Exigences relatives aux documents concernant les expéditions commerciales
Mémorandum D17-1-1

ISSN 2369-2405

Ottawa, le 29 septembre 2015

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Le présent mémorandum énonce et explique les politiques et les procédures de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) relatives à la présentation des documents d'importation requis pour la mainlevée et la déclaration en détail des expéditions commerciales.

Dans la plupart des expéditions commerciales, il incombe au transporteur de déclarer l'arrivée de l'expédition et de fournir les documents nécessaires selon le moyen de transport. L'importateur, le propriétaire ou le courtier présente les documents de mainlevée et de déclaration en détail. Ces documents varient selon l'option de service qu'utilise le client pour obtenir la mainlevée. Dans la filière des messageries, les documents de mainlevée sont fournis par le service de messagerie.

Législation

Règlement sur la déclaration en détail des marchandises importées et le paiement des droits

Lignes directrices et renseignements généraux

Document de mainlevée

1. L'importateur ou le courtier est responsable d'obtenir la mainlevée de leurs marchandises commerciales en présentant des documents de mainlevée conformément aux exigences établies dans le Mémorandum D17-1-4, Mainlevée des marchandises commerciales.

Documents de déclaration en détail pour les expéditions commerciales

Facturation

2. Des directives relatives à l'établissement d'une facture selon les exigences de l'ASFC se trouvent dans le Mémorandum D1-4-1, Exigences de l'ASFC relatives aux factures.

3. Pour de plus amples renseignements sur les exigences de facturation au moment de la mainlevée, consultez le Mémorandum D17-1-4.

Récapitulation des factures et renvois

4. Les lignes directrices énoncées aux paragraphes 5 à 13 sont destinées aux importateurs, aux propriétaires et à leurs mandataires en vue de la préparation des récapitulations de factures et des renvois.

5. Les participants au Système automatisé d'échange de données des douanes (CADEX) doivent comparer les renseignements fournis sur la facture aux données de déclaration en détail, comme il est décrit au paragraphe 13. Les personnes qui ne sont pas des participants au CADEX peuvent faire un renvoi ou fournir une récapitulation de facture (consulter l'annexe).

6. Nonobstant la méthode choisie, un numéro de classement ne peut être indiqué qu'une fois par sous-en-tête dans le cas d'un formulaire B3-3, Douanes Canada – Formule de codage, qui rend compte de marchandises qui ne sont pas destinées à un entrepôt de stockage. Par contre, dans le cas d'un formulaire B3-3 qui rend compte de marchandises destinées à un entrepôt de stockage, les marchandises cotées en fonction d'un même numéro de classement, mais ayant plus d'un prix unitaire, doivent être indiquées sur autant de lignes de classement qu'il y a de prix unitaires.

7. L'importateur, le propriétaire ou le mandataire doit classer les marchandises indiquées sur des documents de déclaration en détail définitive de personnes ne participant pas au CADEX jusqu'au dixième chiffre de classement. Toutefois, il n'est pas nécessaire d'indiquer les numéros de classement sur la facture.

8. Les marchandises cotées en fonction du même numéro de classement doivent être rassemblées. Un exemple se trouve à l'annexe. Les renseignements suivants seront indiqués sur une récapitulation de facture :

• a) numéro(s) de classement;
• b) le ou les taux de droits et de la TPS ou des taxes d'accise;
• c) le prix total payé ou payable pour chaque groupe de marchandises comprises dans l'expédition. Pour tout groupe de marchandises, la valeur des marchandises expédiées en consignation ou louées ne doit pas être incluse dans le prix total payé ou payable;
• d) le ou les taux de change et la conversion en devises canadiennes du prix total payé ou payable pour chaque groupe de marchandises faisant partie de l'expédition.

9. Une feuille de récapitulation distincte peut être préparée pour chaque facture. Toutefois, les feuilles de récapitulation doivent être résumées de façon à ce qu'on puisse faire une comparaison avec les documents de déclaration en détail. Ces feuilles de récapitulation doivent être jointes à la copie de la ou des factures destinée à l'ASFC.

10. Si les renseignements des factures sont présentés en utilisant plusieurs sous-en-têtes du formulaire B3-3, une feuille de récapitulation distincte doit être préparée pour chaque sous-en-tête.

11. Dans la plupart des cas, le montant total facturé et le total apparaissant sur la ou les feuilles de récapitulation seront équivalents. Toute raison relative à une différence existant entre le total de la récapitulation et celui de la facture doit être clairement indiquée et jugée acceptable par l'ASFC.

12. Le renvoi à la facture et au document de déclaration en détail est obligatoire pour les participants au CADEX, tandis qu'il constitue une solution de remplacement à la récapitulation de facture dans le cas des personnes qui ne participent pas au CADEX. Le renvoi est nécessaire pour chaque ligne de classement du formulaire B3-3 sur un document de déclaration en détail comportant plusieurs lignes. Il n'est pas nécessaire dans le cas des documents B3-3 n'ayant qu'une seule ligne.

13. Dans le cadre du processus de transmission, les participants au CADEX doivent transmettre les données de renvoi de la facture correspondante. Les personnes qui ne participent pas au CADEX doivent fournir les mêmes renseignements sur papier. Le renvoi à la facture indique simplement le lien entre chacune des pages et lignes de la facture et la ligne appropriée sur le formulaire B3-3. Ce renvoi à la facture englobe les données suivantes :

• a) le numéro de ligne du formulaire B3-3;
• b) le numéro de page et de ligne de la facture (pour les participants au CADEX, ces numéros sont dans le même ordre que celui où ils ont été présentés pour obtenir la mainlevée);
• c) la valeur de la facture pour chaque ligne de la facture, telle qu'elle apparaît sur la facture (c.-à-d. sans déduction pour les frais de transport ou d'assurance).

Préparation et présentation des documents de déclaration en détail

14. Les importateurs ou les propriétaires doivent déclarer en détail les marchandises conformément à l'article 32 de la Loi sur les douanes et aux articles 3 à 6 inclusivement du Règlement sur la déclaration en détail des marchandises importées et le paiement des droits.

15. Afin d'aider les importateurs et les propriétaires à remplir le formulaire B3-3, l'ASFC a publié le Mémorandum D17-1-10, Codage des documents de déclaration en détail des douanes, lequel renferme des instructions détaillées sur la façon de remplir les documents de déclaration en détail. De plus, un système autonome, soit le Système de traitement de déclarations commerciales réglées au comptant (STDCC), est aussi disponible dans certains bureaux de l'ASFC pour aider les importateurs et les propriétaires à produire leur formulaire B3-3.

16. Il incombe aux importateurs commerciaux de préparer les documents de déclaration en détail visant leurs importations au Canada. Les agents des services frontaliers (ASF) aideront les importateurs commerciaux à remplir les documents de déclaration en détail et leur fourniront des renseignements pertinents, mais les documents comme tels doivent être remplis par l'importateur, le propriétaire ou le mandataire. Il convient aussi de souligner que les agents des services frontaliers aux points de mainlevée ne sont pas responsables du classement et de l'appréciation des expéditions commerciales ni de la détermination de l'origine de ces expéditions et qu'ils ne sont pas des experts à cet égard. Les opinions émises au bureau d'arrivée des marchandises peuvent par la suite être renversées par les spécialistes de l'ASFC, ce qui peut entraîner une demande de droits supplémentaires.

17. Les importateurs ou les propriétaires qui importent des marchandises commerciales doivent déclarer en détail ces marchandises au bureau de l'ASFC de mainlevée en y présentant :

• a) les renseignements relatifs au contrôle du fret (pour des renseignements plus précis, consulter les séries de Mémorandums D3 et D12);
• b) un document de déclaration en détail, formulaire B3-3 (consulter le Mémorandum D17-1-10 pour les renseignements sur la façon de remplir le formulaire et sur les exigences relatives aux copies);
• c) une facture appropriée, conformément au Mémorandum D1-4-1;
• d) tous les permis, licences ou certificats appropriés.
• Note : Les exigences relatives aux documents et aux données pour les participants au CADEX figurent dans le document intitulé CADEX – Conditions à remplir par les participants. On peut demander une copie de cette dernière en envoyant un courriel à l'adresse suivante : tccu-ustcc@cbsa-asfc.gc.ca.

18. Lorsque des marchandises précédemment déclarées en détail à un bureau de l'ASFC arrivent sous douane à un autre bureau de l'ASFC par erreur, la mainlevée peut être accordée et le document de contrôle du fret peut être annulé sous les conditions suivantes :

• a) une copie du document de déclaration en détail et une copie de la facture du premier bureau de l'ASFC sont présentées;
• b) les marchandises au deuxième bureau de l'ASFC sont examinées et vérifiées en fonction du document de déclaration en détail original. La facture doit être vérifiée en fonction de tout numéro de série ou de toute marque d'identification sur les marchandises.

19. Dans les cas où une copie du document de déclaration en détail original n'est pas immédiatement disponible, la procédure suivante peut être utilisée :

• a) le gestionnaire du premier bureau de l'ASFC peut envoyer une télécopie ou un courriel au gestionnaire du deuxième bureau donnant la description complète et la quantité des marchandises, la valeur, les marques et les numéros, le nom du bureau de l'ASFC où la déclaration a été présentée en premier lieu, ainsi que le numéro de transaction et la date de la déclaration;
• b) le deuxième bureau de l'ASFC examinera alors les marchandises et confirmera les renseignements fournis. La mainlevée des marchandises peut alors être accordée;
• c) le document de contrôle du fret doit être acquitté au moyen du numéro et de la date de la transaction originale.

20. Lorsque la même expédition fait deux fois l'objet d'un document de déclaration en détail et d'un acquittement des droits au même bureau de l'ASFC ou à des bureaux différents, la déclaration au titre de laquelle les marchandises ont été reçues et ont fait l'objet d'une mainlevée doit rester en vigueur. La demande de remboursement doit être présentée en regard du deuxième document de déclaration en détail au bureau de la Division des opérations liées aux échanges commerciaux de l'ASFC où le deuxième paiement a été effectué. Une copie du document de déclaration en détail en vertu de laquelle la mainlevée des marchandises a été accordée doit accompagner la demande de remboursement.

21. Lorsqu'un importateur ou un propriétaire demande qu'une expédition complète soit divisée, c'est-à-dire qu'une partie fasse l'objet d'une mainlevée et que le reste soit placé dans un entrepôt de stockage, les étapes suivantes doivent être suivies :

• a) l'importateur ou le propriétaire doit présenter un résumé des renseignements de contrôle du fret, tel que requis par l'ASFC;
• b) l'importateur ou le propriétaire doit remplir deux formulaires CI1, Facture des douanes canadiennes, l'une pour déclarer en détail les marchandises devant faire l'objet d'une mainlevée et l'autre pour déclarer en détail les marchandises entreposées;
• c) les marchandises devant faire l'objet d'une mainlevée de l'ASFC doivent être déclarées en détail sur un formulaire B3-3;
• d) les autres marchandises doivent être placées dans un entrepôt de stockage et inscrites sur un autre formulaire B3-3.

22. Lorsque l'importateur ou le propriétaire ne peut pas fournir des factures appropriées, comme il est mentionné au paragraphe 17c), il faut appliquer les procédures relatives aux déclarations provisoires (documents temporaires) (consulter le Mémorandum D17-1-13, Déclaration provisoire (documents temporaires)).

23. Lorsqu'ils demandent l'application du traitement tarifaire des États-Unis, les importateurs, les propriétaires ou les mandataires doivent consulter les lignes directrices figurant dans le Mémorandum D11-4-2, Justification de l'origine de marchandises importées, et le Mémorandum D11-4-14, Certificat d'origine.

Étiquettes de numéro de transaction perdues ou égarées

24. Les précautions prises pour les chèques en blanc doivent être prises dans le cas des étiquettes de numéro de transaction sous forme de code à barres. Cela est nécessaire pour réduire le risque d'une utilisation frauduleuse par un tiers des étiquettes de ce genre qui sont perdues ou égarées.

25. Les importateurs ou les mandataires doivent aviser l'ASFC immédiatement lorsqu'ils constatent que leurs étiquettes de numéro de transaction ont été égarées. La lettre doit indiquer tous les renseignements concernant les étiquettes de numéro de transaction (c.-à-d., le moment et l'endroit où les étiquettes ont été égarées; la raison pour laquelle les étiquettes ont été égarées; le nombre total d'étiquettes égarées; et une liste énumérant chaque numéro de transaction qui a été égaré).

26. L'importateur ou le mandataire peut envoyer la lettre soit par voie électronique ou par courrier recommandé, soit à l'une des personnes suivantes :

• Par courrier recommandé au :

• Directeur
  Division de la politique tarifaire
  Direction des programmes commerciaux et antidumping
  Direction générale des programmes
  Agence des services frontaliers du Canada
  222 rue Queen, 4e étage
  Ottawa (ON) K1A 0L8

• Par courriel au : assessment-cotisation@cbsa-asfc.gc.ca

27. Si le numéro de transaction d'une étiquette égarée ou volée apparaît sur un formulaire K84, Relevé de compte de l'importateur/courtier, le superviseur de la caisse retranchera la transaction du formulaire K84 à la condition que l'importateur ou le mandataire présente une copie de la lettre recommandée mentionnée aux paragraphes 25 et 26.

Formulaire B3-3 rejeté

28. Les documents de déclaration en détail décrits dans le présent mémorandum seront vérifiés dans les bureaux locaux pour s'assurer qu'ils sont exacts et complets. Les documents inacceptables seront retournés à l'importateur, au propriétaire ou au courtier et les motifs du rejet seront indiqués manuellement sur un formulaire Y50, Contrôle des documents rejetés, ou un formulaire B3-1, Douanes Canada – Relevé détaillé de codage (RDC). Le Mémorandum D17-1-10 renferme des exemples de relevés détaillés de codage.

29. Sur réception d'un formulaire B3-3 rejeté et du RDC ou d'un formulaire Y50, l'importateur ou le courtier doit examiner la documentation et apporter les corrections nécessaires au formulaire B3-3.

30. Si le formulaire B3-3 rejeté est une déclaration en détail de type C ou D prévoyant la mainlevée avant le paiement, une série complète des factures doit être jointe au verso de l'exemplaire du formulaire B3-3 destiné à la statistique. Ces factures remplacent celles que l'ASFC a enlevées au moment du rejet.

Tabac en feuilles

31. Le tabac en feuilles d'origine étrangère pour lequel les droits ont été acquittés ne peut faire l'objet d'une mainlevée que pour un fabricant de tabac ou de cigares muni d'une licence. Lorsque du tabac en feuilles est importé par un paqueteur de tabac muni d'une licence, ce tabac en feuilles doit être entreposé au moyen d'un formulaire B3-3. Dans les cas où le paqueteur et le fabricant sont des parties distinctes, la propriété du tabac doit être transférée du paqueteur de tabac muni d'une licence au fabricant muni d'une licence avant que le fabricant ne puisse présenter un formulaire B3-3 de sortie d'entrepôt pour le tabac en feuilles.

32. Si un manquant est constaté dans une expédition de tabac en feuilles avant l'acceptation du formulaire B3-3 initial de type 10, il faut préparer les factures appropriées et indiquer la quantité réelle qui a été importée. Si un manquant est constaté dans les 60 jours suivant la date de l'entreposage des marchandises, un formulaire « néant » B3-3 d'entrepôt peut être présenté à l'égard de la quantité manquante. Toutefois, des preuves sous forme de documents doivent être fournies afin d'indiquer que la quantité manquante n'a pas été importée au Canada. Dans les cas où une quantité de tabac entreposée doit être transférée à un entrepôt de stockage de l'accise avant que les 60 jours ne soient écoulés, le premier formulaire B3-3 de sortie d'entrepôt doit rendre compte de tout manquant. Pour de plus amples renseignements relativement aux manquants pour des marchandises entreposées, consultez le Mémorandum D7-4-4, Entrepôts de stockage des douanes.

Marchandises assujetties à l'accise

33. Les marchandises d'origine canadienne assujetties à l'accise sont considérées comme étant exportées au moment de leur mise en entrepôt de stockage des douanes. Par conséquent, le renvoi de telles marchandises à un fabricant est assujetti aux dispositions du Mémorandum sur les droits d'accise 8.1.1, Entrepôts d'accise, de l'Agence du revenu du Canada (ARC). Les marchandises sorties d'un entrepôt de stockage et retournées à un fabricant sont envoyées au moyen d'un document de contrôle du fret. Le formulaire B60, Déclaration des droits d'accise, sera utilisé pour annuler le formulaire B3-3 d'entrepôt au bureau de l'ASFC initial. L'ASFC apposera un timbre dateur sur les formulaires B60 et s'assurera qu'un numéro de transaction est indiqué sur toutes les copies.

34. Lorsque des marchandises d'origine canadienne assujetties à l'accise doivent être sorties d'un entrepôt de stockage des douanes aux fins de consommation, ces marchandises doivent être retournées à un entrepôt de l'accise. Les droits d'accise ne doivent en aucun cas être perçus pour que les marchandises puissent être sorties de l'entrepôt directement aux fins de consommation. Un formulaire B3-3 doit être rempli, conformément à l'exemple 5 de l'annexe C du Mémorandum D17-1-10, pour annuler le formulaire B3-3 original. Les marchandises doivent être acheminées au moyen d'un document de contrôle du fret qui sera annulé grâce à une déclaration de droits d'accise pour l'entreposage.

Eaux-de-vie importées

35. L'eau-de-vie importée doit être inscrite sur le formulaire C6, Permission pour des fins spéciales, et être livrée directement à la distillerie afin que soient déterminées la quantité et la teneur en alcool de l'eau-de-vie.

36. Le distillateur recevra le formulaire C6 et y inscrira la quantité réelle d'eau-de-vie livrée, en litres d'alcool absolu par volume. Le distillateur doit aussi remplir une facture des douanes où il indiquera la quantité réelle jaugée.

37. Le distillateur doit ensuite remplir un formulaire B3-3 où il donne la description de l'expédition ainsi que la quantité livrée inscrite sur le formulaire C6.

38. L'eau-de-vie qui doit être sortie de l'entrepôt et transférée à l'accise sera vidée et jaugée une nouvelle fois avant que le formulaire B3-3 ne soit rempli.

39. Les documents de déclaration en détail de sortie d'entrepôt doivent comprendre les renseignements suivants :

• a) la quantité initialement entreposée, telle qu'inscrite sur le formulaire C6;
• b) la quantité transférée à l'accise suivant le taux intégral du Tarif des douanes;
• c) l'allocation des douanes permise en vertu de l'article 4 du Règlement sur l'abattement des droits payables (consulter le Mémorandum D6-2-5, Abattement des droits de douane).

40. Les droits de douane payables sur la quantité jaugée par le distillateur peuvent faire l'objet d'une remise au moyen de formulaires B3-3. Les procédures à suivre sont établies par l'ARC dans la Loi de 2001 sur l'accise. D'autres droits peuvent s'appliquer à la quantité jaugée par le distillateur.

41. Le distillateur conservera une copie du formulaire C6 pour ses dossiers. Une deuxième copie sera retournée au bureau de l'ASFC afin qu'elle puisse déterminer si les quantités inscrites correspondent à elles qui figurent sur la facture des douanes et sur le formulaire C6. Une troisième copie doit être envoyée au bureau de l'accise le plus près et servira à surveiller la jauge du distillateur.

Exigences relatives aux documents et aux signatures pour les besoins de l'ASFC

42. Les documents doivent être complètement lisibles afin de permettre à l'ASFC d'exercer ses fonctions de traitement et d'exécution. Sous réserve des normes pour les signatures énoncées au paragraphe 44, des copies au carbone, des photocopies et des documents produits au moyen d'un télécopieur sont des documents acceptables pour les besoins de l'ASFC.

43. Parfois, des agents de l'ASFC ne peuvent pas terminer leur examen parce que les documents présentés sont illisibles ou trop pâles. Dans de tels cas, on demandera aux importateurs ou aux courtiers de présenter de nouvelles copies lisibles.

44. Une signature n'est acceptable, dans les cas de tout document de l'ASFC devant être signé, que lorsqu'il s'agit :

• a) d'une signature originale à l'encre;
• b) d'une signature originale au crayon indélébile;
• c) d'une copie au carbone d'une signature originale au stylo ou au crayon;
• d) d'une signature reproduite à l'aide d'un timbre en caoutchouc;
• e) d'une signature reproduite au moyen d'un dispositif mécanique (c.-à-d., un appareil servant à écrire des chèques);
• f) d'une signature écrite produite à l'aide d'un dispositif électronique sur un document transmis au moyen d'un télécopieur ou par courriel.

45. Dans le cas des impressions faites à l'aide d'un timbre en caoutchouc ou des signatures produites au moyen de dispositifs mécaniques, le niveau de sécurité doit être le même que celui qu'on accorde aux matrices d'appareils servant à écrire des chèques, suivant les bonnes habitudes d'affaires courantes. L'autorité d'utiliser le timbre en caoutchouc ou les matrices doit être confiée à un cadre supérieur de la compagnie et les subalternes doivent avoir des pouvoirs limités.

Renseignements supplémentaires

46. Pour plus d'information, si vous êtes au Canada, communiquez avec le Service d'information sur la frontière au 1-800-461-9999. De l'extérieur du Canada, composez le 204-983-3500 ou le 506-636-5064. Des frais d'interurbain seront facturés. Les agents sont disponibles durant les heures normales d'ouverture des bureaux (8 h à 16 h, heure locale), du lundi au vendredi (sauf les jours fériés). Un ATS est aussi disponible pour les appels provenant du Canada : 1-866-335-3237.

Annexe

Références

Bureau de diffusion :

Direction des programmes commerciaux et antidumping

Dossier de l'administration centrale :

 

Références légales :

Loi sur les douanes
Tarif des douanes
Loi de 2001 sur l'accise
Règlement sur la déclaration en détail des marchandises importées et le paiement des droits
Règlement sur l'abattement des droits payables

Autres références :

D1-4-1, série D3, D6-2-5, D7-4-4, D11-4-2, D11-4-14,
série D12, D17-1-4, D17-1-10, D17-1-13
Mémorandum sur les droits d'accise 8.1.1 de l'ARC

Ceci annule le mémorandum D :

D17-1-1 daté le 19 novembre 2009

Date de modification :

2015-09-29