale (entité juridique distincte) d'une société mère?

Avez-vous recours aux services de propriétaires exploitants?

Avez-vous recours aux services de propriétaires exploitants?

Indiquez le nombre de propriétaires exploitants dont vous avez l'intention d'utiliser les services pour transporter des marchandises PAD au Canada.

Section B - Livres et registres

Utilisez-vous les memes procédures de répartition pour tous les clients (contrats)?

Dans la négative, veuillez remplir une demande distincte pour chaque procédure de répartition utilisée.

Système de répartition

1. (a) Quel est le type de système ustilisez-vous pour gérer la circulation des expéditions? (Cochez une seule réponse.)

(b) S'il s'agit d'un système automatisé, veuillez indiquer le nom du logiciel de répartition utilisé.

(c) S'il s'agit d'un système manuel, veuillez fournir une description des documents conservés et décrire comment les cargaisons sont programmées et réparties.

(d) Partagez-vous votre système avec une autre filiale ou un autre transporteur? (cochez une seule réponse.)

(e) Comptez-vous plus d'un emplacement de répartition?

Dans l'affirmative, combien?

Manifeste électronique

2. Comment les données du Manifest électronique sont-elles ou seront-elles transmises à l'ASFC? (Cochez toutes les réponses pertinentes)

Numéro de contrôle

Remarque : Le numéro de contrôle doit être assigné par le transporteur qui présente une demande avant la répartition et doit être utilisé pour identifier l'expédition. Si vous utilisez différents systèmes de contrôle pour différents clients ou terminaux, veuillez répondre aux questions pour chaque client ou chaque terminal.

3. (a) Quel est le numéro de contrôle (p. ex., numéro de feuille d'expédition, numéro d'identification de voyage, numéro de commande, etc.), qui attribue ce numéro de contrôle et à quel moment du processus est-il produit?

(b) Est-ce que le numéro de contrôle est attribué selon un ordre séquentiel en tenant compte de tous les numéros (y compris les numéros suprimés ou annulés)?

4. Est-ce que tous les documents, reliés à une expédition font référence à ce numéro de contrôle?

5. Le numéro de contrôle est-il généré par un système?

Dans la négative, comment est-il généré et consigné?

6. (a) Y a-t-il des préfixes ou des suffixes qui indiquent des conditions spéciales (c.-à-d., points de ramassage et de livraison multiples, etc.)?

(b) Dans l'affirmative, veuillez préciser les conditions pour lesquelles des préfixes et des suffixes sont utilisés et la signification de ceux-ci.

7. Vos numéros de contrôle sont-ils réutilisés?

Dans l'affirmative, à quelle fréquence?

Processus

8. De quelle façon les commandes d'expédition sont-elles reçues (téléphone, télécopieur, courriel, livraisons programmées, contrats, ventes, etc.)?

9. Veuillez décrire comment les expéditions sont liées de l'étape de la vente à celle de la facturation. Décrivez les liens entre les ventes, la répartition, le traitement, la livraison et la facturation en fournissant des impressions d'écran tirées de tous les systèmes utilisés de l'étape de la programmation des expéditions à celle de la facturation, dans le cas des systèmes automatisés, de même qu'une description détaillée des liens, dans le cas des systèmes manuels

10. Pendant combien de temps conservez-vous tous les documents (imprimés ou images numérisées) qui ont trait à une expédition à destination du Canada?

Remarque : C'est l'importateur approuvé en vertu du PAD qui détermine quelles marchandises sont admissibles pour l'option de service PAD. Les expéditions d'un client PAD approuvé ne contiennent pas toutes des marchandises admissibles au PAD et ne sont pas toutes destinées à un destinataire admissible au PAD. Par conséquent, au moment de la commande, le transporteur PAD doit être en mesure de distinguer les expéditions qui seront déclarées au moyen de l'option de service PAD et celles qui seront déclarées au moyen d'une autre option de service (p. ex., SEA).

11. De quelle façon indiquerez-vous dans votre système qu'un importateur ou un client est approuvé en vertu du PAD? Joignez un imprimé de l'écran du profil de client tiré de votre système. Si vous utilisez un système manuel, veuillez préciser de quelle façon vous indiquez qu'un importateur ou un client est approuvé.

12. (a) De quelle façon serez-vous informé, au moment de l'entrée de la commande, que l'expédition est admissible au PAD?

(b) Une fois informé qu'une expédition est admissible au PAD, comment indiquerez-vous de façon permanente qu'il s'agit d'une expédition PAD dans votre système? Joignez un imprimé d'écran de votre système ou une copie de vos documents montrant l'indicateur PAD.

(c) L'indicateur PAD peut-il être supprimé sil'expédition est déclarée à l'ASFC au moyen d'une option de service autre que le PAD?

(d) Si vous avez répondu oui à la question 12(c), veuillez préciser qui est autorisé à supprimer l'indicateur PAD.

13. Comment le répartiteur identifiera-t-il les chauffeurs inscrits au PICSC ou au programme EXPRES? Si vous utilisez un système automatisé, veuillez fournir un imprimé de l'écran du profil de chauffeur.

Remarque : Il incombe au transporteur de s'assurer que le chauffeur inscrit au PICSC ou au programme EXPRES présente les renseignements suivants dans un format de code à barres approuvé :

Les codes à barres représentant le code de transporteur et le numéro d'importateur doivent être communiqués à l'ASFC, aux fins d'essais, avant l'approbation aux termes du PAD. Veuillez consulter les précisions en matière de codes à barres à l'annexe B du Mémorandum D23-2-1 (http://www.cbsa-asfc.gc.ca/publications/dm-md/d23/d23-2-1-fra.html).

14. (a) Comment le chauffeur inscrit au PICSC ou au programme EXPRES sera-t-il informé qu'une expédition est admissible au PAD?

(b) Comment le chauffeur inscrit au PICSC ou au programme EXPRES recevra-t-il les codes à barres approuvés pour le PAD?

15. Dans le système de répartition, le statut du chargement est-il mis à jour à des étapes particulières de l'expédition (c.-à-d., ramassage, transport, livraison, etc.)?

Dans l'affirmative, quels sont les statuts utilisés, à quels moments sont-ils mis à jour et comment?

Remarque : Conformément au paragraphe 20(2) de la Loi sur les douanes, à l'article 5 du Règlement sur le transit des marchandises (DORS/86-1064), ainsi qu'au sous-alinéa 29(d), à l'article 43 du Mémorandum D3-1-8, les exigences suivantes doivent être respectées :

16. (a) Quelles sont les mesures qui seront prises pour vérifier vos dossiers afin de cerner ces expéditions? (Joignez des imprimés d'écran ou des copies de la documentation pertinente.)

(b) À quelle fréquence ces mesures seront-elles prises?

(c) De quelle façon mettrez-vous l'ASFC au courant des détails des expéditions qui auront été identifiées?

17. Les preuves de livraison doivent être conservées pour les marchandises qui ont obtenu une « autorisation de livraison ». En quoi consisteront ces preuves de livraison pour les expéditions PAD et de quelle façon les classerez-vous?

18. Après qu'une expédition a été livrée, de quelle façon les documents sont-ils transmis (p. ex., enveloppe d'expédition) et comment sont-ils reliés au numéro de contrôle?

19. Lorsque le chauffeur retourne la documentation relative à une expédition, y a-t-il une personne désignée chargée de s'assurer qu'il ne manque pas de documents (p. ex., documents de preuve de déclaration et de preuve de livraison)?

20. Quelle procédure utilisez-vous afin de retracer les documents de preuve de déclaration et de preuve de livraison manquants?

21. Comment les expéditions transférées sont-elles identifiées dans votre système?

22. (a) Si vous transférez des cargaisons à d'autres transporteurs, comment savez-vous que l'expédition a été livrée et quels documents recevez-vous du transporteur?

(b) D'autres transporteurs sont-ils autorisés, aux termes d'une lettre d'autorisation, à déclarer des marchandises à l'ASFC au moyen de votre code de transporteur?

23. Veuillez décrire le système de facturation manuel ou automatisé de votre entreprise. Précisez le nom du logiciel de facturation ou de comptabilité que vous utilisez.

24. Le numéro de facture et le numéro de contrôle sont-ils les mêmes?

S'ils sont différents, comment la facture fait-elle référence au numéro de contrôle?

Documents et rapports types

Remarque : Conformément aux articles 10.5 et 10.6 et à l'annexe 3 (Renseignements sur le transporteur PAD) du Règlement sur la déclaration en détail des marchandises importées et le paiement des droits, ainsi qu'aux alinéas 39 et 40 du Mémorandum D23-2-1, les exigences suivantes doivent être respectées :

25. Les transporteurs PAD approuvés seront tenus d'être en mesure de fournir une liste détaillée de toutes les expéditions pour une période donnée. Joignez une liste ou un imprimé d'écran d'au moins 100 expéditions séquentielles (y compris des expéditions à destination du Canada, des expéditions à destination des États-Unis et des expéditions intérieures). Il ne devrait pas y avoir d'écart entre les numéros de contrôle séquentiels de cette liste, et tout éventuel écart relevé doit être expliqué. La liste ou l'imprimé d'écran doit comporter, notamment, les renseignements suivants :

26. Les transporteurs PAD approuvés doivent être en mesure de fournir une liste détaillée de toutes les expéditions à destination du Canada pour une période donnée. Joignez une liste ou un imprimé d'écran de toutes les expéditions à destination du Canada pour une période d'un mois, en commençant par la première expédition indiquée dans la liste exhaustive des expéditions fournie à la question 25. Ces expéditions doivent provenir de l'extérieur du Canada et avoir été livrées à un destinataire au Canada. Cette liste doit être établie sous forme de rapport et peut être générée directement par votre système ou préparée manuellement.

27. Pour la première expédition figurant sur la liste de toutes les expéditions à destination du Canada fournie à la question 26, fournissez une copie de tous les documents ou imprimés d'écran à l'appui, ce qui peut inclure, notamment, les connaissements, les lettres de transport aérien, les factures, les documents de contrôle de l'ASFC, les registres de répartition et les preuves de mainlevée.

Remarque : Conformément à l'alinéa 10.5(1)c) 10.6 et à l'annexe 3 (Renseignements sur le transporteur PAD) du Règlement sur la déclaration en détail des marchandises importées et le paiement des droits, ainsi qu'aux alinéas 42, 43 et 44 du Mémorandum D23-2-1, l'exigence suivante doit être respectée :
le transporteur PAD est tenu d'avoir un indicateur PAD dans son système de répartition et de pouvoir produire un relevé exact de toutes les expéditions PAD déclarées

28. (a) Les transporteurs PAD approuvés doivent pouvoir fournir une liste détaillée identifiant toutes les expéditions déclarées au moyen de l'option de service PAD pour une période donnée. Si vous utilisez un système automatisé, vous devez valider que vous pouvez extraire une liste PAD exacte. Les demandeurs qui exploitent un système automatisé sont tenus de créer une expédition « test » PAD. Joignez des imprimés d'écran ou des copies de documents pour illustrer l'opération.

(b) Une fois l'expédition « test » PAD créée, vous devez être en mesure de générer un rapport directement depuis votre système ou de façon manuelle.

La liste doit contenir les renseignements mentionnés à la question 26, ainsi que la colonne de l'indicateur PAD.

Ecarts

Les questions suivantes portent sur les contrôles internes de votre entreprise et sur les procédures de déclaration de l'ASFC en cas d'écart relevé relativement aux expéditions après le passage à la frontière. Bien qu'il ne s'agisse pas d'une situation courante, vous devez avoir mis en place des procédures relatives à de tels écarts. Vos procédures doivent respecter les exigences énoncées dans le Mémorandum D3-1-1 de l'ASFC, Politique relative à l'importation et au transport des marchandises, qui peut être consulté au http://www.cbsa-asfc.gc.ca/publications/dm-md/d3/d3-1-1-fra.html

29. Marchandises excédentaires, manquantes ou endommagées

(a) Quel processus le personnel de l'entreprise suit-il lorsqu'il découvre des marchandises excédentaires, manquantes ou endommagées? Énumérez les responsabilités des chauffeurs, des expéditeurs ou des réceptionnaires, des répartiteurs et des autres membres du personnel de l'entreprise.

(b) De quelle façon l'écart est-il indiqué dans la piste de vérification de vos systèmes de livraison et de facturation?

(c) Si un excédent est découvert au moment de la livraison pour une expédition déclarée à l'ASFC, quelles procédures suivez-vous pour déclarer les marchandises excédentaires à l'ASFC et qui est chargé de faire cette déclaration?

(d) Si un excédent ou un manque est découvert avant la déclaration de l'expédition à l'ASFC, quelles procédures de déclaration suivez-vous?

30. Marchandises perdues, égarées ou refusées

(a) Quelle est la procédure en place lorsqu'on ignore le nom de l'expéditeur ou du destinataire pour des marchandises à bord (c.-à-d., marchandises qui ne devaient pas se trouver à bord du moyen de transport déclaré à l'ASFC et pour lesquelles on n'a aucun document d'expédition)?

(b) Dans le cas des expéditions internationales, quelles sont les procédures en place pour la déclaration de ces marchandises à l'ASFC? Énumérez les responsabilités des chauffeurs, des expéditeurs ou des réceptionnaires, des répartiteurs et des autres membres du personnel de l'entreprise.

(c) Si une expédition internationale est refusée par le destinataire au Canada, de quelle façon la situation est-elle indiquée dans la piste de vérification de l'expédition?

(d) Quelles sont les procédures en place pour déclarer la nouvelle destination à l'ASFC?

Remarque : Conformément à l'article 10.8, à l'annexe 3 et à l'article 41 du Règlement sur la déclaration en détail des marchandises importées et le paiement des droits, ainsi qu'au sousO-alinea 37e) du Mémorandum D23-2-1, les exigences suivantes doivent être respectées: Les transporteurs approuvés PAD doivent tenir à jour les listes de partenaires de la chaîne commerciale des propriétaires-exploitants, des entrepôts et des terminaux, qui peut être demandée à tout moment de présenter pour vérification.

31(a) Maintenir une liste (voir les détails relatifs au format ci-dessous) des propriétaires et exploitants qui répondent à cette définition, y compris les renseignements suivants :

(b) Quelle est la fréquence approximative du roulement des propriétaires et exploitants que vous avez identifiés?

Section C - Attestation de la Partie II

Omettre sciemment des renseignements ou donner de faux renseignements en connaissance de cause constitue une infraction à l'article 8 de la Loi sur les douanes. Vous devez informer l'ASFC de tout changement concernant les renseignements fournis dans cette demande.

Veuillez envoyer la demande de participation dûment remplie au bureau responsable du traitement des demandes de participation au PAD ci-dessous:

Bureau responsable du traitement des demandes de participation au PAD
Agence des services frontaliers du Canada
Gestionnaire, Unité chargée de la conformité des transporteurs PAD/EXPRES
55, rue Bay N., 6e étage
Hamilton, On L8R 3P7

À titre d'agent autorisé de l'entreprise qui présente cette demande, j'atteste que les renseignements fournis dans ce formulaire et dans les documents ci-joints sont, à ma connaissance, exacts et complets.

La présente demande comporte pages au total

Le fait de remplir cette demande ne confère pas l'autorisation d'agir à titre de transporteur participant au PAD. Vous deviendrez officiellement un transporteur PAD approuvé seulement après avoir franchi avec succès les trois étapes du processus de demande décrites à la page 1.

Il est recommandé de ne pas effectuer de changements spécifiques au PAD dans vos systèmes administratifs tant que vous n'aurez pas reçu de l'ASFC la confirmation de votre demande relative à la Partie II.

Ce qui suit est optionnel. Ne remplissez le reste du formulaire que si vous voulez que le nom de votre entreprise soit publié sur Internet à titre de transporteur participant au PAD.

Si l'entreprise que je représente est approuvée aux fins du PAD, j'autorise l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) à en afficher le nom sur son site Web afin qu'on nous reconnaisse comme un transporteur approuvé aux fins du PAD.

Date de modification :