Événements internationaux au Canada
Ce que vous devez savoir

Événement international, réunion, congrès ou voyage de motivation

Veuillez remplir l'Avis concernant un événement international, une réunion, un congrès ou un voyage de motivation ou communiquer avec le coordonnateur régional le plus près de l'endroit où se tiendra votre événement et fournir les renseignements suivants :

• le moment et l'endroit où l'événement aura lieu;
• le nombre de participants, tant canadiens qu'étrangers, que vous attendez;
• le nom de la personne qui sera sur place et responsable du traitement de tout document à l'arrivée des marchandises au Canada (il peut s'agir de l'organisateur de l'événement ou d'un de vos employés, d'un courtier en douane ou d'un représentant délégué non rémunéré);
• une liste des marchandises que vous projetez d'importer au Canada, leur origine et leur utilisation prévue, ainsi que les renseignements détaillés sur la date, l'endroit et les modalités de l'arrivée des marchandises (voir les Lignes directrices concernant l'importation de marchandises).

N'oubliez pas d'indiquer ce qui suit :

• si des marchandises contrôlées seront importées;
• si des marchandises seront vendues ou données dans le cadre de l'événement;
• si vous voulez bénéficier des privilèges du dédouanement sur place ou hors site;
• si vous voulez obtenir des renseignements sur l'admissibilité des marchandises en franchise des droits ou sur les dispositions qui pourraient permettre d'accorder une exonération complète ou partielle de la taxe sur les produits et services et de la taxe de vente harmonisée.

Le traitement de la demande de reconnaissance peut nécessiter de 15 à 30 jours ouvrables. La taille et la logistique de l'événement ainsi que les exigences relatives aux visas et aux licences d'importation/d'exportation et la charge de travail régionale sont quelques facteurs pris en considération pour déterminer les exigences en matière de préavis. La phase de planification des expéditions étrangères et de la recherche dans l'Arctique peuvent s'étendre bien au-delà d'un an. Les planificateurs des expéditions sont encouragés à communiquer avec l'ASFC le plus tôt que possible dans leur phase de planification.

Le processus de reconnaissance vise à simplifier les procédures d'importation pour les événements internationaux. Ce processus permet la détermination des exigences frontalières avant la tenue de l'événement.

Après avoir examiné les renseignements détaillés sur l'événement fournis dans votre demande initiale, le coordonnateur régional établit si :

• votre événement est visé par les lignes directrices sur les événements internationaux de l'ASFC;
• les privilèges de toute remise de droits sont applicables aux marchandises devant être importées au Canada;
• des services de dédouanement sur place ou hors site peuvent être fournis pour l'événement;
• les exigences d'autres ministères ou organismes doivent être respectées.

Le coordonnateur régional fournira une lettre de reconnaissance qui explique les exigences frontalières du Canada en fonction des renseignements que vous fournirez.

Lettre de reconnaissance du PSEIC

La lettre de reconnaissance recense les exigences frontalières du gouvernement du Canada qui peuvent s'appliquer à votre événement. Elle confirme également tous les services particuliers que l'ASFC peut fournir dans le cadre de l'événement, comme les suivants :

• déterminer les procédures frontalières et les traitements tarifaires pertinents qui s'appliquent aux marchandises que vous souhaitez importer pour l'événement;
• autoriser des services de dédouanement sur place ou hors site;
• déterminer les modalités qui s'appliquent pour obtenir un dédouanement après les heures normales et tous les frais de services spéciaux qui peuvent s'appliquer;
• déterminer tout privilège de l'entrepôt de stockage;
• fournir des renseignements concernant les exigences relatives à Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada.

Utiliser la lettre de reconnaissance du PSEIC

La lettre de reconnaissance sert de lettre de présentation de votre événement. Elle doit être remise aux agents frontaliers lorsque les participants, les conférenciers et les marchandises entreront temporairement au Canada.

Pour faciliter le processus d'entrée :

• le coordonnateur de l'événement ou le courtier en douane doit envoyer une copie de la lettre aux participants, aux exposants, aux délégués et aux conférenciers. Ceux-ci doivent la présenter aux agents des services frontaliers lorsqu'ils arrivent à la frontière canadienne;
• une copie de la lettre doit accompagner toute expédition de marchandises commerciales jusqu'au lieu de l'événement;
• une copie de la lettre doit être transmise au représentant désigné ou au courtier en douane, selon le cas.

Dans de nombreux cas, la lettre de reconnaissance et les documents de voyage requis prouvant la citoyenneté sont les seuls documents nécessaires lorsque des visiteurs entrent au Canada pour assister à des événements reconnus. Toutefois, le coordonnateur régional assurera la liaison avec d'autres ministères et organismes gouvernementaux, comme Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC), Affaires mondiales Canada (AMC) et Transports Canada, pour confirmer que c'est le cas.

• Les visiteurs de certains pays peuvent devoir être titulaires d'un visa délivré par IRCC et/ou obtenir une autorisation de voyage électronique (AVE).
• Certaines marchandises peuvent nécessiter la délivrance de permis liés à des activités agricoles ou sanitaires par l'Agence canadienne d'inspection des aliments ou de permis d'importation par AMC.
• L'ASFC peut exiger un dépôt de garantie dans certains cas (voir la section sur les dépôts de garantie).

Le coordonnateur régional du PSEIC s'assure que :

• les responsables des points d'entrée sont au courant de l'arrivée des participants et des marchandises pour l'événement et y sont préparés;
• vous connaissez toutes les exigences et les conditions particulières qui s'appliquent à vos marchandises ou à votre événement et les modalités d'acquisition des permis et des autres documents nécessaires.

Ces exigences, ainsi que les coordonnées des personnes-ressources, seront détaillées dans la lettre de reconnaissance. Le coordonnateur régional vous avisera si vous devez communiquer directement avec un autre ministère ou organisme gouvernemental pour obtenir de plus amples renseignements.

Expéditions étrangères et recherche sur l'Arctique

Les renseignements que vous devez fournir avant votre voyage prévu au Canada.

Le traitement des expéditions à l'étranger de l'ASFC est décrit dans le Mémorandum D2-1-2, Expéditions scientifiques ou exploratives étrangères au Canada.

Les membres des expéditions à l'étranger ou leur représentant doivent communiquer avec les responsables du programme Expéditions étrangères et recherche sur l'Arctique avant leur arrivée au Canada. Pour faciliter l'arrivée des expéditions prévues au Canada, on demandera de fournir avant l'arrivée les renseignements suivants :

• le nom et la date de l'expédition;
• l'adresse du site Web (s'il y a lieu);
• les coordonnées du point de contact;
• le détail de toute recherche qui sera effectuée pendant la visite au Canada;
• une liste des membres de l'équipe, y compris leur nom, leur pays d'origine, leur numéro de passeport et la date de délivrance du passeport;
• le type d'expédition et les détails de celle-ci (projet de recherche d'un gouvernement étranger ou d'une organisation étrangère, aventure privée);
• l'itinéraire de l'expédition ainsi que les dates, les lieux et le calendrier des arrivées au Canada et des départs du pays;
• une liste détaillée (y compris les numéros de série, s'il y a lieu) des effets personnels, de l'équipement, des outils, des armes à feu, des denrées alimentaires, des animaux et de tout article qui sera temporairement importé au Canada;
• les véhicules compris dans l'expédition, y compris les véhicules tout-terrain et les navires ou les aéronefs ainsi que leurs indicatifs d'appel et numéros de série;
• le nom de tout autre ministère ou organisme gouvernemental au Canada avec lequel vous avez communiqué relativement à votre expédition.

N'oubliez pas d'indiquer ce qui suit :

• si des marchandises contrôlées seront importées;
• si vous souhaitez obtenir des renseignements sur l'admissibilité des marchandises en franchise des droits ou sur les dispositions qui pourraient permettre d'accorder une exonération complète ou partielle de la taxe sur les produits et services et de la taxe de vente harmonisée.

Lettre de reconnaissance concernant les expéditions étrangères et la recherche sur l'Arctique

La lettre de reconnaissance indique les exigences frontalières du gouvernement du Canada qui peuvent s'appliquer à votre expédition. Elle confirme également les services particuliers que l'ASFC peut fournir dans le cadre de l'expédition, comme les suivants :

• déterminer les procédures frontalières et les traitements tarifaires pertinents qui s'appliquent aux marchandises que vous souhaitez importer pour l'expédition;
• fournir des renseignements concernant les exigences relatives à Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada.

Utiliser la lettre de reconnaissance

La lettre de reconnaissance sert de lettre de présentation pour vous et votre expédition. Elle doit être remise aux agents des services frontaliers lorsque les participants et les marchandises entreront temporairement au Canada.

Pour de plus amples renseignements ou pour inclure le programme Expéditions étrangères et recherche sur l'Arctique à la phase de planification d'une expédition à venir, veuillez communiquer avec FEAR-EERA@cbsa-asfc.gc.ca.

Le recouvrement des coûts s'applique à toutes les demandes de services (nouveaux ou améliorés) présentées par un client de l'ASFC. Cela s'applique à ce qui suit :

• un client externe (comme un importateur, une société de transport, une municipalité ou une administration aéroportuaire);
• un ministère ou un organisme du gouvernement du Canada;
• le gouvernement d'une province;
• un gouvernement étranger ou un autre organisme.

Les frais facturés pour les services spéciaux de l'ASFC correspondent, dans la mesure du possible, au coût réel de la prestation des services.

Quand le recouvrement des coûts s'applique-t-il?

L'article 167 de la Loi sur les douanes autorise l'ASFC à imposer des frais de services spéciaux. Le recouvrement des coûts peut s'appliquer aux types de services suivants :

• le traitement, par l'ASFC, des marchandises et des moyens de transport importés;
• le traitement, par l'ASFC, des passagers internationaux à l'arrivée;
• le traitement, par l'ASFC, des marchandises devant être exportées;
• les services fournis par l'ASFC lors de congrès ou à des événements internationaux tenus au Canada;
• la perception, par l'ASFC, de droits, de prélèvements ou de taxes à la frontière au nom d'un autre ministère ou organisme fédéral ou d'une province.

Les frais de services spéciaux peuvent ne pas s'appliquer lorsque le service est assuré durant les heures normales d'ouverture (qui peuvent varier selon le lieu de l'événement).

Vous pouvez retenir les services d'un courtier en douane qui a une expérience de la prestation de services dans le cadre de réunions, de congrès et de voyages de motivation.

L'ASFC délivre un agrément aux courtiers en douane, ce qui les autorise à fournir des services de courtage au Canada. Les courtiers travaillent avec l'ASFC, en votre nom, pour s'assurer que vous bénéficierez du taux de droit le plus favorable qui est offert. Ils sont également autorisés à agir comme représentant désigné lorsque vos marchandises arrivent au Canada et ils peuvent :  

• déposer une garantie (au besoin);
• remplir tous les documents nécessaires au respect des exigences frontalières de l'ASFC ou d'autres ministères et organismes gouvernementaux;
• s'occuper de l'expédition du matériel destiné à l'événement, tant au Canada qu'à l'étranger, directement du siège social de votre société au lieu de l'événement et vice versa;
• prendre des dispositions en votre nom si vous avez besoin d'entreposer des marchandises au Canada avant ou après l'événement.

Les renseignements que vous fournissez à l'ASFC dans le cadre de la planification de votre événement sont protégés conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à l'article 107 de la Loi sur les douanes. Les renseignements pourront être communiqués à d'autres ministères et organismes du gouvernement du Canada. Ces mesures visent à assurer que les organisateurs d'événements et les participants sont au courant des remises de taxes ou de droits de douane et de toute exigence particulière du gouvernement du Canada relativement à leur événement. La communication de ces renseignements respecte les exigences législatives du Canada et facilite l'entrée des marchandises et des personnes qui assisteront à des événements reconnus par l'ASFC et tenus au Canada.