Notes explicatives : Comité permanent des comptes publics – Rapport 1, ArriveCAN (14 mai 2024)

Résumé des recommandations

• a) S'assurer que les dossiers d'approvisionnement contiennent tous les documents de valeur opérationnelle;
• b) Obtenir une plus grande assurance que l'article 34 relatif aux contrats est correctement exécuté par les gestionnaires;
• c) sensibiliser davantage la direction aux règles contractuelles;
• d) Surveillance accrue de l'utilisation des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement en fonction des risques.

Résumé de la réponse de la direction et du plan d'action de l'ASFC

• Tous les gestionnaires délégués/gestionnaires des centres de coûts (CCM) sont tenus d'informer la direction d'approvisionnement de la DGFGO de tout contrat ou commande subséquente demandé directement à SPAC, afin de tenir un dossier central de tous les contrats de l'ASFC. (Achevé)
• Une liste de contrôle révisée des documents contractuels a été distribuée à tous les fonctionnaires chargés des achats et leur rappelle qu'ils doivent remplir et conserver les dossiers nécessaires (par exemple, déclarations de conflit d'intérêts, évaluations des soumissions, etc.). (Achevé)
• Les produits de formation disponibles sur l'approvisionnement (SPAC, EFPC, etc.) ont été examinés afin de déterminer si une formation supplémentaire est nécessaire pour les gestionnaires délégués au moyen de directives supplémentaires ou de matériel de formation. (Achevé)
• Les révisions d'assurance de la qualité ont été exécutées sur un échantillon basé sur le risque de dossiers d'obtention pour garantir la rétention convenable de documentation nécessaire pour soutenir l'article 41 de la Loi sur la gestion des finances publiques. (Achevé)
• Les conseils supplémentaires ont été distribués à tous les directeurs délégués sur leurs rôles et responsabilités concernant l'autorisation de l'article 34 de clarifier l'importance de garantir que livrables/services ont été reçus avant l'approbation de libération de paiement et que tous livrables pertinents soient retenus. (Achevé)
• Un cadre d'assurance de la qualité (AQ) a été élaboré relativement aux pouvoirs délégués en vertu de l'article 34, décrivant les rôles et les responsabilités ainsi que la méthodologie de vérification des comptes, afin de s'assurer que les dépenses soient effectuées conformément aux responsabilités déléguées et aux politiques, lignes directrices et directives de l'ASFC et du Conseil du Trésor. (Achevé)
• Des directives à l'intention des gestionnaires de centres de coûts (GCC) ont été fournies sur les principales exigences relatives à l'ouverture et à l'administration des contrats. (Achevé)
• On a rappelé à tous les gestionnaires délégués/ GCC l'importance de s'assurer que l'équipe d'approvisionnement participe à tous les contrats ou commandes subséquentes demandés directement à SPAC, afin de conserver un dossier central de tous les contrats. (Achevé)
• Les Termes de Référence du Comité d'examen des marchés ont été reconsidérés pour fournir un aperçu des contrats publiés en utilisant certaines Offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement de SPAC. (Achevé)
• La méthode fondée sur les risques a été examinée afin d'évaluer quels marchés seront examinés par le Comité d'examen des marchés (par exemple, autorisations de tâches ou commandes subséquentes de services professionnels et modifications de contrats supérieures à un seuil précis).

Mesures à prendre :

• Le contrôleur de l'Agence (CA) de la DGFGO continuera d'offrir des séances d'information aux GCC afin de donner un aperçu de l'instrument de délégation des dépenses et des pouvoirs financiers de l'Agence. Ces sessions seront répétées chaque année pour les GCC nouvellement nommés. (Date d'échéance : En cours)
• La DGFGO examinera son processus de non-conformité en vertu de l'article 34 et demandera une décision quant à la nécessité de le renforcer davantage (La première erreur identifiée donne lieu à un avertissement écrit au gestionnaire délégué ; Une deuxième erreur entraîne un avis de conformité au VP/DGR ; Troisième erreur : retrait de la délégation combinée à un plan de développement approprié). (Date d'échéance : juillet 2023)

Résumé des recommandations

1. Codage précis et répartition des dépenses entre les projets afin d'assurer la bonne tenue des dossiers financiers.

2. Documenter les interactions avec les entrepreneurs potentiels et les justifications des procédures d'achat non concurrentielles.

3. Demander à la Direction des achats de l'ASFC d'examiner tous les contrats et les autorisations de tâches afin de se conformer aux politiques.

4. Veiller à ce que les soumissionnaires potentiels ne participent pas à la préparation des demandes de propositions.

5. Veiller à ce que les contrats et les autorisations de tâches spécifient l'expérience et les qualifications requises pour les ressources.

6. Veiller à ce que les tâches et les résultats attendus soient clairement définis dans les contrats et les autorisations de tâches connexes.

7. S'assurer que toutes les ressources sous contrat ont une cote de sécurité valide au dossier avant le début des travaux et qu'avant le paiement, les pièces justificatives sont conservées au dossier pour valider les travaux effectués.

8. Effectuer et documenter les essais avant la publication d'une demande ou d'une mise à jour, et obtenir l'approbation de la libération.

Résumé de la réponse de la direction et du plan d'action de l'ASFC

• La fonction Approvisionnement de l'ASFC a été centralisée et regroupée en une seule organisation.
• A lancé un plan global d'amélioration pour renforcer encore les contrôles de gestion à tous les niveaux.
• Exiger des entrepreneurs qu'ils identifient clairement les codes financiers pertinents sur leurs factures d'ici le 31 mars 2024.
• Élaborer et mettre en oeuvre des procédures pour assurer l'application uniforme du codage financier dans tous les secteurs de l'Agence d'ici le 31 mars 2024.
• Création d'un nouveau comité d'examen des marchés chargé d'examiner et d'approuver les marchés et les autorisations de tâches.
  • responsable de l'approbation des marchés et des autorisations de tâches à chaque étape, couvrant la stratégie de passation des marchés, le lancement des projets et l'attribution des marchés, qui comprendra l'assurance que les tâches et les produits livrables sont clairement définis dans les marchés. (Achevé)
• Imposer au personnel de signaler les interactions avec les fournisseurs potentiels d'ici le 31 mars 2024.
• La Direction des achats fera office de guichet unique pour les interactions avec les fournisseurs dans le cadre du processus de passation des marchés.
  • Il surveillera également la conformité en procédant régulièrement à des examens fondés sur les risques des dossiers de passation de marchés.
  • Le nouveau Programme d'assurance en 2024 à 2025 assurera l'application uniforme des nouvelles lignes directrices en examinant la documentation contenue dans les dossiers d'approvisionnement.
• Tous les fonctionnaires du siège chargés des achats ont suivi quatre cours de formation.
• Les employés qui ont des responsabilités en matière d'approvisionnement devront assister à une séance de sensibilisation au Code de conduite et aux valeurs et à l'éthique afin de bien comprendre les attentes et de réduire au minimum les conflits d'intérêts apparents et réels.
• Une procédure de documentation simplifiée sera élaborée et mise en oeuvre afin d'accroître l'agilité dans les situations d'urgence tout en veillant à ce que des contrôles suffisants soient en place pour documenter les résultats des essais avant leur mise en production.
• De plus, la Direction générale de l'information, des sciences et de la technologie examinera et mettra à jour les procédures d'essai existantes afin de s'assurer que les étapes de contrôle sont introduites et que la documentation est complète avant la mise en production de tout système ou application.

Résumé des recommandations

4. L'ASFC devrait établir un processus de contrôle de la qualité pour s'assurer que les critères obligatoires ne sont pas trop restrictifs et ne portent pas atteinte à l'équité et à l'ouverture du processus d'invitation à soumissionner.

5. PSPC et l'ASFC devrait s'assurer que des procédures adéquates sont en place pour partager l'information sur les contrats avec le Programme de sécurité des contrats. Ces procédures devraient être communiquées à tout le personnel chargé des achats et faire l'objet d'un contrôle de conformité.

7. L'ASFC devrait veiller à ce que les qualifications et l'expérience de toutes les ressources proposées en réponse à une demande d'AT soient évaluées de façon uniforme en fonction des exigences relatives à la catégorie et au niveau applicables, telles qu'elles sont énoncées dans le contrat et les résultats de l'évaluation dans le dossier.

10. L'ASFC ne devrait autoriser aucun AT sans confirmer d'abord que les ressources nommées dans l'AT satisfont à toutes les exigences en matière de sécurité et de conserver la confirmation dans le dossier du contrat.

13. L'ASFC devrait s'assurer de l'exhaustivité et de l'exactitude des renseignements sur les marchés publiés de façon proactive, comme l'exige la Directive sur la gestion des achats.

Résumé de la réponse de la direction et du plan d'action de l'ASFC

• L'Agence a créé un nouveau comité exécutif d'examen des contrats, qui est chargé de veiller à ce que les critères obligatoires ne soient pas trop restrictifs pour tous les contrats de plus de 40 000 $.
• De plus, les marchés de plus de 1 millions de dollars sont approuvés par le Comité exécutif de l'ASFC afin de s'assurer qu'ils ne compromettent pas l'équité et l'ouverture du processus d'appel d'offres. (Achevé)
• La nouvelle Direction des achats de l'ASFC a préparé et communiqué des directives (y compris une liste de vérification) pour s'assurer que chaque étape est terminée, y compris la nécessité de partager l'information sur les marchés avec le Programme de sécurité des marchés. (Achevé)
• La nouvelle Direction des achats de l'ASFC a préparé et communiqué des directives pour s'assurer que chaque étape est respectée, y compris la nécessité d'évaluer de façon uniforme les qualifications et l'expérience et de documenter les résultats de l'examen sont consignés dans le dossier du contrat. En outre, tous les gestionnaires du siège, qui avaient des responsabilités en matière d'achats, devaient suivre une formation obligatoire en 2023. (Achevé)
• La nouvelle Direction des achats de l'ASFC a préparé et communiqué des directives pour s'assurer que chaque étape est respectée, y compris la nécessité de confirmer que les ressources satisfont aux exigences de sécurité et que les résultats de l'examen sont consignés dans le dossier du contrat. (Achevé)
  • L'application cohérente des nouvelles procédures opérationnelles normalisées sera évaluée dans le cadre des examens d'assurance réguliers. (1er avril 2024)
• La nouvelle Direction des achats de l'ASFC a procédé à un examen de la divulgation proactive afin d'assurer la transparence des rapports externes et d'assurer la pleine conformité aux exigences en matière de divulgation proactive. Depuis le milieu de 2023, des données mensuelles sont validées pour confirmer l'exhaustivité et l'exactitude des informations contractuelles publiées de façon proactive. (Achevé)
• Afin de fournir une assurance supplémentaire que l'ASFC respecte ses exigences législatives en matière de divulgation proactive, l'ASFC développera de nouvelles capacités de déclaration dans le système financier de l'Agence afin d'assurer l'exhaustivité et l'exactitude des renseignements sur les contrats publiés de façon proactive. (1er avril 2025)

Résumé des recommandations

1. L'ASFC et ISDE devraient mettre en place des contrôles procéduraux pour s'assurer que les stratégies d'approvisionnement sont axées sur la satisfaction des exigences opérationnelles plutôt que sur la participation de fournisseurs particuliers.

Résumé de la réponse de la direction et du plan d'action de l'ASFC

Le plan d'action de gestion suivant a été mis en œuvre :

• Dans le cadre des recommandations de sa vérification interne des contrats de consultation attribués à McKinsey & Company, l'ASFC a renforcé ses contrôles sur la gestion des achats :
  • Sensibilisation accrue de la direction aux règles et aux exigences en matière de passation de marchés en prescrivant une formation, en actualisant les directives et en assurant la participation des agents d'approvisionnement à tous les marchés.
  • Contrôle accru de l'utilisation des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement en fonction des risques.
  • La gouvernance améliorée de l'ASFC en matière d'approvisionnement comprend un nouveau comité d'examen des achats chargé d'examiner et d'approuver les contrats et les autorisations de tâches.
    • La nouvelle structure de gouvernance assure une surveillance supplémentaire de toutes les activités de passation de marchés, en mettant l'accent sur l'optimisation des ressources et l'harmonisation avec les politiques d'approvisionnement et de gestion de projets.
    • Le nouveau Comité exécutif d'examen des achats et son sous-comité, le Comité d'examen des marchés, sont chargés d'approuver tous les marchés et les autorisations de tâches d'une valeur supérieure à 40 000 $ à chaque étape du processus d'approvisionnement, ce qui comprend la stratégie d'approvisionnement, le lancement du projet et l'attribution des marchés, ce qui comprend un examen de l'expérience professionnelle et des qualifications requises.
    • Cette nouvelle structure de gouvernance garantit que les stratégies d'approvisionnement sont axées sur la satisfaction des besoins opérationnels plutôt que sur la participation de fournisseurs spécifiques.

Résumé des recommandations

1. Planification des achats en s'assurant que les directions générales et les régions identifient toutes les demandes d'approvisionnement pertinentes dans le processus de planification des achats et que le volume de demandes non planifiées est mieux compris. De plus, l'élaboration de normes de service et la prise en compte de la santé et du maintien en poste des employés aideront l'Agence à continuer de satisfaire à ses futures exigences en matière d'approvisionnement.

2. Gestion des contrats en renforçant les attentes, en vérifiant les attentes et en mettant en oeuvre des mesures correctives si nécessaire.

3. Culture organisationnelle et surveillance proactive en démontrant les mesures prises par la direction pour s'attaquer aux comportements qui ne cadrent pas avec les valeurs de l'ASFC, et en passant d'un comportement réactif à un comportement proactif en matière de gestion de la fraude.

4. Séparation des fonctions en validant la définition des rôles contradictoires, en minimisant l'approbation et le nettoyage des rôles incompatibles existants et en surveillant ceux dont l'accès contradictoire est requis pour leurs responsabilités quotidiennes.

Résumé de la réponse de la direction et du plan d'action de l'ASFC

• L'amélioration de la gouvernance de l'ASFC en matière d'approvisionnement permettra d'examiner et d'approuver les plans d'approvisionnement de la Direction générale, qui seront inclus dans chaque plan d'activités intégré de la Direction générale. (septembre 2024)
• La Direction de l'approvisionnement et des marchés élaborera une présentation sur la santé en milieu de travail à l'aide du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux et sera présentée au nouveau Comité d'examen des approvisionnements. (avril 2025)
• La Direction des achats et des marchés de l'ASFC a lancé un plan d'amélioration exhaustif pour renforcer davantage les contrôles de gestion à tous les niveaux de l'Agence et elle a déjà amélioré la gouvernance dans l'ensemble des fonctions d'approvisionnement. La Direction a également mis à jour et communiqué un Guide de gestion des marchés destiné aux gestionnaires de centres de coûts (GCC). Les actions futures comprennent :
  • L'ASFC mettra à jour ses directives et établira clairement les responsabilités des gestionnaires de centres de coûts et des agents d'approvisionnement quant à l'utilisation d'une solution d'entreposage centralisée dans Apollo pour tous les documents de gestion des contrats. (décembre 2024)
  • L'ASFC surveillera les activités de gestion des contrats au moyen d'examens réguliers de l'assurance de la qualité afin d'évaluer la pertinence de la documentation et la conformité aux processus d'approvisionnement. (juillet 2024)
• L'ASFC poursuivra ses efforts pour réduire le risque de fraude à l'approvisionnement et déterminer ce qu'il est possible de faire de plus pour prévenir la fraude et atténuer la fraude. (septembre 2024)
• L'ASFC élaborera des processus opérationnels pour attribuer, gérer et examiner la séparation des tâches liées à la gestion des rôles. Cela fournira une assurance raisonnable pour s'assurer que les privilèges d'accès sont bien gérés et que des stratégies d'atténuation existent pour les exceptions accordées afin de minimiser le risque de fraude. L'Agence passera également au SAP4/ HANA, ce qui permettra de gérer plus efficacement les accès au système à long terme. (décembre 2024)