Politique et procédures relatives à l’impression par le secteur privé
Mémorandum D17-1-11

ISSN 2369-2405

Ottawa, le 8 juin 2015

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Le présent mémorandum énonce les circonstances dans lesquelles l'impression par le secteur privé des documents de déclaration en détail, de rajustement et d'exportation est autorisée et explique les procédures à suivre pour faire approuver une impression par le secteur privé.

Lignes directrices et renseignements généraux

Conditions régissant l’impression des formulaires de l’ASFC par le secteur privé

1. Les documents de déclaration en détail, de rajustement et d'exportation peuvent être imprimés par le secteur privé seulement si on obtient au préalable l'approbation de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC).

2. Les formulaires imprimés par le secteur privé doivent avoir le même format que ceux imprimés par l'ASFC (même dimensions et dispositions). L'ASFC sait qu'on peut utiliser des imprimantes au laser pour préparer les formulaires et imprimer les données sur ceux-ci. En particulier, dans le cas du formulaire B3-3, Douanes Canada – Formule de codage, et du formulaire B2, Douanes Canada – Demande de rajustement, l'ASFC accepte donc l'encre noire sur les versions en papier blanc.

3. Le format du formulaire B13A, Déclaration d'exportation, s'inspire de la formule-cadre des Nations Unies pour les documents commerciaux de la Commission économique pour l'Europe (CEE), de sorte qu'il peut être produit en une seule opération d'impression avec les autres formulaires uniformisés de la CEE.

4. Le formulaire de déclaration en détail B3-3 pour l'importation qui est préparé sous forme de jeux peut porter la désignation de l'exemplaire si l'importateur ou le courtier choisit qu'il en soit ainsi.

5. Le formulaire de demande de rajustement B2 préparé sous forme de jeux peut porter la désignation de l'exemplaire si l'importateur ou le courtier choisit qu'il en soit ainsi.

6. Dans certains cas, les copies de documents utilisés pour la facturation contiennent une déclaration ou une demande de remboursement des droits et taxes payés à l'ASFC au nom du client. L'ASFC n'a pas d'objection à des déclarations ou des demandes utilisées semblables à ce qui suit : « Les droits et/ou les taxes ont été payés en votre nom à l'ASFC; veuillez donc effectuer votre remise promptement ».

7. Les renseignements relatifs aux importations ou aux exportations d'une société peuvent être préimprimés sur des formulaires qui sont imprimés par le secteur privé.

8. Une société peut surimprimer des renseignements sur les formulaires d'importation, de rajustement et d'exportation distribués gratuitement par l'ASFC tels que la raison sociale de la société et d'autres facteurs constants.

Procédures relatives à l’approbation des formulaires de l’ASFC imprimés par le secteur privé

9. Les intéressés qui désirent faire imprimer leurs propres formulaires d'importation, de rajustement et d'exportation sont tenus de soumettre leurs demandes avec des épreuves en double exemplaire à la division suivante :

Unité de la gestion des formulaires
Division de la gestion des marchés et du matériel
Agence des services frontaliers du Canada
355, chemin North River, 17^e étage, tour B
Ottawa ON  K1A 0L8

10. Lorsque le personnel de l'Unité de la gestion des formulaires reçoit la demande, il communique avec le secteur de programme de l'ASFC responsable du formulaire afin de s'assurer que le formulaire respecte bien les normes d'informations nécessaires.

11. Un numéro d'approbation est attribué aux formulaires approuvés. L'ASFC conserve une épreuve et retourne l'autre à l'auteur de la demande.

12. Le numéro d'approbation, par exemple, ASFC-2001-21, doit figurer dans le coin inférieur droit du formulaire imprimé. Si l'espace nécessaire n'est pas disponible, le numéro peut être imprimé au bas du formulaire, au centre.

13. Les demandes pour l'impression par le secteur privé qui n'ont pas été approuvées sont retournées à l'auteur avec les explications nécessaires.

14. Tel qu'indiqué dans le Mémorandum D1-4-1, Exigences de l'ASFC relatives aux factures, l'ASFC n'examine ni n'approuve les factures commerciales ou les factures des douanes imprimés par le secteur privé.

15. L'ASFC autorise les demandes d'impression par le secteur privé du formulaire E29B, Permis d'admission temporaire. Des renseignements supplémentaires à l'égard du formulaire E29B se trouve dans le Mémorandum D8-1-4, Formulaire E29B, Permis d'admission temporaire.

Impression

16. Tout formulaire d'importation, de rajustement ou d'exportation approuvé auquel on a attribué un numéro d'approbation peut être imprimé ou réimprimé sans avoir à communiquer de nouveau avec l'ASFC. Il est nécessaire de présenter une demande d'approbation pour une impression par le secteur privé conformément aux procédures normales pour tout changement de format, toute disposition différente des renseignements sur un formulaire ou toute première impression pour un client.

17. Il n'y a aucun délai prévu quant à la durée d'une approbation; cependant, l'ASFC examine continuellement les formulaires et les procédures en vigueur afin de les mettre à jour et de les améliorer. Par conséquent, nous vous conseillons de soumettre de nouveau les réimpressions relatives à une approbation particulière au moins à tous les deux ans.

18. C'est l'usage de l'ASFC de limiter la quantité de tous les formulaires à un nombre suffisant pour 12 mois. Si, par suite de l'adoption de mesures législatives ou pour d'autres raisons, l'ASFC juge nécessaire de cesser d'utiliser un formulaire en vigueur, elle ne saurait se reconnaître responsable des excédents de formulaires.

Impression par le secteur privé des documents de contrôle du fret

19. Il n'est plus nécessaire d'obtenir l'approbation de l'ASFC pour une impression par le secteur privé des documents de contrôle du fret et de documents internes de transporteur (que l'ASFC accepte comme documents de contrôle du fret), ainsi que des avis et des avis de déroutements. Les spécifications relatives au document de contrôle du fret se trouvent dans le Mémorandum D3-1-1, Politique relative à l'importation et au transport des marchandises.

20. Les spécifications relatives aux codes à barres pour les numéros de contrôle du fret se trouvent également dans le Mémorandum D3-1-1.

Tests

21. Des exemplaires de codes à barres et de numéros de contrôle du fret lisibles par l'utilisateur doivent être testés pour s'assurer qu'ils répondent aux normes de l'ASFC en matière de lisibilité.

22. Les codes à barres sont examinés pour vérifier les rapports de contraste et la lisibilité et ils sont testés au moyen d'un crayon lecteur du terminal de l'ASFC. De plus, l'ASFC vérifie la dimension des étiquettes et les numéros de contrôle du fret lisibles par l'utilisateur.

23. L'ASFC enverra au demandeur une lettre expliquant les résultats du test du code à barres.

24. Il incombe à toutes les entreprises, y compris les imprimeries, d'obtenir l'approbation de leurs codes à barres avant de les faire imprimer une première fois. Pour réimprimer des codes à barres, il n'est pas nécessaire de les faire tester à nouveau à moins que le processus ou le matériel utilisé pour créer les codes à barres ait été modifié.

25. Les exemplaires originaux de documents ou d'étiquettes dotés de codes à barres doivent être présentés pour approbation à :

Mise à l'essai des codes à barres
Unité des services techniques aux clients commerciaux
Division d'intégration des systèmes opérationnels de programme
Agence des services frontaliers du Canada
355, chemin North River, 6^e étage, tour B
Ottawa ON  K1A 0L8

Impression par le secteur privé des codes à barres

26. Les codes à barres du numéro de transaction imprimés par le secteur privé doivent être approuvés au préalable par l'ASFC. Les demandes d'approbation doivent être soumises avec des exemplaires de codes à barres et de numéros de transaction en caractères écrits en chiffres. Les spécifications d'imprimerie figurent à l'annexe I du Mémorandum D17-1-10, Codage des documents de déclaration en détail des douanes. Ces demandes doivent être envoyées à la section suivante :

Mise à l'essai des codes à barres
Unité des services techniques aux clients commerciaux
Division d'intégration des systèmes opérationnels de programme
Agence des services frontaliers du Canada
355, chemin North River, 6^e étage, tour B
Ottawa ON  K1A 0L8

27. Les codes à barres sont examinés en ce qui concerne le rapport de contraste et lisibilité et sont soumis à l'essai à l'aide de crayons lecteurs de l'ASFC. De plus, l'ASFC vérifie la dimension des étiquettes et le numéro de transaction en caractères écrit en chiffres.

28. Une lettre d'approbation est envoyée au demandeur lorsque les étiquettes de codes à barres du numéro de transaction sont approuvées. Les étiquettes du numéro de transaction non approuvées sont retournées à leur auteur avec les explications appropriées.

29. Toute étiquette qui a été approuvée peut être imprimée ou réimprimée sans avoir à communiquer de nouveau avec l'ASFC, dans la mesure où aucun changement n'est prévu.

Renseignements supplémentaires

30. Pour plus d'information, si vous êtes au Canada, communiquez avec le Service d'information sur la frontière au 1-800-461-9999. De l'extérieur du Canada, composez le 204-983-3500 ou le 506-636-5064. Des frais d'interurbain seront facturés. Les agents sont disponibles durant les heures normales d'ouverture des bureaux (8 h à 16 h, heure locale), du lundi au vendredi (sauf les jours fériés). Un ATS est aussi disponible pour les appels provenant du Canada : 1-866-335-3237.

Références

Bureau de diffusion :

Direction des programmes commerciaux et antidumping

Dossier de l'administration centrale :

7580-7

Références légales :

 

Autres références :

D1-4-1, D3-1-1, D8-1-4, D17-1-10
Formulaires B2, B3-3, B13A, E29B

Ceci annule le mémorandum D :

D17-1-11 daté le 30 avril 2014

Date de modification :

2015-06-08