Information clé – Comité permanent des comptes publics : Audit du Bureau du vérificateur général sur le respect en milieu de travail (28 janvier 2021)

L'ASFC a déterminé qu'une culture malsaine constitue l'un de ses risques les plus importants et l'une de ses plus grandes priorités. Une culture malsaine englobe le harcèlement, la discrimination et la violence en milieu de travail. Chacun de ces éléments s'accompagne d'un plan d'action qui lui est propre et qui prévoit des activités ciblées conçues pour créer un milieu de travail respectueux, diversifié et inclusif exempt de harcèlement et de discrimination.

Pour que les choses soient claires, des initiatives visant à favoriser un milieu de travail sûr et sain étaient en place à l'Agence avant l'examen du vérificateur. Elles ciblaient surtout la culture et, plus particulièrement, les leaders de l'Agence compte tenu de leur rôle important pour donner le ton.

Les initiatives de l'Agence avaient pour but de veiller à ce que ses leaders aient des attentes très claires en matière de responsabilité et de rendement. Des efforts ont été déployés, et continuent de l'être, pour faire prendre conscience aux leaders de l'influence qu'ils ont sur les autres et les amener à acquérir les compétences nécessaires pour créer un lieu de travail sain.

Le rapport du BVG a permis de cibler les éléments qui exigent toujours l'attention de l'ASFC et contenait des recommandations pour améliorer les initiatives de l'Agence. L'ASFC a intégré ces recommandations à son Cadre du milieu de travail respectueux. Elle a consolidé ces activités et initiatives et les a classées en ordre de priorité.

Avant de publier le Cadre, l'Agence a consulté les employés afin de s'assurer que le Cadre reflète leurs commentaires.

L'Agence a également inclus comme mesures dans son Programme de gestion du rendement des cadres la mise sur pied d'une équipe spécialisée sur la culture ainsi que d'un Centre national d'expertise sur l'intégrité (CNEI), la tenue d'une tournée d'écoute, et une responsabilité accrue des cadres en précisant les attentes et en intégrant des indicateurs de rendement plus précis.

Donc, l'Agence a tout simplement recyclé ses vieilles initiatives inefficaces

Non. L'Agence a amélioré certaines activités existantes et les a renforcées pour favoriser une culture positive en milieu de travail. Voici d'autres initiatives qu'elle a prises :

• En 2018, l'Agence a mis sur pied une équipe spécialisée sur la culture.
• La même année, elle a mené une « Tournée d'écoute » afin d'obtenir l'avis des employés, entre autres pour trouver la véritable source de malaise en milieu de travail.
  • Grâce aux commentaires des employés, l'Agence a été en mesure de mieux cerner les besoins et de prendre des mesures concrètes, lesquelles ont été instaurées l'année dernière. Voici quelques exemples :
    • renforcement de la responsabilité des cadres;
    • indicateurs de rendement « Bâtir une culture saine » du Programme de gestion du rendement des cadres de l'Agence;
    • lancement du CNEI en 2019 pour améliorer les efforts de prévention et regrouper les activités de gestion des plaintes de harcèlement à un seul endroit;
    • regroupement des stratégies et des mesures prévues dans le Cadre du milieu de travail respectueux de l'Agence.

Les rapports internes indiquent qu'environ 50 % des plaintes de harcèlement émanent d'un problème entre employés (employés contre employés), alors qu'environ 40 % sont déposées par un employé à l'endroit d'un membre de la direction. Les quelques autres plaintes portent sur des cas de harcèlement exercé par un employé envers un membre de la direction.

La grande majorité des cadres de l'équipe de direction de l'ASFC font un travail exemplaire pour appuyer leurs employés et créer un milieu de travail sain.

En cas de harcèlement, les gestionnaires sont tenus responsables de leurs actes. S'il y a lieu, ils s'exposent à des mesures disciplinaires qui peuvent aller jusqu'au congédiement.

Le SAFF révèle une diminution du nombre d'employés qui affirment avoir subi du harcèlement de la part d'une personne en position d'autorité.

L'Agence a encore du travail à faire et le reconnaît. Que ce soit clair : elle ne tolère aucunement le harcèlement. Par conséquent, elle a mis en place une Stratégie de perfectionnement du leadership qui décrit les comportements attendus de tous les employés et qui permet à l'Agence d'améliorer sa méthodologie quant à la sélection et au perfectionnement des leaders.

Si on insiste au sujet des mesures disciplinaires

L'ASFC a mis en place un Cadre des mesures disciplinaires qui donne des exemples d'inconduite et qui décrit les mesures disciplinaires qui s'imposent dans le cas où on constate que les allégations d'inconduites sont fondées.

Dans le cas du harcèlement et de la discrimination, les mesures disciplinaires vont d'une suspension sans solde d'au moins 10 jours au congédiement.

Les leaders à l'Agence doivent respecter des normes plus élevées, et les mesures disciplinaires imposées contre eux sont plus sévères. Par exemple, ils s'exposent à une suspension sans solde d'au moins 20 jours s'ils ne règlent pas un incident dont ils connaissent l'existence, même s'ils ne sont pas personnellement concernés.

L'ASFC n'accepte aucune forme de harcèlement, de discrimination ou de violence en milieu de travail.

Le Cadre du milieu de travail respectueux de l'ASFC porte sur la prévention, la résolution en temps opportun et le rétablissement.

Le CNEI a été mis sur pied par l'ASFC pour veiller à ce que les employés se sentent à l'aise de parler et à ce qu'ils aient confiance en la capacité d'agir de l'Agence.

L'ASFC prend les allégations très au sérieux et s'assure d'appliquer des mesures correctives.

Des mesures disciplinaires s'imposent toujours lorsqu'elles sont justifiées, ce que le processus d'enquête rigoureux de l'Agence permet de déterminer. Ces mesures varient selon les faits du cas, mais vont jusqu'au congédiement.

En 2019, des examinateurs externes indépendants ont déterminé que deux plaintes étaient fondées. L'une d'entre elles a entraîné des mesures disciplinaires contre l'employé concerné.

Le Code canadien du travail et le ministère de la Justice définissent la violence en milieu de comme « tout agissement, comportement, menace ou geste d'une personne à l'égard d'un employé sur son lieu de travail et qui pourrait vraisemblablement lui causer un dommage, un préjudice ou une maladie ».

Depuis 2013, treize (13) plaintes pour violence en milieu de travail ont été considérées comme étant fondées. Elles ont entraîné des mesures disciplinaires allant d'une suspension de 1 jour à une suspension de 25 jours.

Il convient de noter que les résultats des plaintes de violence déposées en vertu du Code canadien du travail servent à établir des mesures préventives. Chaque rapport d'enquête individuel contient des recommandations fondées sur la plainte. Ces recommandations visent à empêcher que d'autres incidents de violence se produisent. La formation en constitue un exemple.

Oui. Le système prévoit plusieurs politiques et pratiques qui décrivent clairement les comportements que tous les leaders doivent adopter en milieu de travail. Ces ressources comprennent aussi des renseignements, des outils, et des formations visant à aider les employés à exercer leurs fonctions conformément à ces attentes. Elles prévoient aussi une orientation et des mesures de soutien pour gérer les cas de harcèlement, les mesures disciplinaires et les cas de violence.

Enfin, l'Agence a établi un cadre disciplinaire qui aide à déterminer des conséquences adéquates et uniformes pour les cas fondés de harcèlement, de discrimination ou de violence en milieu de travail.

Oui. L'Agence a indemnisé des victimes, et continuera de le faire lorsqu'une indemnisation est justifiée. Les renseignements concernant les indemnisations sont protégés par une entente de confidentialité pour assurer la protection des parties en cause.

Les résultats de l'Agence dans le cadre du SAFF révèlent déjà des améliorations.

Par exemple, en 2019, 19 % des employés ont affirmé avoir été victimes de harcèlement. Il s'agit d'une diminution de 3 % par rapport à 2018. Le nombre de cas de discrimination aussi a diminué, soit de 15 % en 2018 à 13 % en 2019.

Puisque les employés se sentent de plus en plus à l'aise de signaler des comportements inappropriés en milieu de travail, il est possible que, à court terme, on observe une augmentation du nombre d'employés qui signalent des cas de harcèlement ou de discrimination.

Toutefois, étant donné que les activités professionnelles se déroulent au beau milieu d'une pandémie, les employés subissent beaucoup plus de stress mental. Il est donc difficile de prévoir les résultats. On encourage les employés à obtenir de l'aide s'ils éprouvent des difficultés. Nous ne formons qu'un en cette période difficile, et nous prenons soin les uns des autres.

Il est difficile de prévoir l'incidence de la pandémie sur les résultats du SAFF annuel, mais l'Agence a déployé beaucoup d'efforts pour veiller à ce que les gestionnaires établissent des liens avec les employés, prennent le pouls de la santé mentale de l'effectif et prennent au sérieux la responsabilité d'instaurer un milieu de travail sûr et sain, même si le milieu de travail est virtuel actuellement.

Le Sondage n'est pas encore terminé, mais l'Agence est heureuse d'annoncer que son taux de participation dépasse déjà celui de l'année dernière, ce qui laisse entendre que les niveaux d'engagement n'ont pas diminué.

L'Agence a fait une Tournée d'écoute tout juste après l'audit. Cette série de discussions en personne et en ligne lui a donné l'occasion d'entendre de nombreux employés en temps réel. Une bonne part des commentaires recueillis ont servi à élaborer le Cadre du milieu de travail respectueux en réponse à l'audit. On a aussi obtenu de meilleurs résultats au SAFF. Bien entendu, il faudra du temps pour évaluer les tendances et observer des résultats positifs.

Voici la répartition des embauches faites à l'ASFC au cours du troisième trimestre de l'exercice financier de 2020 à 2021 :

• 52 % étaient des femmes
• 8,4 % étaient des minorités visibles
• 2,2 % étaient des Autochtones
• 2,2 % étaient des personnes handicapées

Employés en uniforme par rapport aux employés en tenue civile

• L'effectif total de l'ASFC, sans compter les étudiants, atteint environ 15 500 employés. De ce nombre,
  • environ 8 100 (52 %) sont des employés de première ligne (en uniforme)
  • environ 7 300 (48 %) ne sont pas des employés de première ligne (en tenue civile)
• En comptant les étudiants, l'effectif atteint environ 16 100 employés.

À l'ASFC, 222 employés ont reçu un diagnostic confirmé de COVID-19. Parmi eux, 187 se sont complètement rétablis, selon les informations reçues.

On a déterminé que sur les 222 cas, 10 étaient possiblement liés au milieu de travail (8 employés de première ligne et 2 employés de bureau).

Non. Il est de toute évidence préférable d'établir un régime capable d'appuyer un employé qui souhaite déposer une plainte de harcèlement sans passer par le système judiciaire.

L'Agence a mis en place un système interne de gestion des conflits (SIGC) pour les employés afin qu'ils n'aient pas à engager de poursuite contre l'employeur, un processus plus coûteux.

Le SIGC offre des séances de consultation, d'encadrement pour la résolution des conflits et une communication efficace, d'intervention de groupe en cas de conflit, de facilitation et une variété d'activités de formation préventives personnalisées. Ces services sont confidentiels et offerts sur une base volontaire. Pour veiller à ce qu'ils demeurent accessibles pendant la pandémie, l'Agence offre des options en ligne et à distance.

Les poursuites judiciaires demeurent une option, mais de dernier recours.

Lorsqu'une décision est rendue au terme du processus formel de l'Agence, les parties peuvent déposer un grief relatif à la manière dont la plainte a été gérée, ou aux mesures imposées.

Un cinquième des employés de l'Agence qui ont participé au SAFF a déclaré avoir été victime de harcèlement. De ce nombre, 53 % ont déclaré qu'ils n'ont pas déposé de plainte par crainte de représailles.

C'est-à-dire qu'environ 1 500 employés estiment qu'il est risqué de dénoncer les cas de harcèlement. L'Agence a certainement cherché à mieux comprendre la situation. Elle a réussi à le faire grâce aux Tournées d'écoute.

Afin que les employés accordent une plus grande confiance au système et aux processus et pour améliorer l'uniformité des conséquences imposées, l'Agence a regroupé ses efforts au CNEI.

Le CNEI et le SIGC ont été créés pour veiller à ce que les employés se sentent à l'aise de signaler un problème sans craindre les représailles. De plus, ils assurent l'anonymat des témoins ou des autres personnes aux prises avec des situations délicates.

Nous avons la responsabilité commune d'éliminer le harcèlement en milieu de travail et l'Agence tente de s'éloigner d'un système qui rejette tout le fardeau sur la victime.

L'Agence a le mandat de protéger les Canadiens et la primauté du droit. En tant que président de l'ASFC, j'ai dénoncé le racisme et la discrimination. Je reconnais toutefois qu'ils existent au sein de l'Agence. Ils sont parfois évidents, surtout dans les processus et politiques de longue date.

L'Agence a mis en place quelques initiatives pour s'assurer de comprendre les points de vue des Noirs, des Autochtones et des autres communautés racialisées et d'en tenir compte, s'appuyer sur leurs expériences comme point de départ, et veiller à mettre en place les mesures correctives adéquates.

Deux cents employés de tous les niveaux de l'Agence se sont unis pour former un groupe de travail sur les minorités visibles. Ils travaillent à élaborer une stratégie antiracisme émanant des employés, qui en est aux premières étapes de consultation.

L'Agence travaille aussi avec ses collègues du Syndicat des douanes et de l'immigration pour revoir sa formation sur la lutte contre le racisme et le désamorçage offerte aux agents de première ligne.

L'ASFC a elle aussi décidé d'interdire le symbole de la mince ligne bleue chez ses agents en devoir. Elle a pris cette décision en collaboration avec les agents négociateurs, et a l'espoir qu'elle témoignera de sa détermination à combattre le racisme sur ses lieux de travail.

L'Agence offre des services essentiels de première ligne aux points d'entrée. Les Canadiens dépendent d'elle pour obtenir ces services, et dans certains cas, l'Agence n'a pas d'autre choix que de les offrir en personne.

L'Agence a mis en œuvre quelques mesures préventives pour veiller à la sûreté de ses employés de première ligne sur les lieux de travail, dont l'installation de panneaux de plexiglas, la promotion de mesures d'hygiène (lavage des mains, étiquette relative à la toux ou aux éternuements, éloignement physique), le port d'équipement de protection individuelle, et, lorsque les employés n'interagissent pas avec le public, le port obligatoire de masques non médicaux.

L'Agence suit les conseils de l'administratrice en chef de la santé publique du Canada pour veiller à ce que les employés soient protégés lorsqu'ils travaillent en plein cœur d'une pandémie. En plus du fait qu'on leur fournit de l'équipement de protection individuelle, les employés sont formés sur la bonne façon d'utiliser l'équipement afin de limiter leurs risques de contracter la maladie.

Conformément aux programmes de vaccination des autorités sanitaires provinciales et fédérales, les agents des services frontaliers (ASF) devraient recevoir le vaccin en même temps que les autres travailleurs essentiels du pays.

Il n'y a pas d'autres renseignements sur la distribution des vaccins aux ASF à l'heure actuelle.

Tous les employés de l'ASFC sont assujettis au Code de conduite de l'Agence, qui décrit les comportements qu'on attend d'eux, qu'ils soient en service ou non.

Les valeurs de respect, d'intégrité et de professionnalisme de l'ASFC orientent les employés pendant leur journée de travail, et ces valeurs peuvent aussi les orienter dans leur vie privée.

C'est d'autant plus vrai pour les activités des employés sur les médias sociaux en dehors du travail, et lorsque les employés participent à des activités politiques. Ces activités relèvent généralement de la vie privée, mais deviennent une question professionnelle dès qu'elles nuisent à l'Agence.

L'Agence imposera des mesures disciplinaires aux employés qui ne respectent pas le Code de conduite. De telles allégations font l'objet d'une enquête rigoureuse, réalisée conformément aux principes de justice naturelle et d'équité procédurale, avant que des mesures disciplinaires soient imposées.

L'Agence travaille actuellement avec d'autres ministères et organismes, comme la Commission de la fonction publique et la Gendarmerie royale du Canada, pour étudier et élaborer des procédures qui visent à déterminer si les attitudes des nouveaux candidats ne correspondent pas aux valeurs d'intégrité de l'ASFC.

Dans le cadre de cette initiative, l'ASFC se penche aussi sur des mesures qui visent à surveiller les activités des employés sur les médias sociaux pour déceler les opinions racistes ou discriminatoires tout en préservant le droit des employés à la protection des renseignements personnels.

L'Agence reconnaît que le racisme, l'intolérance et la discrimination systémiques existent, et est résolue à continuer de travailler à établir un milieu de travail plus diversifié, inclusif et respectueux. Les événements récents ont révélé de dures réalités et ont renforcé la détermination de l'Agence à favoriser le respect et à mettre fin au racisme en milieu de travail.

Le document « Construire une fondation pour le changement : La stratégie canadienne de lutte contre le racisme 2019 à 2022 » du gouvernement du Canada appelle les institutions fédérales à jouer un rôle de premier plan dans la lutte contre le racisme systémique et la discrimination lorsqu'il est constaté qu'ils existent au sein des institutions fédérales et dans les politiques, les programmes et les services publics.

De plus, le greffier du Conseil privé a récemment publié un « Appel à l'action en faveur de la lutte contre le racisme, de l'équité et de l'inclusion dans la fonction publique fédérale », qui définit des attentes communes pour que les leaders de l'ensemble de la fonction publique prennent des mesures pratiques qui formeront la base d'un changement systémique. L'ASFC concentre ses efforts à combattre le racisme.

L'Agence travaille étroitement avec son groupe de travail sur la lutte contre le racisme, qui est composé d'employés, ses partenaires et son effectif pour l'aider dans ce combat.

Dans la lettre de mandat supplémentaire de 2021 du ministre de la Sécurité publique, on mentionne l'intention de déposer et de faire entrer en vigueur une loi pour la création d'un organisme d'examen pour l'ASFC. Cette loi prévoira des mesures visant à assurer le traitement rapide des plaintes et des rapports. Dans le passé, le gouvernement a déposé des projets de loi qui appuyaient la mise sur pied d'un organisme d'examen pour l'ASFC, mais ils n'ont pas reçu la sanction royale.

Le CNEI, qui a été lancé en avril 2019, offre un endroit neutre et sûr où discuter des comportements inappropriés. Les employés, tout comme les gestionnaires, peuvent y obtenir des renseignements sur la gestion, la résolution, et le signalement des cas de harcèlement.

De plus, l'Agence a offert la possibilité d'obtenir les services d'agents supérieurs de la divulgation interne (APID), auprès desquels les employés de l'ASFC peuvent signaler confidentiellement les actes répréhensibles sans passer par la voie hiérarchique. Les APID sont des tiers neutres généralement capables d'aider les employés à régler leurs problèmes ou de déterminer s'il faut renvoyer l'affaire à une ressource compétente en la matière.

L'ASFC offre divers cours sur des sujets comme les préjugés anticulturels, la diversité et l'inclusion, le respect en milieu de travail et le bien-être.

L'ASFC impose les cours suivants à tous les employés :

Remarque : Le 1er janvier 2021, à la suite de l'entrée en vigueur du projet de loi C-65, les cours Prévention de la violence dans le milieu de travail et Création d'un milieu de travail respectueux ont été remplacés par un nouveau cours de l'École de la fonction publique du Canada, soit Prévention du harcèlement et de la violence pour les employés. Les statistiques sur le taux d'achèvement de ce quatrième cours obligatoire seront disponibles en février 2021 seulement.

De plus, l'ASFC offre une formation, appelée Leadership de première ligne, à tous les employés du groupe FB occupant un poste de gestion. Cette formation traite de sujets relatifs au respect en milieu de travail, aux relations de travail, à l'intégrité professionnelle ainsi qu'au bien-être, entre autres. L'Agence offre aussi des cours de leadership fondé sur le caractère portant sur le courage, l'humilité et les conversations authentiques. Voici les statistiques tirées du rapport du T2 :

Remarque : De nombreux cours ont été suspendus en raison de la pandémie. Par conséquent, les données indiquées ci-dessus sont les plus récentes données disponibles.

L'Agence offre plusieurs autres cours, ceux-ci non obligatoires, sur ces sujets importants. Voici des exemples de tels cours :

• 956 participants au cours Espace positif à l'ASFC (les statistiques datent du 1er décembre 2020).
  • Le cours Espace positif est conçu pour contribuer à éliminer les obstacles et à établir un environnement de travail inclusif, respectueux et accueillant auquel tous peuvent pleinement contribuer, peu importe leur identité de genre, expression de genre ou orientation sexuelle.
• 112 participants à l'Exercice des couvertures de KAIROS. De ce nombre, 32 ont participé à un programme de formation des formateurs. Ce cours fait désormais partie de la formation de base des recrues de l'Agence (statistiques au 1er décembre 2020)
  • L'Exercice des couvertures de KAIROS est un atelier éducatif intégrateur animé qui porte sur l'histoire du Canada et la relation nation à nation entre les Autochtones et les peuples non autochtones. Un cercle de retour sur l'exercice suit l'exercice des couvertures.

Cela dit, l'Agence est heureuse de mentionner qu'elle s'est aussi engagée à collaborer avec le syndicat pour créer une formation contre le racisme et une formation en intervention ou désamorçage en cas de crise.