Guide technique sur le Portail du Système canadien de déclaration des exportations (SCDE) — Règles opérationnelles

4.0 Règles opérationnelles

Les exportateurs sont responsables de soumettre électroniquement toutes les données applicables à l'ASFC aux fins de traitement dans les délais précisés dans le Règlement sur la déclaration des marchandises exportées, et ce, conformément aux exigences techniques, aux spécifications et aux procédures qui sont énoncées dans les DECCE – chapitre 25 : portail du SCDE. L'ASFC vérifiera ensuite les données et affichera les avis de statuts applicables pour les FSD.

La section qui suit énonce les règles opérationnelles et décrit le diagramme des opérations lors de la transmission des déclarations des opérations à l'ASFC en utilisant les déclarations d'exportation et les déclarations sommaires du SCDE transmises au moyen du portail du SCDE.

4.1 Règles opérationnelles des déclarations d'exportation et des déclarations sommaires du SCDE

4.1.1 Déclarations d'exportation du SCDE

L'exportateur ou le FSD est tenu de transmettre les déclarations d'exportation du SCDE à l'ASFC dans les délais dont fait état le Règlement sur la déclaration des marchandises exportées. Les déclarations d'exportation du SCDE doivent être acceptées par l'ASFC selon les cadres temporels prescrits mentionnés dans le tableau ci-dessous :

Les déclarations électroniques transmises à l'ASFC par l'entremise du portail du SCDE doivent inclure tous les éléments de données obligatoires, ainsi que les éléments conditionnels, s'il y a lieu, qui sont indiqués sur l'écran du document d'exportation dans le portail du SCDE et dans l'annexe A du présent document.

Lorsqu’il utilise le SCDE, l'exportateur (y compris une entreprise individuelle, une société, une fiducie ou toute autre forme d'organisation) doit avoir un numéro d'entreprise (NE9) et un identificateur de programme RM actif pour l’exportation (c.-à-d. Programme des exportateurs) et tous les renseignements connexes doivent être à jour.

Pour vous inscrire à un NE et/ou un identificateur de programme d’exportation RM, veuillez compléter le processus d’inscription au Programme des exportateurs en utilisant le Portail client de la Gestion des cotisations et des recettes de l’ASFC (GCRA).

Pour obtenir de l'aide, veuillez contacter le Service de soutien à la clientèle de la GCRA en remplissant le formulaire en ligne.

Comme il a été précisé, les déclarations dans le portail du SCDE doivent être reçues et validées par l'ASFC, selon les cadres temporels précisés dans le Règlement sur la déclaration des marchandises exportées. Il appartient à l'exportateur, et à lui seul, de voir à ce que la transmission des documents de la déclaration se fasse en conformité avec le règlement.

L'information transmise à l'ASFC doit être en français ou en anglais.

Veuillez consulter l'annexe A à la fin du présent document pour connaître les éléments de données nécessaires sur l'exportation.

4.1.2 Déclaration unique

Les exportateurs qui n'ont pas de numéro d'entreprise (NE) peuvent présenter une déclaration unique dans le portail du SCDE. Cette déclaration unique peut seulement être utilisée par un FSD de la part d'un exportateur qui n'a pas de NE ou de compte d'affaires auprès de l'ASFC, en lui permettant de présenter une déclaration unique.

Lorsque le fournisseur de services douaniers utilise le Portail SCDE pour compléter une soumission unique « one-time submission » pour le compte d'un exportateur, l'information suivante sera automatiquement attribuée à sa déclaration d'exportation :

• le numéro d'entreprise du fournisseur de services douaniers;
• le numéro d'identification d'autorisation unique du fournisseur de services douaniers; et,
• le numéro d'identification d'autorisation standard du fournisseur de services douaniers.

Le numéro d'identification d'autorisation unique du fournisseur de services douaniers contiendra un « Z » dans la deuxième position des caractères, et le numéro d'identification d'autorisation standard du fournisseur de services douaniers pourrait contenir une lettre en préfixe différente et/ou un suffixe numérique différent de ceux du numéro d'identification d'autorisation unique (par exemple, numéro d'identification d'autorisation du fournisseur de services douaniers  : FN9725;  numéro d'identification d'autorisation unique du fournisseur de services douaniers : ZZ2544)

L'annexe A contient plus de détails sur ces éléments de données.

4.1.3 Programme de déclaration sommaire d'exportation

Le Programme de déclaration sommaire (PDS) permet aux exportateurs approuvés de marchandises en vrac ou homogènes (qui répondent aux critères d'admissibilité) de produire un résumé mensuel de leurs exportations, après que les marchandises ont été exportées.

Les participants au PDS sont tenus de soumettre, dans les cinq jours ouvrables suivant la fin du mois au cours duquel les marchandises ont été exportées, une déclaration sommaire pour ce mois. Pour éviter toute sanction potentielle de la part de l'ASFC, les exportateurs doivent produire leurs déclarations selon le format prescrit et dans les délais établis.

Les déclarations sommaires peuvent être téléchargées sur le portail du SCDE à la fin de chaque mois. Pour s'assurer que l'information contenue dans la déclaration sommaire téléchargée est saisie correctement, les exportateurs et/ou les FSD devront sauvegarder le document dans le format « .xml » prescrit. Pour obtenir de plus amples renseignements sur le téléchargement de la déclaration sommaire, veuillez consulter l'annexe C.

S'il n'y a rien à déclarer au cours d'un mois donné, une déclaration « NÉANT » doit tout de même être produite dans les cinq jours ouvrables suivant la fin du mois, pour indiquer qu'aucune exportation n'a été réalisée au cours de ce mois.

Remarque : Les entreprises peuvent déclarer leurs exportations en utilisant une combinaison d'autres méthodes disponibles. De plus, une entreprise pourrait déclarer des marchandises d'exportation non restreinte par une méthode et des marchandises d'exportation restreinte par une autre.

Description longue

étapes pour transmettre une déclaration sommaire :

• étape 1 : l'exportateur/PSD crée une déclaration dans le portail du SCDE
• étape 2 : l'exportateur/PSD rempli les renseignements généraux
• étape 3 : l'exportateur/PSD saisi l'élément des items sur la ligne du modèle Excel de l'ASFC
• étape 4 : l'exportateur/PSD sauvegarde le document Excel en fichier XML
• étape 5 : l'exportateur/PSD télécharge le fichier XML
• étape 6 : SCDE valide le fichier XML
• étape 7 : si le profil et le format est invalide, une liste d'erreurs de la déclaration sommaire sera générée et envoyée à l'exportateur/PSD
• étape 8 : si le profil et le format est valide, le portail du SCDE affichera un résumé des items inscrits sur la ligne
• étape 9 : l'exportateur/PSD soumet une déclaration sommaire mensuelle
• étape 10 : le portail du SCDE confirme la soumission de la déclaration sommaire

Pour obtenir de plus amples renseignements et pour connaître les critères d'admissibilité au PDS, veuillez consulter l'annexe B de la déclaration des exportateurs – Mémorandum D.

Pour présenter une demande dans le cadre de ce programme, veuillez consulter le formulaire de demande d'adhésion au programme de déclaration sommaire.

4.1.4 Chargement en vrac

La fonctionnalité de chargement en vrac permet à un exportateur ou à un FSD de soumettre une ou plusieurs déclarations simultanément à partir d'un fichier d'entrée stocké localement. En utilisant la méthode « chargement en vrac », un exportateur ou un FSD peut faire en sorte que l'application du SCDE fasse l'extraction des enregistrements de données à partir d'un fichier texte source et créer automatiquement un ou plusieurs formulaires de déclaration d'exportation à la fois.

Description longue

Les étapes pour utiliser la fonctionnalité de chargement en vrac

• étape 1 : l'exportateur/PSD prépare un fichier texte de chargement en vrac
• étape 2 : l'exportateur/PSD transfère le fichier vers le portail du SCDE
• étape 3 : le portail du SCDE valide le chargement en vrac
• étape 4 : Si le format/syntaxe est invalide, un rapport d'erreur sera généré et envoyé à l'exportateur/PSD
• étape 5 : Si le format/syntaxe est valide, le portail du SCDE CERS affichera la déclaration d'exportation de chargement en vrac
• étape 6 : l'exportateur/PSD soumet les déclarations d'exportation
• étape 7 : le portail du SCDE confirme la soumission et génère un rapport de soumission de chargement en vrac

Remarque : Un FSD doit soumettre la déclaration en utilisant son propre compte et non celui d'un exportateur.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la structure des fichiers, consulter l'annexe E.

Pour obtenir un exemple de fichier texte de « chargement en vrac », veuillez consulter l'annexe F.

4.2 Note spéciale à l'intention des exportateurs et des FSD qui transmettent également des données commerciales à l'aide de l'EDI

Pour de plus amples renseignements sur le processus du G7, veuillez consulter la page Déclaration d'échange de données informatisé des exportations du G7.

Les données d'exportation transmises par un exportateur ou un FSD à l'aide de l'EDI ne peuvent être consultées ou modifiées par l'intermédiaire du portail du SCDE.